Błędy finansowe jakie popełniają Software House’y – czy są obecne w Twojej firmie?

Błędy finansowe jakie popełniają Software House’y

Zobacz ten artykuł także w wersji VIDEO:

Na pewno niejednokrotnie zdarzyło Ci się słyszeć, że sektor IT błyskawicznie rośnie. Nawet w codziennym życiu obserwujemy kilka przejawów tego rozwoju. Społeczeństwo posiada coraz więcej komputerów, możliwości smartfonów rosną z dnia na dzień, wydłuża się czas spędzany w Internecie i nieustannie wzrasta liczba usług i serwisów internetowych, z których regularnie korzystamy. Wszystko to sprawia, że rynek IT wydaje się niesamowicie chłonny, a kolejne spółki informatyczne (w tym software house’y) wyrastają jak grzyby po deszczu.

Duży popyt na usługi informatyczne zdecydowanie ułatwia wypracowywanie wysokich przychodów. Nie jest to jednak równoznaczne z odniesieniem sukcesu, zwłaszcza jeżeli firma walczy o klientów z konkurencją. Właściciel firmy, która chce się rozwijać, musi zadbać o to, aby jego firma osiągała chociażby odpowiedni poziom marży.

Z tego artykułu dowiesz się, jakie błędy finansowe najczęściej popełniają software house’y i jak możesz z nimi walczyć. Celem rozwiązywania tych problemów jest minimalizacja ryzyka, podnoszenie marży i osiąganie lepszych wyników finansowych.

1. Niedoszacowanie stawek godzinowych

Pierwszym problemem, z którym często mierzą się software house’y, jest niedoszacowanie stawek godzinowych, które staje się przeszkodą na drodze do osiągania pożądanych zysków. W praktyce ten problem najczęściej pojawia się, kiedy błyskawicznie rosnące przedsiębiorstwa przez długi czas nie dostosowują stawek do rosnących kosztów działalności.

Częstym błędem jest także wyznaczanie stawek „na oko” w oparciu o stawki, które są uznawane za „rynkowe” lub na podstawie stawek naszej bezpośredniej konkurencji.

W miarę rozwoju firmy zwiększa się liczba pracowników nieprodukcyjnych, czyli takich, którzy nie są bezpośrednio związani z realizacją usług. Takie osoby zaczynają być niezbędne do utrzymania ciągłości działania przedsiębiorstwa. Mogą być to między innymi pracownicy działów HR, marketingu, sprzedaży czy PR. Te działy oczywiście są istotne i pracują na sukces całej firmy, wspierając kluczowy proces, jakim jest dostarczanie usług dla klienta. Właściciele często jednak zapominają, że ich praca musi być uwzględniona w stawce oferowanej dla Klienta.

Oznacza to, że wraz ze wzrostem firmy, praca osób produkcyjnych (np. programistów) musi zapewnić firmie przepływy pieniężne wystarczające do utrzymania coraz liczniejszej administracji oraz zarządu.

Jak rozwiązać ten problem?

Aby właściwie określić stawki godzinowe dla Twojego zespołu, powinieneś wziąć pod uwagę szereg czynników. Podczas liczenia stawek powinieneś uwzględnić m.in. wysokość kosztów kosztów pośrednich (na przykład marketingu). Kluczem do odpowiedniego określenia stawek jest zatem identyfikacja kosztów stałych oraz oszacowanie efektywności każdego z pracowników produkcyjnych.

Odpowiednio określone stawki pozwalają na znaczne zmniejszenie ryzyka dotyczącego realizowania mało rentownych projektów.

Jeżeli chciałbyś uzyskać więcej informacji na temat właściwego określania stawek, zamów bezpłatną konsultację i zapytaj o to eksperta.

2. Niedoszacowanie pracochłonności projektów

Prawidłowe oszacowanie stawek za realizację projektu to dopiero pierwszy krok do zapewnienia długofalowej stabilności finansowej rosnącego software house’u. Kolejnym kluczowym elementem jest przyjrzenie się zakładanemu czasowi pracy przy poszczególnych zadaniach i całych projektach.

Praca programistów nie jest liniowa i oczywista do przewidzenia. Czasami zadania, które wydają się z pozoru proste, okazują się być bardzo czasochłonne. Niedoszacowanie czasu pracy, nawet przy odpowiednio określonych stawkach, powoduje znaczny spadek marży, zwłaszcza w przypadku zatrudniania dobrze opłacanych, wysokiej klasy specjalistów.

Jeżeli prace nad projektem zajmują więcej czasu, niż zakładała to wycena, to Ty jako właściciel firmy ponosisz tego koszty. Dodatkowo, zdarzają się sytuację, kiedy przez opóźnienia w konkretnym projekcie musisz odmówić przyjmowania nowych zleceń.

Jak rozwiązać ten problem?

Rozwiązaniem tego problemu jest wdrożenie skutecznego systemu kontroli projektów. Taki system pozwala na porównanie zakładanego czasu realizacji projektu z faktycznie poświęconym czasem zespołu. Dzięki temu, możesz na bieżąco kontrolować marżę i nie martwić się o to, że dany projekt stanie się nierentowny.

Jeżeli Twoja firma korzysta z oprogramowania do pomiaru postępu projektów (np. Jire), warto jest wyciągać z niego jak najwięcej danych, aby móc tworzyć przejrzyste zestawienia lub dashboardy dotyczące wszystkich projektów.

