Efektywność pracowników – największa dźwignia w marży?
„Efektywność pracowników” to tytuł 22. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie, na podstawie którego został napisany poniższy artykuł.
Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:
Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts
Efektywność pracowników – dlaczego warto się jej przyjrzeć?
Tematem poniższego artykułu jest efektywność pracowników. Dotyczy on zatem wszystkich małych i średnich firm, które… zatrudniają pracowników. Niezależnie od tego, czy prowadzisz firmę usługową, handlową, czy produkcyjną i niezależnie od tego czy działasz w branży energetycznej, nieruchomości, e-commerce, czy doradczej – efektywność pracowników dotyczy Ciebie i Twojej firmy.
Być może w tym momencie zastanawiasz się, co efektywność pracowników ma wspólnego z zarządzaniem firmowymi finansami. Już wyjaśniamy.
Jak efektywność pracowników pływa na marżę i rentowność?
Jednym z bardzo częstych celów, które chcą osiągnąć Klienci we współpracy z nami jest podniesienie rentowności firmy. I zwłaszcza, jeżeli firma się rozwija, to najczęściej chcą to zrobić bez cięcia kosztów. I bardzo często w tej sytuacji efektywność pracy i pracowników to temat, który stanowi największą dźwignię dla podnoszenia marży.
Wszędzie tam, gdzie wynagrodzenia mają znaczący udział w kosztach, efektywność pracowników jest potężnym źródłem, które może zwiększać (lub oczywiście zmniejszać) rentowność.
Wyobraź sobie na przykład, że 40% rocznych kosztów, które ponosi Twoja firma to wynagrodzenia, a roczne koszty Twojej firmy to 5 milionów. W takiej sytuacji wynagrodzenia będą stanowić rocznie koszt 2 milionów złotych. Co oznacza, że optymalizacja 10% kosztów w tym obszarze przekłada się na 200 000 PLN.
Dzisiejszy artykuł oraz odcinek podcastu Wojciech Plony są więc właśnie o tym – czyli o utylizacji pracowników, ich efektywności oraz tym, jak końcowo wpływa ona na marżę i rentowność.
Efektywność pracowników a marża – na przykładzie Pana Janka
Aby lepiej zobrazować to, jak efektywność pracowników wpływa na marżę, poniżej rozpisaliśmy przykład pewnego pracownika umysłowego – Pana Janka.
Jak wygląda codzienna praca Pana Janka?
Pan Janek jest konsultantem/prawnikiem/programistą/marketingowcem lub przedstawicielem innego zawodu w usługach czy na produkcji, który pracuje 160 godzin miesięcznie i zarabia 8 000 zł netto na umowie B2B. Z prostych wyliczeń wychodzi nam, że stawka godzinowa tego pracownika wynosi 50 zł za 1h.
Pan Janek raportuje czas pracy i wie, że czas poświęcony Klientom to ok. 80h miesięcznie. Co przekłada się na 50% całego czasu. W takiej sytuacji rzeczywista stawka tego pracownika rośnie do 100 zł za 1h.
ZOBACZ TEŻ: Jak właściwie wyznaczać stawki Twojego zespołu?
Dodatkowo warto ująć także to, że urlopy wypoczynkowe oraz chorobowe Twojego pracownika także obniżają jego dostępność. Przy dodatkowym natłoku kwestii związanych z nadmierną administracją, spotkaniami wewnętrznymi i innymi tym podobnymi kwestiami, dostępność pracownika dla klienta, od którego pobieramy wynagrodzenie drastycznie spada.
Pamiętaj, że liczy się każda godzina – 1h dziennie to jest około 12,5% całego dnia Twojego pracownika.
50% efektywności pracy dla Klienta świadczy o tym, że dana osoba pracuje 4h dziennie dla Klienta, a pozostałe 4h średnio wykorzystywane są przez urlop, spotkania administracyjne i inne kwestie.
Pan Janek po odkryciu, że 50% czasu spędza nad Klientami zaczął się zastanawiać nad dwoma kwestiami:
- W jaki sposób mogę wykonywać te same czynności szybciej?
- Co mogę zrobić, aby czas „nieefektywny” był mniejszy?
Poniżej zawarliśmy wskazówki na to, jak bardziej efektywnie wykonywać zadania dla Klienta oraz jak ograniczać nieefektywność.
Jak szybciej wykonywać zadania dla Klientów?
1. Lepsza komunikacja z klientem
Poczynienie odpowiednich ustaleń i akceptacja Klienta może oszczędzić często wielu niepotrzebnych godzin pracy.
2. Lepszy i powtarzalny proces świadczenia usługi
Rozumiany jako sekwencja powtarzalnych działań realizowaną w oparciu o np. checklistę lub przygotowaniem szablonów powtarzalnych prac.
3. Lepsze planowanie prac
Aby nie zaskakiwały nas zadania i ich terminy.
Jak ograniczać nieefektywność?
1. Robienie krótszych lub bardziej treściwych spotkań
Każde spotkanie powinno mieć agendę, która jest pilnowana. Każde spotkanie powinno też kończyć się konkretnymi ustaleniami.
Co ciekawe, Jeff Bezos jest podobo fanem zasady „Dwóch Pizz” – czyli że spotkanie powinno mieć maksymalnie tylu członków, żeby wszyscy najedli się nie więcej niż dwiema pizzami.
2. Okienka czasowe na odbieranie maili i dzwonienie
Podobno prawie 30% czasu Twoich pracowników jest poświęcanych na maile.
