Dashboard Finansowy – Jak stworzyć użyteczne narzędzie dla Przedsiębiorcy?

Dashboard Finansowy

Tematem dzisiejszego odcinka podcastu jest tworzenie dashboardów finansowych. Artykuł został napisany na podstawie 53. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

Stworzenie dashboardu to często pierwsza myśl

Całkiem nierzadko zdarza się tak, że zbudowanie takiego dashboardu to pierwsza myśl przedsiębiorców, którzy chcą poukładać finanse w swojej firmie. Czyli pojawia się problem – na przykład taki Przedsiębiorca zauważa, że jego firma stała się już tak duża, że dotychczasowy sposób zarządzania finansami przestaje wystarczać. I taki przedsiębiorca szukając różnych sposobów na rozwiązanie tego problemu stwierdza, że potrzebuje dashboardu. Dzisiejszy odcinek jest tworzony z myślą o właśnie takich właścicielach firm, żeby nieco ułatwić Wam zadanie.

Czym jest dashboard finansowy?

Przede wszystkim zacznijmy od tego, czym ten dashboard finansowy w ogóle jest. Bo można spotkać się z różnymi definicjami.

Definicja dashboardu finansowego

W Plona Consulting nasze podejście jest następujące:

dashboard finansowy to pewna tablica z danymi finansowymi, gdzie znajdują się kluczowe wskaźniki finansowe firmy.

Ot cała definicja. Ale oczywiście jak to bywa w finansach, diabeł tkwi w szczegółach.

Pierwsze na co warto zwrócić uwagę w tej definicji to zwrot, że jest to tablica z danymi finansowymi. Bo z naszej perspektywy dashboard finansowy, a dashboard zarządczy to dwie różne rzeczy, których nie należy ze sobą mylić. Dashboard finansowy dotyczy stricte finansów firmy. Dashboard zarządczy, jak sama nazwa wskazuje, zawiera informacje dla osób zarządzających, z różnych obszarów biznesu. I oczywiście dane finansowe mogą być częścią takiego dashboardu zarządczego, ale z drugiej strony nie będą to informacje aż tak szczegółowe jeśli chodzi o finanse, jak w przypadku dashboardu finansowego. I chociaż dzisiejszy odcinek jest zatytułowany „Dashboard Finansowy” to informacje w nim zawarte będą użyteczne do tworzenia obu tych rodzajów dashboardów, a pewnie i też paru innych.

Kolejna część tej definicji, na którą zwracamy uwagę to, że znajdują się tam „kluczowe wskaźniki” – czyli takie, które faktycznie pokazują ogólną sytuację, bez wchodzenia w zbyt duże szczegóły.

Jakie rodzaje wskaźników powinny znaleźć się w Twoim dashboardzie finansowym?

Jeśli chodzi o to, jakie to mogą być wskaźniki, to jest kilka grup wskaźników, na które rekomendujemy patrzeć – między innymi będzie to rentowność, czyli gdzie i na czym zarabiamy, płynność – czyli na ile jesteśmy wypłacalni, jak wyglądają cykle konwersji gotówki oraz często kwestie związane z analizą finansową. Kluczem jest to, żebyś analizując te dane widział w którym MIEJSCU jest firma. Czyli taki dashboard nie ma na celu tego, żebyś analizował go przez 8 godzin i miał pełen zestaw wszystkich dostępnych informacji. Jego celem jest to, żeby skrócić dla Ciebie, jako Przedsiębiorcy ten proces poprzez pokazywanie Ci tylko tych kluczowych informacji, które informują Cię o stanie biznesu.

Po co budować dashboard?

Celem tego dashboardu jest ułatwić Ci wykonanie pewnego zadania jakim jest zapoznanie się z finansowym stanem biznesu. Bo to już w pewien sposób sugeruje, kto i w jaki sposób powinien zainteresować się tą kwestią. Bo z naszej perspektywy, dashboard finansowy powinien mieć każdy Przedsiębiorca. Ale nie każdy dashboard powinien wyglądać tak samo. W zależności od skali biznesu, powinny być w nim pokazane inne informacje. Bo właściciel firmy zatrudniający trzy osoby, który ma 6 czy 7 projektów ma często zupełnie inne potrzeby niż właściciel firmy czy dyrektor generalny zatrudniającej 50 czy 100 osób. Albo nawet jeżeli te dwie firmy miałyby zbliżone zatrudnienie, ale jedna byłaby produkcyjna, a druga handlowa, to znów te dwa dashboardy powinny być zgoła inne.