Więcej informacji o systemie kontroli projektów możesz otrzymać pobierając nasz bezpłatny raport.

Jeżeli zmagasz się z podobnym problemem, weź także pod uwagę możliwość wykorzystania modelu rozliczeń Time & Materials, w którym podstawą rozliczenia jest faktycznie przepracowany czas członka Twojego zespołu. Ten model pozwala uniknąć problemów związanych z określaniem czasochłonności projektów, ale jest z reguły mniej lubiany przez klientów. Pozwala on natomiast na zdecydowanie większą elastyczność, która jest istotna w przypadku zmieniających się oczekiwań klienta.

3. Wykonywanie nieodpłatnie dodatkowych prac

Częstym błędem popełniamy zwłaszcza przez młode software house’y jest brak precyzyjnego określenia oczekiwań klienta przed rozpoczęciem projektu.

Klienci niezaznajomieni z procesem tworzenia stron internetowych lub aplikacji mają często trudności z dokładnym formułowaniem swoich wymagań. Zdarza się także, że są oni niezdecydowani co do ostatecznej wizji zamawianego produktu. Często występuje również sytuacja, w której zamawiający uznają niektóre funkcje (znane im z innych programów) za oczywiste i przez to nie uwzględniają ich w swoim zamówieniu.

Powyższe sytuacje prowadzą do nieporozumień i konieczności wykonywania dodatkowych prac.

Firmy, które nie mają ugruntowanej pozycji na rynku często realizują tego typu prace nieodpłatnie – w ramach pierwotnej wyceny. Inną częstą praktyką jest znaczne obniżanie stawek za pracę ponad zakres. W oczach pracowników lub właściciela firmy takie działania mają na celu zwiększenie zadowolenia klienta i utrzymanie go na dłużej.

Pamiętaj, że jeżeli na pracach dodatkowych osiągasz marżę rzędu 20%, to udzielenie 10% rabatu obniża Twój zysk aż o połowę!

Wszystkie prace dodatkowe realizowane w ramach pierwotnej wyceny, bardzo szybko zmniejszają marżę projektów. W skrajnych wypadkach mogą one sprawić nawet, że cały projekt staje się nierentowny.

Jak rozwiązać ten problem?

Najlepszym sposobem zapobiegania temu problemowi jest jak najdokładniejsze poznanie potrzeb i wymagań klienta oraz jasne określenie, co wchodzi, a co nie wchodzi w zakres projektu. Na tym etapie istotne jest stworzenie przejrzystych umów oraz dokumentacji projektu.

Dodatkowo jeszcze przed rozpoczęciem współpracy dobrze jest poinformować klienta, jak rozliczane są prace dodatkowe i co może wejść w ich zakres.

4. Nieodpowiednie metody rozliczeń

Ostatnim z najczęstszych błędów finansowych jest stosowanie niewłaściwego sposobu rozliczeń z klientem. Ten podpunkt jest szczególnie dotkliwy, jeżeli Twoja firma realizuje duże, złożone projekty.

Jeżeli na przykład realizujesz projekt, którego realizacja jest rozłożona na kilka miesięcy, a wynagrodzenie za niego otrzymasz dopiero po jego oddaniu, płynność finansowa Twojej firmy może być poważnie zagrożona. W czasie, kiedy czekasz na wynagrodzenie, ponosisz przecież szereg kosztów związanych z tym projektem – opłacasz programistów, ich licencje, zapewniasz im przestrzeń do pracy itd.

Jak rozwiązać ten problem?

W przypadku płynności finansowej zawsze lepiej jest zapobiegać niż leczyć. Dlatego należy zacząć prognozować płynność finansową Twojej firmy z wyprzedzeniem.

Dobre prognozy finansowe pokazują Ci z dokładnością co do dnia jak długo utrzymasz płynność finansową przy obecnym poziomie przychodów i kosztów. Pozwalają one również na sprawdzanie konkretnych scenariuszy – możesz na przykład sprawdzić jeszcze przed rozpoczęciem projektu, czy proponowany sposób jego rozliczenia powoduje w Twojej firmie ryzyko utraty płynności finansowej.

W przypadku długich, złożonych projektów, warto wprowadzić rozliczenia cykliczne lub rozliczenia po osiągnięciu określonych „kamieni milowych”.

Pamiętaj, że pobieranie choć części wynagrodzenia z góry zdecydowanie redukuje ryzyko utraty płynności finansowej. Jeżeli masz taką możliwość, idealnym scenariuszem byłoby oczywiście pobieranie całości wynagrodzenia za projekt z góry.

Podsumowanie

Z naszej perspektywy, finanse firmowe są kluczowym obszarem, który należy kontrolować, kiedy firma rośnie. To właśnie dzięki odpowiednim analizom finansowym firmy mogą nieustannie zwiększać swoje wyniki. Finanse są dla firmy jak tlen – bez nich Twój biznes po prostu umrze.

Nawet świetnie funkcjonująca firma, która popełnia wymienione w artykule błędy, naraża się na problemy związane z płynnością finansową. Rozwiązanie wspomnianych wyżej problemów sprawi, że Twoja firma będzie mogła rosnąć szybko i bezpiecznie.