Jak omawiać firmowe finanse, aby zostać blisko liczb?
Przedsiębiorcy, którzy mają już w firmie wiarygodne analizy i narzędzia finansowe, często zastanawiają się nad tym, jak omawiać finanse, aby było to najbardziej efektywne. Dokładnie o tym temacie opowiada Wojciech Plona w 36. odcinku podcastu Finanse w Twojej Firmie.
Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:
Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts
Jakie jest najważniejsze spotkanie, którego nie odbywasz w Twojej firmie?
Tematem dzisiejszego odcinka podcastu jest… Najważniejsze spotkanie, którego nie odbywasz w Twojej firmie. Czyli z naszego doświadczenia – spotkanie w celu omówienia finansów firmy.
Jak zazwyczaj, temat dzisiejszego odcinka jest wynikiem naszych rozmów z Przedsiębiorcami. Często zdarza się, że Przedsiębiorcy, którzy mają swoje tabelki i narzędzia zastanawiają się nad dwiema kwestiami:
- Po pierwsze – skoro mamy już takie fajne analizy to jak z nich korzystać, żeby faktycznie pomagały mi zarządzać?
- Po drugie – co zrobić, żeby zostać blisko liczb i nie stracić ich z oczu na rzecz gaszenia pożarów i „bieżączki”?
Dlatego właśnie w tym odcinku podcastu podzielimy się z Wami dobrymi praktykami w tym zakresie, które sprawdzają się nie tylko u nas w Plona Consulting, ale też u wielu naszych Klientów, którzy skutecznie zarządzają finansami.
Dlaczego warto wybrać formę spotkania?
Jak zapewne widzisz po tytule dzisiejszego artykułu, jego kwintesencją jest… spotkanie. Bardzo często będzie paradoksalnie spotkanie samemu ze sobą. Codzienność wielu Przedsiębiorców wygląda następująco:
- Masz pewną myśl w głowie,
- spojrzysz w biegu na liczby wybiórczo,
- dokleisz sobie historię do tego co zobaczyłeś,
- pójdziesz dalej.
Jak pewnie widzisz, w tych kilku słowach występuje mnóstwo skrótów myślowych i założeń, które tak naprawdę powodują, że Twoje wnioski mogą być błędne.
Jeżeli od dłuższego czasu śledzisz podcast Finanse W Twojej Firmie, to możesz kojarzyć już koncepcję trzech filarów finansów – czyli po pierwsze odpowiedzialności (że musi być przydzielona konkretna osoba, która zadba o ten obszar), po drugie narzędzi (czyli programów albo arkuszy, które pozwolą Ci szybciej analizować finanse) i oraz po trzecie omawianej dzisiaj cykliczności (czyli tego, że w finanse nie wystarczy zajrzeć raz, a trzeba to robić w określonych cyklach).
Jak często organizować spotkania?
Z tych filarów płynie pewna zasada, którą bardzo rekomenduję w finansach, czyli zasada „dzień, tydzień, miesiąc, kwartał”. Dla niewtajemniczonych – ta zasada mówi o tym, że na finanse trzeba patrzeć cyklicznie, a w różnych cyklach warto patrzeć na różne dane. Dlatego warto ustalić na co powinieneś patrzeć codziennie, na co raz w tygodniu, na co raz w miesiącu i na co raz na kwartał.
Oczywiście potrzeby organizacji są różne, więc do tego wedle życzenia możesz dodać też to, na co warto patrzeć raz na pół roku czy na rok.
Faktycznie się SPOTKAJ
Oto klucz dzisiejszego artykułu: kiedy już ustalisz to, na co faktycznie chcesz patrzeć w tych cyklach… wbij sobie do kalendarza spotkanie i zacznij prowadzić takie spotkania. Sam ze sobą. Oto cała sztuczka.
Bo zakładam, że jeżeli słuchasz tak niszowego podcastu – podcastu dla Przedsiębiorców o firmowych finansach, to znaczy, że chcesz dobrze kontrolować finanse i być blisko liczb. A to wymaga jakościowego czasu.
