Przejdź do treści

tamago

26 lutego 2024

Doradztwo dla rosnącego Software House | CASE STUDY

Zbyt szybki rozwój firmy – wydawałoby się, że jest to problem, który każdy przedsiębiorca chciałby czuć w swojej firmie.

Okazuje się jednak, że taka sytuacja niesie za sobą wyzwania, które są poważnym zagrożeniem dla dobrego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Więcej klientów oznacza także większe koszty. Poniższe case study przedstawia efekty doradztwa przeprowadzonego przez Plona Consulting dla firmy działającej w branży IT, która zmagała się z biznesową „klęską urodzaju”.

O firmie Klienta

Szybko rozwijający się software house w Gdańsku

Firma Klienta to odnoszący sukcesy, dynamicznie rosnący software house, założony w 2009 roku w Gdańsku.

Specjalizacją firmy Klienta jest tworzenie stron internetowych. Dużą część z nich stanowią sklepy e-commerce (B2B oraz B2C). Kiedy zaczynaliśmy współpracę, celem właścicieli firmy było realizowanie projektów za większe budżety i dla większych zleceniodawców.

Przez ponad 10 lat działania na rynku, firma znacznie zwiększyła zatrudnienie. Z 2 freelancerów, którzy połączyli siły, powstał średniej wielkości software house, który zatrudniał prawie 50 osób.

Wyzwania i problemy – Dlaczego Właściciele się do nas zgłosili?

Właściciele firmy zaczęli zauważać, że mimo dużej liczby nowych i powracających klientów, przyszłość firmy dalej stała pod znakiem zapytania.

Firma przeżywała biznesową „klęskę urodzaju”. Rosnąca liczba klientów, coraz większy zespół i dziesiątki realizowanych jednocześnie projektów. Przez brak podziału odpowiedzialności, tak szybki wzrost stanowił przeszkodę dla dalszego rozwoju firmy.

Wyzwania firmy:

  • Kadra zarządzająca czuła się przytłoczona ilością obowiązków,
  • Właściciele cierpieli na tzw. „chroniczny brak czasu” – zarówno w pracy jak i po pracy,
  • Zatrudnianie nowego pracownika było skomplikowane. Oznaczało ono dużą ilość pracy dla Właścicieli,
  • W projektach panował chaos. Na przykład, kiedy klient spóźniał się z dostarczeniem materiałów, pracownicy firmy nie wiedzieli co mają robić i bezczynnie czekali na odpowiedź,
  • Zdarzało się, że firma spóźniała się z wypłatą wynagrodzeń lub płaceniem faktur. Pojawiały się problemy z płynnością finansową, pomimo wysokich przychodów.

Zarządzanie finansami firmy IT

Obszar zarządzania finansami w firmie opierał się wyłącznie o intuicję Właścicieli. Firma, zatrudniająca prawie 50 osób, była więc uzależniona w stu procentach od obecności przynajmniej jednego z Właścicieli.

Wszystkie ważne decyzje, takie jak wynagradzanie pracowników, zakup nowych komputerów dla członków zespołu czy opłacanie faktur, podejmowane były na podstawie opinii Właścicieli. Analizy finansowe, które tworzyła firma nie były wiarygodne i nie oddawały rzeczywistej sytuacji spółki.

ZOBACZ TAKŻE NASZ ARTYKUŁ: Błędy finansowe, jakie popełniają Sofware House’y

Projekty były wyceniane „na oko”. Właściciele, wyceniając projekty, nie brali pod uwagę stawek zespołu projektowego, a liczba godzin określana na realizację projektu, była zazwyczaj strzałem w ciemno.

Przez brak kontroli czasu pracowników spędzanego nad projektami, Właściciele nie mieli możliwości kontrolowania rentowności projektów.

Brak planów, analiz i prognoz finansowych oznaczał, że Właściciele nie mieli dostępu do informacji takich jak:

  • Ile projektów miesięcznie musi realizować firma, aby pokryć własne koszty?
  • Które projekty zarabiają, a które nie?
  • Czy występuje ryzyko utraty płynności finansowej, jeżeli dziś zapłacimy fakturę na 9 tysięcy złotych?
  • Jaka powinna być stawka zespołu w danym projekcie?

Podsumowanie sytuacji Klienta

Właściciele rozumieli, że obecny sposób funkcjonowania firmy NIE BYŁ dostosowany do jej rozmiarów.

