Jak zarządzać finansami w firmie?
Posłuchaj artykułu w formie podcastu!
Jak zarządzać finansami w firmie – poniższy artykuł został napisany na podstawie pierwszego odcinka podcastu „Finanse W Twojej Firmie”.
Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts
„Jak zarządzać finansami w firmie?” – to pytanie, nad którym głowi się wielu Właścicieli firm – zarówno mikro, małych jak i średnich. Właściwe zarządzanie finansami firmy często staje się ważne, kiedy firma staje się coraz większa, a dotychczasowe metody po prostu przestają się sprawdzać.
W naszym doświadczeniu, potrzeba lepszego zarządzania finansami firmy pojawia się u Właścicieli firm w dwóch przypadkach: kiedy firma zaczyna dynamicznie rosnąć lub kiedy pojawiają się u nich poważne problemy finansowe.
Innymi częstymi impulsami do zmiany sposobu zarządzania finansami są także:
- Potrzeba stworzenia analiz dla inwestorów lub w celu uzyskania finansowania,
- zauważenie, że obecny sposób analizowania finansów jest bardzo czasochłonny,
- uzyskanie niższych niż przewidywane zysków (lub nawet starty!) w danym okresie,
- planowanie dynamicznego rozwoju firmy.
Jeżeli jesteś w podobnej sytuacji i chcesz zacząć zarządzać finansami Twojej firmy na podstawie twardych danych, ten artykuł został napisany właśnie dla Ciebie.
Jakie są objawy źle zarządzanych finansów firmy?
Zanim porozmawiamy konkretnie o skutecznym zarządzaniu finansami firmy, warto wspomnieć o tym, jak mogą wyglądać nieuporządkowane finanse w firmie.
Chaos w finansach firmowych to na tyle poważny problem, że aż 82% małych firm upada ze względu na złe zarządzanie finansami i problemy z płynnością finansową.
Typowe objawy chaosu w obszarze finansów to między innymi:
- Występowanie problemów z płynnością finansową (np. konieczność zapłaty, kiedy na koncie firmy nie ma pieniędzy),
- niewielki poziom kontroli kosztów,
- poczucie, że gdzieś „uciekają” pieniądze firmy – czasami także odnoszenie coraz mniejszych zysków wraz ze wzrostem przychodów,
- brak wiedzy o potencjalnych zagrożeniach finansowych.
Jeżeli powyższe problemy dotyczą Twojej firmy – warto zweryfikować obecny sposób zarządzania finansami. W dalszej części artykułu odpowiadamy na pytanie jak kontrolować finanse w firmie.
Jak zarządzać finansami w firmie? Na podstawie twardych danych!
Zarządzanie finansami firmy jest procesem. Jego celem jest sprawienie, aby Twoja firma była jak najbardziej bezpieczna i rentowna. Kroki, które powinieneś podjąć, aby uporządkować firmowe finanse będą zależne od tego, jak ta kwestia wygląda w Twojej firmie obecnie.
Na poziomie podstawowym – ważne jest, aby zarządzanie finansami firmy nie odbywało się wyłącznie na podstawie intuicji jej Właściciela. Intuicja w biznesie jest oczywiście ważna, ale na pewnym etapie po prostu przestaje wystarczać.
Aby móc zarządzać na podstawie twardych danych, potrzebne będą Ci dobre fundamenty w obszarze finansów. My nazywamy je filarami poukładanych finansów. I zaliczamy do nich odpowiedzialność, cykliczność oraz narzędzia. Więcej przeczytasz o nich poniżej.
Poznaj 3 filary poukładanych finansów w firmie
Filar 1: Odpowiedzialność
Pierwszym co musisz zrobić, jeżeli zastanawiasz się jak zarządzać finansami w firmie, jest określenie odpowiedzialności. W Twojej firmie musi być ktoś, kto sprawi, że wszystkie działania związane z obszarem finansów (analizy, spotkania), będą realizowane.
Celem tego działania jest uniknięcie zjawiska rozproszenia odpowiedzialności. Liczne badania i eksperymenty pokazują, że im więcej osób jest świadkami jakiegoś zdarzenia, tym mniejsze jest prawdopodobieństwo, że ktoś zareaguje w sytuacji kryzysowej lub w ogóle podejmie działanie. Jeżeli natomiast wyznaczysz konkretną osobę, która będzie rozliczana z realizacji funkcji finansowej, znacząco zwiększysz prawdopodobieństwo tego, że Twoje finanse będą odpowiednio poukładane.