Tak jak w relacji z drugim człowiekiem – jeżeli chcesz mieć dobrą relację, musicie spędzać wspólnie jakościowy czas. Czyli pojawia się nam piękne nowe stwierdzenie, które warto zapamiętać – a mianowicie „jakościowy czas z finansami”. Wielu Przedsiębiorców, z którymi rozmawiamy, a nawet naszych byłych Klientów z którymi rozmawiamy po czasie popełnia bardzo prosty do popełnienia błąd, który polega na tym, że mają oni stworzone naprawdę dobre narzędzia finansowe, wiedzą na co powinni patrzeć chociażby raz w tygodniu i na tej wiedzy poprzestają. I na przykład zamiast faktycznie zaglądać w te dane tydzień w tydzień i mieć je na boku, robią to przez pierwsze 2 tygodnie, a potem mają poczucie, że przecież już znają te tabelki, więc nie ma sensu w nie zaglądać.
Zauważam, że dużo osób ma trochę bzika na punkcie nowych, lśniących rzeczy. I zamiast przeanalizować tę samą tabelkę, którą wiedzieli już tydzień czy 2 tygodnie temu, wolą po prostu rzucić na nią szybko okiem i stwierdzić że wszystko jest okej, albo w ogóle tego nie zrobić.
Jak powinny wyglądać konkretne spotkania?
Poniżej znajdziesz informację o tym, czego mogą dotyczyć te poszczególne spotkania, jak powinny wyglądać i ile powinny trwać. Aby łatwiej było zrozumieć ten model, dla ułatwienia zrobimy to na postawie firmy usługowej.
Spotkanie codzienne (daily)
Zacznijmy więc od spotkania codziennego. Spotkanie codzienne jest najbardziej operacyjne. Więc powinno dotyczyć kwestii, które powinieneś znać na bieżąco i których znajomość faktycznie ma wpływ na Twoje codzienne decyzje. W przypadku firmy usługowej są to takie rzeczy jak:
- dane operacyjne,
- czas pracy ludzi – jak się układa, czy wszyscy, którzy powinni raportują swój czas,
- ilość i wartość przeterminowanych faktur,
- stan konta,
To spotkanie to krótki standup, który pozwoli Ci sprawdzić, czy nie ma jakichś dużych, niepokojących anomalii. W związku z tym, że to spotkanie będziesz odbywać codziennie, staraj się je utrzymać poniżej 10 minut.
Spotkanie tygodniowe (weekly)
Kolejne spotkanie, które weźmiemy pod lupę to spotkanie cotygodniowe. To spotkanie to już czas, gdzie można omawiać pewne podsumowania – ale dalej te bliżej operacji.
Przykładowo na cotygodniowym spotkaniu w firmie usługowej możesz weryfikować:
- Ile godzin było przepracowane na projektach vs ile zakładaliśmy?
- Ile ponieśliśmy kosztów?
- Czy jesteśmy w budżetach?
- Jaka była rentowność sprzedaży?
- Jakie mamy należności i zobowiązania?
To spotkanie pojawia się w kalendarzu zdecydowanie rzadziej. Dlatego rekomendujemy, żeby zależnie od Twojego biznesu trwało pomiędzy 30 a 60 minut.
Spotkanie comiesięczne (monthly)
Idąc dalej mamy spotkanie comiesięczne. Raz na miesiąc to jest już taki cykl, w którym możemy patrzeć na ogólne wyniki i ich elementy składowe. To spotkanie to nie jest już miejsce na sprawy operacyjne.
W tym cyklu warto zerkać na takie kwestie jak:
- Rentowność całej firmy,
- Wyniki finansowe i ich składowe.
Jest to spotkanie, którego większość Przedsiębiorców praktycznie nie odbywa. Od godziny do trzech godzin jakościowego czasu z finansami, gdzie przejdziesz praktycznie całe finanse od ogółu do szczegółu.
Jeżeli chcesz wynieść z tego artykułu jedną praktyczną kwestię – to niech będzie to właśnie to – comiesięczne finansowe spotkanie, gdzie, jak mówią niektórzy nasi Klienci, przeorasz finanse.
Spotkania kwartalne/półroczne/roczne
I następnie mamy te spotkania, która pojawiają się rzadziej – spotkania kwartalne, półroczne i roczne. I te spotkania służą podsumowaniu dużych strategicznych kwestii i trendów albo nawet megatrendów.
