Czego możesz wymagać od księgowości?

Czego możesz wymagać od księgowości?

Tematem dzisiejszego odcinka podcastu jest współpraca Przedsiębiorców z księgowością. Artykuł został napisany na podstawie 57. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Jak wygląda współpraca księgowości z biznesem?

Tematem tego artykułu jest współpraca księgowości z biznesem – to, jak wyobrażają ją sobie Przedsiębiorcy, a jak ta współpraca wygląda naprawdę.

Kilka miesięcy temu Wojciech Plona występował na jednym z trójmiejskich eventów, który był przeznaczony tylko i wyłącznie dla właścicieli biur rachunkowych oraz głównych księgowych. I było to bardzo ciekawe doświadczenie – bo mogliśmy dzięi temu zderzyć to, co zawsze słyszymy od Przedsiębiorców na temat księgowości, z tym, jak wygląda perspektywa drugiej strony. I dziś postaramy się wyciągnąć z tego wnioski i połączyć te dwie perspektywy w jedną.

Księgowość = finansowa wyorcznia

Pierwsza myśl, która jest tak naprawdę myślą przewodnią tego artykułu jest taka, że Przedsiębiorcy w wielu przypadkach traktują księgowość niemalże jak finansową wyrocznię. Czyli w oczach wielu Przedsiębiorców jest tak, że księgowa może być, albo wręcz powinna być źródłem wiedzy na każdy temat związany z finansami firmy.

Jednym z pytań, które zadajemy często Przedsiębiorcom przed rozpoczęciem współpracy nad porządkowaniem finansów jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy jest pytanie o księgowość – czyli jak jest dziś zorganizowana, kto ją prowadzi i na ile Przedsiębiorcy są z niej zadowoleni. Co się okazuje, duża część Przedsiębiorców, z którymi rozmawiamy jest akurat w procesie zmiany księgowości. I powodów tej zmiany bywa sporo – ale jednym z częstszych jest właśnie to, że – jak mówią Przedsiębiorcy – „nasza księgowa nie pomaga nam w analizach finansowych”. Albo, że „nasza księgowa nie proponuje nam rozwiązań, które mogłyby nam usprawnić finanse”, czy wreszcie „nasza księgowa nie jest proaktywna w kwestii naszych podatków”.

Wielu Przedsiębiorców chciałoby, żeby księgowość (oprócz prowadzenia księgowości) stanowiła dla nich wsparcie w obszarze na przykład:

• doradztwa podatkowego,
• prowadzenia controllingu,
• zarządzania płynnością,
• układania procesów – na przykład obiegu dokumentów.

I to nie jest tylko nasz wniosek – bo to była rzecz, którą słyszeliśmy w co drugiej albo co trzeciej rozmowie podczas wspomnianego we wstępie eventu. Kiedy mówiliśmy, że Plona Consulting zrzesza CFO i że świadczymy dla małych i średnich firm taką usługę jak Zewnętrzny Dyrektor Finansowy, to po drugiej stronie często widzieliśmy na ustach uśmiech, że to chyba właśnie o tego typu usługę pytają często ich Klienci.

Więc tak wyglądają często oczekiwania Przedsiębiorców. Że księgowa to w zasadzie powinna zajmować się wszystkim co finansowe.

Jak jest w rzeczywistości?

To jest absolutnie kluczowe: księgowość w rzeczywistości jest ukierunkowana na… uwaga uwaga: księgowaniu. Na wprowadzaniu transakcji do systemu księgowego zgodnie z wybranymi standardami. Tylko tyle i aż tyle.

Takim podstawowym celem księgowości jest to, żeby właściwie przygotowywać wymagane sprawozdania i żeby Twoja firma płaciła poprawną wysokość podatków. I ten fakt jest często źródłem masy nieporozumień i nieudanych współprac. Bo jeśli po jednej stronie stołu mamy księgowość, która po prostu wypełnia swoje obowiązki, a po drugiej stronie mamy Przedsiębiorcę, który oczekuje, że otrzyma wsparcie w kwestii nie tylko księgowości, ale też podatków, controllingu czy organizacji, to siłą rzeczy mamy zgrzyt.

Co dostają Przedsiębiorcy od księgowości?

Patrząc przez pryzmat naszego doświadczenia, Przedsiębiorcy najczęściej dostają od księgowości dość ogólne dane – na przykład proste sprawozdania z bardzo ogólnie pogrupowanymi kosztami i przychodami, rachunek zysków i strat i zgodny z ustawą o rachunkowości bilans. I co się okazuje – duża część Przedsiębiorców patrzy na te dokumenty… I nie widzi w nich nic. Albo przynajmniej nic co byłoby jakkolwiek użyteczne. Czyli nie ma w tym żadnej wartości zarządczej. I po jakimś czasie część osób, niezadowolona tym stanem rzeczy, decyduje się na bolesny proces zmiany księgowej. I co się okazuje po czasie? Że w nowy biurze rachunkowym, ta sprawa wygląda bardzo podobnie. I w taki sposób rekordzista wśród naszych Klientów zmienił księgowość kilkanaście razy na przestrzeni pięciu lat – szukając tego jednego biura rachunkowego, które wreszcie poukłada jego finanse.

Rozminięcie się w oczekiwaniach jest powszechne

Czasem mówimy, że to trochę tak, jakby cały czas zmieniać grafika i denerwować się, że żaden z grafików, na których trafiamy, nie pomaga nam poukładać naszej strategii marketingowej.

