Przejdź do treści

15 marca 2023

Wdrożenie systemu ERP – jak się do niego przygotować?

Planujesz wdrożenie systemu ERP? Ten odcinek podcastu jest przeznaczony właśnie dla Ciebie – zobacz, jak przygotować Twoją firmę na dobre wdrożenie systemu ERP!

Jak przygotować się na wdrożenie systemu ERP?

Wdrożenie systemu ERP bywa kłopotliwym tematem. Poniższy artykuł dotyczący wdrożenia systemu ERP został napisany na podstawie 31. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

Wdrożenie systemu ERP – dlaczego warto omówić ten temat?

Kiedy rozmawiamy z Przedsiębiorcami, którzy zgłaszają się na bezpłatną konsultację, żebyśmy wsparli ich jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy w zarządzaniu firmowymi finansami, to czasami ma miejsce taka sytuacja, że podczas pierwszej rozmowy okazuje się, że firma zaczyna akurat projekt wdrożenia systemu ERP lub jest po nieudanej próbie jego wdrożenia.

W dużym skrócie „miało wszystko działać tak jak chcemy, ale nie działa”. Pan sprzedawca obiecywał, że wszystko będzie tak jak chcemy i że są w tym systemie funkcje, które zmienią nasze życie – okazuje się że nie części nie ma lub za dostosowanie systemu do firmy trzeba dodatkowo zapłacić.

I w przypadku, kiedy Przedsiębiorcy są przed wdrożeniem, często pada takie zdanie, że „to my najpierw na spokojnie ten system wdrożymy, żeby Wasz CFO miał na czym pracować, a dopiero potem zaczniemy działać z naszym projektem”. I często na koniec przedsiębiorcy dodają też na przykład formułkę „Do usłyszenia za 3 miesiące”. I co ciekawe – chyba jeszcze ani razu w historii, ich przewidywania co do okresu wdrożenia systemu się nie sprawdziły.

Co więcej, koszty nieudanego wdrożenia są bardzo wysokie – bo chodzi tutaj nie tylko o koszty samego systemu i wdrożenia, ale też czas i zaangażowanie Twojego zespołu, który w tym samym czasie mógłby robić inne rzeczy, które popychałyby firmę do przodu. Powodów takiego stanu rzeczy – czyli nieudanego albo mocno przeciąganego wdrożenia, może być oczywiście mnóstwo. Najczęściej od Przedsiębiorców słyszymy taką argumentację, że firma wdrożeniowa daje ciała, ale to nie zawsze jest pełen obrazek.

Kiedy potem rozmawiamy, to okazuje się, że projekt wdrożeniowy ERP’a wyglądał w uproszczeniu tak, że ktoś z firmy udał się do wdrożeniowców i powiedział „mamy problem z tym i z tym, wdrożcie nam ERP’a”. Albo w drugą stronę – przyszedł handlowiec, obiecał i powiedział, że wdrożenie systemu odmieni firmę.

Nowy system ERP nie rozwiąże wszystkich Twoich problemów

Jeżeli słuchaliście naszych poprzednich odcinków (np. o Elektronicznym Obiegu Dokumentów) to być może słyszeliście już kilka razy, jak mówimy, że nowy system po pierwsze nie rozwiąże automatycznie wszystkich problemów Twojej firmy, a po drugie, że do jego wdrożenia trzeba się dobrze przygotować.

Dlatego w 31 odcinku podcastu Finanse w Twojej Firmie porozmawiamy o tym przygotowaniu – co i jak należy zrobić, żeby dobrze przygotować się do wdrożenia finansowej części systemu ERP.

Jak przygotować się na wdrożenie systemu ERP?

W tym procesie pod uwagę warto wziąć 4 zasadnicze kwestie.

Odpowiedzialność

Nadzwyczaj często za wdrożenie systemu ERP jest odpowiedzialny Zarząd. Nie jest w tym nic złego, z uwagi na fakt, że często systemy klasy ERP to większe wydatki. Jednak widzimy pewną prawidłowość, że z jednej strony odpowiedzialność osadzona w Zarządzie może prowadzić do sytuacji, że jest to robione dość ogólnie – ponieważ odpowiedzialny członek zarządu dostaje dodatkowe zadania, z którymi może się nie wyrabiać lub zrzuca to na innych pracowników nie wchodząc dostatecznie w temat.

Tutaj rekomendujemy wyłonienie koordynatora – kierownika projektu, który będzie koordynował projekt, nadzorował prace po stronie organizacji, angażował odpowiednie osoby, a jeżeli trzeba to też zewnętrznych ekspertów.

Warto pamiętać, że w procesie wdrożenia jest kilka obszarów wiedzy:

  • produkcja,
  • finanse,
  • zakupy,
  • logistyka
  • i wiele innych…

…co powoduje, że trzeba skoordynować pracę wielu osób z wielu specjalności biznesowych, których doświadczenia nie zawsze są spójne.

