Kontrakt zjada gotówkę. Skąd wziąć pieniądze na realizację dużego kontraktu?

Kapitał obrotowy brzmi jak pojęcie z podręcznika, dopóki firma nie podpisze największej umowy w swojej historii. Kontrakt wart 6 milionów, dwa razy więcej niż dotychczasowy rekord, marża 10% i 600 tysięcy zysku na papierze. Właściciel ma pełne prawo się cieszyć i liczyć pieniądze, które zarobi. Trzy miesiące później brakuje mu na wypłaty, chociaż wyniki pokazują najlepszy okres w historii firmy. Jeśli realizujesz duże zlecenia, a klient płaci dopiero po wykonaniu pracy, ten scenariusz może dotyczyć także Ciebie.

Duży kontrakt rozpisany miesiąc po miesiącu

Weźmy firmę o skali około 20 milionów złotych przychodu ze sprzedaży. Do tej pory jej największy kontrakt to były 3 miliony złotych, teraz podpisuje 6 milionów. Realizacja trwa pół roku, co miesiąc firma wykonuje pracę za milion złotych i wystawia fakturę. Na materiały i ludzi wydaje w tym czasie 900 tysięcy złotych miesięcznie. Klient płaci po 2 miesiącach, a z każdej faktury zatrzymuje 5% kaucji.

W pierwszym miesiącu firma wydaje 900 tysięcy i nic nie wpływa. W drugim tak samo. Po 2 miesiącach ma wyłożone 1,8 miliona złotych, czyli więcej, niż wynosi jej średni miesięczny przychód. I tu pada pytanie, na które w momencie podpisywania umowy zwykle nikt nie odpowiada: skąd wziąć te pieniądze?

Od trzeciego miesiąca klient zaczyna płacić, ale firma dalej kupuje materiały i płaci ludziom. Z każdej faktury wpływa 950 tysięcy, a wychodzi 900, więc dziura zasypuje się w tempie 50 tysięcy miesięcznie. Kiedy robota kończy się po pół roku, w kontrakcie wciąż jest zamrożone 1,6 miliona złotych. Ostatnie przelewy, pomniejszone o kaucję, przyjdą za mniej więcej 2 miesiące, a może później. 300 tysięcy kaucji klient prawdopodobnie zatrzyma na lata.

Najciekawsze jest to, co w tym samym czasie pokazują wyniki. Co miesiąc kontrakt daje 100 tysięcy zysku, po pół roku 600 tysięcy. A na koncie rośnie dziura. Dopóki kaucja nie wróci, z tych 600 tysięcy zysku w gotówce zobaczysz połowę. Rachunek jest prosty: 1,6 miliona wyłożone na koniec prac, 1,9 miliona z ostatnich faktur, 300 tysięcy reszty czeka u klienta. To ta sama różnica, o której piszemy, tłumacząc, dlaczego zysk na papierze nie znaczy gotówki na koncie.

Kapitał obrotowy: kto finansuje pracę, zanim zapłaci klient

W dużym uproszczeniu o to chodzi z kapitałem obrotowym. Zanim klient zapłaci, ktoś musi sfinansować materiały i pracę ludzi. Jeśli klient nie daje zaliczki, a dostawcy chcą pieniędzy wcześniej, finansujesz to z własnej gotówki albo z kredytu, którego koszt też pokrywasz z własnych pieniędzy. Przy tych samych warunkach większy kontrakt potrzebuje po prostu więcej gotówki. Dwa razy większa umowa to dwa razy większa dziura w tym samym miesiącu.

A jeżeli duży klient dodatkowo wydłuży termin płatności, gotówki potrzeba jeszcze więcej, niż wynikałoby z samego wzrostu sprzedaży. Duzi odbiorcy wiedzą, że mają przewagę w rozmowie i często z niej korzystają. Dlatego warto wiedzieć, jak negocjować termin płatności z dużym odbiorcą, zanim warunki zostaną wpisane do umowy. To zresztą zjawisko dobrze znane rosnącym firmom: im szybciej rośnie sprzedaż, tym głębiej trzeba sięgnąć do kieszeni, a w skrajnym przypadku firma wpada w finansową dolinę śmierci.

Jeśli czytasz to i rozpoznajesz własną firmę, nie jesteś wyjątkiem. Większość właścicieli firm o skali 10-50 milionów złotych przychodu ze sprzedaży wycenia kontrakt przez marżę, bo tak liczy go klient i tak pokazuje go księgowość. Harmonogram gotówki rzadko ktoś rozpisuje, bo biuro rachunkowe rozlicza to, co się wydarzyło, a nie to, co dopiero się wydarzy.

Co się dzieje w firmie, która finansuje kontrakt czym się da

Scenariusz jest zwykle ten sam. Najpierw firma płaci dostawcom coraz później. Potem kończy się limit w rachunku. Pozostałe zlecenia dostają mniej uwagi, bo wszystko kręci się wokół tego jednego. Z zewnątrz wygląda to na rozwój, a w środku jest gaszenie pożarów co tydzień, czasem codziennie. Wystarczy wtedy jedna opóźniona płatność, żeby zabrakło na wypłaty, a właściciel nie przespał przynajmniej jednej nocy. Część firm próbuje ratować się wtedy nerwowymi telefonami do klienta, choć windykację należności da się prowadzić bez psucia relacji i na spokojnie.

