Procesy w firmie – jak wpływają na marżę?

Procesy w firmie – jak wpływają na marżę?

Poniższy artykuł dotyczący procesów biznesowych został napisany na podstawie 26. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Jakie są najczęstsze błędy w procesach firm, które przeszkadzają w optymalizacji?

Według Marcina Jurczyńskiego głównym problemem lub błędem w obszarze procesów biznesowych jest złe podejście. Ponieważ wiele firm widząc problemy w procesach zaczynają od pomysłu wdrożenia systemu.

Jest to błędne podejście, ponieważ niepoukładane procesy w firmie jest bardzo ciężko przełożyć do systemu. Do takich systemów mogą należeć między innymi ERP, MES, czy CRM.

Należy pamiętać, że system to jedynie narzędzie, które wspiera już działające w firmie procesy. Wśród Przedsiębiorców często funkcjonuje mit, że firma musi mieć system, aby mieć proces. Pamiętaj, że nie jest ono do końca zgodne z rzeczywistością.

Jaki jest koszt nieudanego wdrożenia systemów?

Wiele firm popełnia błąd polegający na wdrażaniu wielu systemów, z których następnie nie korzysta. Koszty nieudanego wdrożenia to m.in.:

• Koszty samego oprogramowania,
• Koszty wdrożenia i dostosowania,
• Czas osób w firmie, które brały udział w procesie wdrożenia,
• Koszty alternatywne – czyli m.in. efektywność pracowników.

Jak zatem zacząć pracę z optymalizacją procesów w Twojej firmie?

Według Marcina, lepszym początkiem będzie identyfikacja i zmapowanie procesów, aby wiedzieć jak one w ogóle wyglądają i móc poszukać w nich słabych stron i możliwości optymalizacji. Marcin sądzi, że 80% procesów w firmach produkcyjnych nie zostało nigdy opisanych, ani zmierzonych.

Dlaczego dobre procesy zwiększają rentowność?

Sposobów tego, w jaki sposób właściwe procesy zwiększają rentowność jest wiele.

Przykładowo, dobre procesy mogą pomóc w skróceniu procesu produkcji. Chociażby dzięki temu, że podczas optymalizacji można wychwycić wąskie gardła, które ograniczają efektywność całego procesu.

Innym sposobem w jaki dobre procesy zwiększają marżę jest zarządzanie zapasami – to, w jaki sposób dbamy o to ile wykorzystujemy materiałów do produkcji. Nawet taki proces jak zarzadzanie odpadami. Marcin w podcaście opowiada o przykładzie firmy, która przez brak wdrożonego w firmie procesu zarządzania odpadami składowała pokaźne ilości stali, która nie była wykorzystywana.

Kolejnym istotnym sposobem, w jaki procesy pomagają Twojej firmie lepiej zarabiać może być lepsze zarządzanie magazynem i rotacją produktów – aby firma była świadoma i wiedziała ile towaru jest w magazynie i jaki procent magazynu nie rotuje. Często małe firmy handlowe, które nie rozliczają na bieżąco magazynu nie są w stanie określić tego, ile i na czym zarabia.

W wielu przypadkach inwentaryzacje w podobnych firmach pokazują bardzo duże straty lub nieścisłości.

 Na jakie kwestie w obszarze procesów w firmie szczególnie mocno warto zwrócić uwagę na samym początku?

Często okazuje się, że bardzo dużą optymalizację mogą dać bardzo proste usprawnienia. Chociażby takie, jak „zarządzanie wizualne” zaopatrzeniem – czyli przykładowo oznaczanie regałów z towarami kolorami, które określają to, jaki jest ich stock.

Inną kwestią na która warto zwrócić uwagę jest pomiar czasu poszczególnych etapów produkcji.

Szczególnie w produkcji warto… posprzątać.

Brak porządku w fizycznej przestrzeni firmy potrafi także być źródłem nieefektywności. Pracownicy między innymi tracą czas na szukanie swoich narzędzi, przebieranie materiałów, a nawet fizyczne omijanie nieużywanych maszyn.

Posprzątanie fizycznej przestrzeni i wdrożenie sposobów na to, aby pracownicy codziennie dbali o czystość miejsca pracy (np. poprzez wdrożenie tablicy cieni) jest stosunkowo prostym sposobem na podniesienie efektywności.

Dlaczego pracownicy nie wychodzą z inicjatywą optymalizacji procesów?

Czy też miewasz takie wrażenie, że ludzie bardzo skupiają się na własnej pracy i nie zastanawiają się nad tym, jak mogliby podnosić poprzeczkę i jak mogą optymalizować procesy w firmie? Z czego może to wynikać?

Z kilku kwestii. Często starsze pokolenie ma takie coś, że „nie możemy pracować szybciej, bo podniosą nam normy i będziemy musieli pracować ciężej”. Ja uważam, że w wielu firmach produkcyjnych jest nie to, że procesy nie są poukładane, tylko to, że brakuje komunikacji. Bo gdyby ludzie zajmujący się procesami się ze sobą komunikowali, to procesy można by lepiej optymalizować. Wiele osób ma wrażenie, że ich słowo nie zostanie wysłuchane, więc nie zgłasza swoich pomysłów. „Bo kierownik i tak mnie nie posłucha”. A to często pracownicy najlepiej znają procesy w firmie, to oni się nimi zajmują i w ich interesie jest to, żeby te procesy były dobre i lekkie – bo każdy z nas chce żeby jego praca była lekka. Dlatego to sami pracownicy często mają najlepsze pomysły na optymalizację procesów.

Brakuje Ci twardych danych finansowych?

Zastanawiasz się nad tym, jak uporządkować finanse Twojej firmy?

Plona Consulting to firma, która wspiera Przedsiębiorców w skutecznym zarządzaniu firmowymi finansami na postawie twardych danych. Przekazujemy Ci dane, dzięki którym wiesz wszystko, co powinieneś wiedzieć o rentowności, płynności i wynikach finansowych Twojego biznesu.

Jeżeli chcesz z nami porozmawiać, możesz zamówić bezpłatną konsultację.

Zamawiam bezpłatną konsultację