Inną dobrą praktyką jest budowanie grup zadaniowych – ambasadorów tego typu projektów, którym najbardziej zależy na wdrożeniu. To często są ludzie którzy wykażą się największą determinacją i najwięcej mogą skorzystać na wdrożeniu systemu.

Określenie celów i oczekiwań

System ERP zawsze wdrażamy w jakimś konkretnym celu.

Trzeba pamiętać, że wdrażany system ma służyć ludziom – w klasycznym filmie Chłopaki Nie Płaczą była pewna scena z egzaminem, gdzie profesor Zajączek wypowiada słynne słowa „Gotowi pomyśleć że my tu jesteśmy dla nich”.

Często występuje pewna luka pomiędzy tym, jak dzisiaj realizowane są procesy i analizy, a tym jak to chcieliby robić kierownicy, dyrektorzy czy zarząd. Brak identyfikacji tych obszarów i oczekiwań będzie prowadziło do stwierdzeń, że „nie o to nam chodziło lub działa nie tak”.

Myślę, że kluczowe tutaj jest mieć na pokładzie człowieka, który będzie odpowiedzialny za nadzór nad zbieraniem oczekiwań w organizacji. Często wiem, że po stronie dostawców systemów ERP są prowadzone wywiady, jednak czasami mam wrażenie, że sa one prowadzone dość pobieżnie lub przez osoby, które nie wiedzą co się kryje za odpowiedziami i nie identyfikujące ryzyk lub niespójności w odpowiedziach.

Z drugiej strony warto pomyśleć o tym, że idąc do kadry zarządzającej możemy zetknąć się z… „koncertem życzeń”. Nie raz spotykałem się z sytuacjami, gdzie definiowane oczekiwania były tak na wyrost, że z jednej strony firma wdrożeniowa miała by duże wyzwanie próbując wdrożyć system w taki sposób jak opisany, a z drugiej strony oczekiwania znacząco przekraczały potrzeby. Czyli robienie sztuki dla sztuki.

Przygotowanie procesów

Myśląc o wdrożeniu systemu informatycznego – czy to ERP, czy CRM’u, często też innych, można przyjąć, że jest to nakładka na obecnie funkcjonujące w firmie procesy.

Samo wdrożenie systemu ERP nie sprawi na przykład, że nagle Twoi wszyscy pracownicy z dnia na dzień zaczną w magiczny sposób inaczej pracować.

Procesy w Twojej firmie, czyli jakieś ogólnie przyjęte zestawy działań, które pracownicy w ramach firmy realizują w określonej kolejności rządzą praktycznie całą Twoją firmą. Przykładowo – jeżeli dziś nie prowadzisz w ogóle magazynu, to wprowadzenie systemu do zarządzania gospodarką magazynową może stosunkowo niewiele zmienić. Dlatego właśnie tak istotne jest to, żeby najpierw przygotować się na wdrożenie systemu od strony procesów.

W jaki sposób można to zrobić?

Jest kilka sposobów, które można znaleźć odpowiadając na pytanie jak mapować procesy – najczęściej są to określone notacje. To co się często sprawdza to wspólne warsztaty dot. mapowania.

Szkolenie i znajomość systemu

Bez wiedzy jak to działa i jakie ma możliwości możemy doprowadzić do sytuacji, że tylko najprostsze lub te które najprościej zapamiętać funkcje będą wykorzystywane.

Mamy doświadczenia, że na tym etapie najwięcej oszczędzają zarządzający przy wdrożeniu. Twierdzą, że jedno szkolenie wystarczy i później pracownicy nauczą się przez osmozę.

Pamiętaj – firma wdrożeniowa jest ekspertem od systemu.

Jako firma, która chce wdrożyć u siebie system, to Twoją odpowiedzialnością jest właściwe przygotowanie się do wdrożenia. Minimum w tym przypadku jest bardzo precyzyjne określenie swojej potrzeby biznesowej.

Firma wdrożeniowa jest ekspertem od znajomości i możliwości systemu – a nie od funkcjonowania Twojej firmy. Nie od porządkowania procesów. Nie od finansów. Nie od księgowości. Zadaniem firmy wdrożeniowej jest dostosowanie firmy do stanu obecnego Klienta – a nie usprawnianie działania Twojej firmy.

Szukasz partnera do wdrożenia części finansowo-księgowej systemu ERP?

Jeżeli planujesz wdrożenie części finansowo-księgowej systemu ERP i nie wiesz od czego zacząć, aby Twój projekt zakończył się powodzeniem, możesz skorzystać ze wsparcia doświadczonego doradcy.

Taka osoba wesprze Cię w określeniu aktualnej sytuacji, przygotowaniu procesów, określeniu celów i oczekiwań oraz w zakresie merytorycznym.

