Obszary finansów – jakie są finansowe funkcje w firmie?

Obszary finansów – jakie są finansowe funkcje w firmie?

Tematem poniższego odcinka podcastu są obszary finansów, a w konkretniej jakie są ich funkcje w firmie.

Poniższy artykuł został napisany na podstawie 41. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Jakie funkcje obejmują finanse w firmie?

Nie wiesz jak uporządkować finanse w swojej firmie? Zarządzanie obszarami finansowymi na podstawie twardych danych to dla Ciebie czarna magia? Nasi CFO wprowadzą Cię w świat finansów podczas bezpłatnej konsultacji. Dzięki ponad 10 latom doświadczenia w wielu branżach dostarczamy Przedsiębiorcom dane, które pozwalają im lepiej zrozumieć obszary finansów.

Potrzebujesz pomocy w zrozumieniu obszarów finansów? zapisz się na bezpłatną konsultację. 

Celem niniejszego artykułu jest to, abyś zyskał świadomość w temacie jak możesz budować struktury działu finansowego w Twojej firmie i jakich obszarów możesz w tym celu potrzebować. W związku z tym ten artykuł kierowany jest dla firm osiągających już kilkanaście, kilkadziesiąt milionów obrotu, aniżeli mniejszych firm.

Cztery obszary, czyli cztery nogi, na których opierają się finanse

1. Obszar planowania i analiz finansowych – czyli obszar, który odpowiada za planowanie finansowe, analizy rentowności – szeroko rozumiany kontroling
2. Obszar księgowości – który odpowiada za poprawność ewidencji księgowej – czyli to jak funkcjonuje firma odzwierciedla to w księgach, oczywiście dobrze by było gdyby to było jak najbliżej prawdy, albo wszystko zgodne z prawdą. Teraz ktoś może mi zarzucić, że mówię coś takiego, ale wiedząc i rozumiejąc rzeczywistość biznesową wiem jak jest
3. Tzw. treasury, czyli obszar, który odpowiada za zarządzania gotówką i długiem, wymianą walut itp.
4. Obszar podatkowy – który odpowiada za dostosowanie sytuacji firmy do rozwiązań prawno-podatkowych, które funkcjonują w danym Państwie. Ostatnio słyszałem, że system podatkowy to opłata subskrypcyjna danego Państwa za prowadzenie w nim działalności.

Do którego obszaru przypisać Dyrektora Finansowego?

Odpowiedź brzmi: do żadnego i do każdego. Ponieważ z jednej strony powinien mieć wiedzę z każdego zakresu lub zajmował się nim bezpośrednio, a z drugiej zwłaszcza w większych firmach dyrektor finansowy czuwa nad wszystkimi obszarami.

Taki podział, najczęściej występuje już w dużych, dość dojrzałych organizacjach, które mogą sobie pozwolić na nieco wyższe koszty związane z posiadaniem takich struktur. W tych firmach często są po prostu oddzielne działy, a pod nimi jeszcze poddziały, które są dedykowane do tych poszczególnych zadań. Czyli na przykład w obszarze planowania i analiz jest zespół analizy przemysłowej, zespół analizy biznesowej, w księgowości jest na przykład główna księgowa i inne dodatkowe struktury, w obszarze trasury może być zespół zarządzania płynnością, zespół zarządzania długami, zespół wymiany walut i tak dalej.

Pomimo, że większość Przedsiębiorców nie potrzebuje mieć tych czterech obszarów, to może być to ciekawa inspiracja dla Przedsiębiorców w MŚP. Pomyślmy teraz chwilę o tym, jak może wyglądać taka ewolucja działu finansowo-księgowego wraz ze wzrostem firmy.

To, czego potrzebuje każda firma, to księgowość

Niezależnie od skali, niezależnie od rodzaju firmy i niezależnie od preferencji Właściciela albo osób zarządzających – księgowość musi się pojawić. Większość Przedsiębiorców zaczyna od tego, że ma księgowość w formie outsourcingu. Na późniejszym etapie, pojawia się kwestia tego, czy to już jest moment, żeby przestać outsource’ować.

W tym zakresie nie ma jednoznacznej i prostej odpowiedzi. Są jednak kwestie, na które warto abyś zwrócił uwagę:

1. Twoje potrzeby – czy biura rachunkowe dostępne na rynku są w stanie odpowiedzieć na to, czego potrzebujesz w zakresie księgowania?
2. Koszty – czyli czy przypadkiem nie moglibyśmy zatrudnić bardzo doświadczonej osoby do wewnątrz firmy po kwocie zbliżonej do tego, ile płacimy za biuro,
3. Skala działalności i jej skomplikowanie – co powoduje, że procesy komunikacyjne są bardzo trudne i nieefektywne.

Jakie są możliwości współpracy z księgowością?

• Księgowość zewnętrzna odpowiadająca za księgowość i zebranie dokumentów (rzadko spotykana),
• Księgowość zewnętrzna odpowiadająca za księgowość i osoba w firmie przygotowująca dokumenty – tutaj można też spojrzeć na to jaki zakres ma księgowość i jaki zakres osoba w firmie.
• Księgowość wewnętrzna i nadzór księgowy (np. rozliczanie podatków i zamykanie miesiąca),
• Księgowość wewnętrzna w pełni.

Model, w którym pracujesz musi być dostosowany do potrzeb. Zwróć uwagę, że nie ma ani słowa o analizach, ponieważ tak naprawdę księgowość się tym nie zajmuje.  

Kwestia księgowości poukładana- co dalej?

