Co zabija płynność finansową w małych i średnich firmach?

„Killerzy” płynności finansowej w małych i średnich firmach

Tematem dzisiejszego artykułu jest 8 kwestii, które zabijają Twoją płynność finansową. Artykuł został napisany na podstawie 60. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

Płynnościowi zabójcy

niczym w serialu kryminalnym, będziemy mówić o zabójcach. Takich zabójcach, którzy zabijają w Twojej firmie płynność finansową.

Może jest to już delikatnie oklepane powodzenie, ale płynność finansowa jest autentyczną krwią Twojego biznesu, taką krwią, bez której żaden biznes za długo nie przetrwa. Bo choćby wyniki na papierze, w fakturach, były nie wiadomo jak niesamowite – bez realnej płynności cały biznes się zatrzymuje.

I czasami zdarza się nam w Plona Consulting taka sytuacja, że Przedsiębiorcy zapisują się do nas na bezpłatną konsultację właśnie w takim momencie. Kiedy nagle zorientowali się, że brakuje im gotówki. I to nie przez złe wyniki finansowe, czy niską rentowność, ale właśnie przez to, w oparciu o jakie zasady prowadzili swój biznes. No i pojawia się pytanie – co teraz z takim fantem zrobić.

W przypadku płynności lepiej zapobiegać niż leczyć

A nasze podejście do tematu jest bardzo proste – zamiast starać się w panice ratować płynność, kiedy faktycznie skończy Ci się cash, zadbaj o nią zawczasu. Bo płynność finansowa, oprócz swojej oczywistej funkcji, która umożliwia Ci płacenie zobowiązań w terminie, ma PRZEDE WSZYSTKIM wpływ na zdrowie psychiczne właściciela. Na jego podejście, swobodę i realne możliwości.

Gdybyśmy w Plona Consulting mieli stworzyć listę czynników, które najbardziej wpływają na zdrowie psychiczne Przedsiębiorców, to brak płynności jest w ścisłej topce. Bo za dnia zamiast pracować, dzwonisz albo odbierasz telefony i tłumaczysz się, że kasa niedługo będzie. A później przychodzi noc… I z nerwów nie możesz spać. No i spirala się nakręca.

Płynność = wolność

A z drugiej strony – często, kiedy patrzymy na Przedsiębiorców, którzy mają dobrze poukładaną politykę płynności, to widzę, że daje im to naprawdę ogromny spokój – bo chociażby nie występuje sytuacja, w której „na wczoraj” muszą sprzedawać jakieś projekty, które umożliwią firmie przeczekanie do kolejnej dużej płatności od innego kontrahenta. Nie muszą też brać projektów, czy zleceń, których po prostu nie chcą – być może właśnie na niską wycenę. A to naprawdę duży komfort, bo zamiast starać się gasić pożary w płynności – znów, takie, którym można było zapobiec, mogą wyjść na wyższy poziom.

Jeżeli masz płynność, to jest trochę jakbyś płynął w łodzi. Spokojnie wiosłujesz, a jeżeli fale nie są za wysokie to możesz nawet zastanowić się w którym kierunku chcesz płynąć. A jeżeli nie masz za dobrej płynności, to jest tak, jakby łódź wyparowała. I zamiast zastanawiać się w którym kierunku płyniesz, musisz machać rękoma i nogami, żeby tylko utrzymać się na powierzchni. A jeżeli kilka razy zejdziesz pod tę powierzchnię, to kolejny raz możesz się po prostu nie wynurzyć.

Skoro wiesz już dlaczego ta kwestia jest aż tak istotna, przejdźmy do omawiania zabójców płynności finansowej.

1 – Zbyt długi czas wystawiania faktur

A pierwsza z nich to zbyt długi czas wystawiania faktur. Czyli sytuacja, w której możesz wystawić fakturę, ale z jakiegoś powodu tego nie robisz.

Przykładowo – jakiś czas temu kupowaliśmy do naszego biura pewną usługę, która obejmowała zainstalowanie u nas nowego urządzenia. Oczywiście podpisaliśmy umowę i ustalenie było takie, że płacimy z góry i w trakcie tygodnia urządzenie pojawia się w naszym biurze, zostaje podłączone, skonfigurowane i gotowe do użytku. Jakież było nasze zdziwienie, kiedy niezapowiedzianie, pare dni później po prostu pojawił się u nas technik, żeby zamontować u nas urządzenie. A o fakturze nic nikomu w biurze nie wiadomo.

Sprawdziliśmy naszego maila z fakturami i skrzynkę odbiorcą, ale było tam pusto. Pan który do nas przyjechał też nic o fakturze nie wiedział. Więc oczywiście przesłaliśmy maila z zapytaniem o fakturę do opłacenia A TAM… kompletna, głucha cisza. I tak pytaliśmy o fakturę kilka razy, po czym po około miesiącu ją dostaliśmy, żeby móc ją opłacić.

