Jak Zewnętrzny Dyrektor Finansowy pomaga w optymalizacji kosztów?

Jak Zewnętrzny Dyrektor Finansowy pomaga optymalizować koszty?

Tematem dzisiejszego artykułu jest optymalizacja kosztów przy wsparciu Zewnętrznego Dyrektora Finansowego. Artykuł został napisany na podstawie 62. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

Optymalizacja kosztów nabiera na znaczeniu

Jak widzisz po tytule oraz jak słyszałeś we wstępie, nasz dzisiejszy temat to optymalizacja kosztów oraz to jak Zewnętrzny Dyrektor Finansowy może w niej pomóc. Optymalizacja kosztów jest jednym z tematów, o który w obecnych czasach nabiera na znaczeniu. Jeżeli chodzi o Plona Consulting i nasze spojrzenie na ten temat, to prawdziwy wysyp firm, które chciały optymalizować koszty pojawił się pierwszy raz na samym początku pandemii w 2020 r. Przyszedł marzec, przyszło tąpnięcie i okazało się, że trzeba na szybko szukać oszczędności, żeby w ogóle przetrwać. Trochę jak mówił Warren Buffet – dopiero gdy przychodzi odpływ, widać kto pływał bez majtek. Co prowadzi mnie do naszego dzisiejszego pierwszego wniosku – że z tą sprawą generalnie nie warto zwlekać aż faktycznie coś będzie nie tak. Aż przyjdzie kryzys, aż przyjdzie jakieś zawirowanie albo zaczniesz zauważać, że pieniędzy zaczyna brakować. Bo optymalizacja kosztów to często obszar, który… wymaga kosztów. Brzmi jak paradoks, ale faktycznie kwestie takie jak chociażby technologia – dajmy na to nowa maszyna, która pomoże zoptymalizować koszty produkcji, też swoje kosztują. I teraz – czasami zdarza się nam do tej pory usłyszeć podczas bezpłatnej konsultacji, którą można zamówić na naszej stronie internetowej, takie pytanie – czy Zewnętrzny Dyrektor Finansowy też pomaga obniżać koszty? A zdarzało się nawet tak, że dostawaliśmy pytania, czy możemy pracować z danym Klientem w formie success fee, że im wyższa będzie kwota o jaką obniżymy koszty, tym więcej zarobimy.

Uważaj na Success Fee w optymalizacji kosztów

Mam dwa przemyślenia na ten temat. Największe success fee otrzymamy, kiedy obniżymy koszty do zera, czyli de facto zamkniemy firmę. Drugie to, że łatwo się wydaje pieniądze, których jeszcze nie mamy. Na przykład jeżeli ktoś nam obieca, że zarobimy milion to łatwo mu oddać sto tysięcy. Natomiast jeżeli faktycznie już zarobisz ten milion to te sto tysiecy zupełnie inaczej waży. I z tej historii płynie inna kwestia, o której warto pamiętać – że OPTYMALIZACJA kosztów to nie to samo co CIĘCIE kosztów. Optymalizacja, jak sama nazwa wskazuje, ma sprawić, że koszty będą optymalne. A nie koniecznie jak najniższe. Bo KOSZTY oznaczają ZASOBY. Więc optymalizacja w tym kontekście znaczy tyle, co jak najbardziej optymalnie te zasoby wykorzystać.

Jak Zewnętrzny Dyrektor Finansowy pomaga optymalizować koszty?

Czyli wracając, zdarza się nam usłyszeć takie pytania, czy Zewnętrzny CFO z Plona Consulting pomaga optymalizować koszty, czy z jego pomocą te koszty uda się obniżyć. I nasza odpowiedź brzmi… No jak najbardziej. I tych sposobów, w jaki Zewnętrzny Dyrektor Finansowy, a w zasadzie poukładane z jego wsparciem finanse, wspierają optymalizację kosztów jest naprawdę cała masa. Od takich stricte informacyjnych – że poznajesz nowe informacje, przez podejście, aż po fakt, że często ze wsparciem takiego człowieka możemy popatrzeć na finanse z nieco mniej emocjonalnej perspektywy. Więc o tych sposobach dziś porozmawiamy.