Wojciech wspomina w odcinku podcastu, że sam godziny 14:00 ma wyłączoną skrzynkę pocztową, co zaoszczędziło mu około 4 godzin tygodniowo.
3. Korzystać z możliwości spotkań online i ograniczać dojazdy
Samo przejście do auta, stanie w korkach, czy nawet szukanie miejsca parkingowego pomiędzy spotkaniami to często stracony czas.
4. Wiele innych kwestii związanych z produktywnością i automatyzacją codziennej pracy.
Warto szukać usprawnień – nawet w małych, codziennych działaniach.
Efekty działań optymalizacyjnych u Pana Janka i ich wpływ na marżowość
W efekcie tych działań, w skali miesiąca Pan Janek zwiększył liczbę godzin przepracowywanych dla Klienta z 80 do 120. Co bezpośrednio przełożyło się na spadek stawki rzeczywistej stawki ze 100 zł za 1h na 66 zł za 1h.
Załóżmy, że za 1h Pana Janka u Klienta firma otrzymywała wynagrodzenie w wysokości 150 zł netto. Czyli Pan Janek przepracowując 80 godzin wygenerował 12 000 zł przychody ze sprzedaży. W krótkim szacunku, marża jaką generował wynosiła 4 000 zł co przekładało się na 33% marży.
W momencie kiedy Pan Janek zwiększył liczbę godzin w układzie miesięcznym do 120 godzin, generowane przychody podskoczyły do 18 000 zł, marża do 10 000 zł, a w ujęciu procentowym do 56%.
Jeżeli przeliczymy na dodatkową marżę w skali roku, to szybko przekonamy się, że 6 000 zł w ujęciu rocznym to przecież 72 000 zł rocznie. Kiedy mamy 10 pracowników to ponad 700 000 tysięcy złotych.
Oczywiście w tym przykładzie podaliśmy bardzo dużą optymalizacje czasu pracy i może ona być nieco zakrzywiona, jednak naszą intencją jest to, aby uświadomić Ci, jakie może mieć to znaczenie dla marży.
Jak widzisz, temat jest po prostu istotny i w niektórych przypadkach ma bardzo duży wpływ na marżę.
Jak podnieść efektywność pracowników?
Przykładów tego, jak można zwiększać efektywność pracy jest oczywiście multum, a to, który z nich warto wdrażać zależy od wielu czynników. Dlatego dziś chcemy podzielić się z Tobą tylko jednym sposobem, ale takim, którego wdrożenie dało efekty w dużej liczbie firm z którymi mieliśmy przyjemność pracować. A są to… wewnętrzne warsztaty. Jest to coś, co wdrożyliśmy u nas oraz coś, co często rekomendujemy Klientom.
Chodzi o to, aby raz w miesiącu spotkać się całym zespołem lub w ramach określonego działu i zadać sobie 3 proste pytania:
- Co blokuje nas przed osiągnięciem celów?
- Co obniża naszą efektywność?
- Co nas irytuje w codziennej pracy?
A następnie spisanie na tablicy tych problemów, przedyskutowanie możliwości ich rozwiązania i przydzielenie osoby, która będzie za to odpowiedzialna oraz terminu dokonania tejże zmiany. I kiedy zespół znów spotyka się za miesiąc, update odnośnie poprzednich kwestii i omówienie kolejnych. Jest to prosta metoda, ale skuteczna.
Podczas podobnych warsztatów u jednego z naszych Klientów okazało się na przykład, że osoby, które zajmują się obsługą zapytań, muszą przepisywać wiele informacji ręcznie z systemu automatyzacji marketingu do systemu CRM. Krótkie podliczenie pokazało, że przepisywanie tych informacji zajmowało ok. 5 minut na zapytanie. A że była to firma handlowa, która miała wtedy dużo zapytań to okazało się, że 1 hanldowiec obsługując w dni robocze po 6 zapytań dziennie, przeznaczał około 10 godzin w skali miesiąca na przepisywanie danych.
Wprowadzenie tutaj bardzo prostej automatyzacji, która sama przepisywała te dane sprawiło, że każdy z handlowców odzyskał przynajmniej kilka godzin pracy w ciągu miesiąca co przełożyło się na zwiększenie sprzedaży o ok 17%.
Dodatkowe materiały z zakresu efektywności
Jeżeli zainteresowało Cię to o czym opowiadał Wojciech Plona w 22. odcinku podcastu, prawdopodobnie chcesz dowiedzieć się jeszcze więcej o kwestiach związanych z efektywnością pracowników. Polecane dla Ciebie artykuły to:
- Jak wyceniać projekty, aby na nich zarabiać?
- Jak właściwie wyznaczać stawki Twojego zespołu?
- Jak rozwijać firmę dzięki uporządkowanym finansom? Finanse w szybko rosnącej firmie
Podsumowanie
Mamy nadzieję, że udało się nam zainspirować Cię do myśleniu o efektywności Twoich pracowników oraz że po przeczytaniu tego artykułu wiesz, jak efektywność wpływa na marżowość.
Efektywność pracowników to jedna z setek możliwości na zwiększenie marżowości Twojej firmy. Bardzo trudno jest natomiast optymalizować finanse, nie mając najpierw dobrej diagnozy.
Jeżeli chcesz lepiej poznać finanse Twojej firmę, dokładnie mierzyć marżę, dowiedzieć się gdzie mogą uciekać Twoje pieniądze – jest to dokładnie to, w czym wspieramy na co dzień Przedsiębiorców. Jeżeli chcesz dowiedzieć się co możemy Ci zaproponować, możesz skorzystać z bezpłatnej konsultacji, korzystając z poniższego przycisku!
