23 października 2026
Ile naprawdę kosztuje Cię godzina pracy pracownika? Sprawdź w kalkulatorze
Koszt godziny pracy specjalisty z pensją 9000 zł brutto to w głowie właściciela około 54 zł, a w pełnym rachunku prawie 175 zł. W środku znajdziesz: skąd bierze się ta różnica, wynik przy 75% sprzedanego czasu zamiast 60%, próg 900 godzin w porównaniu etatu z podwykonawcą, sposób liczenia stawki przy ryczałcie oraz kalkulator, w którym sprawdzisz koszt godziny pracy na liczbach własnej firmy.
Koszt godziny pracy to liczba, którą właściciel firmy usługowej zwykle liczy w pamięci: pensja podzielona przez godziny w miesiącu. Przy specjaliście z 9 tysiącami złotych brutto wychodzi jakieś 54-55 zł, więc stawka 150 zł dla klienta wygląda na solidny zapas. Ludzie mają co robić, faktury wychodzą, tylko na koniec miesiąca pieniędzy nie zostaje. Po doliczeniu wszystkiego, co za tą godziną stoi, w tym samym przykładzie wychodzi ponad 170 zł, czyli ponad 3 razy więcej. Sprzedajesz więc godzinę taniej, niż Cię kosztuje, a z rozmowy z klientem wychodzisz przekonany, że zarabiasz.
Koszt godziny pracy zaczyna się od pensji, ale na niej się nie kończy
Idąc po kolei. Pierwsza rzecz to składki i PPK po stronie pracodawcy, które w tym przykładzie przyjmujemy na poziomie około 22% ponad pensję brutto. Specjalista z 9 tysiącami złotych brutto kosztuje więc firmę około 130 tysięcy złotych rocznie, zanim zrobi cokolwiek dla klienta. To jeszcze nie jest zaskoczenie, bo tę część kosztu większość właścicieli zna z listy płac.
Druga rzecz to godziny. Pełny etat to w tym roku około 2000 godzin, ale około 300 z nich zabierają urlopy, zwolnienia i szkolenia. Za te godziny płacisz, a tej osoby nie ma wtedy przy pracy dla klientów. Zostaje około 1700 godzin dostępnych, czyli takich, w których człowiek jest w firmie i może pracować na projektach.
Za ile godzin naprawdę płaci klient
Trzecia rzecz jest najważniejsza. Pracownik może być zajęty od rana do wieczora, a i tak część tego czasu zjedzą spotkania wewnętrzne, administracja albo poprawki, za które nikogo już nie obciążysz. Załóżmy, że firma sprzedaje 60% dostępnego czasu, czyli około 85 godzin miesięcznie. Płacisz za cały etat, ale jego koszt musisz odzyskać w tych 85 godzinach. Sam koszt zatrudnienia wychodzi wtedy około 130 zł za sprzedaną godzinę. Dlatego to, ile godzin dziennie klient faktycznie kupuje, należy do największych finansowych wyzwań firm usługowych.
Do tego dochodzą koszty, których nie przypisujesz do żadnego projektu: biuro, księgowość, marketing, Twój czas jako szefa albo Twoje wynagrodzenie jako właściciela. Przyjmijmy, że na jedną osobę przypada 3800 zł takich kosztów miesięcznie. Rozkładasz je na te same 85 godzin i nagle wychodzi prawie 175 zł pełnego kosztu godziny. Jak sensownie rozdzielić koszty wspólne na ludzi i projekty, pokazujemy przy okazji tego, jak działają klucze podziałowe kosztów.
A sprzedajesz za 150 zł. Tu siedzi pułapka, w którą wpada wielu właścicieli: porównują stawkę klienta z pensją pracownika i widzą duży zapas. Tylko że z tego zapasu trzeba jeszcze zapłacić za cały czas, którego nie sprzedałeś i za resztę firmy. Sam fakt, że ludzie pracują, nie wystarczy, żeby firma zarabiała. Jeśli u Ciebie stawki też powstały od pensji, nie jesteś wyjątkiem. Nikt nie uczy właścicieli liczenia kosztu sprzedanej godziny, a biuro rachunkowe pokazuje koszty firmy w całości, nie w przeliczeniu na godzinę, za którą zapłacił klient.
W przeliczeniu na jedną osobę to około 24 tysięcy złotych straty rocznie. W firmie o skali 12 milionów złotych przychodu ze sprzedaży, która przy tej stawce i tym obłożeniu ma około 80 osób pracujących na godzinach dla klientów, robi się z tego blisko 2 miliony złotych rocznie. Nikt nie ma 80 identycznych specjalistów, ale kierunek jest ten sam: przy takiej stawce firma nie wyjdzie na plus, nawet jeśli wszyscy mają pełne kalendarze.