W bilansie widać to czarno na białym. Rosną należności od klienta, rosną zobowiązania wobec dostawców, rośnie zadłużenie w banku. Relację tych dwóch pierwszych pozycji opisujemy we wpisie o tym, ile dni kredytujesz klientów, a ile dostawcy kredytują Ciebie. Bank też to wszystko widzi, kiedy przychodzisz po większy limit i od tego obrazu zależy jego decyzja. Tak właśnie wygląda jeden z najczęstszych zabójców płynności finansowej w małych i średnich firmach: rentowna sprzedaż, której nikt nie przeliczył na gotówkę.

To trochę jak w Formule 1. Od lat nie wolno tam tankować w trakcie wyścigu, więc paliwo liczy się przed startem. Jeśli zespół policzy za mało, kierowca przez pół wyścigu oszczędza i jedzie wolniej, niż mógłby. Przy dużym kontrakcie paliwem jest gotówka. Policzona przed startem pozwala docisnąć gaz. Policzona w połowie trasy oznacza jazdę na oparach.

Zysk jest, gotówki nie ma: pułapka dywidendy

Do tego dochodzi rzecz, która zaskakuje wielu właścicieli. Kończy się rok, wynik pokazuje zysk, więc pojawia się pomysł, żeby wypłacić dywidendę. I tu następuje zderzenie. Zysk jest, ale pieniądze leżą u klienta, w kaucji i w materiale. Wypłata w takim momencie to w praktyce wypłata z limitu w rachunku albo z pieniędzy, które firma jest winna dostawcom. Dziura robi się jeszcze głębsza.

Nie oszukujmy się, to bardzo ludzki odruch. Właściciel pracował na ten wynik cały rok i widzi go w sprawozdaniu. Tylko że sprawozdanie pokazuje, ile firma zarobiła, a nie ile może wypłacić. Zanim podejmiesz decyzję o wypłacie, warto sprawdzić, ile z kapitału własnego możesz wyjąć bez dokładania sobie problemów w kolejnym kwartale.

Kapitał obrotowy liczy się przed podpisaniem umowy

Czy to znaczy, że duży kontrakt to zły pomysł? Zdecydowanie nie. Często to szansa, na którą firma pracowała latami. Chodzi o to, żeby wejść w niego z policzoną gotówką. Przed podpisaniem takiej umowy chcemy znać trzy odpowiedzi: ile pieniędzy trzeba wyłożyć, kiedy będą potrzebne i skąd realnie je weźmiemy.

Z klientem negocjujesz bowiem nie tylko cenę. Negocjujesz też, kto sfinansuje wykonanie zlecenia. Możesz rozmawiać o zaliczce, krótszym terminie płatności albo częstszych rozliczeniach. W naszym przykładzie skrócenie terminu z 60 do 30 dni zmniejsza najgłębszą lukę z 1,8 miliona do 900 tysięcy złotych. Ten sam kontrakt, ta sama cena, a kredytu na 900 tysięcy nie trzeba już szukać. Nie zarabiasz przez to więcej. Po prostu mniej pieniędzy musisz wyłożyć wcześniej i mniej zamrozić. Zapisy o zaliczce, kaucji i terminach warto przy okazji przejrzeć z prawnikiem, na przykład w kancelarii Prawo i Podatki Kubiak i Wspólnicy.

Kaucji nie licz jako pieniędzy dostępnych na bieżące wydatki. W branżach, gdzie zatrzymanie części wynagrodzenia jest standardem, na przykład w budownictwie, to jedna z pozycji, które najczęściej rozjeżdżają plany, o czym piszemy szerzej przy okazji tego, jak poukładać finanse w firmie budowlanej.

Wpływy i płatności rozpisz tydzień po tygodniu, aż do ostatniego przelewu od klienta. Miesiąc może się zgadzać, a na wypłaty 10. i tak zabraknie, jeśli klient zapłaci 20. Do tego służy prognoza cash flow na 13 tygodni, która pokazuje brak gotówki, zanim faktycznie nastąpi. I jeszcze jedno: nie patrz tylko na ten kontrakt. Pozostałe zlecenia, raty i podatki też trzeba w tym czasie zapłacić. Pełny obraz dają dopiero wszystkie kontrakty i kontrakciki razem. Jeśli planujesz finansować kontrakt kredytem, sprawdź wcześniej, na co patrzy bank, bo odmowa kredytu dla firmy w połowie realizacji to najgorszy możliwy moment na takie odkrycie.

Kapitał obrotowy rośnie razem z firmą

Duży kontrakt mówi, że firma urosła. Kapitał obrotowy mówi, czy gotówka za tym wzrostem nadąży. Twoja firma doszła do takich zleceń, bo potrafisz sprzedawać i dowozić, więc to wyczucie działa. Teraz warto dołożyć do niego jedną liczbę przed każdym dużym podpisem: ile gotówki kontrakt pochłonie w najgorszym momencie. Masz ją policzoną? Wchodzisz w kontrakt spokojnie, a nie na bezdechu.

Inne materiały, które mogą Ci się przydać

• Poduszka finansowa firmy – jak ją świadomie budować?
• Brak płynności finansowej w firmie – co możesz z tym zrobić?
• 4 przyczyny problemów z płynnością finansową
• Cashflow operacyjny a inwestycyjny. Jak czytać je razem i ile z gotówki zjadają inwestycje
• Wskaźnik płynności finansowej. Trzy stopnie i jak je czytać