Dobra księgowa jest na wagę złota. To niezaprzeczalny fakt… ale jako spółka, która zajmuje się tworzeniem analiz i doradztwem finansowym dla firm, często spotykamy się z jednym, bardzo popularnym przeświadczeniem przedsiębiorców, które ma z kolei mało wspólnego z rzeczywistością. Dotyczy ono właśnie księgowości i brzmi mniej więcej tak:
Nie muszę tworzyć analiz finansowych dla mojej firmy, tym zajmuje się moja księgowa – gdyby w moich finansach było coś nie tak, to by mi przecież powiedziała.
Ta opinia jest na tyle powszechna, że zdecydowaliśmy się jej poświęcić oddzielny artykuł. Przedstawiamy 8 pytań z zakresu finansów, na które nie odpowie Ci nawet najdroższe biuro rachunkowe.
8 pytań finansowych, na które nie odpowie Ci księgowa.
1. Ile pieniędzy będę miał na koncie za 2 tygodnie?
Co do zasady, księgowość zajmuje się wynikami… księgowymi.
W momencie, kiedy wystawiasz fakturę, w Twojej firmie pojawia się przychód. W rzeczywistości pieniędzy za tę transakcję możesz nie zobaczyć jeszcze na długo po wystawieniu faktury. Dopiero kiedy Twój kontrahent wykona przelew i pieniądze pojawią się na Twoim koncie firmowym, wystąpi tzw. dodatni przepływ finansowy (wpływ).
Księgowa nie zwraca więc dużej uwagi na faktyczną ilość gotówki, którą posiada Twoja firma, a jedynie na wartości, które znajdują się na fakturach. Księgowość może w prawdzie podać Ci, ile pieniędzy miałeś na koncie na koniec poprzedniego miesiąca, ale ta informacja odnosi się jedynie do przeszłości.
Ten fakt naturalnie jest powiązany z kolejnym pytaniem, mianowicie….
2. Czy w mojej firmie zachodzi ryzyko utraty płynności finansowej?
Jak na pewno wiesz, nawet firma, która osiąga na papierze wysokie zyski, może upaść, między innymi ze względu na spóźnione płatności od swoich klientów.
Księgowi nie weryfikują rzeczywistych terminów płatności i nie poinformują Cię o tym, że czas, w jakim Twoi klienci opłacają faktury, wydłuża się, co może prowadzić do utraty płynności finansowej. Twoje biuro księgowe nie przygotuje dla Ciebie także wiarygodnych prognoz płynności finansowej ani nie zbada wskaźników płynności, które pokazują Ci, ile dokładnie musisz mieć odłożonej gotówki na koncie, aby ustrzec się przed problemami z płynnością finansową.
O rzeczywistą ilość gotówki, płynność i wyniki finansowe Twojej firmy może zadbać w Twojej firmie Zewnętrzny Dyrektor Finansowy.
3. Które projekty mojej firmy są rentowne, a które nie?
Księgowa zna najczęściej ogólny poziom kosztów, które ponosi Twoja firma, ale często nie pokaże Ci, w jaki sposób są one powiązane z poszczególnymi źródłami przychodów. Nawet jeżeli Twoja księgowa prowadzi dla Ciebie bardziej rozbudowaną analitykę (księguje na zespole kont 5), może mieć problem z odpowiednim „dorzuceniem” do niej kosztów pośrednich (czyli takich, które nie dotyczą bezpośrednio realizowanych kontraktów, ale na które projekty muszą zarobić).
Informacje, których nie otrzymasz od księgowej w zakresie kontroli finansowej projektów to także:
- Ilość zakładanych godzin vs liczba przepracowanych godzin w danym projekcie
- Wycena vs rzeczywisty koszt projektu
- Procentowy i bezwzględny poziom marży 1. stopnia na danym projekcie
4. Jaką marżę osiągam na poszczególnych produktach lub usługach?
To kolejne pytanie, na które najczęściej nie odpowie Ci Twoja księgowa. Wynika to z braku połączenia danych dotyczących przychodów oraz kosztów pośrednich i bezpośrednich. Mało które biuro rachunkowe prowadzi na tyle zaawansowaną analitykę, która pozwoliłaby uzyskać wiarygodną odpowiedź na to pytanie.
Twój biznes, najprawdopodobniej ma kilka źródeł przychodów, z których każde wymaga od Ciebie innego poziomu zaangażowania, innych kompetencji Twojego zespołu i przynosi inny poziom zysków.
Przykład:
Agencje marketingowe, często oferują bardzo szerokie spektrum usług – od tworzenia identyfikacji wizualnych i elementów graficznych, przez prowadzenie mediów społecznościowych i płatnych kampanii, aż po tworzenie stron lub sklepów internetowych. Tak szeroki zakres oferty może powodować problemy związane z kontrolą rentowności każdej z opisanych wcześniej linii biznesowych.
Po odpowiednich analizach finansowych może się okazać, że obszar, który wymaga największego zaangażowania Właściciela firmy (ponieważ np. nikt w firmie nie ma odpowiednich kompetencji, aby za niego odpowiadać), przynosi firmie najmniejsze zyski. Taka sytuacja jest natomiast jasnym sygnałem o tym, w jaki sposób firma powinna kształtować i rozwijać swoją ofertę. Firma otrzymuje w ten sposób wiedzę, która usprawnia biznes.
Zobacz także: CASE STUDY: Controlling finansowy dla agencji marketingowej
5. Które z moich kosztów mogę zoptymalizować i jak to zrobić?
Optymalizacja kosztów wymaga szerokiego spojrzenia na biznes i dobrego pogrupowania kosztów. Grupowanie ich w sposób, w jaki robi to księgowość, nie jest wystarczająco dokładnym systemem, aby księgowa mogła doradzać Ci w tym zakresie. Księgowa nie zasugeruje Ci zatem obszaru, w którym koszty są stosunkowo zbyt wysokie i możliwe to zoptymalizowania.
