Finansowe hamulce – co powstrzymuje Przedsiębiorców przed układaniem finansów?

Czym jest metodyka? Dlaczego jest ona podstawą zwiększania marży w usługach?

Finansowe hamulce

Tematem dzisiejszego odcinka podcastu jest zwiększanie marży w firmie usługowej przy pomocy metodyki. Artykuł został napisany na podstawie 56. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

Co powstrzymuje Przedsiębiorców przed układaniem finansów?

Co się okazuje, jako firma doradcza, która wspiera naszych Klientów w zarządzaniu finansami, widzieliśmy od środka prawie 400 różnych organizacji. I to, że widzimy ich finanse – to jedno – ale przecież w tego typu projektach mamy też stały, bezpośredni kontakt z Przedsiębiorcami oraz ich zespołami, co daje nam bardzo szeroką perspektywę na rynek. I okazuje się, że są pewne kwestie, które łączą te organizacje, które szybko i sprawnie przechodzą przez proces usprawniania finansów – tak samo jak są kwestie, które łączą te firmy, w których takie projekty – na przykład wewnętrzne idą nieco gorzej. I w tym odcinku właśnie o nich porozmawiamy.

Między innymi brak gotowych rozwiązań

Pierwsza myśl, od której chcę dziś zacząć to fakt, że mamy część Klientów – Przedsiębiorców, którzy nie przepracowali jednego dnia na etacie w całej swojej karierze. Albo co chyba częstsze, wspieramy też wielu Przedsiębiorców, dla których ta własna firma, którą prowadzą, jest największą organizacją w ramach której mieli okazję w życiu pracować.

Zależy nam na tym, żeby podkreślić, że wiele osób nie ma w głowie gotowych przykładów czy gotowych rozwiązań, nie wie jak robią to inne firmy. A jak wszyscy wiemy, Przedsiębiorczości nie uczy się w szkołach. Naszą intencją nie jest to, żeby piętnować jakieś zachowania czy kwestie organizacyjne, a raczej to, żeby ułatwić Ci przeprowadzenie tego typu projektu w Twojej firmie. Ale – sam fakt nieposiadania tej wiedzy o funkcjonowaniu innych organizacji jest z mojej perspektywy jednym z częstych hamulców.

Hamulec #1 – Brak doświadczenia z innych, poukładanych organizacji

Bo często prowadzi to do tego, że Przedsiębiorcy szukają rozwiązań, nawet na proste rzeczy, które duża część innych firm dawno rozwiązała. Czyli w pewnym sensie może to być wyważanie otwartych drzwi.

Odwołując się do konkretnego przykładu – wielu Przedsiębiorców mówiło nam, że dopiero po jednym z odcinków naszego podcastu (Jak i po co wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?) dowiedzieli się, że jest coś takiego jak systemy do obiegu dokumentów finansowych w firmie. I to jest tylko jeden z przykładów tego, że wielu Przedsiębiorców nie ma po prostu świadomości tego co jest dostępne na rynku i jak obszar finansów można poukładać pod siebie, żeby ułatwić sobie życie.

Innym od podcastów, ciekawym sposobem na rozwiązanie tego problemu braku świadomości o działaniu innych firm mogą być mastermindy z innymi Przedsiębiorcami, podczas których będziesz mógł ten temat poruszyć, żeby zapytać jak pewne kwestie – na przykład technologii, która sama w sobie może być czasami hamulcem, mają poukładane.

Pierwszy hamulec to zatem brak doświadczenia osób odpowiedzialnych za finanse w poukładanej organizacji.

Hamulec #2 – Przecenianie roli marketingu i sprzedaży

Nie będziemy oczywiście kłócić się, że zwiększanie sprzedaży to nieistotna kwestia. Wręcz przeciwnie – jest ona bardzo istotna. Ale wysoka sprzedaż nie rozwiąże wszystkich problemów firmy. A jak wspominaliśmy nieraz w podcaście, są takie sytuacje (na przykład przy źle poukładanej polityce płynności albo złych wycenach), gdzie większa sprzedaż będzie oznaczać jedynie większe kłopoty.

Zauważamy czasem w Plona Consulting, że jeśli celem Przedsiębiorcy jest za wszelką cenę zwiększanie sprzedaży, to zdarza się całkiem nierzadko, że firma realizuje duże, ale mało rentowne, albo wręcz nierentowne kontrakty. Tylko po to, żeby było na sprawozdaniu rocznym trochę więcej przychodu albo żeby móc poświecić znanym logo wśród Klientów. Więc drugi hamulec, to przesadne skupienie na sprzedaży i marketingu oraz niedocenienie roli finansów.

Hamulec #3 – Niezrozumienie roli zarządzania finansami (liczenie na to, że sama analiza odmieni wszystko)

I tak jak w tym drugim hamulcu, część Przedsiębiorców przecenia momentami to, jak wysoka sprzedaż może wpłynąć na zdrowie ich organizacji, tak hamulec trzeci odczują te firmy, które roli marketingu, sprzedaży czy zmian organizacyjnych nie doceniają. Bo hamulec trzeci, który hamuje przed układaniem finansów, to niezrozumienie roli zarządzania finansami.

