Jak zarządzać finansami w firmie? 3 filary uporządkowanych finansów

Odpowiednio poukładane finanse w firmie mogą być źródłem przewagi konkurencyjnej i sposobem na rozwój biznesu. Według wielu raportów zarządzanie finansami i płynnością finansową stanowi bowiem największą przeszkodę do rozwoju firm z segmentu MŚP. Jak zatem zarządzać finansami w firmie w taki sposób, który umożliwi szybkie i bezpieczne skalowanie?

Jak zarządzać finansami w firmie?

„Jak zarządzać finansami w firmie?” – to pytanie, nad którym głowi się wielu Właścicieli firm – zarówno mikro, małych jak i średnich.

Najczęściej potrzeba lepszego zarządzania finansami pojawia się u Właścicieli firm w dwóch przypadkach: kiedy firma zaczyna dynamicznie rosnąć lub kiedy pojawiają się u nich poważne problemy finansowe.

Częstymi impulsami do zmiany sposobu zarządzania finansami są także:

  • Potrzeba stworzenia analiz dla inwestorów lub w celu uzyskania finansowania,
  • Zauważenie, że obecny sposób analizowania finansów jest bardzo czasochłonny,
  • Uzyskanie niższych niż przewidywane zysków (lub nawet starty!) w danym okresie,
  • Plany dynamicznego rozwoju firmy.

Jeżeli jesteś w podobnej sytuacji i chcesz zacząć zarządzać finansami Twojej firmy na podstawie twardych danych, ten artykuł został napisany właśnie dla Ciebie.

Jakie są objawy źle zarządzanych finansów firmy?

Zanim porozmawiamy konkretnie o skutecznym zarządzaniu finansami firmy, warto wspomnieć o tym, jak mogą wyglądać nieuporządkowane finanse w firmie. Chaos w finansach firmowych to na tyle poważny problem, że aż 82% małych firm upada ze względu na złe zarządzanie finansami i problemy z płynnością finansową.

Typowe objawy, które mogą sugerować, że procesy finansowe w firmie nie są odpowiednio poukładane to między innymi:

  • Występowanie problemów z płynnością finansową (np. konieczność zapłaty, kiedy na koncie firmy nie ma pieniędzy),
  • Niewielka kontrola kosztów i tego, jak szybko rosną,
  • Poczucie, że gdzieś „uciekają” pieniądze firmy – czasami także odnoszenie coraz mniejszych zysków wraz ze wzrostem przychodów,
  • Odczuwany przez Właściciela firmy lub jej Zarząd brak kontroli nad finansami,
  • Brak wiedzy o potencjalnych zagrożeniach finansowych.

Jak zatem zarządzać finansami firmy, aby uniknąć podobnych problemów?

Proponujemy podejście oparte o 3 filary – odpowiedzialność, narzędzia i cykliczność.

Filar 1: Odpowiedzialność

Pierwszym co musisz zrobić, jeżeli zastanawiasz się jak zarządzać finansami w firmie, jest określenie odpowiedzialności. W Twojej firmie musi być ktoś, kto sprawi, że wszystkie działania związane z obszarem finansów (analizy, spotkania), będą realizowane.

Celem tego działania jest uniknięcie zjawiska rozproszenia odpowiedzialności. Liczne badania i eksperymenty pokazują, że im więcej osób jest świadkami jakiegoś zdarzenia, tym mniejsze jest prawdopodobieństwo, że ktoś zareaguje w sytuacji kryzysowej lub w ogóle podejmie działanie. Jeżeli natomiast wyznaczysz konkretną osobę, która będzie rozliczana z realizacji funkcji finansowej, znacząco zwiększysz prawdopodobieństwo tego, że Twoje finanse będą odpowiednio poukładane.

Co ważne – osoba odpowiedzialna wcale nie musi być osobą, która będzie te działania samodzielnie wykonywać. Nie musi ona sama zbierać danych, realizować analiz i wyciągać w nich wniosków. Zadaniem osoby odpowiedzialnej jest sprawić, że ta funkcja będzie realizowana. Taka osoba może na przykład wejść we współpracę z firmą doradztwa finansowego dla firm. Jej rolą w takiej sytuacji będzie jedynie pilnować, aby zawsze terminowo odbywały się spotkania z omówieniem wyników finansowych i aby pojawiały się na nich wszystkie osoby, które powinny tam być.

Filar 2: Narzędzia

Bądźmy szczerzy – nikt nie ma czasu na to, aby ręcznie liczyć wszystko, co dzieje się w firmie. Takie podejście może prowadzić do tego, że cały dzień będziesz siedzieć z „głową w tabelkach”, zamiast skupiać się na kwestiach, które powinny być Twoimi priorytetami. Właśnie dlatego narzędzia są drugim filarem, który pomoże Ci właściwie zarządzać finansami firmy.

Niezależenie od formy, narzędzia to instrument, który na podstawie wprowadzonych do niego danych, pozwoli Ci dokonać głębszych analiz i przyswoić najważniejsze informacje w szybszy i bardziej przystępny sposób.

Przykładowo, dobre narzędzie finansowe po automatycznym „zaciągnięciu” wszystkich danych księgowych oraz raportu czasu pracy Twoich pracowników, pozwoli Ci na bieżąco określić rentowność każdego projektu. Taka wiedza pozwala bardzo szybko zidentyfikować nierentowne zlecenia, a co za tym idzie – zwiększać zyski firmy.

Przykładowe narzędzia finansowe, które tworzymy dla naszych klientów możesz sprawdzić, klikając tutaj: Przykładowy raport finansowy

Brak odpowiednich narzędzi sprawi, że będziesz opierać się wyłącznie na informacjach przedstawianych Ci przez księgowość – a jest wiele pytań finansowych, na które księgowa po prostu nie będzie w stanie Ci odpowiedzieć.

Filar 3: Cykliczność

Ostatnim z omawianych w tym artykule filarów jest cykliczność – czyli „zaglądanie” w finanse co jakiś określony czas. Przykładowo raz w tygodniu.

W większości biznesów rekomendujemy analizę i omówienie danych finansowych przynajmniej raz na tydzień. Taki cykl pozwala na stosunkowo szybkie wyłapywanie trendów i zagrożeń, które pojawiają się w finansach Twojej firmy.

Oprócz tego często omawianie danych finansowych w firmie ma jeszcze jedną, bardzo ważną zaletę – sprawia to, że na co dzień obcujesz z liczbami. Dzięki temu zaczynasz stopniowo coraz częściej myśleć o tym, jakie skutki finansowe mogą przynieść Twoje codzienne decyzje. Nierzadko okazuje się w takiej sytuacji, że podejmowane z automatu działania (np. takie jak impulsywnie wydawane premie), znacząco wpływają na wyniki lub płynność finansową firmy.

Podsumowanie – jak zarządzać finansami w firmie?

Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej o tym, jak poukładać finanse, możesz kliknąć TUTAJ, aby pobrać checklistę, która pomoże Ci określić czy obszar finansów w Twojej firmie jest obecnie odpowiednio poukładany i czy korzystasz z właściwych narzędzi.

Jeżeli chcesz jednak jak najszybciej wyeliminować chaos z firmowych finansów, możesz zamówić bezpłatną konsultację z jednym z naszych ekspertów. Podczas konsultacji możesz zadać dowolne pytanie dotyczące finansów firmy lub opowiedzieć krótko o tym, jak obecnie zarządzasz finansami i otrzymać konkretne rekomendacje dotyczące usprawnień w tym zakresie. Aby zamówić konsultację, kliknij w poniższy link.

>> Zamawiam bezpłatną konsultację