Więc zobacz, co ta firma zrobiła – zamiast mieć pieniądze na koncie przed wykonaniem tej usługi, najpierw kupiła dla nas sprzęt, później opłaciła technika, poczekała jeszcze miesiąc – i dopiero wtedy przypomniała sobie o pieniądzach. Więc zamiast sfinansować usługę z naszych środków – postanowiła przez prawie półtora miesiąca pofinansować nas. I oczywiście ten przykład jest dość dobitny, natomiast nieraz miałem sytuację, która była podobna – mianowicie firma może już wystawiać fakturę… A z jakiegoś powodu tego po prostu nie robi.

I to był właśnie pierwszy killer. Więc zróbmy z tego killerów dwóch. Bo tak się składa, że drugi zabójca płynności sprytnie wkradł się w ramach pierwszego.

2 – Ponoszenie wydatków za inną firmę

Ponieważ zabójca płynności numer dwa to ponoszenie wydatków za inne firmy.

Część firm, w ramach realizacji swoich zleceń czy projektów, będzie ponosić określone koszty, za których pokrycie według umowy odpowiada ich klient. Czyli przykładowo część agencji marketingowych z którymi pracujemy pokrywa przez pewien czas koszty reklam. Czyli taka agencja realizuje działania dla swojego dużego klienta, to karta agencji jest podłączona do systemu reklamowego, a dopiero po jakimś czasie ten budżet jest refakturowany. Co łączy się po części także z zabójcą numer trzy:

3 – Brak zaliczek

czyli brakiem zaliczek. Które czasem mogłyby właśnie takie koszty pokryć. Na przykład w firmach produkcyjnych. Bo wyobraźmy sobie firmę produkcyjną, która produkuje na zamówienie swoich klientów. Żeby wyprodukować, trzeba oczywiście mieć najpierw z czego wyprodukować, więc taka firma – znów – musi coś zamówić. I w tej sytuacji pretekst do wzięcia zaliczki jest oczywisty.

Ale nie tylko firmy, które potrzebują na przykład surowców, czy materiałów, powinny takie zaliczki brać. Bo zaliczki powinien brać praktycznie każdy biznes. Czy produkujesz, czy handlujesz, czy jedynie świadczysz usługi. Nawet, jeżeli ma to być 10% zaliczki – niech tak będzie. To niezły punkt wyjścia, żeby zrobić z tego 20, 30 czy 50%. Albo w ogóle – brać wynagrodzenie z góry. Nawet, jeżeli w Twojej branży nie jest to w ogóle praktykowane.

4 – Zbyt duży magazyn

Czyli coś, co szczególnie mocno dotyka firmy pracujące z fizycznym towarem.

Brak analiz magazynu, brak magazyn rotacji, a w rezultacie przesadnie duże stocki magazynowe, w których mamy zamrożone setki tysięcy albo nierzadko miliony złotych, które nie schodzą, nie rotują i generalnie nie ma na pozbycie się ich w firmie pomysłu. Oprócz tego, żeby zrobić, tak zwane wietrzenie magazynów i sprzedać je po mocno zaniżonych cenach.

Nieraz, kiedy pracowaliśmy z firmami e-commerce’owymi, okazywało się, że na przykład firma, przez brak analiz magazynu, domawiała przez kilka miesięcy sukcesywnie coraz to więcej sztuk produktów, które po prostu w pewnym momencie przestawały się sprzedawać. I tak miesiąc do miesiąca ilość pieniędzy zamrożonych w tym konkretnym produkcie rosła – z pięciu tysięcy złotych do dziesięciu, piętnastu, dwudziestu i tak dalej.

Ale nawet jeżeli nie sprzedajesz fizycznych produktów, to dotyczy Cię prawdopodobnie wątek numer pięć, czyli…

5 – Brak negocjacji w zakresie terminów płatności.

Wynikający najczęściej z braku polityki w tym zakresie, a przekładający się na naprawdę niekorzystne umowy. Czyli kwestia tego, że chociażby nie negocjujesz zaproponowanych Ci warunków. Dostawca mówi Ci, że termin płatności to 7 dni – a Ty nie pytasz, czy siedem dni roboczych.

Szczególnie jeżeli zamawiasz usługi – zastanów się, czy płatności nie można rozbić na kilka etapów – na przykład opłacanych w momencie osiągnięcia danego kamienia milowego. Czyli chociażby zamawiasz stronę internetową…

• płacisz 20% zaliczki,
• 20% po przedstawieniu Ci grafiki,
• 20% po jej zakodowaniu,
• 20% po wgraniu na Twój serwer testowy
• 20% na koniec projektu.

Gdzie dodatkowo motywujesz w ten sposób kontrahenta do sprawnego, terminowego działania.

Oczywiście to samo tyczy się terminów płatności jako strona sprzedająca, ale w drugą stronę. Czyli żeby negocjować jak najkrótsze terminy płatności. A z tym łączy się inny wątek – czyli to, czy Twój termin płatności zależy od – jak się czasem śmieję – fanaberii odbiorcy usługi czy nie. Bo wiele firm może w stosunkowo prosty sposób tego uniknąć – na przykład delikatnie zmienić swoje terminy płatności, żeby zamiast móc wystawić fakturę na przykład nie „po przedstawieniu czegoś klientowi”, a w momencie zgłoszenia gotowości do takiej prezentacji. Bo co jeśli Klient, nie chcąc płacić albo z dowolnego innego powodu, przedstawi Ci termin takiego spotkania na za 4 tygodnie? Dlatego rekomendujemy, żeby starać się jak najbardziej trzymać tego typu daty po Twojej stronie.