Pracownia architektoniczna, która wiedziała, z czego się wycofać
Pracowaliśmy z firmą architektoniczną, której właściciel słuchał podcastu Finanse w Twojej Firmie mniej więcej rok, zanim zadzwonił. Kiedy rozłożyliśmy liczby na projekty, część z nich była głęboko pod wodą. Projekty były dobrze zrobione, tylko zakres się rozjeżdżał, stawki nie nadążały za kosztem ludzi i nikt realnie tego nie mierzył. Podobny obraz widzimy w wielu pracowniach, o czym piszemy szerzej we wpisie o błędach w finansach pracowni architektonicznej.
Właściciel zrewidował dwie stawki, z jednego projektu się wycofał, a jeden przeniósł na inny model rozliczania. Najważniejsze było jednak to, że wreszcie widział, które projekty da się poprawić, a które tylko dokładają do firmy. To ta sama logika co przy klientach: najpierw trzeba wiedzieć, który klient jest nierentowny, a dopiero potem decydować, co z nim zrobić.
60% czy 75% sprzedanego czasu: ta sama pensja, inny wynik
Wróćmy do tego, ile czasu sprzedajesz klientom. Ten sam człowiek, ta sama pensja i ta sama stawka 150 zł. Jeśli zamiast 60% sprzedajesz 75% dostępnego czasu, przy tych samych kosztach wychodzisz ze straty i zostaje Ci około 7% marży. Ludzie się nie zmienili. Zmieniło się to, za jaką część ich pracy płaci klient.
I nie chodzi od razu o to, żeby kazać im pracować szybciej. Może brakuje zleceń, może poprawki robicie na własny koszt, a może dokładacie klientowi pracę, której nie było w wycenie. Każdą z tych rzeczy naprawia się nieco inaczej, więc najpierw trzeba wiedzieć, która z nich dotyczy Twojej firmy.
Skąd wziąć tę liczbę? Z ewidencji czasu pracy zestawionej z tym, za co płacą klienci. Jeśli jej nie prowadzisz, na początek sprawdź w kalkulatorze wariant z 60%, ale nie zakładaj, że właśnie tak jest u Ciebie. To jest liczba do sprawdzenia, a nie wynik pomiaru. Godziny zaplanowane i przepracowane najlepiej zestawiać regularnie, na stałym spotkaniu, o którym piszemy przy okazji tego, jak omawiać firmowe finanse.
Etat czy podwykonawca: koszt godziny pracy w obu wariantach
Ta sama logika przydaje się przy innej decyzji: zatrudnić kogoś na etat czy wziąć podwykonawcę. Za roczny koszt naszego specjalisty kupisz około 940 godzin podwykonawcy po 140 zł. Etat przy sprzedaży 60% dostępnego czasu daje około 85 godzin miesięcznie, za które płaci klient, czyli nieco ponad 1000 godzin w roku. Różnica jest dużo mniejsza, niż zwykle się wydaje.
Jeśli pracy masz na mniej niż 900 godzin w roku, podwykonawca wychodzi w tym porównaniu taniej. Jeśli sprzedajesz tylko połowę dostępnego czasu pracownika, podwykonawca po 140 zł też może wyjść taniej, pod warunkiem że kupujesz od niego tylko tyle pracy, ile potrzebujesz. Etat płacisz również wtedy, gdy zleceń brakuje, a podwykonawca rozliczany od zlecenia jest kosztem zmiennym, który znika razem z pracą. Oczywiście porównuj tę samą jakość i ten sam zakres pracy.
Co do zasady nie musi to być wybór albo-albo. Firmy rozliczające się za godziny często potrafią ocenić, czy danych kompetencji potrzebują na pełny etat, czy na część etatu, ale rzadko łączą te modele ze sobą. A da się połączyć stały zespół z osobami dochodzącymi i podwykonawcami. Kiedy wiadomo dokładnie, ile godzin przypada na które zlecenia, taki układ pozwala pracować taniej i zarabiać więcej. Warunki prawne współpracy z podwykonawcą warto przy tym sprawdzić z prawnikiem, na przykład w kancelarii Prawo i Podatki Kubiak i Wspólnicy.
Kalkulator stawki godzinowej: sprawdź koszt godziny pracy u siebie
Wszystkie liczby z tego wpisu, od 54 zł do prawie 175 zł, wyszły z kalkulatora stawki godzinowej, który przygotowaliśmy do odcinka. Wybierasz umowę o pracę albo B2B i wpisujesz 4 liczby: wynagrodzenie, przypadające na tę osobę koszty wspólne, liczbę godzin sprzedawanych miesięcznie i stawkę dla klienta. Widzisz pełny koszt godziny i to, ile zostaje Ci przy obecnej cenie. Dostajesz też najniższą stawkę, poniżej której każda sprzedana godzina przynosi stratę oraz tabelę stawek pod marżę od 10% do 30%.
