Wdrożenie systemu ERP – jak się do niego przygotować?

Jak przygotować się na wdrożenie systemu ERP?

Wdrożenie systemu ERP bywa kłopotliwym tematem. Poniższy artykuł dotyczący wdrożenia systemu ERP został napisany na podstawie 31. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Wdrożenie systemu ERP – dlaczego warto omówić ten temat?

Kiedy rozmawiamy z Przedsiębiorcami, którzy zgłaszają się na bezpłatną konsultację, żebyśmy wsparli ich jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy w zarządzaniu firmowymi finansami, to czasami ma miejsce taka sytuacja, że podczas pierwszej rozmowy okazuje się, że firma zaczyna akurat projekt wdrożenia systemu ERP lub jest po nieudanej próbie jego wdrożenia.

W dużym skrócie „miało wszystko działać tak jak chcemy, ale nie działa”. Pan sprzedawca obiecywał, że wszystko będzie tak jak chcemy i że są w tym systemie funkcje, które zmienią nasze życie – okazuje się że nie części nie ma lub za dostosowanie systemu do firmy trzeba dodatkowo zapłacić.

I w przypadku, kiedy Przedsiębiorcy są przed wdrożeniem, często pada takie zdanie, że „to my najpierw na spokojnie ten system wdrożymy, żeby Wasz CFO miał na czym pracować, a dopiero potem zaczniemy działać z naszym projektem”. I często na koniec przedsiębiorcy dodają też na przykład formułkę „Do usłyszenia za 3 miesiące”. I co ciekawe – chyba jeszcze ani razu w historii, ich przewidywania co do okresu wdrożenia systemu się nie sprawdziły.

Co więcej, koszty nieudanego wdrożenia są bardzo wysokie – bo chodzi tutaj nie tylko o koszty samego systemu i wdrożenia, ale też czas i zaangażowanie Twojego zespołu, który w tym samym czasie mógłby robić inne rzeczy, które popychałyby firmę do przodu. Powodów takiego stanu rzeczy – czyli nieudanego albo mocno przeciąganego wdrożenia, może być oczywiście mnóstwo. Najczęściej od Przedsiębiorców słyszymy taką argumentację, że firma wdrożeniowa daje ciała, ale to nie zawsze jest pełen obrazek.

Kiedy potem rozmawiamy, to okazuje się, że projekt wdrożeniowy ERP’a wyglądał w uproszczeniu tak, że ktoś z firmy udał się do wdrożeniowców i powiedział „mamy problem z tym i z tym, wdrożcie nam ERP’a”. Albo w drugą stronę – przyszedł handlowiec, obiecał i powiedział, że wdrożenie systemu odmieni firmę.

Nowy system ERP nie rozwiąże wszystkich Twoich problemów

Jeżeli słuchaliście naszych poprzednich odcinków (np. o Elektronicznym Obiegu Dokumentów) to być może słyszeliście już kilka razy, jak mówimy, że nowy system po pierwsze nie rozwiąże automatycznie wszystkich problemów Twojej firmy, a po drugie, że do jego wdrożenia trzeba się dobrze przygotować.

Dlatego w 31 odcinku podcastu Finanse w Twojej Firmie porozmawiamy o tym przygotowaniu – co i jak należy zrobić, żeby dobrze przygotować się do wdrożenia finansowej części systemu ERP.

Jak przygotować się na wdrożenie systemu ERP?

W tym procesie pod uwagę warto wziąć 4 zasadnicze kwestie.

Odpowiedzialność

Nadzwyczaj często za wdrożenie systemu ERP jest odpowiedzialny Zarząd. Nie jest w tym nic złego, z uwagi na fakt, że często systemy klasy ERP to większe wydatki. Jednak widzimy pewną prawidłowość, że z jednej strony odpowiedzialność osadzona w Zarządzie może prowadzić do sytuacji, że jest to robione dość ogólnie – ponieważ odpowiedzialny członek zarządu dostaje dodatkowe zadania, z którymi może się nie wyrabiać lub zrzuca to na innych pracowników nie wchodząc dostatecznie w temat.

Tutaj rekomendujemy wyłonienie koordynatora – kierownika projektu, który będzie koordynował projekt, nadzorował prace po stronie organizacji, angażował odpowiednie osoby, a jeżeli trzeba to też zewnętrznych ekspertów.

Warto pamiętać, że w procesie wdrożenia jest kilka obszarów wiedzy:

• produkcja,
• finanse,
• zakupy,
• logistyka
• i wiele innych…

…co powoduje, że trzeba skoordynować pracę wielu osób z wielu specjalności biznesowych, których doświadczenia nie zawsze są spójne.

Inną dobrą praktyką jest budowanie grup zadaniowych – ambasadorów tego typu projektów, którym najbardziej zależy na wdrożeniu. To często są ludzie którzy wykażą się największą determinacją i najwięcej mogą skorzystać na wdrożeniu systemu.

