Finanse w e-commerce – 7 częstych wyzwań finansowych sklepów online

Finanse w e-commerce – 7 częstych wyzwań sklepów online

Poniższy artykuł dotyczący finansów w e-commerce został napisany na podstawie 23. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Finanse w e-commerce – na czym bazujemy?

Tematem dzisiejszego artykułu są często pojawiające się wyzwania finansowe w branży e-commerce. Poniższy tekst dotyczy tego, z jakimi problemami w kontekście finansów mierzą się Właściciele sklepów online (a często także po prostu firm handlowych).

Ten odcinek podcastu nagrywany jest w końcówce 2022. roku i jest wynikiem przynajmniej kilkunastu rozmów z Właścicielami firm e-commerce, które odbyliśmy w ostatnim czasie. Bo ostatnio zgłasza się do nas na bezpłatną konsultację wyjątkowo dużo firm e-commerce, aby porozmawiać o swoich finansach. I co ciekawe – w tym rozmowach znajdują się pewne prawidłowości.

A dodatkowo, jako firma doradcza, która wspiera w porządkowaniu firmowych finansów, mamy perspektywę wzbogaconą tym, że wśród naszych Klientów znajduje się obecnie kilkunastu Przedsiębiorców prowadzących sklepy online. Więc niejako od wewnątrz widzimy, z czym mierzą się w finansach.

Finanse e-commerce w 2022 roku.

E-commerce’y są dzisiaj w bardzo unikalnej sytuacji. Bo już ponad 2 lata temu mieliśmy na rynku czarnego łabędzia – czyli pandemię, która zmusiła miliony osób do przebywania w domu. Niektóre sektory, takie jak branża turystyczna czy gastronomiczna dostały wtedy ogromny cios.

Ale z drugiej strony, są też takie obszary jak e-commerce. Które w tym czasie zanotowały wzrosty ilości i wartości transakcji. Bo skoro ludzie potrzebowali pewnych artykułów, ale nie mogli ich nabyć stacjonarnie – to kupowali je online.

Sami mieliśmy niejednego Klienta, który w 2020 roku podniósł kilkukrotnie przychody ze sprzedaży, właśnie dzięki kanałom online.

Dziś, po ponad 2 latach zaczyna się coraz mocniej mówić o kryzysie. O galopującej inflacji i tak dalej. I cała ta sytuacja także przekłada się na przychody e-commerce’ów. Ale z kolei w drugą stronę. Bo wiele sklepów zaczyna widzieć wyhamowanie.

I niezależnie od tego, czy ich przychody rosną, czy też nie, wiele osób z którymi ostatnio rozmawiałem wspominało, że zauważalnie ciężej jest dziś pozyskać Klienta. A co więcej, ceny surowców, materiałów czy produktów są dziś niesamowicie zmienne. Co też przyprawia wielu Przedsiębiorców o nerwy.

Jest taki jeden cytat, który wyjątkowo mocno ciśnie się na usta w tej sytuacji.

Dopiero podczas odpływu okazuje się, kto do tej pory pływał nago
~ Warren Buffet

Zdaje się, że zwiększone zainteresowanie rozmową o zarządzaniu finansami wśród Właścicieli firm e-commerce może być trochę wywołane strachem przed takim scenariuszem. Czyli przed sytuacją, kiedy Klientów zrobi się na rynku trochę mniej i te firmy, które zarządzają finansami w oparciu wyłącznie o swoją intuicję, albo o mało wiarygodne dane czy ręcznie robione, doraźne analizy, o czym pisaliśmy w tym artykule, będą w trudnej sytuacji.

Dla jasności – naszym celem nie jest sianie paniki, dlatego przypominamy, że scenariusz o którym piszemy, wcale nie musi się zmaterializować. Naszą intencją jest raczej podzielenie się tym, co dziś widzimy na rynku, aniżeli straszenie wielkim kryzysem.