Jak zbudować naprawdę użyteczny dashboard finansowy?

Skoro każdy przedsiębiorca potrzebuje innych danych, innych informacji, innych zestawień, to pojawia się pytanie, jak się za to zabrać, żeby ten dashboard faktycznie spełniał swoją rolę?

To zagadnienie bywa kłopotliwe do tego stopnia, że słyszeliśmy już nieraz historię Przedsiębiorców, którzy skorzystali z innych firm doradczych, które nie specjalizowały się w finansach, realizowali cały projekt związany z ustalaniem KPI i układu takiego dashboardu, po czym po paru miesiącach jakiegoś dodatkowego wdrożenia, okazywało się, że te informacje, które zostały ustalone są praktycznie bezużyteczne. Że z tych wypracowanych skrzętnie KPI, to wykorzystywane jest może z 10%, a dodatkowo jest jeszcze masa informacji, których wciąż trzeba było szukać w innych miejscach.

Zamiast tego, zaproponujemy dziś nieco inny sposób na to, jak określić, które informacje finansowe powinniśmy wziąć pod uwagę budując dashboard.

Krok pierwszy – umieść w nim podstawowe informacje

W pierwszej kolejności – weź pod uwagę najbardziej podstawowe wskaźniki dotyczące rentowności, płynności i wskaźników dotyczących kluczowych procesów biznesowych… I tylko je umieść w takim dashboardzie. I to jest stan wyjściowy.

Krok drugi – umów cykliczne spotkanie w celu omówienia dashboardu

W kolejnym kroku, ustaw spotkanie, gdzie raz w tygodniu będziesz analizować dane finansowe. Niech to będzie nawet takie spotkanie samemu ze sobą. I podczas tego spotkania zaczynaj właśnie od analizy dashboardu.

Krok trzeci – podczas spotkania spisz jakich informacji Ci brakuje

I zanim przejdziesz do jakichkolwiek innych plików, zadaj sobie pytanie – czego brakuje mi w tych informacjach.

Krok czwarty – „dobuduj” te informacje i wróć do kroku drugiego

I w kolejnym kroku – tak, zgadza się, dobudowuj kolejne części dashboardu. Bo prawda jest taka, że jeszcze nigdy, tyle lat ile pracujemy z Przedsiębiorcami nad ich finansami, nie wdzieliśmy „perfekcyjnego finansowego dashboardu”. Takiego, który byłby idealny, przedstawiał tylko ważne informacje, nie zawierał niczego, co byłoby mniej istotne, nie wymagał zmian.

Inny sposób tworzenia finansowych dashboardów

Alternatywny sposób o którym słyszałem jest przeciwieństwem tego pierwszego. Czyli zaczynamy od załadowania dashboardu wszystkimi finansowymi informacjami, jakie tylko przychodzą nam do głowy, a później sukcesywnie usuwamy te, z których nie korzystamy, robiąc sobie cotygodniowy update i krystalizujemy to, na co faktycznie patrzymy. Ale doświadczenie pokazuje nam, że to podejście to trochę wyważanie otwartych drzwi. Bo napracujemy się, natrudzimy, a na koniec dnia 90% tej pracy usuwamy. I dlatego mnie dużo bliższa jest nam pierwsza metoda, w której sukcesywnie dodajemy coraz to kolejne dane, których po prostu nam brakuje.

Nie szukaj idealnych szablonów

To jest pewna zmiana myślenia, którą warto też przyjąć. Bo wielu Przedsiębiorców szuka w internecie czy w innych źródłach szablonów, czy wskazówek jak zbudować idealny dashboard dla ich firmy. A praktyka pokazuje, że coś takiego po prostu nie istnieje. Bo za 3 miesiace od dziś możesz potrzebować innych danych, niż potrzebujesz ich dziś. Bo zmienia się Twoje podejście, rozwiązujesz pewne problemy, pojawiają się nowe problemy, nowe rzeczy warte kontroli, uruchamiasz chociażby nowe linie biznesowe, które trzeba kontrolować i tak dalej. I to dostosowywanie dashboardu pod aktualne potrzeby to trochę jak przysłowiowe gonienie króliczka.

Ale w tym wszystkim trzeba pamiętać przede wszystkim o celu. Bo nieraz widzieliśmy bardzo skomplikowane dashboardy czy inne raporty, z których ciężko było cokolwiek wypisać. Więc lekcja na dziś:

Nie sztuką jest zbudować najbardziej skomplikowany dashboard. Sztuką jest zbudować najbardziej użyteczny.

