Jak wyceniać projekty, aby na nich zarabiać?

Jak wyceniać projekty, aby na nich zarabiać?

Posłuchaj artykułu w formie podcastu!

Jak wyceniać projekty – poniższy artykuł został napisany na podstawie szóstego odcinka podcastu „Finanse W Twojej Firmie”.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

Poniższy artykuł jest poświęcony temu, jak wyceniać projekty, aby Twoja firma była rentowna. Będzie on więc najbardziej przydatny dla Właścicieli firm usługowych – tych, które zarabiają realizując projekty. Niezależnie od tego, czy chcesz wyceniać projekty informatyczne (IT), projekty budowlane, projekty robót, projekty graficzne, czy projekty w innych branżach.

Dlaczego wycena projektów jest tak istotna?

Ponieważ używając pewnego uproszczenia, można powiedzieć, że to właśnie sposób wyceny decyduje o tym, czy Twoja firma jest rentowna i na jakim poziomie będzie jej rentowność.

Krótkie case study z branży IT – Jak wyceniać i kontrolować projekty informatyczne?

Aby lepiej pokazać Ci dlaczego sposób wyceny projektów jest tak ważny, posłużymy się konkretnym przykładem jednego z naszych klientów z branży IT.

Ten klient zgłosił się do nas, aby sprawdzić, które z jego projektów zarabiają najwięcej. Pomimo, że jego firma w ogólnym rozrachunku przynosiła zysk, nasz klient wciąż miał poczucie, że jego rentowność nie do końca „się spina”. Zaczął więc szukać kogoś, kto byłby w stanie wskazać mu dlaczego. Ten konkretny klient badał rentowność swojej firmy ogólnie, ale chciał zacząć ją badać per projekt. Co więcej, w jego firmie nie było ustalonego sposobu dokonywania wycen – projekty były wyceniane „na oko”.

Kiedy przeanalizowaliśmy rentowność jego projektów wstecz, korzystając z raportów czasu pracy jego pracowników, okazało się, że rozstrzał w zyskowności pomiędzy poszczególnymi projektami był ogromny. Podczas, kiedy jedne projekty zarabiały bardzo dużo i osiągały marżę na poziomie 75 – 80%, inne były na granicy rentowności i ledwo zarabiały same na siebie, a jeszcze inne wprost generowały straty. W tej firmie informatycznej były po prostu grupy projektów, które konsekwentnie zabijały jego marżę. Mimo, że „na koniec dnia” firma była rentowna i przynosiła zyski, to wciąż dużo pieniędzy zostawało „na stole”.

Korzystając z narzędzi do kontroli działalności podstawowej (o których możesz przeczytać w artykule pt. „Analizy i narzędzia finansowe dla firm, które powinny znaleźć się w Twoim dashboardzie.„) odkryliśmy, że w większości przypadków to projekty do 5000 PLN były projektami nisko marżowymi lub przynoszącymi straty. A to głównie za sprawą tego, ile było w nich pracy administracyjnej i wdrożeniowej. Dodatkowo, bardzo mocno angażowały one zespół sprzedażowy oraz realizacyjny.

Po dodaniu do wycen tych właśnie projektów kosztów administracji, sprzedaży i zarządzania, klienci naturalnie mniej chętnie realizowali tego typu projekty. Przychody firmy spadły, ale… ich sumaryczna marża wzrosła. Czyli realizując mniej projektów, firma zarabiała więcej. Takie zmiany odciążyły także zespół sprzedażowy, który mógł skupić się na pozyskiwaniu większych zleceń, oraz zespół realizacyjny, który mógł z większym spokojem „dowozić” klientom strategicznym oczekiwane efekty.

Na co zwracać uwagę wyceniając projekty?

Kiedy słyszymy pytanie o to, jak wyceniać projekty, często wspominamy o tym, że projekt nie ma zarabiać wyłącznie sam na siebie. Aby Twoja firma była rentowna, przychody pozyskane z realizacji projektów muszą pokryć funkcjonowanie całej firmy. Do wycen musisz zatem wliczać koszty marketingu i sprzedaży, koszty zarządu, koszty administracji i tak dalej. Musisz zatem rozróżniać koszt bezpośredni realizacji usługi od kosztu całkowitego realizacji usługi.

Oprócz samego kosztu realizacji, o którym będzie jeszcze mowa, to w jaki sposób wyceniasz projekty, powinno zależeć od przynajmniej kilku czynników. Należą do nich:

• Ceny konkurencji,
• Wyróżniki i rozpoznawalność Twojej marki,
• Możliwości finansowe Twojego klienta,
• Czas dostarczenia/realizacji usługi,
• Wartość generowana dla klienta (np. oszczędności, zwiększenie sprzedaży)

Jak wyceniać projekty – poznaj dwa podejścia oparte o koszty.