A skoro to zastrzeżenie mamy za sobą, to przejdźmy do naszej listy.

Wyzwania w finansach e-commerce

Wyzwanie 1 – Problemy z badaniem rentowności

Pierwszy punkt na naszej liście to problemy z wypracowaniem odpowiedniego sposobu badania rentowności.

Dziś, wiele systemów do zarządzania sprzedażą online daje możliwości badania rentowności na poziomie poszczególnych produktów. Czyli Właściciele sklepów wiedzą na przykład, że sprzedając jedną brązową sofę, będą mieli z tego np. 90 złotych marży pierwszego stopnia. I to jest świetny pierwszy krok.

W tej sytuacji wiemy przynajmniej tyle, że nie tracimy sprzedając produkty.

Problem polega jednak na tym, że pojawia się pytanie, czy te 90 PLN jest wystarczające, aby pokryć koszty dostaw – od hurtowni do nas i od nas do Klienta, koszty reklamy, marketingu i sprzedaży, koszty administracji oraz oczywiście wynagrodzenie Właściciela.

Tak jak często powtarzamy – z analizami trzeba zejść nieco głębiej. I poznać chociażby rentowność na poziomie grup produktowych oraz na poziomie całej firmy.

Wiedza o rentowności e-commerce w praktyce

Mamy pewną historię, która pomaga w zrozumieniu tego, dlaczego właściwie uporządkowane finanse w e-commerce powinny być dla Ciebie istotne.

Jeden z naszych Klientów był przekonany o tym, że pracuje w oparciu o stałą marżę – czyli do ceny zakupu każdego produktu w sklepie dodawał sobie odpowiedni procent i wszystko co następowało dalej miało być już proste. Firma miała mieć po prostu marżowość na poziomie 30%.

Niedopatrzenie w tym wypadku polegało na tym, że większości zakupów w tym sklepie online dokonywali nowi Klienci. Okazało się, że ponad 80% Klientów przy zakupach korzysta z kodów rabatowych dodawanych do zapisu na newsletter. Kod rabatowy o wysokości 15%. Czyli w prawie 80% zamówień, marża była praktycznie zabijana.

Po dokonaniu takich kalkulacji marżowości na poziomie całej firmy, a nie pojedynczego produktu okazywało się, że faktyczna marża jest od tych zakładanych 30% bardzo odległa.

Wyzwanie 2 – luźna polityka rabatowa

Zostając w temacie rabatów, drugim wyzwaniem jest poukładanie polityki rabatowej.

Ten punkt jest idealnie adekwatny co do naszej daty, nasz artykuł ma premierę dwa dni przed Black Friday.

Często zauważamy, że małe i średnie firmy, często zainspirowane tym, co robią gigantyczne korporacje, oferują bardzo wysokie rabaty, nie do końca mając czasami świadomość tego, jak wpływa to na ich zyski.

Marża w e-commerce

Jeżeli masz 20% marży i udzielisz 10% rabatu, to właśnie oddałeś 50% swojego zysku.

A jeżeli produkt sprzedajesz z dwudziestoprocentowym narzutem i udzielasz 20% rabatu to na sprzedaży tego produktu tracisz. Już na etapie samej czystej transakcji. Nie wspominając o tym ile kosztuje Cię jego sprzedaż, transport i tak dalej.

Niewiele znam sklepów online, które sprzedają na 60% marży. Ale znam wiele takich, które miewają 60% rabaty.

Wyzwanie 3 – określenie wartości magazynu

Znaczna część Właścicieli sklepów online posiadających magazyn ma ogromne problemy z określeniem wartości tego magazynu.

W pierwszym punkcie pisaliśmy o mierzeniu rentowności na poziomie całej firmy – i brak wiedzy o wartości magazynu jest jedną ze składowych tego, dlaczego stanowi to tak duże wyzwanie.

Problemy z określeniem wartości magazynu mogą pojawić się chociażby przez to, że nie jest on regularnie księgowany, nie jest robiona inwentaryzacja lub jest robiona zbyt rzadko albo zbyt mało dokładnie.

