Finansowe „quick-winy” dla firm usługowych

Czy w finansach firm usługowych istnieją nisko wiszące owoce?

Rozwój finansów to droga… Ale na tej drodze, da się czasami znaleźć nisko wiszące owoce. Dlatego w dzisiejszym artykule przeczytasz o tym, co szybko mogą zrobić w finansach firmy usługowe, aby zmienić swoją sytuację na lepsze. Artykuł został napisany na podstawie 93. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Czym są finansowe quick-winy?

W naszej definicji „quick-win” to coś, co:

• po pierwsze, można wdrożyć w ciągu kilku dni lub tygodnia,
• po drugie, nie jest przesadnie skomplikowane i nie wymaga dużych zmian w organizacji – a co za tym idzie, ryzyko takich przedsięwzięć jest stosunkowo nieduże,
• po trzecie wymaga niewielkich zasobów do wdrożenia
• po czwarte przynosi zauważalne, pozytywne efekty dla firmy.

Więc oczywiście – jest to swego rodzaju święty gral – ale żeby nie było tak pięknie, to pewnie warto jeszcze podkreślić, że takie quick-winy same w sobie nie zmienią życia Twojej firmy o 180 stopni. Są one świetne dla firm, które sukcesywnie pracują nad swoimi finansami – i filary finansów mają dobrze poukładane. Natomiast same w sobie, tak potężnych rezultatów mogą już nie dać. Dlatego na przykład bardzo lubimy, kiedy nasi Zewnętrzni Dyrektorzy Finansowi szukają takich finansowych quick-winów u Klientów Plona Consulting. Bo wtedy, do tych dobrze poukładanych filarów, które same w sobie robią gigantyczną różnicę, dokładamy jeszcze bonusową wartość.

Quick-win #1 – Znajdź „złotych” i „toksycznych” klientów

Mając to za sobą, pora ruszać do pierwszego finansowego quick-wina dla firm usługowych – czyli znalezienia swoich “złotych” oraz swoich “toksycznych” klientów.

Wyciągnij listę wszystkich Twoich Klientów i zaznacz tam pięciu Klientów, którzy generują u Ciebie najwięcej zysku – i to są właśnie Twoi ZŁOCI Klienci.

Następnie zaznacz pięciu Klientów, którzy praktycznie jedyne co robią to “wysysają” Twoje zasoby.

Żartobliwie mówimy, że to przegląd swojego ogródka – sprawdzamy, które kwiaty pięknie kwitną, a w których miejscach pojawiają się chwasty. I czasami nawet prosta świadomość tego, którzy Klienci są dla Ciebie priorytetowi pozwala przestać tracić swój czas i energię na Klientów, którzy nie są tego warci.

Quick-win #2 – Ustal cenowe minimum

Finansowy quick-win numer dwa to ustalenie swojego minimum cenowego. Czyli wyznaczenie takiej czerwonej linii w negocjacjach, poniżej której nie schodzimy, cokolwiek by się nie działo. I moment wyznaczenia tego cenowego minimum (które swoją drogą musi mieć swoje uzasadnienie na przykład w średniej marży danego rodzaju usług) to taki moment, kiedy skończymy raz na zawsze ze znanym “tym razem zróbcie taniej, to my Wam dowieziemy później tyle biznesu, że i tak zarobicie”. Kluczowe jest natomiast to, żeby tej wyznaczonej czerwonej linii, po prostu się trzymać.

Quick-win #3 – Wywiad dotyczący stawek

Trzeci finansowy quick-win to wywiad terenowy dotyczący stawek – czyli weryfikacja, ile faktycznie biorą konkurenci. Bo bardzo często okazuje się, że “oficjalne” cenniki to jedno, ale faktycznie pobierane później stawki to drugie. I w taki sposób da się często zweryfikować, czy przypadkiem nie wyceniamy się zbyt tanio. A znamy niejeden przypadek, gdzie po takiej krótkiej weryfikacji, Właściciele decydowali się podnieść ceny – co w dosłownie kilka tygodni podnosiło ich marżę i pozwalało więcej zarabiać.