Zewnętrzny Dyrektor Finansowy jest wsparciem dla zajętych Przedsiębiorców

Pierwsza rzecz, którą zauważam to fakt, że Przedsiębiorcom bardzo często po prostu brakuje na to czasu. Bo żyjemy w takich warunkach, gdzie praktycznie zawsze jest coś do roboty. Wielu naszych Klientów ma na głowie swoją sprzedaż, marketing, operacje, strategie, taktyki, podatki, finanse, IT i pewnie jeszcze dwadzieścia innych tematów – więc dla tych z Was, których rzeczywistość tak wygląda, współpraca z zewnętrznym CFO to jest na pewno dobry motywator do tego, żeby zabrać się za kwestię optymalizacji.

Wsparcie w budowie narzędzi

A nawet jeżeli Przedsiębiorca ma czas, często brakuje mu narzędzi. A dzięki narzędziom, we współpracy z Zewnętrznym CFO z Plona Consulting, faktycznie zyskujesz nowe informacje. To, co zauważamy bardzo często w MŚP, to fakt, że księgowość przesyła jakieś tam raporty, w stylu takiego POPRAWNEGO rachunku zysków i strat, przedsiębiorca na nie patrzy… i nic w nich nie widzi.

Bo na przykład koszty wynagrodzeń są podane jako jeden duży worek, jeden duży zbiór nazywający się właśnie „koszty wynagrodzeń” – no i co tu jest do optymalizacji? No właśnie – trudno powiedzieć. To tak, jakbyśmy chcieli optymalizować marketing w firmie, a jedyną informacją, jaką byśmy mieli byłoby to ile pieniędzy łącznie na niego wydaliśmy. Zgodzisz się pewnie, że to dosyć niepełne informacje.

Bardziej przystępne narzędzia = lepsze wnioski

Nawet samo pokazanie rachunku zysków i strat w takiej faktycznie zarządczej formie, którą powinieneś mieć jako Przedsiębiorca, to już są informacje, na podstawie których można podejmować lepsze decyzje.

Bo nagle okazuje się chociażby jak u jednego z naszych Klientów, że koszty administracji są praktycznie równe kosztom zespołu, który realizuje projekty dla klientów. Znam firmę, w której marża jest na poziomie 60-65%, natomiast jej rentowność sprzedaży jest bliska zeru. Mimo wysokiej marży koszt obsługi tego biznesu rozumiany jako koszt pozyskania klienta oraz duże nakłady na administrację i wsparcie tego biznesu, powodują, że wysoka marża jest zjadana przez procesy wsparcia. Jak się okazuje, że więcej płacimy za administrację, sprzedaż i marketing, niż realizację usług. Co w przypadku skalowania biznesu mogłoby prowadzić do dużych problemów. I chociażby dzięki takim informacjom możesz sprawdzić na ile optymalne są Twoje koszty.

Bardziej czytelny podział kosztów

Bo inna sprawa to chociażby fakt, że Zewnętrzny CFO pomoże Ci podzielić koszty na stałe i zmienne, dzięki czemu od razu zobaczysz strukturę tych kosztów. I kiedy już masz takie informacje – w odpowiednim podziale, odpowiednio przedstawione, możesz ocenić tę strukturę. Co często przekłada się na to, że w ramach naszej współpracy Przedsiębiorcy mają taką przestrzeń, żeby zastanowić się nie tyle nad finansami, ale w ogóle nad modelem biznesu. Czy taki biznes jaki prowadzimy, w takiej formie, z takimi kosztami to biznes, który chcesz dalej prowadzić? Nierzadko zdarza się, że Przedsiębiorcy na tym etapie, przy wsparciu CFO zmieniają swój model biznesu – czyli chociażby zaczynają outsource’ować część pracy, bo okazuje się, ze będzie to dużo bardziej korzystne. Albo zewnętrzną firmę – na przykład agencję marketingową – zastępują wewnętrznym pracownikiem.

Same narzędzia to nie wszystko – CFO wspiera Cię w interpretacji

Przedsiębiorcy, podchodząc do analizy swoich danych finansowych widzą często jeden zasadniczy problem pod tytułem „nie wiem czy to dobrze, czy to źle”. Bo na przykład benchmarki finansowe podobnych firm w Polsce są raczej mało dostępne.

