9 kluczowych KPI finansowych w firmie usługowej

Artykuł jest dostępny także w formie audio:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Czym są finansowe KPI?

KPI finansowe to tzw. kluczowe wskaźniki efektywności, czyli konkretne, mierzalne wartości, dzięki którym Właściciel firmy lub osoba nią zarządzająca, jest w stanie szybko zweryfikować obecną kondycję przedsiębiorstwa i podejmować właściwe decyzje w obszarze finansów.

KPI finansowe umożliwiają także wyłapanie wszelkich korzystnych lub niekorzystnych trendów, które pojawiają się w Twojej firmie. Monitorowanie najważniejszych wskaźników finansowych pozwala na sprawdzenie już dziś, czy Twoja firma jest na właściwej drodze, aby osiągać swoje długoterminowe cele. Kontrola historycznych wyników, pozwala również patrzeć przed siebie, prognozując w wiarygodny sposób przyszłość Twojego biznesu.

Niezależnie od tego jak duża jest Twoja firma, jeżeli chcesz skutecznie zarządzać jej finansami, nie masz wyjścia. Musisz mierzyć i regularnie analizować KPI, aby dobrze orientować się w tym, co dzieje się w każdym jej obszarze.

Jakie KPI finansowe powinieneś mierzyć?

Konkretne KPI, które powinieneś mierzyć są zależne od branży, specyfiki i obecnej sytuacji Twojej firmy. Jest jednak zespół KPI, które są wspólne dla wszystkich przedsiębiorstw.

Poniżej przedstawiamy kilka przykładów finansowych KPI, które według nas, powinien mierzyć właściciel każdej firmy usługowej. Jednocześnie warto zaznaczyć, że są to jedynie podstawowe wskaźniki, które warto uzupełniać tymi bardziej zaawansowanymi.

WAŻNE: Jeżeli chcesz lepiej zarządzać finansami firmy, możesz skorzystać z bezpłatnej konsultacji, podczas której nasz konsultant wesprze Cię w szukaniu KPI warto mierzyć w Twojej firmie.

1. Przychody ze sprzedaży

Sprawa jest banalnie prosta – bez przychodów ze sprzedaży nie ma zysków. Mierzenie i monitorowanie przychodów ze sprzedaży jest najbardziej podstawowym KPI finansowym, na które musisz zwracać uwagę. Tylko w ten sposób będziesz mógł porównywać je z kosztami, aby badać rentowność Twojej firmy.

Jeżeli chodzi o przychody ze sprzedaży, warto także sporządzić ich strukturę – czyli pokazać jakie źródła przychodów występują w naszym biznesie i w jakim stopniu odpowiadają one za końcowy wynik.

Znajomość obecnego i prognozowanego poziomu przychodów ze sprzedaży będzie także niezbędna do wyznaczania celów handlowych dla działu sprzedaży.

2. Marże pokrycia (I, II, III, IV stopnia)

Marża to oczywiście różnica między ponoszonymi przez nas kosztami, a przychodami ze sprzedaży danego produktu lub usługi. Wyraża ona to, w jakim stopniu przychody ze sprzedaży pokrywają koszty.

W zależności od tego, jak rozumiemy „koszty”, marża może mieć kilka poziomów –  marża pokrycia szacowana jest na kilku poziomach w zależności jakie koszty są „pokrywane”.

Taki podział pozwala ocenić w którym miejscu prowadzona przez Ciebie firma jest rentowna i w jakim stopniu.  To przydatne narzędzie, które pozwala zidentyfikować progi rentowności naszego biznesu i pilnować, czy poszczególne grupy kosztów nie zyskują na znaczeniu i obniżają osiąganą marżę.

• I poziom – po uwzględnieniu bezpośrednich kosztów wytworzenia
• II poziom – po uwzględnieniu bezpośrednich kosztów transportu
• III poziom – po uwzględnieniu kosztów sprzedaży
• IV poziom – po uwzględnieniu kosztów zarządu

3. EBITDA

EBITDA (earnings before interest, taxes, depreciation and amortization) to zysk operacyjny firmy przed potrąceniem odsetek od zobowiązań, podatków oraz amortyzacji.

W uproszczeniu oznacza to, że EBITDA pokazuje Ci, czy Twoja działalność operacyjna przynosi Twojej firmie zyski.

Dzięki znajomości wskaźnika EBITDA jesteś w stanie określić na jakim poziomie znajduje się rentowność Twojej firmy.

Chcesz właściwie dobrać KPI dla Twojej firmy?

Możesz zamówić bezpłatną konsultację – chętnie Cię wesprzemy. Chcę zamówić konsultację!