Zobacz także: Optymalizacja kosztów w firmie – jak mądrze optymalizować koszty?
Jeżeli Twoja firma szybko rośnie (pod względem osiąganych przychodów lub ilości zleceń), to w naturalny sposób wraz z przychodami, rosną także koszty. Często okazuje się, że niektóre koszty rosną znacznie szybciej niż powiązane z nimi przychody. Tej dysproporcji również nie wyłapie Twoja księgowa.
Jeżeli korzystasz z usług biura rachunkowego, jesteś prawdopodobnie jednym z dziesiątek lub setek klientów. Każda księgowa ma zatem wielu klientów, którzy często przynoszą dokumenty na ostatnią chwilę. W związku dużym ograniczeniem czasowym, które wynika z takiego układu, księgowe nie zagłębiają się najczęściej w temat analizy kosztów firmy.
6. Ile podatku będę miał do zapłacenia w danym okresie?
Nierzadko pojawia się sytuacja, w której przedsiębiorca jest informowany przez księgową, że ma do zapłacenia wysoki podatek, kiedy na koncie jego firmy nie ma wystarczającej sumy, aby go opłacić. Na tym przykładzie wyraźnie widać różnice między podejściem księgowej a rzeczywistością.
Księgowa działa na danych z przeszłości. Co się już wydarzyło, jaka była wartość wystawionych i otrzymanych faktur w poprzednim okresie. Dobre zarządzanie finansami firmy wymaga jednak także patrzenia przed siebie – tworzenia prognoz i szacowania.
W firmie warto prognozować wyniki sprzedaży, płynność finansową, a także poziom podatków, które będą do zapłacenia w danym okresie. Prognozowanie pomoże nam uniknąć pytania…
Dlaczego mam do zapłacenia podatki, skoro nie mam nic na koncie?
Ważne jest, aby informacje z prognoz wykorzystywać w praktyce – np. okładając odpowiednią ilość pieniędzy na opłacenie prognozowanych podatków.
7. Jakie powinny być stawki moich pracowników?
Wycena stawek potrafi być dla przedsiębiorców kłopotliwym tematem. Stawki pracowników (ilość pieniędzy, którą klient płaci Ci za godzinę pracy Twojego pracownika) często ustalane są na podstawie stawek konkurencji lub stawek, które uznane są przez danego przedsiębiorcę za „rynkowe”. Raczej nie zaskoczymy Cię, pisząc, że nie jest to odpowiednie podejście.
Stawki danego pracownika powinny być dostosowane przede wszystkim do kosztów Twojego biznesu – kosztów stałych, pośrednich i bezpośrednich. Dopiero biorąc pod uwagę tak podzielone koszty, możesz dobrze wycenić stawki Twoich pracowników. Księgowa nie powie Ci zatem, jak powinieneś wyceniać pracę Twoich pracowników, ani jakie błędy popełniasz w wycenach projektów.
Na przestrzeni realizacji naszych 200+ projektów doradczych zdarzało się nam napotkać księgowe, które pracowały na pełen etat i pomagały określać Właścicielom stawki ich podwładnych, ale to niezwykle rzadki przypadek.
8. Czy stać mnie na tę inwestycję?
Tak jak pisaliśmy w pytaniu o podatki – księgowość patrzy głównie w przeszłość. Inwestycje są natomiast domeną przyszłości. Słowo „inwestycja” może w tym przypadku oznaczać:
- zatrudnienie kolejnego pracownika,
- otwarcie kolejnego punktu stacjonarnego,
- zakup maszyn lub kosztownego oprogramowania,
- zakup sprzętów służbowych – samochodów, komputerów, telefonów.
- zmiana biura na większe,
- zwiększenie budżetu marketingowego,
- stworzenie nowego produktu lub usługi,
- wejście na nowy rynek,
- i wiele więcej…
Inwestujesz w coś czas lub kapitał tu i teraz, aby w przyszłości przyniosło Ci to określone korzyści. Na tym etapie pojawiają się natomiast pytania – np. czy stać mnie na tę inwestycję? Czyli czy nie stwarza ona ryzyka utraty płynności finansowej dla mojej firmy.
Podsumowanie
Dobra księgowa zdecydowanie jest nie do zastąpienia. W każdej firmie są jednak obszary finansów, do których nie zaglądają nawet najbardziej zaangażowani księgowi. Do takich obszarów należą najczęściej płynność finansowa, cashflow, prognozowanie wyników, czy budżetowanie. Oczywiście, od każdej reguły zdarzają się wyjątki i są księgowe, które dałyby radę odpowiedzieć na powyższe pytania, ale są one rzadkością. Jednocześnie pragniemy podkreślić, że powyższy artykuł nie miał na celu urazić księgowych, a jedynie wyraźnie przedstawić różnice między księgowością, a analityką finansową i finansami zarządczymi.
Na wszystkie pytania, które padły w powyższym artykule, może odpowiedzieć Ci natomiast Zewnętrzny Dyrektor Finansowy, czyli dedykowana Twojej firmie osoba, która dostarcza Ci wiedzę niezbędną do podejmowania bezpiecznych decyzji z zakresu finansów.
Więcej na temat Zewnętrznego Dyrektora Finansowego możesz się dowiedzieć, korzystając z poniższych materiałów:
>> Zewnętrzny Dyrektor Finansowy – przewodnik po usłudze
>> CFO na godziny – czy warto korzystać z jego usług?
>> Pobierz przykładowy raport, który może przygotować Zewnętrzny Dyrektor Finansowy
