Kontrola rentowności w spedycji i logistyce | CASE STUDY współpracy z Global Logistic Agencies

O firmie Klienta

Branża: spedycja morska, lotnicza i drogowa, logistyka i magazynowanie
Skala: 125 mln przychodu (2024)
Zespół: ok. 50 osób

Punkt wyjścia: szybki rozwój i chaos informacyjny

Janusz Witanowski wraz ze wspólnikami zbudował firmę, która w 3 lata zbudowała od 0 do 126 milionów przychodu (2020-2022), a następnie rynek zmusił ją do korekty. Skala operacji rosła szybciej niż kontrola nad danymi. Tak duże wahania wymagały skutecznych decyzji opartych o dane finansowe.

Działy operacyjne rozliczały frachty, magazyny i palety w osobnych arkuszach. Każdy handlowiec miał swój sposób na notowanie marż, a zespół finansowy ręcznie zliczał tysiące faktur z TMS-u i Excela, by ustalić, ile firma faktycznie zarabia na poszczególnych kierunkach.

Dynamiczny wzrost pozostawił po sobie wyzwania związane z rozliczeniami i kontrolą. Mimo szczególnego zacięcia jednego z właścicieli, wraz ze wzrostem biznesu poziom kontroli malał, a czas, który był wymagany na weryfikację drastycznie się zmniejszał. Właściciel nie chciał dłużej “siedzieć w tabelkach” i zajmować się prostymi, powtarzalnymi czynnościami. Zrozumiał, że jego dźwignia jest w innym miejscu i da mu lepsze efekty.

“Widziałem rosnący dług technologiczny i byłem przekonany, że potrzebuję eksperta, który mi to rozwiąże. Nie chciałem dłużej siedzieć w tabelkach i zajmować się prostymi, powtarzalnymi czynnościami. Zrozumiałem, że moja dźwignia jest w innym miejscu.” wspomina p. Janusz Witanowski

Firma doszła do momentu, w którym odpowiedź na proste pytanie – „ile zarabiamy na tym kliencie?” – wymagała kilku dni pracy.

Współpraca z Plona Consulting: poukładanie finansów w realiach spedycji

Po wejściu do firmy, zespół Plona Consulting przeprowadził analizę stanu obecnego, w ramach którego zdiagnozowano:

• Specyfika branży transportowej (oczekiwanie na dokumenty, różnice w faktycznie zrealizowanej dostawie, a czas wystawienia faktury) powodowały, że dokumenty dot. Jednego zlecenia trafiały do różnych miesięcy, co uniemożliwiało poznanie realnego wyniku miesiąca. 
• Prezes, księgowość i managerowie widzieli inne wyniki i inaczej je rozumieli. 
• Raporty z TMS-u i księgowości różniły się nawet o kilkadziesiąt tysięcy złotych, 
• Występowały błędy księgowe (np. 15 000 USD zaksięgowane jako 15 000 PLN) 
• Właściciel widział to coraz wyraźniej. Coraz trudniej było odpowiedzieć na proste pytanie: „ile tak naprawdę zarabiamy na danym kierunku, kliencie czy typie ładunku?” Zespół zarządczy podejmował decyzje na podstawie Excelowych podsumowań 
• Część działań finansowo-księgowych realizowanych była kilkukrotnie (excel-ocr-optima) 

To był moment, w którym Właściciel zaczął się zastanawiać, czy zatrudnić CFO do środka, czy szukać zewnętrznego wsparcia. Rekrutował już kandydatów, jednak ostatecznie zdecydował się na powierzenie tego Plona Consulting. Zdecydował czas wdrożenia współpracy (po 1 miesiącu wiedziałem, gdzie jestem), skupienie się na priorytetach, doświadczenie we współpracy z TSL. Dla mnie to niższe ryzyko i szybszy efekt współpracy.

Wdrożenie zmian:

a) Spójne raportowanie
– przychód i koszt dotyczący tego samego zlecenia jest w tym samym okresie rozliczeniowym,
– Dostosowano plan kont do układu, w którym właściciel chciał patrzeć na swoją firmę – według linii biznesowych, oddziałów itp.,
– dane z TMS, Excela i Optimy są cyklicznie porównywane na cotygodniowych spotkaniach.

„Dziś mam pewność, że ktoś patrzy i weryfikuje różnice w systemie. Wprowadzenie cotygodniowych spotkań pozwala na bieżąco wychwytywać nieścisłości” Janusz Witanowski

b) Zmiany w obiegu dokumentów i płatności
– Przypisano osoby odpowiedzialne za każdy dokument w organizacji – nie ma dokumentów bez właściciela,
– Opracowano nowy proces płatności – z przygotowaniem paczek przelewów (split payment, wybór rachunku, oznaczanie faktur).
– księgowość i operacje korzystają z tego samego zestawienia faktur, dzięki czemu odpadają rozbieżności między systemami.

c) Analiza rentowności i kosztów operacyjnych
– przygotowano zestawienie marż na poziomie klienta, linii i spedytora,
– ustalono próg rentowności w oparciu o minimalną liczbę palet na spedytora
– koszty operacyjne (czynsze, telefony, magazyn, agencje celne) przypisano do odpowiednich linii
– opracowano kalkulację realnego kosztu obsługi zlecenia, uwzględniając prowizje handlowców i pozostałe koszty

d) Windykacja
– Wcześniej należności odzyskiwano przypadkowo – bez procedur, terminów i kontroli.
– Wdrożono więc nowy system windykacji.

„Proces windykacyjny działa jak bajka.”

Efekty

Po kilku miesiącach GLA:

• Właściciel i zespół szybciej otrzymują wyniki za poprzedni miesiąc, 
• Więcej gotówki w firmie 
• Zmniejszyły się różnice między systemami, a te, które są, są pod kontrolą i wiadome jest, z czego wynikają  
• Jasna identyfikacja najlepszych i najgorszych klientów, linii biznesowych, spedytorów itp. pod kątem marży zyskało wiarygodne dane – pewność że marża, która jest dotyczy tego, co zostało zrobione w danym miesiącu, a nie jest uśredniana,  
• i co ważne – może świadomie podnosić marże tam, gdzie to uzasadnione kosztowo.  

Global Logistic Agencies pokazało, że nawet przy setkach zleceń miesięcznie można raportować wynik w czasie rzeczywistym, jeśli finanse i operacje grają do jednej bramki.

“Dzisiaj uważam, że za długo czekałem z tą decyzją. Widzę, że szybko postawiliście diagnozę i przeszliście do wdrożenia. Płacę za faktyczny czas i realne efekty, nie płacę za przestoje.” Janusz Witanowski

GLA kontynuuje współpracę z Plona Consulting, wspierając dalszy rozwój funkcji finansowej oraz interpretację analiz. Życzymy firmie dalszych sukcesów oraz dynamicznego rozwoju!

Jeżeli w twojej firmie są podobne wyzwania – to idealny moment, żeby to uporządkować.
Na 30-minutowym spotkaniu pokażemy, jak firmy z branży TSL odzyskują kontrolę nad rentownością i płynnością.
👉 Umów konsultację