Jednym z jego typowych objawów jest to, że część Przedsiębiorców liczy na to, że wystarczy pewne rzeczy policzyć… A następnie powiedzieć, że od dzisiaj robimy inaczej. I w taki sposób analizy finansowe uratują na przykład niezarabiający biznes.

Tak jak sięgamy pamięcią wstecz, to nigdy nie zdarzył się nam jeszcze projekt, gdzie okazało się na przykład, że marża pierwszego stopnia jest zbyt niska i wystarczyło powiedzieć wszystkim w firmie raz, że od dziś na przykład sprzedajemy wszystko 20% drożej i jak za machnięciem różdżki, problem zostałby rozwiązany. A zdarza się tak, że tego właśnie oczekują Przedsiębiorcy od finansów. Natomiast sama wiedza to jest tak naprawdę dopiero pierwszy krok do sukcesu. Ważny, niezbędny, ale jednak dopiero pierwszy. A za nim stoi oczywiście szereg kroków, który należy przeprowadzić, żeby z tych analiz wyniknęło coś dobrego.

Co jeśli konkurujemy ceną?

Bo przykładowo – może okazać się, że do tej pory Klienci kupowali od nas przede wszystkim dlatego, że mieliśmy niskie ceny. I podniesienie ceny sprawi, że przychody mocno spadną. Więc wiedza, która płynie z zarządzania finansami to fakt, że tak tanio sprzedawać nie możemy. Ale to już często nie rola finansistów, żeby obmyślać jak mamy sprzedawać drożej.

I w jaki sposób to spowalnia albo kompletnie stopuje zmiany w firmach? Mianowicie tak, że część firm realizuje swoje pierwsze analizy finansowe i zamiast skupić się na podstawowych kwestiach i starać się usprawnić coś tam, gdzie ma to duże znaczenie, szukają oni tak zwanych „nisko wiszących owoców” – czyli na przykład czterdziestu tysięcy złotych do ucięcia w kosztach, po czym kiedy ich nie widzą, przestają znowu analizować finanse na dłuższy czas, bo, jak to mówią…

Analizy nic u nas w firmie nie zmieniły.

To trochę jakby iść do lekarza i skarżyć się, że zmierzenie temperatury, które pokazało gorączkę, nie pozwoliło jednocześnie jej zbić.

Hamulec #4 – Niewłaściwy podział obowiązków lub niewłaściwy zespół

Czwarty hamulec, który spowalnia proces układania finansów, to niewłaściwy podział obowiązków w zespole. I ten hamulec może przyjmować kilka różnych form. Na przykład – zatrudnianie do finansów osób bez kompetencji finansowych z myślą, jak mówią niektórzy Przedsiębiorcy, że ich sobie wychowamy. W praktyce najczęściej wygląda to tak, że jeśli dziś nie byłbyś w stanie rozwiązać jakiegoś problemu z zakresu finansów – chociażby odpowiedniego podziału kosztów między projekty, to zatrudnienie do tego osoby z podobnymi czy niższymi kompetencjami finansowymi od Ciebie, w 99% przypadków nie przyniesie Ci dobrego efektu. Nie urażając nikogo, pod ten sam podpunkt zaliczam Przedsiębiorców, którzy liczą na to, że osoba posiadająca wyłącznie wiedzę, wykształcenie i doświadczenie z zakresu księgowości całościowo „ogarnie” ich finanse. Niedługo pojawi się cały odcinek podcastu w tym temacie, ale mówiąc w skrócie – jest część Przedsiębiorców, którzy uważają, że wystarczy zatrudnić wewnętrzną księgowość i w taki oto prosty sposób będą mieli dostęp do finansowej wyroczni, która oprócz poprawnego, właściwego księgowania, będzie także przygotowywać analizy finansowe i zajmować się controllingiem, prowadzić dla nich doradztwo podatkowe, proaktywnie wychodzić z propozycjami nowych rozwiązać, dbać o wybór i wdrożenie software’u do finansów, pomagać zarządzać płynnością i robić pewnie jeszcze setki innych rzeczy. Nie taka jest rola księgowości, więc przed takim wyobrażeniem serdecznie przestrzegam.

Hamulec #5 – Kiepska współpraca z księgowością

Natomiast – księgowość sama w sobie także bywa hamulcem. Więc hamulec piąty to właśnie kiepska współpraca z księgowością. Czyli ten problem, ten hamulec, dotyka firm, które na przykład nie mogą doprosić się o dane od księgowości. Bo na przykład dane księgowe dostają z dwu czy trzy miesięcznym opóźnieniem (na marginesie uwierz mi, że nie jest to rzadka sytuacja) i kiedy już dostaną te dane i znajdą chwilę na ich weryfikację, obróbkę i na przykład wizualizację, to są one już mocno nieaktualne – bo zastanawiamy się co było 3 miesiące temu, zamiast rozmawiać chociażby o ostatnim miesiącu, gdzie byłaby szansa, że coś jeszcze będziemy pamiętać.

