CASE STUDY: Kontrola finansów i projektów w firmie budowlanej

O firmie Klienta – generalny wykonawca z Warszawy

Nasz Klient, którego sukcesem zdecydowaliśmy się podzielić w tym artykule, prowadzi szybko rozwijającą się firmę budowlaną, zajmującą się generalnym wykonawstwem projektów budowlanych.

W momencie podjęcia współpracy, w omawianej firmie pracowały łącznie 44 osoby. Firma urosła do tego poziomu w zaledwie kilka lat. Firma ma siedzibę w Warszawie.

Dlaczego Klient zdecydował się z nami porozmawiać?

Dobra reputacja zbudowana na podstawie projektów zrealizowanych w zaplanowanym terminie oraz budżecie własnym jak i inwestora oraz inwestycje marketingowe firmy naszego Klienta sprawiły, że zaczęła ona otrzymywać zapytania ofertowe od coraz większych podmiotów. Skala wykonywanych przez Spółkę zamówień bardzo szybko urosła w przeciągu ostatnich kilku lat działalności. Nasz Klient poczuł w pewnym momencie, że dynamiczny rozwój stanowi dla jego firmy duże ryzyko i że jej obecny sposób funkcjonowania może być niedostosowany do skali nowo otrzymywanych zleceń.

Właściciel postanowił porozmawiać z Plona Consulting, ponieważ zauważył, że jego firma może obecnie funkcjonować tylko dzięki jego ciągłej obecności i nieustannej kontroli. Budziło to jego niepokój. Gdyby pojawiła się sytuacja, w której musiałby na 2 tygodnie „zniknąć” z życia firmy, jej funkcjonowanie stanęłoby pod dużym znakiem zapytania.

Kolejnym impulsem do kontaktu z firmą doradczą był ponadnormatywny (rok do roku) wzrost cen materiałów oraz usług budowlanych. Deficyt wykwalifikowanych pracowników i firm podwykonawczych w zestawieniu z notowanym w danym okresie ekstremalnym wręcz wzrostem ceny stali zbrojeniowej postawił pod znakiem zapytania słuszność podejmowania się większych niż dotychczas zleceń.

Zmiany rynkowe zaowocowały dużymi wątpliwościami w zakresie kontroli kosztów – brak stałej, dokładnej kontroli kosztów (także pośrednich) sprawiał, że marża danego projektu mogła w szybki sposób drastycznie spaść. Właściciel nie posiadał narzędzi, dzięki którym mógłby trzymać rękę na pulsie w zakresie zużycia podstawowych materiałów budowlanych, czasu pracy sprzętu, zakupu materiałów dodatkowych i pomocniczych, czy nawet kosztów samego paliwa i obsługi floty.

Właściciel stwierdził, że to pora, aby zainteresować się profesjonalnym zarządzaniem finansami firmy – już nie na podstawie własnej intuicji, ale przede wszystkim twardych danych. Kluczowe zagadnienia które chciał zweryfikować to bieżąca kontrola kosztów, wyceny projektów, zarządzanie płynnością finansową (jak sprawić, aby firma cały czas była wypłacalna?) i sposób ściągania należności oraz przeterminowanych faktur.

Proponowane rozwiązanie

Podczas bezpłatnej konsultacji okazało się, że nasz Klient nie miał jeszcze systemu, który pozwoliłby mu na szybką i wiarygodną weryfikację obecnego statusu trwających budów – ich kosztów, rentowności, terminów, zgodności realizacji z zakładanym planem. Cała taka weryfikacja odbywała się wyłącznie w oparciu o jego fizyczną obecność na miejscu prac.

Zarekomendowane zostało więc wdrożenie do firmy pliku controllingowego, który miał umożliwić Właścicielowi i kierownikowi projektu szybką, bieżącą kontrolę nad kosztami oraz terminami wielu prowadzonych jednocześnie projektów. Taki plik miał zawierać między innymi:

• Podgląd kosztów na bieżąco (w trakcie budowy),
• zestawienie zakładanych kosztów materiałów i pracy z realnie ponoszonymi,
• zestawienie realnego poziomu kosztów ogółem ze wstępną wyceną (określanie rentowności i marżowości poszczególnych projektów),
• stopień realizacji i terminy oddania poszczególnych projektów,
• terminy wpływów i wypływów gotówkowych oraz to, jak wpływają na wypłacalność.

Taki plik jest szczególnie przydatny w przypadku, kiedy firma prowadzi kilka budów jednocześnie, bo zapewnia w krótkim czasie najważniejsze informacje, które są potrzebne Właścicielowi do sprawnego zarządzania.

Pomysł zaadaptowania rozwiązania wypracowanego we współpracy z Plona Consulting spodobał się Właścicielowi, który stwierdził, że informacje z takiego pliku stanowiłyby dla niego dużą wartość. Przeszliśmy więc do realizacji.