Quick-win #4 – Analiza udzielanych rabatów

Czwarty quick-win to wykonanie analizy swoich rabatów. Czyli w skrócie – przejrzyj wszystkie zniżki i promocje, których udzielasz Klientom i odpowiedz sobie na jedno pytanie – czy FAKTYCZNIE przyciągają one więcej biznesu – czy może udzielasz ich dlatego, że każdy inny ich udziela, z przyzwyczajenia, ze strachu przed utratą Klientów, albo nawet z niskiego poczucia własnej wartości. I często patrząc na rabaty w ten sposób, możemy po prostu przestać oddawać za nic 10, 20 albo 30% swoich przychodów z określonych usług.

Quick-win #5 – Utworzenie mapy gotówki

Nisko wiszący owoc numer pięć – to stworzenie mapy gotówki na kolejny miesiąc. Czyli przygotowanie prostego arkusza, który pokaże Ci, kiedy w przeciągu najbliższych czterech tygodni WPŁYNĄ do Ciebie pieniądze, a kiedy będziesz musiał coś zapłacić. Bo dzięki temu, skończymy z niespodziankami w stylu tak zwanych “nieoczekiwanych wypływów” – o których od dawna wiedzieliśmy, że będą, ale po prostu zapomnieliśmy.

Tak jak co roku zima zaskakuje kierowców, tak VAT i ZUS co miesiąc zaskakuje niektórych Przedsiębiorców. I ten punkt piąty to niezły sposób, żeby tego ominąć.

Quick-win #6 – szybsze i częstsze fakturowanie

Finansowy quick-win numer sześć to częstsze i szybsze fakturowanie. Czyli na przykład – jeżeli bierzemy dziś 100% wartości usługi po jej wykonaniu, zacznijmy pobierać 50% wartości w połowie projektu. Część z nas prawdopodobnie może zacząć brać część pieniędzy z góry — a jeżeli nie, to chociaż lepiej dzielić wynagrodzenie w trakcie trwania projektu. Bo jeżeli pieniądze będą wpływać do naszej firmy szybciej – to zdecydowanie rzadziej będziemy musieli korzystać z jakichkolwiek kredytów, czy własnych oszczędności, żeby opłacać bieżące zobowiązania.

Quick-win #7 – Wdrożenie prostego sposobu przypominania o płatnościach

Siódmy finansowy quick-win na dzisiejszej liście także jest związany z płynnością – bo jest to wprowadzenie prostego systemu przypominania o płatnościach. Czyli przykładowo – przypomnienia 7 dni przed terminami płatności, 3 dni przed terminami płatności i w dniu płatności. Bo bardzo często takie przypomnienia działają dużo lepiej, niż ściganie o opłacenie faktury po tym, jak termin minął.

Quick-win #8 – Optymalizowanie terminów płatności dla Twoich dostawców

Idąc dalej – ósmy finansowy quick-win to zoptymalizowanie terminów płatności dla dostawców. Czyli zadanie sobie pytania, czy nie możemy lepiej rozłożyć naszych płatności dla innych. Bo bardzo często spotykamy się z firmami usługowymi, które z jednej strony same dostają wynagrodzenie z dołu – a z drugiej strony same wszystko płacą z góry. A to jest prosta recepta na problemy z płynnością – nawet w rentownych firmach.

Quick-win #9 – Realizacja mini-kursu finansów dla Twojego zespołu

Kolejny na liście, dziewiąty finansowy quick-win to zrobienie mini-kursu finansów dla naszego zespołu. Bo mamy dalej wrażenie, że wielu Właścicieli firm wymaga finansowej wiedzy od swojego zespołu – a jednocześnie mało kto faktycznie  uczy swojego zespołu o tym, jak działają finanse i jakie są najważniejsze finansowe wskaźniki firmy oraz jak można na nie wpływać przez codzienne decyzje. Więc nawet takie 60-minutowe mini-szkolenie z finansów to już krok w dobrym kierunku.

