Elektroniczny obieg dokumentów: jak i po co go wdrożyć?

Jak i po co wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów?

Poniższy artykuł dotyczący wdrożeń elektronicznego obiegu dokumentów został napisany na podstawie 24. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Dlaczego warto wdrożyć obieg dokumentów?

Poniższy tekst to notatki z rozmowy Wojciecha Plony z Patrykiem Oleszczukiem w ramach 24. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Tematem tekstu jest natomiast obieg dokumentów w finansach. Jednym z bardzo ważnych tematów dla każdego CFO.

Jest to temat ważny, bo skutki niepoukładanego obiegu dokumentów, które zauważamy u naszych Klientów to między innymi..

• długi czas oczekiwania na dane księgowe,
• pogubione dokumenty,
• trudności w szukaniu informacji historycznych,
• brak dodatkowej analityki i wiedzy co się kryje za danym dokumentem.

I pomimo, że nie są to problemy, które stanowią dla firm „być albo nie być” i pewnie nie przesądzą o jej upadku, to mimo tego, temat jest ważny. Chociażby dla świętego spokoju Przedsiębiorcy.

Jak małe i średnie firmy radzą sobie z obiegiem dokumentów?

WP: Patryku, powiedz proszę, jak dziś małe i średnie firmy podchodzą do obiegu dokumentów?

PO: Wyobraź sobie pewną historię…

Pan Jan prowadzi działalność gospodarczą. Zbiera faktury, wkłada w reklamówkę, zanosi do księgowej, potem czeka na wynik finansowy firmy i określenie kwoty podatku do zapłacenia.

Firma rośnie rozwija się, pojawiają nowi pracownicy, nowe obowiązki, a mechanizm zbierania informacji dalej działa jak wtedy gdy pan Jan pracował sam. Lata mijają, aż w końcu okazuje się że coś się nie spina, gdzieś brakuje informacji.

WP: Niektórzy przedsiębiorcy zaczynali od poziomu jednego pracownika i 20 dokumentów miesięcznie do poziomu powyżej 1000 faktur i dalej to tak samo wygląda z tą różnicą, ze część pracy wykonuje administracja, która szuka dokumentów w samochodzie szefa, na poczcie elektronicznej, w szafkach i na biurkach.

Co ciekawe kiedyś robiłem projekt, w którym okazało się, że wartość dokumentów, które zostały zgubione sięgnęła 100 000 złotych w ciągu 3 miesięcy. Nie mówię jaką to miało wartość przez parę lat…

PO: Żeby nie szukać daleko, to nawet dzisiaj miałem rozmowę w której okazało się że właściciel działalności gospodarczej poprzez brak analizy swoich należności stracił 300 000 zł. Na sama myśl o tym Prezes musiał wyjść ze spotkania i zapalić.

Na czym polega fenomen elektronicznego obiegu dokumentów?

WP: Jeżeli rozmawiamy o tym, jak wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów i jak zrobić to dobrze, to powiedz mi – na czym polega fenomen tych systemów?

PO: Głównie chodzi o oszczędność czasu i zasobów firmy. Czas wyróżniam ponieważ jest to pierwszy z widocznych efektów wprowadzenia obiegu dokumentów do firmy. W kolejnych etapach pojawiają się nam szybsze i poparte wiarygodnymi danymi, decyzje biznesowe.

Szczyt zainteresowania tam jak wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów pojawił się na początku 2020 roku, sam wiesz z jakiego powodu. Niejako zostaliśmy zmuszeni do wprowadzenia zmian w organizacjach. Pojawiły się nowe firmy, wprowadzające rozwiązania do pracy zdalnej, których działania marketingowe zmieniły postrzeganie pracy z systemami klasy workflow.

Co możesz zyskać na wdrożeniu systemu EOD?

WP: Dlaczego Właściciel małej, czy średniej firmy, który zajmuje się po trochu wszystkim i co do zasady żyje w wiecznym niedoczasie, miałby zainteresować się kwestią obiegu dokumentów?

PO: Bo lubimy rosnąć. Ja bardzo, dlatego ciągle jem ciastka 🙂

Logiczną konsekwencją prowadzenia firmy jest optymalizacja procesów.

Przykładem jest dla mnie postęp technologiczny w branży księgowej. Od książek i czerwonego atramentu oznaczającego storno, do mechanizmów odczytywania dokumentów z wbudowanym asystentem księgowym.

Każda firma z jaką współpracowałem, i podejrzewam, że każda z którą będę współpracował, jest nastawiona na sukces. Rozwijając się szukają możliwości usprawnienia procesów.

Pojawiają się systemy klasy CRM, pojawia się pełna księgowość, nowi pracownicy, mający na celu poszerzenie możliwości produkcyjnych, lub też zwiększenie jakości usługi.

Obieg dokumentów jest integralną częścią życia każdej organizacji, funkcjonuje często w tle, choć pojawił się znikąd i czasem nie wiadomo nawet jak on do końca działa, to pani Kasia wie, że ma oddać papiery z pieczątką do kierownika, on do dyrektora a dyrektor do…. I tak dalej.