Określenie celów i oczekiwań

System ERP zawsze wdrażamy w jakimś konkretnym celu.

Trzeba pamiętać, że wdrażany system ma służyć ludziom – w klasycznym filmie Chłopaki Nie Płaczą była pewna scena z egzaminem, gdzie profesor Zajączek wypowiada słynne słowa „Gotowi pomyśleć że my tu jesteśmy dla nich”.

Często występuje pewna luka pomiędzy tym, jak dzisiaj realizowane są procesy i analizy, a tym jak to chcieliby robić kierownicy, dyrektorzy czy zarząd. Brak identyfikacji tych obszarów i oczekiwań będzie prowadziło do stwierdzeń, że „nie o to nam chodziło lub działa nie tak”.

Myślę, że kluczowe tutaj jest mieć na pokładzie człowieka, który będzie odpowiedzialny za nadzór nad zbieraniem oczekiwań w organizacji. Często wiem, że po stronie dostawców systemów ERP są prowadzone wywiady, jednak czasami mam wrażenie, że sa one prowadzone dość pobieżnie lub przez osoby, które nie wiedzą co się kryje za odpowiedziami i nie identyfikujące ryzyk lub niespójności w odpowiedziach.

Z drugiej strony warto pomyśleć o tym, że idąc do kadry zarządzającej możemy zetknąć się z… „koncertem życzeń”. Nie raz spotykałem się z sytuacjami, gdzie definiowane oczekiwania były tak na wyrost, że z jednej strony firma wdrożeniowa miała by duże wyzwanie próbując wdrożyć system w taki sposób jak opisany, a z drugiej strony oczekiwania znacząco przekraczały potrzeby. Czyli robienie sztuki dla sztuki.

Przygotowanie procesów

Myśląc o wdrożeniu systemu informatycznego – czy to ERP, czy CRM’u, często też innych, można przyjąć, że jest to nakładka na obecnie funkcjonujące w firmie procesy.

Samo wdrożenie systemu ERP nie sprawi na przykład, że nagle Twoi wszyscy pracownicy z dnia na dzień zaczną w magiczny sposób inaczej pracować.

Procesy w Twojej firmie, czyli jakieś ogólnie przyjęte zestawy działań, które pracownicy w ramach firmy realizują w określonej kolejności rządzą praktycznie całą Twoją firmą. Przykładowo – jeżeli dziś nie prowadzisz w ogóle magazynu, to wprowadzenie systemu do zarządzania gospodarką magazynową może stosunkowo niewiele zmienić. Dlatego właśnie tak istotne jest to, żeby najpierw przygotować się na wdrożenie systemu od strony procesów.

W jaki sposób można to zrobić?

Jest kilka sposobów, które można znaleźć odpowiadając na pytanie jak mapować procesy – najczęściej są to określone notacje. To co się często sprawdza to wspólne warsztaty dot. mapowania.

Szkolenie i znajomość systemu

Bez wiedzy jak to działa i jakie ma możliwości możemy doprowadzić do sytuacji, że tylko najprostsze lub te które najprościej zapamiętać funkcje będą wykorzystywane.

Mamy doświadczenia, że na tym etapie najwięcej oszczędzają zarządzający przy wdrożeniu. Twierdzą, że jedno szkolenie wystarczy i później pracownicy nauczą się przez osmozę.

Pamiętaj – firma wdrożeniowa jest ekspertem od systemu.

Jako firma, która chce wdrożyć u siebie system, to Twoją odpowiedzialnością jest właściwe przygotowanie się do wdrożenia. Minimum w tym przypadku jest bardzo precyzyjne określenie swojej potrzeby biznesowej.

Firma wdrożeniowa jest ekspertem od znajomości i możliwości systemu – a nie od funkcjonowania Twojej firmy. Nie od porządkowania procesów. Nie od finansów. Nie od księgowości. Zadaniem firmy wdrożeniowej jest dostosowanie firmy do stanu obecnego Klienta – a nie usprawnianie działania Twojej firmy.

Szukasz partnera do wdrożenia części finansowo-księgowej systemu ERP?

Jeżeli planujesz wdrożenie części finansowo-księgowej systemu ERP i nie wiesz od czego zacząć, aby Twój projekt zakończył się powodzeniem, możesz skorzystać ze wsparcia doświadczonego doradcy. Nie musisz zatrudniać ekspertów finansowych na etat – wielu firmom wystarczy interim CFO, który odpowiednio poukłada procesy i wesprze wdrożenie systemu w ramach projektu finansowego. Taka osoba wesprze Cię w określeniu aktualnej sytuacji, przygotowaniu procesów, określeniu celów i oczekiwań oraz w zakresie merytorycznym.

Plona Consulting to firma, której zadaniem jest wspierać Przedsiębiorców w skutecznym zarządzaniu firmowymi finansami. Aby porozmawiać z nami o wsparciu podczas wdrożenia systemu ERP, skorzystaj z poniższego przycisku.

Zamawiam bezpłatną konsultację