Dalej do księgowości możemy dołączyć obszar zarządzania gotówką, co można też określić mianem polityki płynności. Oznacza to zespół, który dba o to, aby kluczowe założenia dot. należności i zobowiązań – zarówno od kontrahentów jak i banków były realizowane. Po stronie należności to z kluczowych rzeczy warto podkreślić analizę stanu należności oraz terminowości wpływów, pilnowanie kredytów kupieckich. Po stronie zobowiązań terminowe opłacanie swoich faktur, negocjowanie terminów zakupu – wiadomo im dłuższe tym lepiej dla nas.  

W małych firmach najczęściej zajmuje się tym Właściciel – o ile ma czas, a jak rosną firmy to ten obowiązek wpada na administracje lub na księgowość. Dopiero w większych firmach pojawią się osoby dedykowane. W większych firmach lub w firmach, które konkretnie wymagają odpowiednich kompetencji – np. firma, która handluje na całym świecie może mieć od razu duże potrzeby w zakresie wymiany walut lub zarządzania ryzykiem kursowym.  

Podatki – obszar finansów, który najczęściej jest outosource’owany

Warto mieć świadomość kiedy ostatni raz rozmawialiśmy z doradcą podatkowym – czy był to ostatni tydzień, miesiąc rok a może dekada? Przepisy podatkowe się zmieniają. Warto abyś minimum raz w roku jako przedsiębiorca porozmawiał o swojej sytuacji z podatkowcem. Oczywiście im większa firma lub bardziej złożona tym częściej potrzebuje takich konsultacji.  

Obszar analiz finansowych i planowania

To właśnie z tym najczęściej jest kojarzony Dyrektor Finansowy – z analizami rentowności, budżetami, prognozami. Ogólnie szeroko rozumianym kontrolingiem. Rolą CFO jest bycie partnerem biznesowy, który zbierze dane z firmy i przedstawi je zarządowi w taki sposób, aby mógł podjąć decyzje. Pokaże jakie dotychczas były wyniki firmy, wyniki na projektach, wyniki na liniach biznesowych, porówna z założeniami i budżetami, powie w którym kierunku idzie firma. Tutaj najczęściej Właściciele firm, często błędnie oczekują od księgowości, że będzie realizowała takie zadania.  

We wszystkich obszarach finansów istotna jest ciągłość. Dlaczego? Ponieważ to są informacje o biznesie, które mówią jak faktycznie jest a nie jak nam się wydaje. W jakim punkcie jest i czy realizujemy zakładane cele. Z drugiej strony ważność tych analiz i wymogi rozmowy z zarządem sprawiają, że trudno o zatrudnienie takiej osoby w strukturach małej firmy. Dlatego właśnie na popularności zyskuje outsorucing usług w postaci Zewnętrznego Dyrektora Finansowego, który wspomoże wiele obszarów i poprowadzi nad nimi nadzór. 

Jak to odnieść do swojej sytuacji i rzeczywistości w MŚP?

Z pewnością warto zastanowić się nad swoimi potrzebami i rekrutacją. Gdzie dzisiaj, w tych obszarach o których rozmawiamy, sam jako Przedsiębiorca pracujesz najwięcej. Istotne jest również zastanowienie się nad tym, gdzie z Twojej perspektywy jest największy potencjał na rozwój. Prawdę mówiąc nie ma dwóch identycznych firm na tym świecie, w związku z tym nie można powiedzieć, że każda firma o danej skali powinna mieć na daną sytuację rozwiązana prowadzone w ten sam sposób. 

Jeżeli mamy na przykład firmę produkcyjną, gdzie księgowość jest skomplikowana, a jako Właściciel zauważasz, że kontakt z kolejnym z rzędu biurem rachunkowym średnio Ci się układa – to być może warto zacząć budować taki dział finansowo-księgowy u siebie w firmie.  

Przykładowo: Jeżeli z kolei Twoja firma dużo handluje walutami, to istotne okażą się transakcje walutowe.  

Jeżeli budujesz grupę kapitałową, to istotnym elementem finansów są ceny transferowe. Możliwe, że będą Ci na miejscu potrzebne właśnie takie kompetencje. 

Każdą z wymienionych tutaj kompetencji można mieć u siebie lub dać na zewnątrz. To zawsze kwestia ryzyka, jakości i możliwości finansowych.  

Istotnym czynnikiem są tutaj również kompetencje, których wymaga Twoja firma. Warto przełożyć je na rekrutację. Jeżeli jako Przedsiębiorca masz duże wyzwania związane z poukładaniem księgowości, rekrutując osobę od finansów szukaj właśnie takich kompetencji. Sprawdź, czy dyrektor finansowy, którego rekrutujesz ma doświadczenie w kierunku księgowości, controllingu, czy wiedzy z zakresu podatków. Zadaj mu parę pytań dotyczących tych poszczególnych obszarów i tego, gdzie sam czuje się najlepiej. Następnie przemyśl temat odnośnie tego czego potrzebuje dzisiaj organizacja i Ty jako Właściciel firmy. 

Zastanawiasz się jak uporządkować finanse swojej firmy?

Jeżeli zależy Ci na poczuciu bezpieczeństwa w finansach swojej firmy i chciałbyś zyskać wiedzę w jaki sposób jak możesz budować struktury działu finansowego w Twojej firmie skontaktuj się z nami. Nasi Dyrektorzy Finansowi posiadają bogate doświadczenie w finansach dla wielu różnych branż. Współpracując z nami zyskujesz wiedzę zdobytą na podstawie ponad 10 lat doświadczenia w finansach naszych CFO.

Korzystając z poniższego przycisku możesz zamówić bezpłatną konsultację, podczas której omówimy to, jak możemy Cię wesprzeć.

Zamawiam bezpłatną konsultację