Analizy i narzędzia finansowe w Twoim dashboardzie

Analizy i narzędzia finansowe dla firm

Posłuchaj artykułu w formie podcastu!

Analizy i narzędzia finansowe – poniższy artykuł został napisany na podstawie trzeciego odcinka podcastu „Finanse W Twojej Firmie”.

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

—

Narzędzia finansowe, na potrzeby następującego tekstu, są rozumiane jako analizy, wskaźniki, porównania lub inne dane, które po zestawieniu ze sobą, dają Ci głęboki wgląd w firmowe finanse. Nie są one natomiast rozumiane, jako konkretne programy lub aplikacje niezbędne do ich stworzenia.

Dlaczego narzędzia i analizy są tak istotne?

Narzędzia, obok cykliczności i odpowiedzialności są w naszej firmie jednym z trzech filarów uporządkowanych finansów. Poniżej rozpisane zostały powody, dla których są one aż tak istotne.

Skracają czas wykonywania analiz.

Przedsiębiorcy to niesamowicie zapracowani ludzie. Przeciętnie, polski Przedsiębiorca poświęca bowiem na pracę aż 47 godzin tygodniowo. Jeżeli zatem chcesz skutecznie zarządzać firmowymi finansami, musisz mieć dostęp do narzędzi, które pozwolą Ci przeprowadzać bardzo szybkie i sprawne analizy. Mało który Przedsiębiorca znajdzie czas na to, aby z kalkulatorem w ręku, ręcznie liczyć Finansowe KPI.

Ułatwiają kontrolę i zapewniają bezpieczeństwo.

Jeżeli zatrudniasz powyżej 10 osób, bardzo trudno będzie Ci kontrolować pracę oraz wyniki Twojego zespołu jedynie na podstawie własnej intuicji i pamięci. Dodatkowo jak pewnie wiesz, ludzki mózg jest mocno podatny na stronniczość i wszelkiego rodzaju uprzedzenia. Zarządzanie na podstawie twardych danych, ułatwia Właścicielowi firmy pozostawanie bezstronnym i obiektywnym.

Odpowiednie zestawy narzędzi i analiz finansowych będą stanowić dla Ciebie mapę, która pozwoli Ci szybko zweryfikować, w których obszarach dzieje się dobrze, a które obszary wymagają Twojej reakcji. Ta wiedza znacząco ułatwi Ci kontrolę oraz ustalanie priorytetów.

Jeżeli odpowiednio często analizujesz swoje finanse, to wiesz, czy Twoja firma rozwija się w odpowiednim tempie i czy jej rozwój jest bezpieczny. Dzięki temu możesz „spać spokojnie”.

Pomagają osiągać pełnię możliwości Twojej firmy.

Często posługujemy się przykładem, że firma bez narzędzi finansowych jest jak samochód z zaciągniętym hamulcem ręcznym. Pomimo, że ma ona świetny silnik (zespół), kierowcę (Właściciela) oraz koła (warunki rynkowe), dalej nie będzie on jechał nawet połową swojej maksymalnej prędkości, ze względu na istniejące ograniczenia.

Właściwie przygotowanie analizy i narzędzia finansowe pozwalają zidentyfikować i zwolnić zaciągnięte hamulce, aby Twoja firma mogła osiągnąć pełnię swojego potencjału. Znacząco ułatwiają one także wychwytywanie potencjalnych zagrożeń i niekorzystnych trendów.

Poniżej znajdują się konkrente narzędzia, które według nas powinny znaleźć się w każdym dashboardzie finansowym. Od najbardziej ogólnych do coraz bardziej szczegółowych.

1. Rachunek wyników

Rachunek wyników jest jednym z najbardziej popularnych narzędzi finansowych, wykorzystywanych przez Właścicieli firm. Pozwala on na zestawienie przychodów i kosztów z danego okresu, aby w konsekwencji pokazać wyniki – czyli zysk bądź stratę.

Rachunek wyników (nazywany czasem rachunkiem zysków i strat) pokazuje dosyć ogólny obraz firmy. Bez wchodzenia w większe szczegóły możesz z niego wyczytać ile i gdzie zarabia Twoja firma.

W Polsce dopuszcza się jego dwa warianty – wariant porównawczy oraz wariant kalkulacyjny. W Plona Consulting polecamy korzystanie z wariantu kalkulacyjnego, który co do zasady, pozwala na odczytanie większej ilości informacji.

Z wariantu kalkulacyjnego możesz wyczytać między innymi rentowność na poziomie działalności podstawowej, sprzedażowej oraz po uwzględnieniu kosztów zarządu. To pozwoli Ci znacznie bardziej szczegółowo analizować marżę i trendy z nią związane.