Co ważne – osoba odpowiedzialna wcale nie musi być osobą, która będzie te działania samodzielnie wykonywać. Nie musi ona sama zbierać danych, realizować analiz i wyciągać w nich wniosków. Zadaniem osoby odpowiedzialnej jest sprawić, że ta funkcja będzie realizowana. Taka osoba może na przykład wejść we współpracę z firmą doradztwa finansowego dla firm. Jej rolą w takiej sytuacji będzie jedynie pilnować, aby zawsze terminowo odbywały się spotkania z omówieniem wyników finansowych i aby pojawiały się na nich wszystkie osoby, które powinny tam być.
Filar 2: Narzędzia
Bądźmy szczerzy – nikt nie ma czasu na to, aby ręcznie liczyć wszystko, co dzieje się w firmie. Takie podejście może prowadzić do tego, że cały dzień będziesz siedzieć z „głową w tabelkach”, zamiast skupiać się na kwestiach, które powinny być Twoimi priorytetami. A zupełnie nie temu ma służyć zarządzanie finansami firmy.
Właśnie dlatego narzędzia są drugim filarem, który pomoże Ci szybko i skutecznie zarządzać finansami.
Kiedy Właściciel firmy zastanawia się jak prowadzić finanse w małej firmie – jako pierwsze do głowy przychodzą bardzo często właśnie narzędzia.
Niezależenie od formy, narzędzia finansowe to instrumenty, które na podstawie wprowadzonych do nich danych, pozwolą Ci dokonać głębszych analiz i przyswoić najważniejsze informacje w szybszy i bardziej przystępny sposób.
Przykładowo, dobre narzędzie finansowe po automatycznym „zaciągnięciu” wszystkich danych księgowych oraz raportu czasu pracy Twoich pracowników, pozwoli Ci na bieżąco określić rentowność każdego projektu. Taka wiedza pozwala bardzo szybko zidentyfikować nierentowne zlecenia, a co za tym idzie – zwiększać zyski firmy.
Przykładowe narzędzia finansowe, które tworzymy dla naszych klientów możesz sprawdzić, klikając tutaj: Przykładowy raport finansowy
Brak odpowiednich narzędzi sprawi, że będziesz opierać się wyłącznie na informacjach przedstawianych Ci przez księgowość – a jest wiele pytań finansowych, na które księgowa po prostu nie będzie w stanie Ci odpowiedzieć.
Filar 3: Cykliczność
Ostatnim z omawianych w tym artykule filarów jest cykliczność – czyli „zaglądanie” w finanse co jakiś określony czas. Przykładowo raz w tygodniu.
W większości biznesów rekomendujemy analizę i omówienie danych finansowych przynajmniej raz na tydzień. Taki cykl pozwala na stosunkowo szybkie wyłapywanie trendów i zagrożeń, które pojawiają się w finansach Twojej firmy.
Oprócz tego często omawianie danych finansowych w firmie ma jeszcze jedną, bardzo ważną zaletę – sprawia to, że na co dzień obcujesz z liczbami. Dzięki temu zaczynasz stopniowo coraz częściej myśleć o tym, jakie skutki finansowe mogą przynieść Twoje codzienne decyzje. Nierzadko okazuje się w takiej sytuacji, że podejmowane z automatu działania (np. takie jak impulsywnie wydawane premie), znacząco wpływają na wyniki lub płynność finansową firmy.
Możesz skorzystać także z zasady „dzień – tydzień – miesiąc – kwartał”, czyli zadać sobie pytania:
- Na co powinienem patrzeć raz dziennie?
- Na co powinienem patrzeć raz w tygodniu?
- Na co powinienem patrzeć raz w miesiącu?
- Na co powinienem patrzeć raz na kwartał?
Więc o tym jak zarządzać finansami w firmie i jak istotna jest cykliczność wspomniał Wojciech Plona na swoim profilu na LinkedIn:
Podsumowanie – jak zarządzać finansami w firmie?
Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak poukładać finanse, możesz kliknąć TUTAJ, aby pobrać checklistę, która pomoże Ci określić czy obszar finansów w Twojej firmie jest obecnie odpowiednio poukładany i czy korzystasz z właściwych narzędzi.
Jeżeli chcesz jednak jak najszybciej wyeliminować chaos z firmowych finansów, możesz zamówić bezpłatną konsultację z jednym z naszych ekspertów. Podczas konsultacji możesz zadać dowolne pytanie dotyczące finansów firmy lub opowiedzieć krótko o tym, jak obecnie zarządzasz finansami i otrzymać konkretne rekomendacje dotyczące usprawnień w tym zakresie. Aby zamówić konsultację, kliknij w poniższy link.
