Czym jest opex. Kupić czy wynająć i co ta decyzja robi z EBITDA

Opex to słowo, które najczęściej pada w ofercie dostawcy: „zero inwestycji, sam opex, płacisz miesięcznie”. Brzmi jak czysta oszczędność, bo pieniądze nie wychodzą z konta naraz. Firma o skali 20 milionów złotych przychodu ze sprzedaży wybiera między własnym serwerem z licencjami za 360 tysięcy a chmurą za 10 tysięcy miesięcznie. Obie drogi prowadzą do tego samego systemu, ale w rachunku wyników, w EBITDA i na koncie zostawiają zupełnie inne ślady.

Czym jest opex i dlaczego każdy rozumie go trochę inaczej

Opex, od angielskiego operating expenses, to wydatki bieżące, czyli te, które trafiają w koszty w tym samym okresie, w którym firma je ponosi: pensje, czynsz, usługi obce, abonamenty, marketing, energia. Jego przeciwieństwem jest capex, czyli pieniądze wydane na majątek, który pracuje latami i wchodzi w koszty stopniowo przez amortyzację. Ten mechanizm rozpisaliśmy osobno we wpisie o tym, czym jest capex.

Kłopot w tym, że opex nie ma jednej definicji. W części opracowań obejmuje wszystkie koszty działalności operacyjnej, łącznie z kosztem wytworzenia tego, co firma sprzedaje. W innych, na przykład w definicji przywoływanej przez Wikipedię, to wyłącznie koszty sprzedaży, administracji i rozwoju, bez produkcji. Ustawa o rachunkowości tego pojęcia w ogóle nie zna. Jeśli więc bank, inwestor albo dostawca mówi o opeksie, warto od razu dopytać, czy w tej kwocie jest koszt wytworzenia, czy tylko koszty sprzedaży i zarządu.

Opex a capex w praktyce: kupić czy wynająć

Wróćmy do serwera. Przy zakupie firma wydaje 360 tysięcy od razu, a przy pięcioletnim okresie użytkowania do kosztów trafia co roku 72 tysiące amortyzacji. Do tego dochodzi około 30 tysięcy rocznie na serwis i utrzymanie. Chmura kosztuje 120 tysięcy rocznie, a utrzymanie jest w cenie. Po pięciu latach zakup kosztuje łącznie 510 tysięcy, chmura 600 tysięcy, przy czym skumulowane wydatki zrównują się dopiero w czwartym roku.

Księgowo te dwie drogi też wyglądają inaczej. Kupiona licencja to wartość niematerialna i prawna, którą się amortyzuje, a podatkowo licencji na programy komputerowe nie da się zamortyzować szybciej niż w 24 miesiące, zgodnie z art. 16m ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT. Abonament w chmurze, w którym firma kupuje dostęp, a nie prawo do programu, jest usługą obcą i idzie w koszty bieżąco. Jeśli płacisz za rok z góry, księgowa rozłoży tę kwotę na kolejne miesiące, więc w wyniku i tak widać ją po kawałku.

Co przesunięcie z capeksu do opeksu robi z wynikiem i z EBITDA

Tu zaczyna się część, o której dostawcy zwykle nie wspominają. Amortyzacja leży poza EBITDA, a abonament w niej. W wariancie z zakupem EBITDA spada o 30 tysięcy rocznie, w wariancie z chmurą o 120 tysięcy. Ta sama funkcja, ten sam system, a EBITDA niższa o 90 tysięcy rocznie. Zysk przed opodatkowaniem różni się dużo mniej, bo amortyzacja też jest kosztem: przy zakupie spada o 102 tysiące, przy chmurze o 120 tysięcy, czyli różnica to tylko 18 tysięcy.

