Jak przygotować się na wysoki sezon?

Jak przygotować się na wysoki sezon?

Tematem dzisiejszego odcinka podcastu jest przygotowanie na wysoki sezon w sezonowych biznesach.

Poniższy artykuł został napisany na podstawie 47. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Czwarty kwartał bywa wyjątkowy

Tematem 47 odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie jest to, jak przygotować się na wysoki sezon. Ten odcinek będzie szczególnie przydatny dla Przedsiębiorców prowadzących sklepy online, dla których istotnym zagadnieniem są finanse w e-commerce – to przez ich pryzmat będziemy omawiać  ten temat, bo akurat bardzo sprzyja nam czas i pora roku. Ale nawet jeżeli nie prowadzisz sklepu online, a masz po prostu bardzo sezonowy biznes, to ten odcinek też będzie dla Ciebie użyteczny

Sklepy e-commerce zbierają żniwo

Pora roku w okolicach publikacji tego odcinka służy temu, żebyśmy porozmawiali o e-commerce’ach. Dlaczego? Bo końcówka roku, ten ostatni kwartał jest bardzo często dla naszych Klientów z e-commerce bardzo wyjątkowym czasem – czasem wzmożonego ruchu w sklepach, wzmożonych zakupów i co za tym idzie – wyższych przychodów.

Zobacz także: Niższy zysk przy wyższych przychodach – z czego może to wynikać?

Wiele e-commerce’ów to typowe firmy handlowe, które są mocno uzależnione od koniunktury. Tak jak firmy budowlane więcej pracują latem niż zimą, tak jak latem sprzedaje się więcej t-shirtów niż kurtek zimowych, tak i wiele sklepów online jest uzależnionych od tego, jakie zwyczaje mają ludzie i kiedy dokonują zakupów. A czwarty kwartał to między innymi czas, kiedy mamy Black Friday, a na horyzoncie widać już nadchodzące wielkimi krokami Święta Bożego Narodzenia.

Czasami ta sezonowość jest aż tak silna, że niektórzy z naszych Klientów w ciągu ostatnich dwóch miesięcy roku potrafią zarobić drugie tyle, co od stycznia do października. Na przykład firmy z branży zabawkowej przed Świętami mają ręce pełne roboty. Ale – tam gdzie są wyższe przychody, tam muszą być też wyższe koszty, większe zamówienia od swoich dostawców i generalnie większe ryzyko.

Więc pomyślałem, że warto porozmawiać w tym odcinku podcastu o tym, jak się przygotować na wysoki sezon, żeby móc jak najwięcej zarobić i z drugiej strony mocno ograniczyć to ryzyko.

Z jakim ryzykiem będziesz się mierzyć w wysokim sezonie?

A o jakim ryzyku właściwie mowa? Już wyjaśniamy.

„Wysoki sezon” i wyższa sprzedaż w tych okresach często jest przez firmy rozpatrywana wyłącznie w kategorii dużej szansy – no bo skoro nagle rośnie sprzedaż, to trzeba to jak najlepiej wykorzystać. I temat tego przygotowania jest o tyle ważny, że w zależności od tego, jak dobrze firma się przygotuje, to tyle właśnie zarobi. W zależności od tego jaką będzie miała zdolność operacyjną, tyle zamówień obsłuży i tylu będzie wymagało to pracowników.

Ten wysoki sezon często mocno pokazuje gdzie w ogóle jest firma jeżeli chodzi o wydajność swojej pracy. Bo zauważamy, że te firmy, które inwestują w automatyzację, w tym okresie radzą sobie nieco lepiej.

Co może pójść nie tak? Poznaj 6 obszarów ryzyka!

Jeżeli chodzi o ten proces przygotowań na wysoki sezon, to jest kilka rzeczy, które mogą w nim pójść nie tak jak byśmy sobie tego życzyli. I oczywiście jest parę takich rzeczy, które nasi Zewnętrzni Dyrektorzy Finansowi, którzy pracują z Klientami prowadzącymi sezonowe biznesy, zauważają najczęściej. Przede wszystkim są to kwestie takie jak…

1. Zbyt duże zatowarowanie

Czyli zamówienia, które robimy są zbyt duże LUB zamawiamy za dużo towarów, które nie rotują. Co powoduje, że wysoki sezon mija, a my zostajemy z niepotrzebnym, ciężko zbywalnym towarem, na który nawet w sezonie, a już zwłaszcza poza sezonem, zainteresowanie jest niezbyt duże.

Tym gorzej, jeżeli są to produkty, które możemy sprzedać tylko w jakimś konkretnym momencie – na przykład właśnie halloweenowe, czy świąteczne, bo wtedy czekamy z nimi na magazynie cały kolejny rok. A pewnie nie musimy podkreślać, dlaczego to jest problem.

2. Zbyt małe zatowarowanie

Druga kwestia to przeciwieństwo pierwszej. Czyli zbyt małe zatowarowanie. I to też jest problem. Bo zbyt małe zatowarowanie oznacza utracone zyski. Ludzie chcą kupować od nas produkty, ale my nie mamy ich na magazynie, a na sklepie widnieje tylko smutny napis „produkt chwilowo niedostępny” I tutaj zamiast zwiększyć swoje możliwości, to w zasadzie je ograniczamy.