Dzięki swojej biznesowej intuicji Właściciele mieli wiele pomysłów na usprawnienie działania organizacji. Nie wiedzieli jednak, które z nich zadziałają i które z nich warto wdrożyć jako pierwsze. Metodą prób i błędów dochodzili do mniejszych lub większych zmian na lepsze, ale w pewnym momencie zrozumieli, że takie podejście kosztuje ich czas i pieniądze.

Wtedy Właściciele zdecydowali się umówić na bezpłatną konsultację, aby sprawdzić, w jaki sposób Plona Consulting może im pomóc w zakresie finansów.

Co zostało wdrożone?

Po rozmowie z Właścicielami firmy było dla nas jasne, że usługa Zewnętrznego Dyrektora Finansowego, którą był początkowo zainteresowany Klient, nie rozwiąże znacznej części bieżących bolączek firmy. Gdański software house zaufał naszej firmie, dzięki czemu mogliśmy przeprowadzić z jego Właścicielami bardziej rozbudowany projekt.

Po pierwsze: naszą współpracę zaczęliśmy od przeprowadzenia wnikliwego wywiadu z kluczowym personelem w firmie Klienta. Dzięki informacjom, które uzyskał nasz konsultant, mogliśmy lepiej poznać firmę Klienta oraz umiejętności, cele i podejście do biznesu pracowników firmy. Te informacje, w połączeniu z wiedzą na temat branży IT oraz aspiracjami Klienta, pozwoliły nam stworzyć plan rozwoju dla firmy, który przyniósł jej niesamowite efekty.

Drugi krok: bazując na obecnych kompetencjach poszczególnych członków zespołu, zaproponowaliśmy firmie Klienta wprowadzenie nowej struktury organizacyjnej i wyraźnego podziału obowiązków. Dzięki wdrożeniu tych zmian, Właściciele firmy przestali zajmować się „gaszeniem pożarów” – obsługą reklamacji, wymianą zepsutych sprzętów biurowych, czy robieniem przelewów do pracowników. Dzięki znacznemu odciążeniu Właściciele mogli wreszcie naprawdę zająć się rozwojem firmy.

Po trzecie, określiliśmy dokładnie które procesy musiały zostać zoptymalizowane w firmie, aby mogła ona zwiększać zatrudnienie i bezpiecznie rosnąć. Przykładowym procesem, który opisaliśmy, był proces wdrożenia pracownika. Opisane zostało między innymi to, jakie licencje należy zakupić dla nowego pracownika, jakie powinien on podpisywać umowy (np. o poufności), jak będzie on wdrażany do pracy zespołu i przez kogo, jakie musi przejść szkolenia itd.

Następnie powstał szczegółowy plan wprowadzenia powyższych zmian. Przez dwa kolejne miesiące wspieraliśmy Właścicieli w optymalizacji procesów i układaniu firmy w sposób, który umożliwia jej skalowanie.

Zewnętrzny Dyrektor Finansowy w branży IT

Po wdrożeniu zmian, które mocno odciążyły Właścicieli i usprawniły działanie firmy, mogliśmy zacząć rzetelnie świadczyć usługę Zewnętrznego Dyrektora Finansowego.

Poniżej przedstawiliśmy podejście naszego zewnętrznego CFO do poszczególnych zagadnień.

Wycena projektów – Jak wyceniać projekty informatyczne?

Do tej pory, Właściciele firmy wyceniali projekty „na oko”.

W pierwszej kolejności nasz CFO policzył w firmie Klienta stawkę, po której powinna być liczona praca zespołu. Zamiast wyceniać godzinę pracy specjalistów opierając się na intuicji, stawka została ustalona na podstawie poziomu kosztów stałych i zmiennych firmy, wynagrodzeń zespołu i ilości projektów, które firma wykonywała w skali miesiąca.

Rentowność projektów – Czy projekty przynoszą zyski?

Dużym problemem w omawianej organizacji był brak pomiaru czasu poświęcanego przez pracowników na poszczególne projekty. Przez brak takich danych, firma Klienta nie była w stanie określać rentowności projektów. W praktyce znaczy to, że nie wiedziano, na przykład, ile zarabia firma na współpracy z danym klientem.

W związku z tym nasz zewnętrzny dyrektor finansowy wdrożył w firmie Klienta system raportowania czasu pracy pracowników. Umożliwia on mierzenie efektywności (produktywnego czasu), ocenę rentowności projektów i przedstawienie realnej marży osiąganej na konkretnym zleceniu. Dzięki temu Właściciele poznali ranking swoich najlepszych klientów i dowiedzieli się między innymi tego, że prawie co trzeci projekt dotyczący przygotowania identyfikacji wizualnej przynosił firmie stratę.