2. Analiza rentowności poszczególnych aspektów biznesu

W zależności od specyfiki Twojej firmy ten punkt może dotyczyć między innymi:

• Analizy rentowności poszczególnych klientów,
• Analizy rentowności poszczególnych linii biznesowych,
• Analizy rentowności poszczególnych punktów sprzedaży,
• Analizy rentowności poszczególnych projektów,
• Analizy rentowności poszczególnych rodzajów zleceń,
• I wiele więcej…

Konkretną analizę (lub ich zestaw) z powyższych należy dobrać na podstawie specyfiki danego biznesu oraz danej branży.

Warto sprawdzić także, jak poszczególne aspekty biznesu wpływają na generowanie kosztów pośrednich. To pozwoli Ci sprawdzić, czy nie występuje sytuacja, w której mało rentowny aspekt Twojego biznesu generuje bardzo wysokie koszty pośrednie – np. dużą ilość pracy administracyjnej.

3. Narzędzia do kontroli działalności podstawowej

Czyli schodzimy o jeszcze jeden poziom głębiej. Kiedy mamy już przykładowo policzoną rentowność całej naszej działalności usługowej, możemy uszczegółowić tę analizę i liczyć ją w odniesieniu do poszczególnych projektów. Dzięki temu dowiemy się, które z konkretnych zleceń wykonywanych przez naszą firmę są rentowne, a które nie.

Podobne narzędzia możemy zastosować w działalności handlowej i produkcyjnej – liczyć rentowność produkcji i sprzedaży poszczególnych grup produktowych oraz poszczególnych produktów.

4. Budżet

O budżecie napisaliśmy oddzielny artykuł – Budżet firmy – dlaczego Twoja firma go potrzebuje?

Budżet jest swego rodzaju planem na kolejne okresy – co planujemy osiągnąć w naszym biznesie i ile będzie nas to kosztować. Budżet powinien zatem uwzględniać cele handlowe, planowaną marżę, koszty stałe, planowane inwestycje i inne wydatki oraz planowany wynik firmy i Właściciela.

Budżet pozwala ustalić plan na kolejne miesiące – na podstawie Twoich celów oraz historii firmy.

Pamiętaj, aby sprawdzać, czy założony budżet zgadza się z realizacją – duże odchylenia powinny być dla Ciebie sygnałem alarmowym.

5. Analizy płynności finansowej

Analizy dotyczące cash flow (płynności finansowej) powinny uwzględniać między innymi:

• Stany należności wraz z datami spłaty,
• Stany zobowiązań wraz z datami spłaty,
• Średni czas spłaty faktur,
• Odsetek faktur płaconych Twojej firmie po terminie,
• Prognozy płynności finansowej (na ile czasu firma ma zagwarantowaną płynność?),
• Wskaźniki płynności finansowej.

Przeczytaj więcej o analizach płynności finansowej: Płynność finansowa – dlaczego 82% małych firm upada?

W jakich programach lub aplikacjach warto tworzyć narzędzia i analizy finansowe?

W małych i średnich firmach, rekomendujemy korzystać z doskonale znanego wszystkim Excela.

Narzędzia finansowe, o których mowa w tekście można wykonywać za pomocą różnych programów. Nasze doświadczenie pokazuje jednak, że w małych i średnich firmach najlepiej sprawdza się Excel – ze względu na jego dużą elastyczność i niski koszt.

Podsumowanie

Narzędzia i analizy finansowe są w naszym mniemaniu szalenie istotne. Dlatego właśnie nazywamy je jednym z trzech filarów poukładanych finansów. Uważamy też, że każdy Właściciel firmy, który chce skutecznie zarządzać, musi mieć dostęp do wiarygodnych narzędzi.

Nie istnieje niestety uniwersalny zestaw narzędzi bądź analiz, który okaże się przydatny dla każdej firmy – konkrente narzędzia, wskaźniki, zestawienia i dane powinny być zawsze dobierane na podstawie wielkości firmy, jej specyfiki, potrzeb jej Właściciela oraz branży.

Jak dobrać odpowiednie narzędzia i analizy dla Twojej firmy?

Jeżeli chcesz odpowiednio dobrać narzędzia i analizy do Twojej firmy, warto rozważyć skorzystanie z pomocy eksperta.

Możesz zamówić bezpłatną konsultację, czyli 30 minutowe spotkanie z naszym ekspertem, który pomoże Ci dobrać odpowiednie analizy i narzędzia do specyfiki Twojego biznesu. Wystarczy wpisać w formularzu temat „Dobór analiz dla mojej firmy”.

Jeżeli natomiast posiadasz już narzędzia finansowe i chciałbyś sprawdzić, czy są one właściwe, także możesz zamówić bezpłatną konsultację, podając temat „Weryfikacja narzędzi finansowych”.

Aby zamówić bezpłatną konsultację, skorzystaj z poniższego przycisku.
Zamawiam bezpłatną konsultację