Ten problem robi się tym większy, im więcej inwestujemy w marketing. Bo wtedy palimy dodatkowo budżety tylko po to, żeby Klient po kliknięciu w reklamę nie mógł kupić od nas produktu.

Te dwa pierwsze punkty, zbyt duże lub zbyt małe zatowarowanie, mają często wspólne źródło, czyli towarowanie się „na czuja”. A oczywiście są narzędzia, które mogą w tym znacząco pomóc – ale nie wyprzedzając faktów, idźmy dalej.

3 i 4 – Branie finansowania na zatowarownie LUB brak finansowania na zatowarowanie

Kwestia trzecia i czwarta też są ze sobą połączone. Trójka to „branie finansowania na zatowarowanie” a czwórka to „brak finansowania na zatowarowanie”. I tu wszystko dyktuje oczywiście sytuacja.

Bo jeżeli chcesz wziąć finansowanie tylko po to, żeby tak jak w punkcie pierwszym kupić produkty, które rok będziesz trzymać na magazynie, to nie będzie to specjalnie efektywne rozwiązanie – bo zostajesz nie dość, żę z towarem na magazynie to jeszcze z finansowaniem do spłacenia. Ale jeżeli z drugiej strony – finansujesz się wyłącznie ze swoich środków, widzisz dużą okazję, a finansowanie masz mniej lub bardziej pod ręką, to może to być dodatkowa dźwignia

Jeżeli firma ma mocno dodatnie wyniki, ma możliwości, ma przestrzeń – to czasami nie biorąc finansowania ewidentnie się ona ogranicza.

5. Urlopy kluczowych członków zespołu

Punkt piąty to jest wyjątkowo bolesny punkt o czym przekonał się kiedyś jeden z naszych Klientów – czyli ludzie idący w wysokim sezonie na urlopy.

Pół biedy, jeżeli są to ludzie, których stosunkowo łatwo możemy zamienić, ale czasem firmy są tak zorganizowane, że jest w nich kilka kluczowych graczy, którzy doskonale znają procesy, doskonale wiedzą jak firma powinna działać w tym okresie i są potrzebni na pokładzie. Na przykład to oni co roku przygotowują wszystkie kampanie marketingowe i koordynują pracę agencji marketingowych, żeby te mogły jak najbardziej efektywnie działać – już nie wspominając o tym, że potem ta osoba na przykład na bieżąco kontroluje wyniki, widzi co działa, a co nie i dostosowuje wraz z biegiem czasu te działania.

To są właśnie ludzie, którzy w tym wysokim okresie muszą być z Tobą i działać na „pełnych obrotach”. Więc tutaj też jest Twoja rola jako szefa, żeby być tego świadomym i zapewnić to, że Ci kluczowi ludzie będą dostępni.

6. Brak stress-testów

I szósty punkt na którym można się łatwo poślizgnąć to brak stress-testów. Czyli takich testów, które sprawdzą co może się wydarzyć, jeżeli na sklep zacznie wchodzić nagle nadprzyrodzona ilość osób i składać zamówienia. Czy nasza strona i jej serwery są stabilne? Czy system do zamówień wytrzyma i nie zacznie świrować? Czy nasi ludzie w nazwijmy to „standardowym” składzie, będą w stanie zrobić obrobić terminowo 2, 3, 4x większe ilości zamówień? To są rzeczy, o których trzeba pamiętać.

Prosta wskazówka dotycząca dużych okazji marketingowych

jeżeli na ten zwiększony okres planujesz jakieś duże akcje – to pamiętaj, żeby powiadomić o tym ludzi, którzy w sytuacjach kryzysowych będą mogli Cię wesprzeć. Na przykład Twojego webmastera, który pomoże Ci postawić stronę na nogi, gdyby tej coś się stało. Zabezpiecz krytyczne kwestie.

Nie zapominaj o procesach

Niezmiennie – duże znaczenie ma też analiza procesów . Zwłaszcza wśród trochę większych e-commerce’ów, warto przyjrzeć się temu, jak wygląda proces realizacji zamówienia. Bo często spotykamy się w Plona Consulting z tym, że firmy mają zautomatyzowany proces sprzedaży, ale już to, co dzieje się później – czyli szukanie towarów, pakowanie, pozostawia wiele do życzenia.

Czyli na przykład nowi pracownicy dotrudnieni wyłącznie na ten wysoki sezon nie mają odpowiedniego sprzętu albo przeszkolenia i bardzo długo szukają towarów.

Warto też nadmienić, że te sześć wymienionych punktów to jedynie wycinek tego, co może pójść nie tak. A konsekwencje tych potknięć bywają spore. Bo na przykład Klienci, którzy po tygodniu dalej widzą, że ich zamówienie nie zostało wysłane lubią robić zwroty. I tak – zysk ucieka przez palce. Bo firma na przykład sprzedaje coś, czego nie ma na magazynie, ale jak to mówi „na bank zaraz dojdzie”. Albo nagle okazuje się, że na produkcji jednak występuje jakieś wąskie gardło. A Klienci czekają. I z każdym dniem coraz bardziej tracą zaufanie i wystawiają negatywne opinie.