Na tym etapie warto badać między innymi:
- Odejścia Klientów,
- Średni czas współpracy Klienta,
- Takie kwestie jak sezonowość,
- Realizacja celów strategicznych.
I celem tego spotkania jest weryfikacja kursu. Sprawdzenie, czy nasz statek płynie w dobrym kierunku. Weryfikowanie trendów i sprawdzanie, czy cały biznes pod kątem finansów porusza się w dobrą stronę.
Ważne: Dopasuj cykle i KPI do Twojego biznesu
Jak to zazwyczaj bywa, opowiadamy o pewnym modelu, którzy trzeba dopasować do swojej firmy. Bo inaczej będzie to wyglądać w firmie usługowej, produkcyjnej i handlowej.
Kluczowe jest to, żeby ten cykl był bardziej dostosowany do Twojej firmy – czyli przykładowo, jeżeli prowadzisz firmę handlową i masz stacjonarne punkty sprzedaży, to do swojego codziennego zestawienia możesz dorzucić sprzedaż per punkt oraz możesz zwiększyć częstotliwość – badać 2-3 razy w tygodniu a nie raz na miesiąc.
Dobre praktyki dotyczące omawiania finansów
Dodatkowo, myślę, że warto poruszyć jeszcze kwestię dobrych praktyk, które pomagają w trzymaniu dyscypliny w tym obszarze.
Zasada I – zbuduj agendę.
Czyli jeżeli masz już wskaźniki, które chcesz analizować podczas na przykład codziennych spotkań, to na ich podstawie stwórz agendę – opis tego, jak krok po kroku będzie wyglądać to spotkanie, a następnie przez nią konsekwentnie przechodź podczas spotkań. Jeżeli po czasie zauważysz, że coś Ci w niej nie gra – to nie wyrzucaj jej całej, tylko ją zaktualizuj. I w końcu dojdziesz do takiego cyklu, który będzie Ci odpowiadać.
Zasada II – im częściej, tym krócej.
Po drugie – pamiętaj, że im częstsze jest to spotkanie, tym krócej powinno trwać. Jeżeli jako Właściciel rosnącej firmy planujesz poświęcać finansom codziennie godzinę czasu, to z dużą dozą prawdopodobieństwa mogę powiedzieć, że będzie ciężko. Nie chodzi też o to, żeby to spotkanie to była dla Ciebie żmudna praca, która ma Cię odciągać od wszystkiego innego.
Zasada IV – Wbij spotkanie w kalendarz i spędzaj z finansami JAKOŚCIOWY czas.
Wychodzimy z założenia, że lepiej spędzić z finansami 10 minut w skupieniu, niż godzinę, ale pełną rozproszeń. Dlatego wbij sobie to spotkanie koniecznie w kalendarz. Tak, aby wszyscy wiedzieli, że w tym czasie jesteś niedostępny.
To jest czas dla finansów – ten, jak to wcześniej nazwaliśmy „jakościowy czas z finansami” i dokładnie tak powinien być spędzany. A nie jako przestrzeń do robienia innych rzeczy przy okazji czy multitaskingu.
Brakuje Ci danych do prowadzenia podobnych spotkań?
Jeżeli chcesz trzymać rękę na pulsie w zakresie finansów, ale widzisz, że brakuje Ci narzędzi do analiz, możesz skorzystać ze wsparcia Zewnętrznego Dyrektora Finansowego. To dedykowana Twojej firmie osoba, która wspiera Cię w skutecznym zarządzaniu finansami firmy – między innymi przygotowując pliki do analiz czy modele finansowe. Taki ekspert pomoże Ci określić właściwe KPI finansowe i zbudować narzędzia do controllingu.
Jeżeli chcesz sprawdzić, czy takie wsparcie jest dla Ciebie, możesz zamówić bezpłatną konsultację online, podczas której…
- Lepiej poznamy Twój biznes,
- Na spokojnie opowiemy Ci jak możemy wesprzeć Cię w kontroli rentowności,
- Odpowiemy na Twoje pytania.
Zamów konsultację, korzystając z linku poniżej:
