Przejdź do treści

02 lipca 2021

8 pytań finansowych, na które nie odpowie Ci księgowa

W wielu firmach, „wyrocznią” w zakresie finansów jest księgowa. Przedsiębiorcy często mają poczucie, że informacje, które zapewnia im księgowość są wystarczające, aby skutecznie zarządzać finansami. Jest jednak wiele obszarów finansowych, w które nie wnikają nawet najlepsze biura księgowe, a które mogą stanowić potencjalne ryzyko dla funkcjonowania Twojej firmy.

Dobra księgowa jest na wagę złota. To niezaprzeczalny fakt… ale jako spółka, która zajmuje się tworzeniem analiz i doradztwem finansowym dla firm, często spotykamy się z jednym, bardzo popularnym przeświadczeniem przedsiębiorców, które ma z kolei mało wspólnego z rzeczywistością. Dotyczy ono właśnie księgowości i brzmi mniej więcej tak:

Nie muszę tworzyć analiz finansowych dla mojej firmy, tym zajmuje się moja księgowa – gdyby w moich finansach było coś nie tak, to by mi przecież powiedziała.

Ta opinia jest na tyle powszechna, że zdecydowaliśmy się jej poświęcić oddzielny artykuł. Przedstawiamy 8 pytań z zakresu finansów, na które nie odpowie Ci nawet najdroższe biuro rachunkowe.

8 pytań finansowych, na które nie odpowie Ci księgowa

1. Ile pieniędzy będę miał na koncie za 2 tygodnie?

Co do zasady, księgowość zajmuje się wynikami… księgowymi.

W momencie, kiedy wystawiasz fakturę, w Twojej firmie pojawia się przychód. W rzeczywistości pieniędzy za tę transakcję możesz nie zobaczyć jeszcze na długo po wystawieniu faktury. Dopiero kiedy Twój kontrahent wykona przelew i pieniądze pojawią się na Twoim koncie firmowym, wystąpi tzw. dodatni przepływ finansowy (wpływ).

Księgowa nie zwraca więc dużej uwagi na faktyczną ilość gotówki, którą posiada Twoja firma, a jedynie na wartości, które znajdują się na fakturach. Księgowość może w prawdzie podać Ci, ile pieniędzy miałeś na koncie na koniec poprzedniego miesiąca, ale ta informacja odnosi się jedynie do przeszłości.

Ten fakt naturalnie jest powiązany z kolejnym pytaniem, mianowicie….

2. Czy w mojej firmie zachodzi ryzyko utraty płynności finansowej?

Jak na pewno wiesz, nawet firma, która osiąga na papierze wysokie zyski, może upaść, między innymi ze względu na spóźnione płatności od swoich klientów.

Księgowi nie weryfikują rzeczywistych terminów płatności i nie poinformują Cię o tym, że czas, w jakim Twoi klienci opłacają faktury, wydłuża się, co może prowadzić do utraty płynności finansowej. Twoje biuro księgowe nie przygotuje dla Ciebie także wiarygodnych prognoz płynności finansowej ani nie zbada wskaźników płynności, które pokazują Ci, ile dokładnie musisz mieć odłożonej gotówki na koncie, aby ustrzec się przed problemami z płynnością finansową.

O rzeczywistą ilość gotówki, płynność i wyniki finansowe Twojej firmy może zadbać w Twojej firmie Zewnętrzny Dyrektor Finansowy.

3. Które projekty mojej firmy są rentowne, a które nie?

Księgowa zna najczęściej ogólny poziom kosztów, które ponosi Twoja firma, ale często nie pokaże Ci, w jaki sposób są one powiązane z poszczególnymi źródłami przychodów. Nawet jeżeli Twoja księgowa prowadzi dla Ciebie bardziej rozbudowaną analitykę (księguje na zespole kont 5), może mieć problem z odpowiednim „dorzuceniem” do niej kosztów pośrednich (czyli takich, które nie dotyczą bezpośrednio realizowanych kontraktów, ale na które projekty muszą zarobić).

Informacje, których nie otrzymasz od księgowej w zakresie kontroli finansowej projektów to także:

  • Ilość zakładanych godzin vs liczba przepracowanych godzin w danym projekcie
  • Wycena vs rzeczywisty koszt projektu
  • Procentowy i bezwzględny poziom marży 1. stopnia na danym projekcie

4. Jaką marżę osiągam na poszczególnych produktach lub usługach?

To kolejne pytanie, na które najczęściej nie odpowie Ci Twoja księgowa. Wynika to z braku połączenia danych dotyczących przychodów oraz kosztów pośrednich i bezpośrednich. Mało które biuro rachunkowe prowadzi na tyle zaawansowaną analitykę, która pozwoliłaby uzyskać wiarygodną odpowiedź na to pytanie.

Twój biznes, najprawdopodobniej ma kilka źródeł przychodów, z których każde wymaga od Ciebie innego poziomu zaangażowania, innych kompetencji Twojego zespołu i przynosi inny poziom zysków.

Przykład:

Agencje marketingowe, często oferują bardzo szerokie spektrum usług – od tworzenia identyfikacji wizualnych i elementów graficznych, przez prowadzenie mediów społecznościowych i płatnych kampanii, aż po tworzenie stron lub sklepów internetowych. Tak szeroki zakres oferty może powodować problemy związane z kontrolą rentowności każdej z opisanych wcześniej linii biznesowych.

Po odpowiednich analizach finansowych może się okazać, że obszar, który wymaga największego zaangażowania Właściciela firmy (ponieważ np. nikt w firmie nie ma odpowiednich kompetencji, aby za niego odpowiadać), przynosi firmie najmniejsze zyski. Taka sytuacja jest natomiast jasnym sygnałem o tym, w jaki sposób firma powinna kształtować i rozwijać swoją ofertę. Firma otrzymuje w ten sposób wiedzę, która usprawnia biznes.

Zobacz także: CASE STUDY: Controlling finansowy dla agencji marketingowej

5. Które z moich kosztów mogę zoptymalizować i jak to zrobić?

Optymalizacja kosztów wymaga szerokiego spojrzenia na biznes i dobrego pogrupowania kosztów. Grupowanie ich w sposób, w jaki robi to księgowość, nie jest wystarczająco dokładnym systemem, aby księgowa mogła doradzać Ci w tym zakresie. Księgowa nie zasugeruje Ci zatem obszaru, w którym koszty są stosunkowo zbyt wysokie i możliwe to zoptymalizowania.

Zobacz także: Optymalizacja kosztów w firmie – jak mądrze optymalizować koszty?

Jeżeli Twoja firma szybko rośnie (pod względem osiąganych przychodów lub ilości zleceń), to w naturalny sposób wraz z przychodami, rosną także koszty. Często okazuje się, że niektóre koszty rosną znacznie szybciej niż powiązane z nimi przychody. Tej dysproporcji również nie wyłapie Twoja księgowa.

Jeżeli korzystasz z usług biura rachunkowego, jesteś prawdopodobnie jednym z dziesiątek lub setek klientów. Każda księgowa ma zatem wielu klientów, którzy często przynoszą dokumenty na ostatnią chwilę. W związku dużym ograniczeniem czasowym, które wynika z takiego układu, księgowe nie zagłębiają się najczęściej w temat analizy kosztów firmy.

6. Ile podatku będę miał do zapłacenia w danym okresie?

Nierzadko pojawia się sytuacja, w której przedsiębiorca jest informowany przez księgową, że ma do zapłacenia wysoki podatek, kiedy na koncie jego firmy nie ma wystarczającej sumy, aby go opłacić. Na tym przykładzie wyraźnie widać różnice między podejściem księgowej a rzeczywistością.

Księgowa działa na danych z przeszłości. Co się już wydarzyło, jaka była wartość wystawionych i otrzymanych faktur w poprzednim okresie. Dobre zarządzanie finansami firmy wymaga jednak także patrzenia przed siebie – tworzenia prognoz i szacowania.

W firmie warto prognozować wyniki sprzedaży, płynność finansową, a także poziom podatków, które będą do zapłacenia w danym okresie. Prognozowanie pomoże nam uniknąć pytania…

Dlaczego mam do zapłacenia podatki, skoro nie mam nic na koncie?

Ważne jest, aby informacje z prognoz wykorzystywać w praktyce – np. okładając odpowiednią ilość pieniędzy na opłacenie prognozowanych podatków.

7. Jakie powinny być stawki moich pracowników?

Wycena stawek potrafi być dla przedsiębiorców kłopotliwym tematem. Stawki pracowników (ilość pieniędzy, którą klient płaci Ci za godzinę pracy Twojego pracownika) często ustalane są na podstawie stawek konkurencji lub stawek, które uznane są przez danego przedsiębiorcę za „rynkowe”. Raczej nie zaskoczymy Cię, pisząc, że nie jest to odpowiednie podejście.

Stawki danego pracownika powinny być dostosowane przede wszystkim do kosztów Twojego biznesu – kosztów stałych, pośrednich i bezpośrednich. Dopiero biorąc pod uwagę tak podzielone koszty, możesz dobrze wycenić stawki Twoich pracowników. Księgowa nie powie Ci zatem, jak powinieneś wyceniać pracę Twoich pracowników, ani jakie błędy popełniasz w wycenach projektów.

Na przestrzeni realizacji naszych 200+ projektów doradczych zdarzało się nam napotkać księgowe, które pracowały na pełen etat i pomagały określać Właścicielom stawki ich podwładnych, ale to niezwykle rzadki przypadek.

8. Czy stać mnie na tę inwestycję?

Tak jak pisaliśmy w pytaniu o podatki – księgowość patrzy głównie w przeszłość. Inwestycje są natomiast domeną przyszłości. Słowo „inwestycja” może w tym przypadku oznaczać:

  • zatrudnienie kolejnego pracownika,
  • otwarcie kolejnego punktu stacjonarnego,
  • zakup maszyn lub kosztownego oprogramowania,
  • zakup sprzętów służbowych – samochodów, komputerów, telefonów.
  • zmiana biura na większe,
  • zwiększenie budżetu marketingowego,
  • stworzenie nowego produktu lub usługi,
  • wejście na nowy rynek,
  • i wiele więcej…

Inwestujesz w coś czas lub kapitał tu i teraz, aby w przyszłości przyniosło Ci to określone korzyści. Na tym etapie pojawiają się natomiast pytania – np. czy stać mnie na tę inwestycję? Czyli czy nie stwarza ona ryzyka utraty płynności finansowej dla mojej firmy.

Podsumowanie

Dobra księgowa zdecydowanie jest nie do zastąpienia. W każdej firmie są jednak obszary finansów, do których nie zaglądają nawet najbardziej zaangażowani księgowi. Do takich obszarów należą najczęściej płynność finansowa, cashflow, prognozowanie wyników, czy budżetowanie. Oczywiście, od każdej reguły zdarzają się wyjątki i są księgowe, które dałyby radę odpowiedzieć na powyższe pytania, ale są one rzadkością. Jednocześnie pragniemy podkreślić, że powyższy artykuł nie miał na celu urazić księgowych, a jedynie wyraźnie przedstawić różnice między księgowością, a analityką finansową i finansami zarządczymi.

Na wszystkie pytania, które padły w powyższym artykule, może odpowiedzieć Ci natomiast Zewnętrzny Dyrektor Finansowyczyli dedykowana Twojej firmie osoba, która dostarcza Ci wiedzę niezbędną do podejmowania bezpiecznych decyzji z zakresu finansów.

Więcej na temat Zewnętrznego Dyrektora Finansowego możesz się dowiedzieć, korzystając z poniższych materiałów:

>> Zewnętrzny Dyrektor Finansowy – przewodnik po usłudze

>> CFO na godziny – czy warto korzystać z jego usług?

Podobne wpisy które mogą Cię zainteresować

Wojciech Plona
20 listopada 2024

7 pytań, które powinieneś zadać finansiście na koniec roku

O czym powinieneś porozmawiać z Twoim finansistą w Q4?

Więcej
Wojciech Plona
06 listopada 2024

AI i automatyzacja w finansach firmy – jak z nich korzystać?

15 sposobów, aby wykorzystać AI oraz automatyzację w finansach Twojej firmy

Więcej
Wojciech Plona
23 października 2024

Finansowe wyzwania w branży nieruchomości

Finansowe wyzwania firm z branży nieruchomości Nieruchomości to wyjątkowa branża. O tym jakie wyzwania spotykają firmy z tej branży posłuchasz w 73. odcinku podcastu Finanse w Twojej Firmie, na podstawie którego napisany został poniższy artykuł: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts „Firmy z branży nieruchomości”… Czyli jakie? Już na wstępie warto zaznaczyć, że pojęcie „firmy nieruchomościowe” to dość pojemny termin – […]

Więcej
michal
09 października 2024

Najbardziej PRZECENIANE finansowe wskaźniki

Najbardziej PRZECENIANE finansowe wskaźniki Jeżeli choć trochę znasz Plona Consulting, na pewno wiesz jak istotna dla Twojego biznesu jest kontrola finansów. Ale są takie wskaźniki, które Przedsiębiorcy zdają się często przeceniać… Posłuchaj 73. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie, na podstawie którego napisany został poniższy artykuł: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts Najbardziej przeceniane finansowe […]

Więcej
Wojciech Plona
25 września 2024

Tabelki to (nie) wszystko

Tabelki to (nie) wszystko – na ile decyzje Przedsiębiorcy powinny wynikać z danych? Przedsiębiorcy często zwracają uwagę na to, że rzeczą, która dała im biznesową przewagę jest ich intuicja. Ale czym faktycznie jest ta intuicja w biznesie? I jak możesz ją wesprzeć? Posłuchaj 72. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie, na podstawie którego napisany został poniższy artykuł: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts […]

Więcej
Wojciech Plona
11 września 2024

Sprzedaż czy finanse – co układać najpierw?

Sprzedaż czy finanse – co układać najpierw? Przedsiębiorcy, którzy chcą profesjonalizować działanie swojej firmy zadają sobie czasami pytanie – co układać najpierw? Sprzedaż i marketing? I tego właśnie dotyczy poniższy artykuł – który został napisany na podstawie 71. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts Priorytety w rozwoju […]

Więcej
Wojciech Plona
28 sierpnia 2024

Więcej, ale taniej VS mniej, ale drożej – co będzie dla Ciebie bardziej korzystne?

Więcej po niższych cenach, czy mniej po niższych cenach? Tematem poniższego artykułu jest to, czy lepiej obsługiwać większy czy lepszy wolumen. Artykuł został napisany na podstawie 70. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts Dylemat cenowy Dzisiaj naszym tematem jest kwestia tego, czy warto w Twojej firmie sprzedawać […]

Więcej
Ile inwestować w rozwój firmy
Wojciech Plona
14 sierpnia 2024

Ile możesz reinwestować w rozwój Twojej firmy?

Ile możesz reinwestować w rozwój Twojej firmy? Tematem poniższego artykułu jest granica reinwestowania zysków. Artykuł został napisany na podstawie 69. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts Zastanawiasz się ile reinwestować? To wdzięczne pytanie. Reinwestowanie zysków to dobry i wdzięczny temat. Bo sugeruje, że Twoja firma ma zyski […]

Więcej
Wojciech Plona
31 lipca 2024

Sygnały, że Twoje stawki są zbyt niskie

Sygnały, że Twoje stawki są zbyt niskie Tematem poniższego artykułu są sygnały, że Twoje stawki mogą być zbyt niskie. Artykuł został napisany na podstawie 68. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Posłuchaj całości korzystając z linków poniżej: Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts Wyznaczenie stawek nie jest proste Wyznaczanie stawek to niełatwy temat. I o ile to, że masz zbyt wysokie stawki widać czasami jak na dłoni, o tyle zbyt niskich stawek nie jest już […]

Więcej
Wojciech Plona
17 lipca 2024

Czy masz zbyt dużych Klientów?

Czy Twoja dywersyfikacja (lub jej brak) pozwalają się Twojej firmie rozwijać, czy stanowią dla niej ograniczenie?

Więcej

Zacznij zarządzać firmowymi finansami

Chciałbyś szybciej analizować finanse Twojej firmy i wyciągać z nich więcej informacji? Zamów bezpłatną, 45 minutową konsultację i sprawdź, o ile prostszy może stać się Twój biznes dzięki profesjonalnym analizom finansowym!