Czyli przykładowo firma produkcyjna działająca od wielu lat otwiera swój e-commerce, po czasie okazuje się, że e-commerce stanowi nagle większość przychodu – no i mamy firmę, która nie ma doświadczenia w e-commerce, która stała się firmą e-commerce. I na przykład dopiero po rozmowie z kimś innym – czy to właśnie z takim CFO, czy nawet po prostu z kimś branży dowiaduje się, że te prowizje, które płaci za bramkę płatności znacząco odbiegają od branżowych standardów. A to tylko jeden z przykładów.

Co za tym idzie, wielu Przedsiębiorców patrzy w liczby – i nie widzi w nich wniosków. A nawet jeżeli widzi te wnioski, to czasami nie chce ich przyjąć do siebie.

Zewnętrzny Dyrektor Finansowy wnosi obiektywne spojrzenie

Twoje emocje – jako Przedsiębiorcy – mają ogromny wpływ na to, jak prowadzisz firmę i jakie decyzje podejmujesz. Biznes, nasze decyzje, a nawet finanse – po prostu są emocjonalne. Nierzadko słyszy się, że decyzje podejmujemy emocjonalnie, a dopiero później je sobie racjonalizujemy. Czyli dopisujemy sobie do tego logikę, żeby móc zarówno sobie jak i innym wytłumaczyć, że była to dobra decyzja. I w biznesie to działa dokładnie tak samo.

Rozmowa z kimś, kto widział od środka finanse kilkudziesięciu firm i zadaje bardzo konkretne pytania w pewnym sensie wymusza na naszych klientach odpowiedzenie sobie samemu na bardzo wiele pytań pokroju…

• Dlaczego tak to u mnie wygląda?
• Dlaczego podejmuję tę decyzję?
• Dlaczego akurat tak jest to poukładane?
• Czy ta osoba z mojego zespołu jest efektywna i potrzebna, czy może po prostu ją lubię, ale realnie nie ma dla niej zajęcia w mojej firmie?

To trochę jak z lekarzem. Dużo osób do niego nie chodzi – bo jeszcze coś wyjdzie – bo jeszcze coś się znajdzie. I czasami wygodniej jest żyć z dnia na dzień, zamiast teraz martwić się po znalezieniu jakiegoś problemu. Z tym, że trzeba pamiętać, że to, że nie widzisz problemu, nie oznacza, że go nie ma. I zarówno w swoim zdrowiu, jak i w biznesie, o problemach lepiej wiedzieć z dużym wyprzedzeniem.

Lekarstwo na przesadny entuzjazm

Ale emocje to też emocje w drugą stronę – czyli przesadny optymizm. Sprzedałem duży projekt, to teraz mogę zacząć dużą inwestycję. W rocznym rozliczeniu okazuje się, że miałem bardzo dobry zysk – mogę teraz zatrudniać ludzi. I co się okazuje po trzech miesiącach? Że na przykład ten duży Klient nie zapłacił. Albo że przeinwestowaliśmy. A decyzja, podjęta chwilą zostaje z nami. I musimy sobie z nią radzić.

Nie sugerujemy, że dyrektor finansowy jest często w organizacji tą osobą, która gasi zapał – ale faktycznie takie jest moje doświadczenie, że dyrektor finansowy – tak samo wewnętrzny jak i zewnętrzny – często jest tą osobą, o którą inne osoby w firmie się odbijają. I to może być dla Ciebie szczególnie istotne, jeżeli zauważasz, że tak jak wielu Przedsiębiorców, masz stosunkowo dużą skłonność do ryzyka. Często taka osoba finansowa może być dla Ciebie niejako przeciwwagą, która jest bardzo potrzebna.

Jak dochodzi się do optymalizacji kosztów?

Jak widzisz, jest kilka elementów, w których Zewnętrzny CFO może okazać się przydatny w optymalizacji kosztów – i być może niektórzy z Was zauważyli, że wyszedł nam z tego całkiem ładny proces.

W pierwszym kroku – potrzebujemy oczywiście wiarygodnych danych wejściowych. Czyli księgowości, która w pewnym sensie gra w drużynie takiego CFO, którą CFO wspiera w określeniu tego jak powinniśmy księgować pewne rzeczy, żeby móc wyciągać z nich określone informacje, ale która sama w sobie nie jest odpowiednią „instytucją” do tego, żeby prowadzić dalsze działania.