Hamulec #6 – Prokrastynacja (odwlekanie)

I przechodząc do ostatniego dziś hamulca – mamy hamulec numer 6, czyli prokrastynację. Odwlekanie tematu finansów w nieskończoność i przekładanie go „na kolejny kwartał” – co kwartał. Sporo zastanawiałem się nad tym, skąd to się bierze i dlaczego ta sytuacja jest taka częsta. Co się okazuje, rozmawiając z Klientami zauważam kilka powodów, o których po krótce powiem.

Czekamy na „idealny moment”

Czyli cały czas dzieje się coś, co – w cudzysłowie – nie pozwala nam układać finansów. Bo na przykład w pierwszym kwartale zmieniamy księgowość, potem w drugim zmieniamy sposób sprzedaży, więc nie ma po co liczyć skoro zaraz wszystko się zmieni, potem w trzecim kwartale mamy trochę wolniejszy okres ze względu na wakacje, więc nie ma w ogóle czego liczyć bo sprzedaż spada, a w czwartym kwartale z kolei mamy gorący okres bo zbliżają się Święta, więc nie ma na to czasu.

I tak lata lecą, a finanse dalej niepoukładane.

Mamy poczucie, że jest wiele osób, które buduje sobie w głowie mocno rangę tego typu projektu – bo wiedzą, że ten obszar jest istotny i faktycznie chcą się nim bardzo dobre zająć i w związku z tym szukają takiego naprawdę dobrego momentu, żeby rozpocząć i od samego początku móc ruszyć z pełną parą. Więc uczciwie dajemy znać – że na układnie finansów nie ma tak zwanego „Idealnego momentu”.

Przeczytaj więcej: Kiedy jest najlepszy moment, aby zacząć układać firmowe finanse?

Zawsze jest coś, co niby przeszkadza – a co się okazuje, większość z tego typu powodów to właśnie dobry moment na wejście w finanse – bo skoro zmieniamy księgowość, to możemy od samego początku poukładać, prawie że od nowa, pewne obszary współpracy tak, żeby uwzględniały nasze finansowe potrzeby. Chodzi o to, żeby po prostu zacząć.

Nie wiesz od czego zacząć

Jest to drugi częsty powód odwlekania układania finansów – czyli nie wiemy od czego zacząć pracę nad nimi, żeby zacząć ruszać się w dobrym kierunku.

Strach przed tym co kryje się w finansach

A jeśli chodzi o ostatni powód odwlekania porządkowania finansów, to jest to strach przed tym, co możemy w nich znaleźć. Czyli analogiczna sytuacja jak wtedy, kiedy część osób po dobrej imprezie nie chce zaglądać na swoje konto bankowe, z obawy o to, jaką liczbę zobaczą.

I tu nasza rada jest stosunkowo prosta – że im szybciej wykryjesz nieprawidłowości – na przykład zbyt niskie marże czy projekty generujące starty, tym mniej dasz im czasu na to, żeby zaczęły się pogłębiać i ciągnąć Twoją firmę w dół.

Podsumowanie

I to byłyby właśnie najczęstsze organizacyjne hamulce, które hamują proces układania finansów – dla przypomnienia:

  1. Brak doświadczenia Przedsiębiorców w innych, poukładanych już finansowo organizacjach, z których mogliby czerpać know-how,
  2. Zbyt duże skupienie na marketingu i sprzedaży – liczenie na to, że wyższa sprzedaż rozwiążę każdy problem,
  3. Brak zrozumienia roli zarządzania finansami – oczekiwanie, że analizy wystarczą,
  4. Niewłaściwy podział obowiązków, niewłaściwe delegowanie – na przykład osoby o zbyt małym finansowym doświadczeniu,
  5. Zła współpraca z księgowością,
  6. Odwlekanie – wynikające między innymi ze strachu o wyniki, z tego, że czekasz na „Idealny” moment albo z tego, że nie wiesz jak postawić pierwszy krok.

Chcesz wykonać pierwszy krok? Zamów bezpłatną konsultację!

Jeżeli chcesz poukładać firmowe finanse, ale tak jak w odcinku, zauważasz, że nie wiesz od czego zacząć, chętnie Cię wesprzemy.

Plona Consulting to firma doradztwa finansowego, która wspiera Przedsiębiorców w analizowaniu finansów ich firmy, aby mogli oni zwiększać jej marzę i bezpieczeństwo. Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej, skorzystaj z bezpłatnej konsultacji.

Chcesz uporządkować finanse
Twojej firmy?

Nasza firma wspiera Przedsiębiorców w zarządzaniu firmowymi finansami na podstawie twardych danych jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy. Zostaw swój numer w formularzu, a my oddzwonimy do Ciebie i sprawdzimy, czy możemy Cię wesprzeć w tym obszarze.