Idąc dalej, szósty zabójca płynności nieco wynika z tego piątego. Bo piątym zabójcą był brak negocjacji w zakresie warunków umów. A szósty to…

6 – Duże uzależnienie od dużych Klientów i brak dywersyfikacji.

Czyli nie negocjujesz… Bo nie możesz.

Szczególnie jeśli Twoi duzi Klienci (w rozumieniu „Ci klienci, którzy zostawiają u Ciebie najwięcej”), to po prostu gigantyczne firmy, które wcale nie muszą z Tobą pracować, bo na rynku jest wielu podobnych do Ciebie dostawców, więc Twoja pozycja negocjacyjna nie jest za duża. I teraz część osób pomyśli sobie, że nie ma problemu, bo ich Klienci to mniejsze firmy. A ja z kolei radziłbym tutaj uważać podwójnie. Bo wielka, międzynarodowa firma prawdopodobnie da nam bardzo odległy termin płatności. Ale z dużą dozą prawdopodobieństwa się z tego zobowiązania wywiążę. Co z kolei w przypadku współpracy z mniejszymi podmiotami już takie oczywiste nie jest. Więc jeśli masz jednego Klienta, od którego płatności zależy to, czy Twoja firma będzie miała za co funkcjonować, bo na przykład odpowiada za 60% Twojego biznesu, to potraktuj to jako poważne ryzyko.

7 – Niezaplanowane lub błędnie zaplanowane inwestycje

Jeżeli chodzi o naszego killera numer siedem, to pół-żartem, a pół-serio jest to podejście „Zastaw się a postaw się” w przypadku dużych inwestycji. Bo nie ulega najmniejszej wątpliwości, że inwestycje popychają Twój biznes do przodu. Ale część inwestycji, zamiast pchać biznes do przodu, pociągnie go w dół. A z czego to wynika?

Z niewłaściwego planowania. Czyli znamy chociażby parę firm, które przeszarżowały. Porwały się na ogromny projekt – na przykład budowy hali produkcyjnej i postanowiły sfinansować go z własnej kieszeni, co zabiło na wiele miesięcy płynność. Albo inny – wzięły na niego finansowanie, ale bardzo niekorzystne.

Czyli ten siódmy punkt to niezaplanowane albo błędnie zaplanowane inwestycje i niedocenienie wpływu dużych inwestycji na płynność firmy.

8 – Brak procesu windykacji

I na koniec nasz dzisiejszy ósmy zabójca płynności finansowej – czyli brak procesu windykacji. Brak określonej albo faktycznie wykonywanej listy kroków, która ma zostać zrealizowana, kiedy Twoja firma nie otrzymuje płatności. Takie „agresywne czekanie na płatność”, zamiast faktycznie przypominania się i dbania o to, żeby środki się pojawiły.

Podsumowanie

I to byłoby właśnie ośmiu zabójców Twojej płynności finansowej. Więc jak pewnie sam czy sama widzisz – to naprawdę żadne rocket science. A większość z tych punktów, wynika z braku określenia ram i zasad w ramach których chcemy się poruszać jeśli chodzi o płynność. Czyli braku takich prostych reguł, według których powinna pracować firma jeśli chodzi o płynność – albo naginanie takich zasad. Czyli określone jest, że bierzemy 50% zaliczki, no ale skoro nas fajny klient spytał czy może być 20%, to niech będzie 20%.

Także raz jeszcze dla przypomnienia:

• Zabójca pierwszy – zbyt długi czas wystawiania faktur – możesz wystawiać faktury ile tego nie robisz
• Zabójca drugi – Ponoszenie kosztów za inne firmy – na przykład materiałów, innych podwykonawców czy budżetów reklamowych
• Zabójca trzeci – Brak zaliczek
• Zabójca czwarty – Zbyt duży magazyn
• Zabójca piąty – brak negocjacji w zakresie terminów płatności – zarówno jako kupujący, jak i sprzedający, często wynikający z braku polityki jeśli chodzi o regulowanie zobowiązań i ściąganie należności
• Zabójca szósty – Uzależnienie od określonych Klientów
• Zabójca siódmy – Inwestycje „zastaw się a postaw się”
• Zabójca ósmy – czyli brak procesu windykacji

Chcesz lepiej zarządzać płynnością finansową Twojej firmy? Zastanawiasz się jak możesz ją rozplanować, żeby uniknąć problemów? Zamów bezpłatną konsultację finansową z naszym dyrektorem finansowym, podczas której lepiej poznamy Twój biznes i opowiemy o tym, jak możemy Cię w tym wesprzeć.

Zamawiam konsultację