W codziennym zarządzaniu ta różnica w EBITDA nie ma wielkiego znaczenia. Zaczyna ją mieć w dwóch momentach. Pierwszy to sprzedaż firmy, bo wycena mnożnikowa opiera się często na EBITDA: przy mnożniku 5 te 90 tysięcy to 450 tysięcy w cenie, choć rozsądny kupujący skoryguje to o nakłady, których firma z chmurą nie musi ponosić. Drugi to kredyt, bo w umowach bywa kowenant oparty na relacji długu do EBITDA, a każda złotówka przeniesiona do opeksu ten wskaźnik pogarsza. Jak takie warunki działają po podpisaniu umowy, opisujemy przy tym, co bank sprawdza przed udzieleniem kredytu. Ten sam mechanizm przy leasingu, który w małych firmach zwykle trafia w usługi obce, rozpisaliśmy we wpisie o tym, czym jest EBITDA.

Kiedy opex jest lepszym wyborem

Nie oznacza to, że kupowanie zawsze wygrywa. Przy chmurze firma zatrzymuje w pierwszym roku 270 tysięcy na koncie, a przy rosnącej sprzedaży i napiętym kapitale obrotowym to potrafi być ważniejsze niż kilkadziesiąt tysięcy różnicy w EBITDA. Druga przewaga to elastyczność. Abonament z krótkim okresem wypowiedzenia da się zmniejszyć, kiedy firma traci klientów albo zmienia model działania. Amortyzacja kupionego serwera leci dalej niezależnie od tego, czy ktokolwiek z niego korzysta, co przy spadku sprzedaży mocno ciąży, jak pokazujemy przy kosztach stałych.

Co do zasady decyzja „kupić czy wynająć” nie jest więc pytaniem o to, co taniej wyjdzie po pięciu latach. To pytanie o to, czy firmie bardziej zależy na gotówce i elastyczności, czy na wyższej EBITDA i niższym koszcie całkowitym. Odpowiedź warto policzyć w budżecie firmy na kilka scenariuszy, zanim podpisze się umowę na trzy lata.

Opex rośnie po cichu

Najczęstszy problem z opeksem w firmach o skali 10-50 milionów nie dotyczy jednej dużej decyzji, tylko kilkudziesięciu małych. Każdy dział dokłada swoje narzędzie, licencje liczone od użytkownika rosną razem z zatrudnieniem, a umowy przedłużają się automatycznie. Żaden z tych kosztów osobno nie robi wrażenia, a razem potrafią rosnąć szybciej niż przychody. Warto raz w roku przejść przez usługi obce pozycja po pozycji, sprawdzając, kto z danej usługi faktycznie korzysta i na jakich warunkach.

Taki przegląd potrafi przynieść konkretne pieniądze. W projekcie dla rosnącego e-commerce analiza kosztów pokazała, że prowizje i opłaty abonamentowe da się lepiej kontrolować przez renegocjację warunków z dostawcami. Ogólne zasady cięcia kosztów bez szkody dla firmy zebraliśmy przy optymalizacji kosztów w firmie, a obszary finansów, w których warto sięgnąć po automatyzację, przy AI i automatyzacji w finansach. Z jakiej strony podchodzimy do kosztów w projektach, opowiada poniższy odcinek podcastu.

Podsumowanie, najkrócej jak się da

Opex to wydatki bieżące, które od razu trafiają w koszty, w przeciwieństwie do capeksu rozkładanego przez amortyzację. Definicje się różnią, więc w każdej poważnej rozmowie warto ustalić, czy obejmuje koszt wytworzenia.

Przesunięcie wydatku z capeksu do opeksu oszczędza gotówkę na starcie i daje elastyczność, ale obniża EBITDA mocniej niż zysk. To ma znaczenie przy wycenie firmy i kowenantach kredytowych, więc decyzję „kupić czy wynająć” warto policzyć z trzech stron naraz: wyniku, EBITDA i konta.

Inne materiały, które mogą Ci się przydać

• Wynik finansowy. Jak na niego patrzeć
• 7 dźwigni biznesu, które powinien znać każdy Przedsiębiorca
• Jak Zewnętrzny Dyrektor Finansowy pomaga w optymalizacji kosztów
• Wskaźnik ROA. Co mówi o firmie i dlaczego spada od długu
• Prognoza cash flow na 13 tygodni. Jak zobaczyć brak gotówki, zanim faktycznie jej zabraknie