Zostając przy temacie użyteczności, to zwracamy też uwagę na jedną kwestię: żeby zadać sobie pytanie, czy lepiej czujesz się z informacjami finansowymi w formie liczb, czy może w formie wykresów. Bo jest to indywidualna kwestia. Jeśli chodzi o to, jak wygląda to na rynku, to większość dashboardów finansowych z którymi się spotykamy to hybryda – bo zawierają zarówno tabele i „gołe” KPI, jak i różnego rodzaju wykresy czy schematy.

Jakie dane umieścić w swoim dashboardzie?

Domyślam się, że wiele osób szukając takiego materiału o dashboardach w firmie zadaje sobie jedno kluczowe pytanie: to co ja tam powinienem w ogóle umieścić?

Bo wspominałem już w tym odcinku o pewnych metodach budowania dashboardów, ale pewnie wiele osób zastanawia się, jak może wyglądać efekt końcowy tego typu pracy. I właśnie dlatego poprosiłem przed tym odcinkiem naszych CFO o przesłanie do mnie ich ulubionych finansowych dashboardów, które uważają za naprawdę dobre – i co się okazuje, to są między nimi pewne części wspólne.

Jeśli chodzi o to, co zawierał prawie każdy z tych dashboardów, to były to:

1. Po pierwsze przychody – ile sprzedaje firma miesiąc do miesiąca;
2. Po drugie marża – ile marży generuje firma miesiąc do miesiąca, zarówno wartościowo i procentowo; czyli informacja pokroju, że w grudniu marża pierwszego stopnia wynosiła 700 000 złotych, co stanowiło 40% przychodu.
3. Po trzecie wynik finansowy – czyli ile zysku wygenerowała firma już po uwzględnieniu wszystkich kosztów, a nie tylko kosztów bezpośrednich;
4. Po czwarte kwestie dotyczące płynności – czyli jakie mamy należności, jakie mamy zobowiązania, jak wygląda saldo naszej gotówki;
5. Po piąte realizacja budżetu – czyli czy idziemy zgodnie z budżetem, czy może jednak w którymś miejscu wydajemy znacząco więcej albo znacząco mniej, albo odstajemy od planu jeśli chodzi na przykład o przychody;
6. Po szóste w wielu firmach pojawiają się wskaźniki dotyczące zadłużenia i rotacji.
7. I po siódme – to duża część firm ma w dashboardach także prognozy, które ułatwiają zerkanie w przyszłość.

A dalsze wskaźniki zależą już mocno od specyfiki firmy. Czyli przykładowo firmy usługowe mają tam kwestie dotyczące rentowności projektów, top 5 projektów z najwyższą marżą, top 5 projektów z najniższą marżą, utylizacja lub efektywność pracowników, narzut na jedną godzinę, czy rentowność linii usługowych;

Firmy produkcyjne maja tam kwestie dotyczące wartości i rotacji magazynu, technicznego i całkowitego kosztu wytworzenia, rentowności Klientów albo produktów, a firmy handlowe znów kwestie dotyczące magazynu, marży na handlowca czy marży na produkt albo grupę produktową. Więc jak widać przekrój danych jest duży. Ale to doświadczenie było dla mnie ciekawe z innego względu. Bo kiedy dostałem kilka bardzo różnych dashboardów, to dało mi to nową perspektywę na to, co robić, a czego nie robić, żeby dashboard faktycznie pozwolił się szybko zapoznać z sytuacją.

Jakie błędy popełniają Przedsiębiorcy tworząc dashboardy finansowe?

I w związku z tym, przygotowałem na dziś też krótką sekcję pod tytułem „Jakich błędów unikać”.

Błąd 1 – za dużo

I pierwszy błąd nazwałem „Za dużo”. Czyli że można utonąć w tych informacjach. Tak jak wspominałem, dashboard powinien w miarę szybko pozwolić zapoznać się z kluczowymi kwestiami. Zasadniczo to służy on często jako lampka ostrzegawcza, która pozwala Przedsiębiorcy określić, w który wskaźnik ewentualnie warto wejść głębiej. I tą bardzo przydatną funkcję można łatwo zatracić, wrzucając do swojego dashboardu za dużo informacji lub w inny sposób go przekombinowując.

Błąd 2 – niepełne dane.