Po wdrożeniu systemu raportowania czasu pracy okazało się, że wyceny znacznej część projektów były niedoszacowane, w niektórych przypadkach nawet o 47%. Przez to niektóre projekty osiągały marżę na poziomie zaledwie kilku procent.

Analiza i wyciąganie wniosków z raportów pracowników sprawiło, że wyceny projektów stały się znacznie bliższe rzeczywistości.

Dodatkowo wykazane zostało, że w prawie 70% projektów, działania wychodzące poza pierwotny zakres (np. dodanie dodatkowej funkcjonalności do aplikacji mobilnej) były realizowane w ramach pierwotnego budżetu. Działo się tak, ponieważ firma miała w zwyczaju “iść na rękę” klientom. W związku z tym nasz CFO pomógł Właścicielom wystandaryzować kwestię pobierania opłat za poprawki lub pracę ponad ustalony zakres. To przełożyło się pozytywnie na wyniki firmy.

Budżet firmowy – Ile mogę wydać?

Właściciele firmy, często mieli problemy z oceną tego, czy firma może sobie w danym momencie pozwolić na poniesienie konkretnego kosztu. Ten problem był szczególnie dotkliwy, kiedy planowano zakup lub usprawnienie komputerów pracowników. Zdarzały się sytuację, kiedy po zakupie nowego sprzętu, Właściciele orientowali się, że mają do zapłaty kilka ważnych faktur i musieli przez to przesuwać o kilka dni wypłatę wynagrodzeń dla swoich pracowników.

Odpowiednio prowadzony i analizowany budżet pozwolił firmie na lepszą kontrolę wydatków i jednoczesne zachowywanie płynności finansowej.

Analizy finansowe – Pełny wgląd w finanse

Nasz CFO stworzył dla Właścicieli plik controllingowy, który znacznie ułatwił im zarządzanie finansami.

Taki plik zawiera między innymi rachunek zysków i strat (pokazuje, czy działalność zarabia), rachunek kosztów zmiennych (pokazuje udział poszczególnych kosztów w całości i pomaga te koszty optymalizować), prognozy płynności (pokazuje jakie wydatki będzie miała firma przez najbliższe 3 miesiące i czy będzie wypłacalna).

Przykładowa prognoza płynności finansowej dla branży IT:

Przykładowa prognoza płynności finansowej w branży IT

Zewnętrzny dyrektor finansowy cyklicznie analizuje wyniki firmy i przedstawia Właścicielom rekomendacje dotyczące m.in. optymalizacji kosztów, czy płynności finansowej.

Takie doradztwo zapewnia Właścicielom firmy wiarygodną, spójną informację na temat rzeczywistych (a nie księgowych) wyników firmy. Jeden z Właścicieli firmy, spytany o opinię nt. naszych analiz napisał krótko:

Te analizy dają nam masę przydatnych informacji o finansach naszej firmy. Nie wiem, jak funkcjonowaliśmy bez nich.

Rezultaty

Wdrożenie projektu i stała współpraca firmy Klienta z Plona Consulting przełożyła się na:

  • Stworzenie pliku, który zapewnia pełny wgląd w finanse firmy,
  • Pomiar i wyraźne zwiększenie marży osiąganej na projektach,
  • Wsparcie przy wycenie projektów IT,
  • Rozwiązanie problemów z płynnością finansową,
  • Znaczne odciążenie Właścicieli firmy,
  • Łatwiejsze wdrażanie nowych osób do zespołu.

Dziękujemy za zaufanie – miło nam opisywać takie efekty!

Zastanawiasz się jakie efekty przyniósłby Twojej firmie podobny projekt? Zamów bezpłatną konsultację i wspólnie sprawdzimy, czy możemy wesprzeć Twoją firmę w osiąganiu jej celów.

Zamawiam bezpłatną konsultację.

Podobne wpisy które mogą Cię zainteresować

Controlling finansowy dla agencji marketingowej | CASE STUDY

Klient chciał rozwijać swoją firmę i poczuł, że potrzebuje większej kontroli nad tym, co się w niej dzieje.

Więcej

Kontrola finansów i projektów w firmie budowlanej | CASE STUDY

Klient chciał rozwijać swoją firmę i poczuł, że potrzebuje większej kontroli nad tym, co się w niej dzieje.

Więcej

Sekcja odnosząca się do call to action

Jako spółka doradcza, zrealizowaliśmy już ponad 200 udanych projektów. Naszymi klientami są m.in. agencje marketingowe, firmy z sektora IT, przedsiębiorstwa z branży budowlanej i inne firmy usługowe.