Rozliczasz projekty ryczałtem? Wtedy stawkę za godzinę wylicz z ceny pracy w projekcie i z rzeczywistego czasu jej wykonania. Dodatkowe godziny nie pojawią się na fakturze, ale koszt nadal ponosisz. Ten sam rachunek przydaje się przy tym, jak wyceniać projekty, żeby na nich zarabiać.
Kalkulator nie podejmie za Ciebie decyzji o cenie. Pokaże Ci, z jakiego miejsca ją podejmujesz. Często zresztą sygnały, że Twoje stawki są zbyt niskie widać wcześniej, choćby po zespole, który regularnie zostaje po godzinach. Jeśli wynik wyjdzie poniżej kosztu, następnym krokiem jest podwyżka cen dla stałych klientów, którą da się policzyć równie dokładnie jak koszt godziny.
Koszt godziny pracy na liczbach, a nie na wyczucie
Do tej pory wyceniałeś na wyczucie i firma urosła, więc to wyczucie naprawdę działało. Teraz możesz sprawdzić koszt godziny pracy na konkretnych liczbach swojej firmy. Zacznij od jednej osoby. Najlepiej tej, o której myślisz, że zarabia na siebie najlepiej. Sprawdź, czy liczby to potwierdzają.
Jeśli tak, masz punkt odniesienia dla reszty zespołu. Możesz porównać z tą osobą pozostałych i zobaczyć, gdzie tkwi mistrzowski przepis: co ją różni od innych, że na niej zarabiasz najwięcej, a na części pozostałych nie.
KOSZT GODZINY PRACY POLICZONY NA TWOICH DANYCH
Jeśli prowadzisz firmę z przychodami między 10 a 50 milionów złotych przychodu ze sprzedaży rocznie i chcesz wiedzieć, ile naprawdę wynosi koszt godziny pracy Twoich ludzi, umów się na rozmowę z Dyrektorem Finansowym. Dostajesz 45 minut bez sprzedażowego ciśnienia. Sprawdzimy, na których projektach i klientach zarabiasz, a do których dopłacasz z własnej marży.
Inne materiały, które mogą Ci się przydać
Przedsiębiorca i ekspert w zarządzaniu finansami małych i średnich firm. Jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy (CFO) w Plona Consulting wspiera właścicieli firm w skutecznym zarządzaniu rentownością, płynnością i wynikami finansowymi. Jego firma zrealizowała ponad 450 projektów doradczych, dostarczając przedsiębiorcom kluczowe dane do podejmowania trafnych decyzji biznesowych.
Wojciech także właścicielem Plona Accounting, twórcą podcastu „Finanse w Twojej Firmie” – pierwszego w Polsce formatu w pełni poświęconego zarządzaniu finansami przedsiębiorstw – oraz organizatorem konferencji o tej samej nazwie.
Kieruje się zasadą: „Dobre decyzje biznesowe zaczynają się od twardych danych”. Prywatnie pasjonat Formuły 1 i piłki nożnej.
>> Umów się na spotkanie i skonsultuj bezpłatnie dowolny temat finansowy
Podobne wpisy które mogą Cię zainteresować
Marża a narzut. Jaka jest różnica i ile kosztuje pomyłka w cenniku
Marża a narzut to ta sama złotówka podzielona przez co innego. W środku znajdziesz: obie definicje na przykładzie paczki karmy za 100 zł, wzory i tabelę przeliczeń narzutu na marżę, rabat, który przy 25% narzutu zjada cały zysk, powód, dla którego marża nie może przekroczyć 100%, a także zasadę, która porządkuje ceny w całej firmie.
LTV. Ile naprawdę jest wart Twój klient i dlaczego liczy się go na marży
LTV to wartość klienta przez cały okres współpracy, liczona na marży. W środku znajdziesz: wzór dla firm bez subskrypcji, oparty na odsetku klientów odchodzących co roku, błąd, przez który LTV wychodzi ponad 5 razy za wysokie, relację LTV do kosztu pozyskania klienta i to, skąd wzięła się reguła 3 do 1, segment małych klientów, którzy ledwo zwracają koszt pozyskania, a także różnicę między LTV a rentownością klienta w tym roku.
Cashflow operacyjny a inwestycyjny. Jak czytać je razem i ile z gotówki zjadają inwestycje
Cashflow operacyjny a inwestycyjny pokazuje, czy firma sama finansuje swój rozwój. W środku znajdziesz: pozycje, które lądują w zaskakujących miejscach rachunku przepływów, 10 ciągników sfinansowanych na 3 sposoby i różnicę 1,56 miliona w przepływach operacyjnych, prostą miarę tego, ile pieniędzy z bieżącej działalności zjadają inwestycje, policzoną na 3 latach firmy produkcyjnej, a także powód, dla którego inwestycji nie ocenia się po pierwszym roku.