Sami Państwo wiedza jak to u Państwa wygląda. Wiedza jest kluczem do zdrowego i mniej stresującego prowadzenia swojej działalności, a obiegi ją systematyzują, porządkują i pomagają wyciągać z nich wnioski. Dlatego też uważam, że jeśli chcesz spać spokojnie i cieszyć się prowadzeniem rosnącego biznesu, powinieneś się zainteresować obiegami dokumentów.

WP: Dla mnie to jest niesamowite doświadczenie w jaki sposób technologia może wspierać nawet tak powtarzalne procesy jak administracje, a może inaczej, właśnie tam jest najbardziej efektywna i daje potężną dźwignię.

Kiedy warto myśleć o tym, jak wdrożyć system elektronicznego obiegu dokumentów do firmy?

WP: Nasi słuchacze są na różnych momentach rozwoju swoich firm – kiedy warto zacząć zastanawiać się nad wdrożeniem takiego systemu do swojej firmy? Jest jakaś konkretna skala, albo moment życia firmy, kiedy Ty szczególnie rekomendujesz wdrożenia?

PO: Uważam że każda firma, bez względu na rozmiar powinna wiedzieć jak można modelować procesy w swojej firmie, jakich narzędzi dobrze jest używać i jaką niosą za sobą inwestycję.

Wracając do Twojego pytania, odpowiem, że zawsze jest dobry czas na zapoznanie się systemami wspomagającymi zarządzanie procesami w organizacji, w tym przypadku akurat mówimy o obiegu dokumentów, ale mam na myśli również systemu typu CRM, ERP czy też obsługę najpotężniejszego systemu jakim jest Excel.

Spotykam się z takim przeświadczeniem, że na obieg dokumentów to mogą mieć tylko wielkie korporacje, a są wielkie bo mają obiegi. Trochę błędne koło.

WP: Kiedyś w małych firmach wystarczyło wprowadzić zasady dot. jakie dokumenty gdzie trafiają, do kogo i kiedy. Jednak faktycznie przy rosnącej firmie należy zmieniać pewne przyzwyczajenia, zasady i procesy, aby nie były one hamulcem do skalowania biznesu.

Na co warto zwrócić uwagę przy wdrożeniu systemu EOD?

WP: Gdzie często „wysypują się” projekty wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów?

PO: Podczas rozmów, zaproście wszystkich którzy będą zaangażowani w projekt, i zapytajcie o doświadczenie w analizie obiegu dokumentów reprezentanta rozwiązania jakim jesteście zainteresowani. To nic niegrzecznego zapytać o kompetencje.

Jeśli jest tym ładnym handlowcem co pokazuje że działa, to poproście o to żeby zabrał ze sobą analityka, albo wdrożeniowca. Jeśli sam konfiguruje obiegu, no to wio z pytaniami. Bądźcie otwarci na jego doświadczenie i nie starajcie się za wszelką cenę kopiować obecnego obiegu dokumentów przenosić na elektroniczny.

Od czego zacząć wdrożenie systemu obiegu dokumentów?

WP: Na koniec chciałbym zapytać o Przedsiębiorców, którzy słuchają naszego podcastu i dopiero zaczynają porządkować w swoich firmach procesy księgowo-finansowe. Powiedz – od czego powinien zacząć Przedsiębiorca, który jak do tej pory nie zwracał uwagi na obieg dokumentów?

PO: Zaprosiłbym do opisania stanu obecnego i stworzenia prostego grafu obrazującego przepływ np. faktury kosztowej w organizacji, czy też umowy z klientem. Prześledził bym krok po kroku, gdzie są wąskie gardła, jakie przestrzenie jestem w stanie usprawnić.

Następnie poprosiłbym żeby zajrzał w przeszłość. Plany jakie mamy na rozwój organizacji, często same nasuną nam wnioski. Jakie parametry należy monitorować aby organizacja mogła się rozwijać i w którym momencie należy je wprowadzić. Jeśli jednak nie czujecie się na siłach, lub nie wiecie gdzie zacząć, to porozmawiajcie z kimś kto już ma rozwiązania tego typu, lub zaproście przedstawiciela. Tylko takiego, który co zadaje pytania, a nie tylko mówi.

Jakie mamy doświadczenia w Plona Consulting?

WP: Patrząc po naszych Klientach, a nawet po nas samych widzę jak bardzo system obiegu dokumentów ułatwia codzienne funkcjonowanie. Bo u nas wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów pozwoliło zamykać miesiąc dużo szybciej, szybciej analizować dane oraz zapewnia powtarzalną strukturę danych.

A te kwestie mają realny i to bardzo duży wpływ na to, jak wygląda u nas zarządzanie finansami i to, jak bardzo jest czasochłonne. A jak wiadomo, szczególnie w przypadku Przedsiębiorców, czas to pieniądz.

Chętnie wesprzemy Cię we wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów!

Zastanawiasz się nad tym, jak uporządkować finanse Twojej firmy?

Plona Consulting to firma, która wspiera Przedsiębiorców w skutecznym zarządzaniu firmowymi finansami na postawie twardych danych. Przekazujemy Ci dane, dzięki którym wiesz wszystko, co powinieneś wiedzieć o rentowności, płynności i wynikach finansowych Twojego biznesu.

Jeżeli chcesz z nami porozmawiać, możesz zamówić bezpłatną konsultację.

Zamawiam bezpłatną konsultację