4. Faktyczna ilość gotówki firmy

Jako Właściciel firmy, nie możesz zarządzać jedynie na podstawie wyników księgowych. Aby uniknąć problemów z płynnością finansową, musisz zwracać uwagę także na cash flow. W tym zakresie warto mierzyć i zestawiać ze sobą:

• stan środków pieniężnych na koncie i w kasie,
• stan należności i zobowiązań wraz z terminami ich spłaty,
• zestawienie dwóch powyższych (Stan środków + należności – zobowiązania)

Oprócz wiedzy o dostępnej obecnie ilości gotówki, warto także prognozować ilość gotówki. Do tego niezbędne będą prognozy finansowe wykonywane na podstawie budżetów. Pokażą Ci one rzeczywistą ilość gotówki którą Twoja firma będzie miała na koncie w poszczególne dni. Dzięki takim prognozom będziesz mógł lepiej rozkładać płatności, aby uniknąć problemów z płynnością.

5. Wysokość kosztów stałych

Koszty stałe to te, których wysokość jest niezależna od wielkości sprzedaży. Niezależnie od tego ile przychodu wygeneruje Twoja firma, musisz opłacić wynajem biura, wynagrodzenia pracowników, leasingi itd.

W wielu mniejszych firmach przedsiębiorcy decydując się na zwiększenie kosztów stałych, nie patrzą na nie w kategorii comiesięcznych wydatków. Na zwiększenie kosztów stałych najczęściej decydują się oni w momencie zwiększonych przychodów ze sprzedaży, zapominając, że ten koszt, będzie przez nich ponoszony co miesiąc.

Nieproporcjonalny wzrost kosztów stałych do przychodów ze sprzedaży (koszty stałe rosnące szybciej niż przychody) prowadzi do obniżenia marży, co za tym idzie do pogorszenia wyników finansowych i potencjalnych problemów z płynnością.

6. Rentowność poszczególnych projektów

Rentowność projektów jest ważnym KPI zarówno dla właściciela firmy usługowej jak i dla project managerów.

Ten KPI pozwoli Ci wychwycić to, że Twój zespół pracuje ponad zakres lub poświęca zbyt dużo czasu na dany projekt, zbyt optymistyczne (zaniżone) wyceny projektów lub potrzebę podniesienia stawek Twoich pracowników.

W długim okresie, ten wskaźnik finansowy potrafi wskazać właścicielowi firmy, które rodzaje zleceń są rentowne, a które nierentowne.

7. Wysokość poduszki finansowej

Poduszka finansowa to wszystkie zgromadzone przez firmę oszczędności, które pomagają, kiedy pojawiają się nieprzewidziane koszty lub niższe niż zakładane przychody.

Jeżeli podzielisz wysokość poduszki finansowej, przez miesięczną wysokość kosztów stałych, będziesz mógł zobaczyć ile miesięcy mogłaby funkcjonować Twoja firma, gdyby osiągała zerowe przychody, co pozwala określić poziom bezpieczeństwa Twojego biznesu.

W firmach usługowych można określić wysokość poduszki finansowej w odniesieniu do procesu sprzedaży, realizacji i rozliczenia usługi. Jeżeli wiemy ile średnio trwa proces sprzedaży (czas od pierwszego kontaktu do podpisania umowy), realizacja usługi i jej rozliczenie, możemy przewidzieć minimalny poziom gotówki, który musi posiadać firma, aby nie wpaść w kłopoty finansowe.

8. Średni czas płatności faktur + odsetek faktur płaconych po terminie

Zgodnie z badaniami, aż 34% małych i średnich firm ma problemy finansowe z powodu spóźnionych płatności.

Te 2 KPI finansowe są jednymi z ważniejszych na liście, ponieważ pokazują, czy Twoja firma finansuje rynek i czy inne firmy używają dźwigni finansowej Twoim kosztem.

9. Efektywność pracowników

Jeżeli sprzedajesz czas swoich pracowników, logicznym jest, że powinieneś mierzyć ich efektywność.

Efektywność można rozumieć jako odsetek czasu spędzanego w projektach vs odsetek czasu niespędzanego na projektach.

Najlepiej od początku istnienia firmy wdrożyć odpowiednie narzędzia, w których pracownicy będą raportować swój czas. Dzięki temu będziesz wiedzieć, ile faktycznie czasu Twoi pracownicy pracują dla Twoich klientów… Ale uwaga, ta wiedza może zmienić Twoje myślenie o wydajności i opłacalności niektórych pracowników.

Wiedza o efektywności pracowników będzie dla Ciebie przydatna przy ustalaniu stawek, po których Twój zespół będzie pracować dla klientów.

…i inne wskaźniki KPI zależne od branży Twojej firmy

Nie ma dwóch takich samych firm. Zawsze gorąco zachęcamy, do mierzenia i analizowania takich wskaźników finansowych, które są ważne dla Ciebie i dla Twojej firmy.

Pamiętaj, że oprócz wskaźników finansowych, warto także mierzyć wskaźniki w innych obszarach firmy – w administracji, marketingu, sprzedaży, projektach itd. Największą wiedzę daje łączenie wskaźników z wielu dziedzin. Przykładowo, jak wzrost nakładów na marketing przekłada się na wzrost przychodów?

Jeżeli chciałbyś dowiedzieć się, jakie KPI polecamy firmom w Twojej branży, możesz skorzystać z bezpłatnej konsultacji z naszym ekspertem.

Zamawiam bezpłatną konsultację