W drugim kroku – mamy narzędzia. Czyli stworzenie na podstawie naszych informacji wejściowych i baz danych wiarygodnych, czytelnych narzędzi.

W kroku trzecim – mamy analizy – czyli patrzymy w narzędzia i zastanawiamy się co w nich widać i co z nich wynika.

W kroku czwartym – na podstawie wniosków z analizy podejmujemy decyzje.

No i w piątym kroku mamy efekty. Czyli często właśnie między innymi tę upragnioną optymalizację kosztów.

I z naszej perspektywy – Zewnętrzny CFO pomaga na każdym z tych etapów. Jeżeli chodzi o narzędzia – jest to dość oczywiste, bo tego typu narzędzia powstają w ramach współpracy. Później mamy analizę, w której zamiast samemu wyciągać wnioski, masz do dyspozycji człowieka, który widział niejedną firmę i za którym stoi pokaźne finansowe doświadczenie no i decyzje – które możesz dzięki temu podjąć z nieco bardziej „chłodną głową”.

A później wracamy oczywiście do analiz. I tutaj znowu – nie jest tak, że cały czas wszystko analizujemy non-stop tak samo i po pół roku szósty raz widzimy te same wyniki i już naprawdę nie wiemy co z nich czytać – bo samych SPOSOBÓW patrzenia na te dane może być bardzo wiele.

Podsumowanie

W ramach podsumowania dzisiejszego odcinka – opowiedziałem nieco o tym, jak wygląda cykl związany z optymalizacją kosztów – który możesz po odsłuchaniu tego odcinka wdrożyć do Twojej firmy. I odpowiadając na naszej dzisiejsze pytanie – jak CFO pomaga w optymalizacji kosztów – to sam jak przygotowywałem się do dzisiejszego odcinka wypisałem sobie 9 obszarów:

1. CFO przygotowuje narzędzia według wysokich finansowych standardów – które pozwalają dobrze identyfikować koszty. A to jest podstawa dalszych działań.
2. dzięki swoim doświadczeniom zdarza się mu podpowiadać zmiany w modelu biznesowym, które mają sprawić że będziemy lepiej wykorzystywać zasoby.
3. często pomaga Ci lepiej uchwycić wskaźniki z lotu ptaka. Bo pyta często o podstawowe rzeczy, a których nie liczymy – na przykład jaki jest koszt pozyskania klienta, jaka jest wydajność pracy, jaka jest wydajność ze sprzedaży, ile kosztuje nas administracja,
4. pomaga lepiej PLANOWAĆ koszty – czyli zastanowić się kiedy możemy je brać lub zwiększać, a kiedy lepiej tego nie robić.
5. pozwala ocenić finansowe konsekwencje (zarówno pozytywne jak i negatywne) związane z na przykład dodatkowym zatrudnieniem czy maszynami – dzięki czemu możemy się wspólnie dwa razy zastanowić czy ten koszt faktycznie jest optymalny
6. CFO, który pracuje z kilkoma firmami łatwiej oceni i wychwyci, czy przypadkiem w którymś miejscu nie przepłacasz
7. często pomoże Ci z poukładaniem polityki zakupów żeby pracownicy nie faworyzowali z różnych powodów innych dostawców, niż wskazuje na to biznes,
8. zweryfikuje, czy nie podchodzimy zbyt emocjonalnie do kwestii kosztów i pomoże nam to wychwycić,
9. co jest bardzo niedoceniane – pomoże wyjaśnić Twoim pracownikom jak działają finanse. Bo często spotykamy się z tym, że wyłącznie Zarząd patrzy na kasę. A koniec-końców poziom wiedzy trzeba często podwyższyć właśnie kilka poziomów niżej.

Zoptymalizuj koszty z Zewnętrznym Dyrektorem Finansowym

Jeżeli szukasz aktualnie partnera, który wesprze Cię w optymalizacji kosztów Twojej firmy, zachęcamy do zamówienia bezpłatnej konsultacji z Dyrektorem Finansowym, żeby omówić to, jak możemy Cię wesprzeć w dojściu do takich efektów!

Zamawiam konsultację