Quick-win #10 – Uporządkowanie kategorii kosztów

I tak dochodzimy do numeru 10 na dzisiejszej liście – czyli zrobienia porządku w kategoriach naszych kosztów. Bo bardzo często, kategorie kosztów w analizach finansowych firm, to jest taki obszar, który zostaje zbudowany raz – na przykład, kiedy firma jest maleńka – a później całymi latami pozostaje bez zmian.

Proste pytanie, które powinniśmy sobie zadać jeżeli dzielimy nasze koszty na kategorie – czy te kategorie faktycznie oddają to, na co wydajemy dziś pieniądze, czy wszystkie z nich są potrzebne, czy nie ma żadnych dubli – i co też istotne, czy kategorie są dobrze opisane. Bo nie raz nie dwa widzieliśmy sytuację, w której dwie osoby różnie rozumiały nazwy kategorii kosztowych firmy i obie te osoby, ten sam koszt przypisywały do dwóch różnych kategorii. Więc jeżeli u Ciebie może występować podobna sytuacja – pora to rozwiązać.

Quick-win #11 – Weryfikacja ostatniej inwestycji

Quick-win jedenasty – to weryfikacja naszych ostatnich inwestycji. Mamy często takie doświadczenia, że Przedsiębiorcy bardzo intensywnie zastanawiają się nad zasadnością danej inwestycji czy większego zakupu PRZED jego dokonaniem – natomiast PO, już mało kto wraca myślami na przykład do wykonanych estymacji, żeby sprawdzić, jak mają się one względem rzeczywistości. Więc jedenasty quick-win to właśnie taka trochę “analiza pomeczowa”. Co zadziałało w ostatniej inwestycji, a co nie – i jak wyszły finalnie jej efekty. Dzięki czemu przestaniemy powtarzać te same błędy przy następnych decyzjach biznesowych.

Quick-win #12 – Audyt wykorzystania czasu kierownictwa

Idąc dalej – mamy dwunasty quick-win, czyli audyt wykorzystania czasu pracy kierownictwa. Czyli poświęcenie chwili czasu na to, czym faktycznie zajmuje się w naszej firmie kadra kierownicza albo kluczowy zespół – i identyfikacja ich zadań, które nie dodają wartości. I płynąca z tego optymalizacja kalendarzy to coś, czego potrzebuje wiele firm, żeby uwolnić czas kluczowych osób na działania strategiczne i rozwojowe.

Quick-win #13 – Analiza opłacanych subskrypcji i licencji

I na dziś ostatni już, trzynasty quick-win – to przejrzenie naszych subskrypcji oraz licencji. Bo chociażby wśród Klientów Plona Consulting, nie raz zdarza się, że dzięki temu zidentyfikowany został jakiś software, którego w firmie nikt nie używa, a za który i tak firma płaci od wielu miesięcy. To trochę jak z Netflixem – mnóstwo osób za niego płaci, pomimo że od wielu miesięcy ani razu nic nie oglądali. Albo w innym przypadku – z karnetem na siłownię. I takich Netflixów czy karnetów na siłownię w średniej firmie bywa całe mnóstwo.

Łatwo powiedzieć… A jak przejść do wdrażania?

Jeżeli prowadzisz firmę usługową – to mamy ogromną nadzieję, że w najbliższym tygodniu spróbujesz wdrożyć chociaż jeden z powyższych quick-winów.

Natomiast oczywiście – zdajemy sobie sprawę, że w zależności od Twojej sytuacji, ich wdrożenie może nie być tak proste jak ich wylistowanie. I to właśnie jeden z powodów, dla którego wielu Przedsiębiorców tak docenia pracę z Zewnętrznym Dyrektorem Finansowym. Bo dzięki temu ciężar szukania tych quick-winów, które dadzą największe efekty, leży właśnie po stronie Zewnętrznego CFO – który później także bardzo mocno ułatwia wdrożenie.

Zatem jeżeli prowadzisz firmę i chciałbyś ułatwić sobie maksymalnie zarządzanie finansami i wdrażanie takich rozwiązań jak te, które omawialiśmy dziś, to wystarczy kliknąć w poniższy przycisk, aby – i zamówić bezpłatną konsultację finansową. A dalej – wszystkim zajmiemy się już my.