Jeżeli chodzi o finanse w e-commerce, brak wiedzy o wartości magazynu sprawia, że mamy w firmie czarną dziurę. W samym jej centrum. Dziurę, która wsysa znaczne ilości gotówki bez absolutnie żadnej wiedzy o tym, ile tej gotówki w niej jest.

Dlaczego wiedza o wartości magazynu jest kluczowa w finansach e-commerce?

Wyobraź sobie, że 3 miesiące temu na towar wydałeś milion złotych. Po pewnym czasie z zamówionych produktów wygenerowałeś pół miliona przychodów ze sprzedaży. Spróbuj teraz określić – to dobry, czy zły wynik?

Odpowiedź brzmi – to zależy.

Bo jeżeli to pół miliona przychodu wygenerowałeś sprzedając 5% swojego tych towarów, jest świetnie. Jeżeli to pół miliona przychodu wygenerowałeś sprzedając 90% tych towarów, to sprawa ma się zgoła inaczej.

Wyzwanie 4 – analizowanie rotacji

Czyli wiedza o tym, jak szybko rotują pewne produkty i jaką generują przy tym marżę.

Pomyśl, że masz 2 produkty stoły i biurka. Nie wiesz ile dokładnie sprzedajesz poszczególnych produktów i jakie stany magazynowe powinieneś posiadać więc towarujesz się po 100 sztuk każdego.

Okazuje się, że szybko schodzą, i tak co miesiąc zwiększasz co miesiąc stany magazynowe. Po 6 miesiącach okazuje się, że na magazynie masz 200 stołów i 1000 biurek. Bo nie zauważyłeś, że w pewnym momencie przestały się sprzedawać biurka, a wciąż towarowałeś się tak samo.

Co gorsza może być tak, żeby się pozbyć tych biurek to będziesz musiał je sprzedać po kosztach, chcąc zwolnić miejsce w magazynie.

Może wydawać Ci się to oczywisty przykład, ale jeżeli masz kilka lub kilkadziesiąt tysięcy indeksów sprawa wygląda nieco inaczej.

Więcej w temacie rotacji produktów i zwiększania marży w e-commerce przeczytasz w artykule „Jak zwiększyć rentowność w e-commerce? Rozmowa z Bartoszem Majewskim z Casbeg„.

Wyzwanie 5 – kilka plików do kontroli tych samych danych.

O tym wspominał już Wojciech Plona w 21. odcinku podcastu Finanse w Twojej Firmie pod tytułem „Twarde dane finansowe – jakim danym finansowym warto ufać?„.

Firmy e-commerce często pracują w przynajmniej kilku różnych systemach. Nierzadko zdarza się sytuacja, gdzie w firmie funkcjonują jednocześnie:

• wewnętrzny plik w Excelu czy Google Sheets, który uzupełnia ktoś z zespołu (asystent lub specjalista),
• system do kontroli sprzedaży związany ze stroną internetową,
• program do wystawiania faktur,
• system ERP,
• wyniki księgowe…

A pomimo tego, Właściciel, zapytany o to, które z tych wyników są pełne i wiarygodne mówi, że… żadne. Albo że dalej stara się do tego dojść.

Brak takiego jednego narzędzia, które na pewno jest wiarygodne, które szybko podaje właściwe wyniki i do którego uzupełniania nie trzeba dużej ilości ręcznej pracy, jest praktycznie paraliżujące.

Jeżeli system ERP jest mało wydajny, wymaga dużej ilości ręcznej pracy z danymi i w dodatku są różnice między tym systemem, a księgowością, to często w finansach panuje kompletny chaos. Co prowadzi nas do punktu szóstego.

Wyzwanie 6 – bałagan w księgowości

Na 7 naszych ostatnich projektów z firmami e-commerce, aż 5 miało nieścisłości pomiędzy księgowością a rzeczywistością. W jednym z projektów system podwójnie wystawiał część faktur.