W tej części skupimy się na wycenie z perspektywy kosztu usługi – w końcu nikt z nas nie prowadzi biznesu, aby sprzedawać poniżej kosztu realizacji i generować straty. Poniżej przedstawiliśmy 2 podejścia do wyceny projektów. Oczywiście poniższe sposoby nie uwzględniają kosztów materiałów i innych składników.

Podejście pierwsze – jak wyceniać projekty w oparciu o stawki?

To najprostsza metoda wyceniania projektów. Aby z niej skorzystać, musisz odpowiednio przeliczone stawki, po których Twój zespół pracuje dla Twoich klientów.

Jeżeli przykładowo wszystkie koszty w Twojej firmie wynoszą 100 000 PLN miesięcznie, a sprzedajesz miesięcznie ok. 500 godzin pracy Twojego zespołu, to aby pokryć wszystkie koszty, musisz sprzedawać godzinę pracy za 200 PLN. Pamiętaj, że ta stawka musi uwzględniać sezonowość, urlopy oraz efektywność Twoich pracowników.

Kiedy już wiesz, ile powinna kosztować godzina pracy Twojego zespołu, możesz wyceniać projekty w oparciu o prognozowane nakłady czasowe.

Na bardzo uproszczonym przykładzie może wyglądać to następująco: Projekt graficzny strony internetowej będzie wymagać 10 godzin pracy Pana Janka (grafika) oraz 2 godzin pracy Pani Ani (managera). Godzina pracy Pana Jana kosztuje 100 PLN, a godzina pracy Pani Ani 200 PLN. W związku z tym, jak łatwo policzyć, realizacja projektu będzie kosztować 10 * 100 PLN + 2 * 200 PLN = 1 400 PLN.

Oczywiście ten sposób wyceny zawiera dwa ryzyka – pierwsze, polegające na błędnym wyliczeniu stawki godzinowej oraz drugie, polegające na niedoszacowaniu czasu potrzebnego na realizację usługi. Aby minimalizować ryzyko niedoszacowania czasu pracy, zaangażuj osoby mające merytoryczną wiedzę do procesu wycen oraz korzystaj przy wycenie z harmonogramów realizacji projektu.

Podejście drugie – jak wyceniać projekty w oparciu o marżę?

Ta metoda sprawdzi się, jeżeli z jakiegoś powodu masz trudności z określeniem stawki dla pracowników.

Aby to zrobić, musisz zsumować wszystkie koszty bezpośrednie danego projektu i podzielić je przez (100% – % marży).

Na przykładzie: Chcesz zrealizować projekt, którego koszty bezpośrednie wyniosą 10 000 PLN. Chcesz osiągnąć marżę na poziomie 50%.

10 000 / (100% – 50%) = 10 000 / 50% = 20 000 PLN

Przy tym sposobie istotne jest, aby wyraźnie określić poziomy marży, na których chcemy pracować, oraz najniższy poziom marży, który zapewni firmie rentowność.

Dlaczego dobrze wycenione projekty są czasami nierentowne?

Dobra wycena to jedynie pierwszy krok do rentowności. Kolejnym decydującym krokiem jest oczywiście jego rozliczenie – prognoza vs rzeczywistość. Co zostało sprzedane VS jak wyglądała realizacja. Pamiętaj, że nawet najlepiej wycenione projekty potrafią „popłynąć” bez odpowiedniej kontroli.

W jaki sposób tego uniknąć?

Przede wszystkim dzięki bieżącej kontroli rentowności – na przykład wdrażając cotygodniowe spotkania podczas których będziesz weryfikować jak realizacja ma się do pierwotnych założeń.

Poniżej możesz zobaczyć przykłady narzędzi finansowych, które ułatwiają kontrolę projektów.

Narzędzie do kontroli rentowności projektów per Project Manager

Podsumowanie

To w jaki sposób wyceniasz projekty może stanowić różnicę między zyskiem a stratą – dlatego właśnie tak istotny jest temat wycen. Ale pamiętaj – nawet najlepiej wyceniony projekt może stać się nierentowny. Badaj na bieżąco rentowność projektów i dostosowuj swoje wyceny do wyników tych analiz.

Jeżeli chcesz wyznaczyć stawkę, lepiej wyceniać projekty lub zbudować narzędzie do kontroli rentowności projektów – możesz zamówić bezpłatną konsultację z naszym zespołem.
Zamawiam bezpłatną konsultację