Plona Consulting to firma, której zadaniem jest wspierać Przedsiębiorców w skutecznym zarządzaniu firmowymi finansami. Aby porozmawiać z nami o wsparciu podczas wdrożenia systemu ERP, skorzystaj z poniższego przycisku.

Zamawiam bezpłatną konsultację

Podobne wpisy które mogą Cię zainteresować

Wojciech Plona
29 stycznia 2025

Finanse Twojej Firmy NIE muszą być nowoczense

Finanse Twojej Firmy NIE muszą być nowoczesne W ciągu ostatnich kilku miesięcy dosłownie nie dało się uciec od zalewu informacji związanych z nowoczesnymi technologiami – czy to AI czy automatyzacją, czy uczeniem maszynowym… Ale dziś przychodzę z nieco innym komunikatem. Mianowicie – wcale nie potrzebujesz nowoczesnych narzędzi w finansach. A ten artykuł, który wyjaśnia dlaczego, został napisany na podstawie 81. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  […]

Więcej
Wojciech Plona
15 stycznia 2025

Próg rentowności – jak i po co z niego korzystać w biznesie?

„Kiedy firma zaczyna zarabiać na siebie? O tym, jak w prosty sposób obliczyć próg rentowności i wykorzystać go do podejmowania mądrych decyzji, opowiada 80 odcinek podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Więcej
Wojciech Plona
02 stycznia 2025

Jak przygotować się do inwestycji w Twojej firmie?

Czy inwestycja o wartości pół miliona złotych może kosztować Cię półtora miliona? Może. Więc o tym, jak przygotować się do inwestycji z punktu widzenia CFO przeczytasz w poniższym artykule.

Więcej
Wojciech Plona
18 grudnia 2024

TYCH błędów unikaj przy budowaniu wewnętrznego działu finansów

TYCH błędów unikaj przy budowaniu wewnętrznego działu finansów Dzisiejszy temat to błędy przy budowie wewnętrznego działu finansowego. Ten artykuł został napisany na podstawie 78. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts Najczęstsze błędy przy budowaniu działu finansowego Mamy czasami takie wrażenie, że Przedsiębiorcy stosunkowo późno orientują się, […]

Więcej
Wojciech Plona
04 grudnia 2024

Finansowa Dolina Śmierci – Jak sobie z nią radzić w rosnącym biznesie?

Jak przejść przez Finansową Dolinę Śmierci… Nie ocierając się o śmierć. Na podstawie 77. odcinka podcastu Finanse W Twojej Firmie.

Więcej
Wojciech Plona
20 listopada 2024

7 pytań, które powinieneś zadać finansiście na koniec roku

O czym powinieneś porozmawiać z Twoim finansistą w Q4?

Więcej
Wojciech Plona
06 listopada 2024

AI i automatyzacja w finansach firmy – jak z nich korzystać?

15 sposobów, aby wykorzystać AI oraz automatyzację w finansach Twojej firmy

Więcej
Wojciech Plona
23 października 2024

Finansowe wyzwania w branży nieruchomości

Finansowe wyzwania firm z branży nieruchomości Nieruchomości to wyjątkowa branża. O tym jakie wyzwania spotykają firmy z tej branży posłuchasz w 73. odcinku podcastu Finanse w Twojej Firmie, na podstawie którego napisany został poniższy artykuł: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts „Firmy z branży nieruchomości”… Czyli jakie? Już na wstępie warto zaznaczyć, że pojęcie „firmy nieruchomościowe” to dość pojemny termin – […]

Więcej
michal
09 października 2024

Najbardziej PRZECENIANE finansowe wskaźniki

Najbardziej PRZECENIANE finansowe wskaźniki Jeżeli choć trochę znasz Plona Consulting, na pewno wiesz jak istotna dla Twojego biznesu jest kontrola finansów. Ale są takie wskaźniki, które Przedsiębiorcy zdają się często przeceniać… Posłuchaj 73. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie, na podstawie którego napisany został poniższy artykuł: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts Najbardziej przeceniane finansowe […]

Więcej
Wojciech Plona
25 września 2024

Tabelki to (nie) wszystko

Tabelki to (nie) wszystko – na ile decyzje Przedsiębiorcy powinny wynikać z danych? Przedsiębiorcy często zwracają uwagę na to, że rzeczą, która dała im biznesową przewagę jest ich intuicja. Ale czym faktycznie jest ta intuicja w biznesie? I jak możesz ją wesprzeć? Posłuchaj 72. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie, na podstawie którego napisany został poniższy artykuł: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts […]

Więcej

Zacznij zarządzać firmowymi finansami

Chciałbyś szybciej analizować finanse Twojej firmy i wyciągać z nich więcej informacji? Zamów bezpłatną, 45 minutową konsultację i sprawdź, o ile prostszy może stać się Twój biznes dzięki profesjonalnym analizom finansowym!