Czyli mamy w dashboardzie wskaźniki, które są oderwane od wszystkiego innego i same w sobie nie stanowią żadnej informacji – brakuje ich rozwinięcia. Bo sama informacja o przychodach, bez informacji o marży, nie mówi w zasadzie nic. Podobnie informacja o zyskach. Jeden z Przedsiębiorców powiedział mi kiedyś, że jego dashboard zawiera tylko jedną informację – czyli zysk. I jak jest zysk to jest dobrze, a jak jest mniejszy to jest coś nie tak. Tylko, że dwie firmy, które osiągnęły milion złotych zysku mogą się od siebie diametralnie różnić. Jedna z nich zrobiła milion zysku realizując swoje kontrakty, a druga sprzedając nieruchomość. To przejaskrawiony przykład, ale pokazuje, że sama goła informacja na przykład o zysku nie znaczy nic.

Błąd 3 – brak kontekstu

Inną formą tego błędu jest brak kontekstu dla danych – czyli na przykład brak widoku na poprzednie miesiące. Na przykład mieliśmy marży tyle i tyle w ostatnim miesiącu. Bez pokazania, jak to wygląda w porównaniu z poprzednimi kilkoma miesiącami.

Błąd 4 – częstotliwość jego weryfikacji

I ostatni błąd dotyczy częstotliwości – czyli tego, jak często Przedsiębiorca zagląda do swojego dashboardu. Bo znamy wiele przykładów z obu stron. Takich Przedsiębiorców, którzy do swoich dashboardów zaglądają codziennie, nawet po kilka razy jak i takich, którzy zaglądają do swojego dashboardu raz na trzy miesiące.

Pierwsze podejście, czyli zbyt częste zerkanie, sprawia, że tracimy big picture i zaczynamy fiksować się na szczegółach, nie wspominając o tym, że nie jest to z naszej perspektywy optymalnie wykorzystany czas, a drugie, czyli to gdzie do dashboardu zaglądamy od wielkiego dzwona, to podejście, w którym jest duży potencjał na to, że coś w międzyczasie się wysypie, a Ty nie zdążysz w porę zareagować.

Dashboardy w Plona Consulting

Jeśli chodzi o mnie (Wojciech Plona), to takim najważniejszym, koronnym dashboardem dla mnie jest dashboard zarządczy – czyli ten, który dotyczy całej firmy, a nie tylko i wyłącznie finansów. I dziś w tym dashboardzie trzymam przede wszystkim dane takie jak:

• ilość kierowanych do firmy zapytań,
• ilość zapytań, które są skwalifikowane przez dział sprzedaży,
• nowa sprzedaż i liczba nowych abonamentów, które pozyskaliśmy w tym miesiącu,
• liczba klientów w stałej obsłudze,
• liczba klientów, którzy odeszli i utracony przychód,
• następnie łączny przychód w firmy z całego miesiąca,
• należności,
• liczba dostępnych konsultantów – czyli wielkość zespołu, który zajmuje się u nas projektami,
• zadowolenie zespołu, czyli eNPS,
• marża firmy i rentowność firmy.

I jeśli chodzi o dane finansowe, to sam mam spisany proces, który przechodzę raz na miesiąc, żeby zrobić sobie taki finansowy update. U mnie wygląda to tak, że analizuję między innymi:

• przychody z poszczególnych usług,
• marżę na usługach,
• koszty wydziałowe,
• koszty stałe,
• wynik finansowy,
• rentowność projektów (i przy okazji patrzę które projekty są najbardziej a które najmniej rentowne),
• odchylenia od średniej marży,
• utylizację pracowników,
• marżę w przeliczeniu na jednego pracownika,
• marżę w przeliczeniu na jedną godzinę,
• realizację budżetu,
• prognozę przychodów i prognozę wyników,
• prognozę cashflow,
• kapitał obrotowy,
• należności,
• zobowiązania,
• poprawność rozliczeń księgowych i zgodność obiegu dokumentów z księgowością.

Czyli jak widzisz, ta lista u mnie jest dość długa. I dlatego to spotkanie robię sobie raz na miesiąc, ale już podczas tych spotkań typowo finansowych, schodzę głęboko. Bo dashboard dotyczący całej firmy analizuję akurat raz w tygodniu w towarzystwie całego zespołu. Tak, żeby zespół też był dobrze doinformowany i wiedział na jakie wyniki teraz pracujemy.

Chcesz stworzyć użyteczny dashboard?

Niezależnie od tego, czy nie masz jeszcze dostępu do wiarygodnych danych o finansach Twojej firmy, czy może masz już dane, z których chcesz wyciągnąć esencję, chętnie Cię wesprzemy.

Plona Consulting to firma doradztwa finansowego, która wspiera Przedsiębiorców w analizowaniu finansów ich firmy, aby mogli oni zwiększać jej marzę i bezpieczeństwo. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.