Zrealizowane prace:

1. W pierwszej kolejności przeanalizowaliśmy dane historyczne, co dało właścicielowi odpowiedzi na następujące pytania:

• Jaki do tej pory był faktyczny poziom rentowności firmy?
• Na których budowach i na których klientach, firma naszego Klienta zarobiła najwięcej? Co miało na to największy wpływ?
• Jak wyglądały zakładane koszty, a jak realnie poniesione w zależności od projektu? Z podziałem na zaproponowane grupy kosztów.
• Czy sposób wyceny projektów był do tej pory efektywny i zapewniał oczekiwany poziom marży?
• Jak często pojawiały się w zleceniach nieprzewidziane koszty, które mocno obniżały marżę? Których sektorów one dotyczyły?
• Jak wygląda struktura kosztów?
• Jaka byłą do tej pory średnia wysokość marży?

2. Po dokonaniu analiz, wdrożyliśmy nowy standard wyceny projektów firmy.

Po stworzeniu niezbędnych analiz okazało się, że niektóre z realizowanych przez firmę projektów były bardzo rentowne, podczas kiedy inne przynosiły jej bardzo niskie zyski, a czasami nawet straty, właśnie ze względu na dotychczasowy sposób tworzenia wycen. W praktyce oznaczało to, że firma, pomimo, że była rentowna,  zostawiała bardzo duże zyski „na stole”.

Dzięki wypracowanym rozwiązaniom, przedstawiliśmy Właścicielowi, jak prognozować koszty materiałów, sprzętu, ilość roboczogodzin, wynagrodzenia pracowników, koszty administracji oraz oczekiwane wynagrodzenie, aby mógł on świadomie kreować marżę, w zależności od aktualnej sytuacji na rynku. Wyceny zaczęły być dokonywane na podstawie twardych danych, a nie wyłącznie intuicji biznesowej Właściciela.

3. Następnie, przygotowaliśmy prosty w obsłudze plik controllingowy, który błyskawicznie daje dostęp do następujących informacji:

• Czy rzeczywiste koszty danej budowy zgadzają się z pierwotną wyceną?
• W których projektach występują opóźnienia?
• Które z obecnie realizowanych zleceń wymagają szybkiej interwencji Właściciela?
• Czy w firmie występuje ryzyko utraty płynności finansowej? A jeżeli tak, to jak można mu zapobiec?
• Ile faktycznie zarabiała firma miesiąc do miesiąca?
• Które ze wszystkich zrealizowanych projektów były rentowne, a które nie i w jakim stopniu?

Efekty projektu

Klient jako najważniejsze rezultaty projektu uznaje:

Zwiększenie trafności wycen

Kontrolując efektywność wykonywanych prac, firma gromadzi dane, które pozwalają jej świadomiej wyceniać projekty, w oparciu o prognozowany poziom kosztów. Opracowany standard sprawił, że projekty wyceniane są duże trafniej.

Łatwiejsza kontrola nad wieloma projektami jednocześnie

Plik Controllingowy sprawił, że kontrola projektów stała się dużo łatwiejsza. Dane, które pozwala wyciągnąć ten plik, pozwalają w szybki sposób zweryfikować co właściwie dzieje się w firmie – nawet, kiedy Właściciela nie ma w niej fizycznie.

Nasz Zewnętrzny Dyrektor Finansowy 2 razy w miesiącu spotyka się z Klientem, aby omówić wszystkie ważne kwestie i zinterpretować najświeższe dane. Dzięki temu, Klient otrzymuje profesjonalne wsparcie i konkretne rekomendacje.

Wzrost marży – firma zarabia więcej

Dzięki znalezieniu kilkunastu obszarów, które mocno „zbijały” marżę, wzrosła ogólna rentowność firmy. Zarabia ona po prostu więcej.

Obniżenie ryzyka problemów z płynnością finansową

Prognozy płynności finansowej sprawiły, że Właściciel wie z dużym wyprzedzeniem, w jakim okresie mogą pojawić się ewentualne problemy z płynnością finansową i jak można im zapobiec.

Zaproponowany przez naszego Zewnętrznego Dyrektora Finansowego proces ściągania przeterminowanych należności sprawił też, że w firmie spadł średni czas oczekiwania na płatność.

Odciążenie Właściciela

Dużym problemem naszego Klienta przed wejściem ze współpracę z nami był ciągły brak czasu na rozwój firmy spowodowany nawałem pracy operacyjnej.

Ciągłe spotkania z klientami w celu sprzedaży projektów i negocjowania warunków współpracy oraz duże nakłady pracy operacyjnej (przebywanie na terenie budowy, aby osobiście nadzorować prace) sprawiały, że nie miał on czasu na samodzielne tworzenie, aktualizowanie i wyciąganie wniosków z danych firmy.

Ta sytuacja mocno się zmieniła, dzięki wdrożeniu profesjonalnego, bezpiecznego systemu zarządzania finansami firmy.

Dziękujemy za zaufanie – miło nam opisywać takie efekty!

Odkryj jak podobny projekt mógłby wyglądać w Twojej firmie

Jeżeli powyższy opis projektu wydał Ci się interesujący i chcesz sprawdzić, jak podobne rozwiązanie mogłoby wesprzeć Twoją firmę, możesz zamówić bezpłatną konsultację.

Bezpłatna konsultacja to 30 minut, podczas których możesz sprawdzić, czy nasze rozwiązania będą korzystne dla Ciebie i Twojej firmy. Bez żadnych zobowiązań.

>> Chcę zamówić bezpłatną konsultację.