Czym jest opex. Kupić czy wynająć i co ta decyzja robi z EBITDA
Opex to wydatki bieżące, które od razu trafiają w koszty. W środku znajdziesz: 2 różne definicje opeksu i pytanie, które warto zadać przed porównaniem liczb, zakup systemu zestawiony z abonamentem w horyzoncie 5 lat, powód, dla którego przejście na abonament obniża EBITDA 5 razy mocniej niż zysk przed opodatkowaniem, sytuacje, w których opex wygrywa z zakupem, a także sposób na koszty bieżące rosnące szybciej niż przychody.
Jak podnieść ceny stałym klientom?
Podwyżka cen może oznaczać jednocześnie mniej klientów i więcej zysku, jeśli przed decyzją policzysz marżę pokrycia. W środku znajdziesz: wyniki analizy 2463 firm, w której 1% wyższej ceny dawał 11,1% więcej zysku operacyjnego, firmę o skali 27 milionów, która po podwyżce o 8% traci 2 klientów i zarabia ponad 1,5 miliona złotych więcej, 3 grupy klientów zamiast jednej stawki dla wszystkich, miesiące, w których klient może jeszcze wpisać nową cenę do budżetu oraz odpowiedź na „stara cena albo odchodzę”.
Bank odmówił kredytu firmie: co sprawdza i dlaczego?
Bank mówi „nie” i rzadko tłumaczy dlaczego, a odmowa kredytu ma swoje źródło w liczbach z poprzednich lat. W środku znajdziesz: 3 miejsca w sprawozdaniu, z których bank czyta ryzyko, przykład firmy o skali 18 milionów złotych, która chce 3 miliony kredytu na 5 lat, wyjaśnienie, dlaczego udział kapitału własnego bywa ważniejszy niż sam zysk, historię miliona w kasie, którego nie było na koncie oraz kowenanty, które trzeba pilnować już po podpisaniu umowy.
Czym jest capex. Dlaczego inwestycję ledwo widać w wyniku, a od razu na koncie
Capex to pieniądze wydane na majątek, który pracuje dłużej niż rok. W środku znajdziesz: gdzie szukać capeksu w bilansie i w rachunku przepływów, dlaczego maszyna warta miliony obciąża wynik co roku tylko ułamkiem swojej ceny, 2 sposoby sfinansowania tej samej inwestycji, z których jeden zostawia firmie mniej niż tydzień gotówki, najnowsze dane GUS o inwestycjach firm oraz sygnał, że firma od lat zjada własny majątek.
Koszty stałe. Dlaczego przy spadku sprzedaży jedna firma traci część zysku, a druga wpada w stratę
Koszty stałe decydują o tym, ile zysku zostaje w gorszym roku. W środku znajdziesz: definicję, w której liczy się wolumen sprzedaży, a nie kalendarz, 2 firmy z przychodem 30 milionów i identycznym zyskiem, z których jedna po spadku sprzedaży o 20% kończy rok na minusie, wzór na stopień dźwigni operacyjnej i margines bezpieczeństwa oraz kleszcze, w których 10% wzrostu kosztów stałych zabiera ponad jedną czwartą zysku.
Wskaźnik płynności szybkiej. Dlaczego w handlu mówi więcej niż w usługach
Wskaźnik płynności szybkiej mówi, czy firma zapłaci rachunki bez sprzedawania towaru z magazynu. W środku znajdziesz: wzór w wersji Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, mediany za 2024 rok dla 8 branż, od biur rachunkowych po produkcję maszyn, hurtownię o skali 20 milionów, w której milion kredytu na towar obniża wskaźnik do 0,8 oraz odpowiedź, dlaczego w usługach prawie pokrywa się z płynnością bieżącą, a w handlu detalicznym spada o połowę.
Wskaźnik bieżącej płynności. Kiedy zapasy udają płynność
Wskaźnik bieżącej płynności liczy towar na magazynie tak samo jak pieniądze na koncie. W środku znajdziesz: jak dokładnie liczy go Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, dlaczego zapas, którego nikt nie kupi, nadal podbija wskaźnik, firmę handlową o skali 20 milionów, której wskaźnik 1,6 po odjęciu zalegającego towaru spada do 1,4, zakup za pół miliona z konta, po którym wskaźnik nie drgnie mimo prawie pustego konta oraz 3 sprawdzenia pokazujące, czy płynność opiera się na magazynie.
Zacznij zarządzać firmowymi finansami
Chciałbyś szybciej analizować finanse Twojej firmy i wyciągać z nich więcej informacji? Zamów bezpłatną, 45 minutową konsultację i sprawdź, o ile prostszy może stać się Twój biznes dzięki profesjonalnym analizom finansowym!