Na domiar złego w bardzo dużej części naszych projektów występują różnice pomiędzy systemami wewnętrznymi – np. ERP czy systemem do magazynowania, a księgowością.

Wyzwanie 7 – planowanie i prognozowanie

Dużo pisaliśmy już o przeszłości – siódme wyzwanie jeżeli chodzi o finanse e-commerce to wyzwania dotycząca planowania i prognozowania finansów.

Warunki na rynku szybko się zmieniają. I przez to, Właścicielom małych i średnich firm, którzy nie mają w tym temacie doświadczenia, bardzo trudno przychodzi kwestia planowania finansów i prognozowania.

Jak postrzegany jest budżet?

Jeżeli chodzi o budżet – czyli planowanie wydatków, często słyszymy takie głosy, że „w naszym sektorze”, czy „w naszej firmie” nie ma możliwości budżetowania, bo wszystko się tak szybko zmienia, że po miesiącu ten budżet byłby do wyrzucenia.

Nie do końca możemy się z tym zgodzić. Praca z budżetem to droga, zresztą jak i całe finanse finanse. Na początek zaczynamy od prostych tabelek i później stopniowo je rozwijamy wraz ze wzrostem wiedzy finansowej.

Często słyszymy także, że budżet nie uwzględnia tego co jest na koncie. Stąd też firmy handlowe nie chcą budżetować. Natomiast są sposoby na to jak budżetować cashflow w firmach handlowych. Jest szczególnie ważne, zwłaszcza pod kątem konieczności cięcia kosztów lub szybko rozwijających się grup asortymentowych.

Dlaczego warto planować i prognozować finanse w e-commerce?

Wiele e-commerce’ów działających dla klientów indywidualnych (B2C) działa tak, że towarują się z odroczonym terminem płatności, a środki od Klienta dostają od razu… Co może budzić problemy.

Bo mimo, że teoretycznie jest to bardzo korzystna sytuacja, to bez właściwych narzędzi zaciemnia ona obraz.

Jeżeli Właściciel takiej firmy nie planuje finansów i nie dysponuje narzędziem, które pozwoli mu na szybkie sprawdzenie tego, jak będzie zmieniać się stan gotówki, to często zarządza na podstawie tego, jaki widzi stan konta. I jego decyzje są pochodną tego, czy jest akurat kasa na koncie firmy, czy też nie.

Taki Przedsiębiorca widzi na przykład 700 000 na koncie, myśli sobie że jest dobrze i decyduje o wejściu w jakąś dużą inwestycję, nie wiedząc o tym, że harmonogramy płatności u dostawców ułożyły się tak, że 80% tych pieniędzy zniknie z konta w przeciągu najbliższych 7 dni.

Podsumowanie

Do najczęstszych wyzwań w e-commerce zaliczyliśmy…

1. Problemy z wypracowywaniem sposobu mierzenia rentowności,
2. Bardzo luźną politykę rabatową i brak świadomości konsekwencji rabatów,
3. Problemy z określeniem wartości magazynu,
4. Wyzwania z analizowaniem rotacji produktów,
5. Dużą ilość systemów pokazujących różne dane,
6. Bałagan w księgowości,
7. Wyzwania dotyczące planowania i prognozowaniu finansów.

Jak poukładać finanse w e-commerce?

Jeżeli podczas lektury zwróciłeś uwagę, że niektóre z opisanych wyzwań dotyczą Twojej firmy, chętnie z Tobą porozmawiamy. Nasza firma świadczy usługę Zewnętrznego Dyrektora Finansowego i często wspiera firmy e-commerce oraz handlowe.

Jeżeli jesteś ciekaw, jak mogłoby wyglądać takie wsparcie, poniżesz znajdziesz przycisk do zamówienia bezpłatnej, niezobowiązującej konsultacji.

Zamawiam bezpłatną konsultację