Jakie narzędzia pomogą Ci się przygotować na wysoki sezon?

Przy okazji pierwszego i drugiego punktu tej listy, wspominałem, że są pewne narzędzia, które, które bardzo pomagają w przygotowaniu na wysoki sezon. I teraz, płynnie przechodzimy właśnie do tej sekcji – czyli omówienia narzędzi, które z naszej perspektywy w Plona Consulting są niezbędne do odpowiedniego przygotowania się na wysoki sezon.

Analiza magazynu

Co nam rotuje, a co nie. Do tego, co rotowało w poprzednich wysokich sezonach i czy są z tym związane jakieś trendy.

Analiza marżowości

Kolejnym narzędziem są stale wspominane w podcaście analizy marżowości – czyli żebyś Ty, jako Przedsiębiorca doprowadził do sytuacji, gdzie będziesz widzieć per grupa produktowa a najlepiej per produkt jakie masz na czym marżę i na czym zarabiasz. I tu mocno zwracam uwagę, że sama prosta do pozyskania wiedza o tym, że na jakimś produkcie masz na przykład 25% marży pierwszego stopnia to jest dopiero wierzchołek tego, co powinieneś wiedzieć. Bo w tej wspomnianej analizie marżowości chodzi też o to, żebyś chociażby znał ją wartościowo – to ile koniec końców marży liczonej w złotówkach wygenerowała firma ze sprzedaży tej konkretnej ilości tego konkretnego produktu.

Analiza cashflow oraz analiza rotacji zapasów

Idąc dalej – to kolejnym narzędziem, które bardzo pomaga w sezonowym biznesie jest analiza cashflow i znajomość wskaźników rotacji zapasów i tego, jak wpływają właśnie na cashflow. Bo ten cashflow w biznesie sezonowym bardzo łatwo jest zgubić. Dodatkowo – coś co trzeba zabezpieczyć przed wysokim sezonem to jest analiza zobowiązań do dostawców i odpowiednie warunki zakupowe. Żeby przypadkiem nie było sytuacji, gdzie firma nie może zamówić tego, co chce i co potrzebuje, bo na przykład jest u danego dostawcy zablokowana ze względu na opóźnienia w płatnościach. I oczywiście narzędziem, dla którego jest to już pewnie setne wymienione w tym podcaście zastosowanie – jest budżet. Dobry firmowy budżet, który pomoże nie tylko przygotować się na wysoki sezon, ale potem też przejść suchą stopą przez ten niski. Bo w wysokim sezonie budżet pomoże określić jak wyższe przychody wpłyną na wyniki firmy, jak będzie wpływ na cashflow i określić założenia brzegowe do celów sprzedażowych i magazynowych, które należy zrealizować. I dodatkowo – w tym wysokim sezonie łatwo wydaje się pieniądze. I budżet jest trochę takim narzędziem otrzeźwiającym, który pozwoli sobie przypomnieć, że są w roku inne miesiące i jest też taki okres, gdzie o pieniądze może być ciężej. Podsumowanie

Checklista – jak przygotować się na wysoki sezon?

Więc – żeby podsumować ten odcinek – krótka checklista przygotowania na wysoki sezon.

1. Stwórz plan zatowarowania. Oparty nie na swoim przeczuciu, tylko na konkretnych analizach.
2. Zadbaj o dostępność zasobów. Między innymi kluczowych członków zespołu.
3. Zaplanuj granice cashflow – znów, na podstawie budżetu.
4. Pamiętaj o tym, że po wysokim sezonie nadchodzi też niski sezon. W którym niejedna firma musi oszczędzać każdą złotówkę.

Korzystaj z Q4!

Jeżeli Twój biznes w czwartym kwartale też spodziewa się wyższych przychodów – to życzę, żebyś wycisnął tę cytrynę do ostatniej kropli.

Jeżeli prowadzisz sezonowy biznes i zauważasz, że stwarza to dla Ciebie wyzwania związane z zarządzaniem finansami, możesz skorzystać ze wsparcia Zewnętrznego Dyrektora Finansowego.

To dedykowana Twojej firmie osoba, która wspiera Cię w skutecznym zarządzaniu finansami firmy – między innymi przygotowując pliki do analiz, czy modele finansowe. CFO pomoże Ci ułożyć i opisać procesy finansowe oraz wdrożyć Twojego pracownika w realizację zadań finansowych.

Jeżeli chcesz sprawdzić, czy takie wsparcie jest dla Ciebie, możesz zamówić bezpłatną konsultację online, podczas której…

• Lepiej poznamy Twój biznes,
• Rzeczowo opowiemy Ci jak możemy wesprzeć Cię w kontroli rentowności,
• Odpowiemy na Twoje pytania.

Zamów konsultację, korzystając z linku poniżej:

Zamawiam bezpłatną konsultację