Jeśli jesteś jedną z osób, która od jakiegoś czasu szuka właśnie takiej księgowości, która poukłada finanse – to mamy niestety złe wieści. Że jak do tej pory nie spotkaliśmy się ANI RAZU z księgowością, która od A do Z poukładałaby w danej firmie finanse.

I żeby uniknąć niedomówień – nie mówimy tego, żeby teraz na forum strzelać w osoby czy firmy zajmujące się księgowością – a wręcz przeciwnie. Liczymy na to, że ten artykuł przyniesie trochę więcej zrozumienia jeśli chodzi o rolę księgowości w firmie. Bo zawsze powtarzamy, dobra księgowość, pomimo, że nie poukłada finansów I TAK jest na wagę złota.

Księgowość NIE odpowiada za Twoje finanse – co to znaczy?

Ta myśl – że księgowość wcale nie jest tą jednostką która powinna być odpowiedzialna za finanse niesie za sobą kilka zmian myślowych, które trzeba przyjąć, będąc Przedsiębiorcą. I chyba najważniejsza z nich polega na tym, że część osób ma takie wrażenie (albo wręcz głośno mówi), że gdyby z ich finansami coś było nie tak, to że księgowa by im o tym powiedziała. Co z naszej perspektywy niekoniecznie jest prawdą. Bo jest wiele pytań finansowych, na które księgowa co do zasady raczej Ci nie odpowie.

Zobacz więcej: 8 pytań finansowych, na które nie odpowie Ci księgowa.

Pytania w stylu:

• Ile pieniędzy będzie na naszym koncie za 2 miesiące?
• Czy występuje ryzyko utraty płynności finansowej?
• Czy nie przepłacamy w którychś obszarach?
• Czy nasze projekty, po uwzględnieniu kosztów pośrednich dalej są rentowne?
• i tak dalej.

Czego zatem MOŻESZ wymagać?

Przyszła pora, żeby zaadresować kluczowe, tytułowe pytanie – skoro księgowość nie jest od tego, żeby „ogarniać” całe finanse, to czego MOŻNA od niej wymagać?

Dużo zależy od tego, czy mamy księgowość wewnętrzną czy zewnętrzną. Bo trzeba pamiętać o tym, że poziom zaangażowania przy zewnętrznej księgowości może być mocno ograniczony, żeby biznes takiego biura rachunkowego mógł dobrze prosperować – co nie znaczy, że to jest kategorycznie zła opcja, bo wiele firm większego zaangażowania może po prostu nie potrzebować. Ale z naszego doświadczenia – księgowość wewnętrzna bardziej koncentruje się na budowie rachunkowości zarządczej, szybciej wprowadza zapisy księgowe i co za tym idzie szybciej zamyka miesiąc.

Ale żeby nie było, to rozwiązanie ma swoje minusy – bo zatrudnianie do wewnątrz jest często bardziej pracochłonne i kosztowne. I dodatkowo, jesteśmy wówczas mocno uzależnieni od wiedzy i kompetencji osoby, czy zespołu, który zatrudniamy. Ale oczywiście sama kwestia podjęcia decyzji o tym, czy powinniśmy zatrudniać czy outsource’ować mocno zależy to od przypadku.

Pomijając oczywistą kwestię tego, że to, czego możesz, a czego nie możesz wymagać od księgowości będzie zależeć oczywiście od podpisanej między Wami umowy, to generalna zasada jest taka, że od księgowości możesz oczekiwać… Właściwego księgowania. Właściwego wprowadzania transakcji do ksiąg. Bo tym w gruncie rzeczy zajmuje się księgowość. A dodatkowo generowania comiesięcznych, podstawowych deklaracji. I to jest, można powiedzieć, poziom minimum.

Idąc dalej – możesz oczekiwać TERMINOWEGO informowania Cię o wysokości podatków. Możesz oczekiwać komunikacji z Tobą – w ustalonej formie, czyli na przykład wsparcia w nieprzewidywalnych i nagłych sytuacjach, które dotyczą Twojej księgowości. I dodatkowo – rzecz, która sprawia, że współpraca z księgowością może wspierać proces układania finansów to szybki i pełny dostęp do danych Twojej firmy.

Jeśli słuchałeś poprzedniego odcinka (Finansowe Hamulce), to wiesz, że zła współpraca z księgowością jest elementem, który uznajemy w Plona Consulting za jeden z najczęściej spotykanych przez nas hamulców jeśli chodzi o układnie finansów. Jeśli jako Przedsiębiorca nie możesz doprosić się w sensownym terminie o przesłanie danych… To warto rozważyć to, czy ta współpraca nie jest przypadkiem wąskim gardłem w zakresie analizowania finansów.

Kluczowa lekcja z tego odcinka

Zadaniem księgowości jest jest to, żeby znać się i doradzać Ci w każdym możliwym obszarze finansów, a to, żeby wprowadzać zapisy księgowe i pomóc Ci zamknąć miesiąc i wyliczyć wysokość podatków.

Szukasz wsparcia w innych obszarach finansów?

Jeśli szukasz kogoś, kto mógłby wesprzeć Cię w reszcie obszarów finansów – chociażby takich jak controlling finansowy – to zachęcamy do rzucenia okiem na naszą ofertę i zamówienia bezpłatnej konsultacji, podczas której zastanowimy się wspólnie, jak moglibyśmy wesprzeć Cię w finansach.

Plona Consulting to firma doradztwa finansowego, która wspiera Przedsiębiorców w analizowaniu finansów ich firmy, aby mogli oni zwiększać jej marzę i bezpieczeństwo. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.

Zamawiam bezpłatną konsultację