Lepsze decyzje w biznesie dzięki poukładanym finansom – jak do nich dochodzić?

Jak zwiększyć rentowność firmy produkcyjnej?

Dziś naszym celem jest pokazać Ci ścieżkę, jaką przechodzą z nami Klienci, która prowadzi ich OD twardych danych do pewnych decyzji biznesowych. Bo na tyle lat, ile jesteśmy już w biznesie, na te setki firm, które obsługiwaliśmy w Plona Consulting jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy, i na tyle tysięcy Przedsiębiorców, których poznaliśmy na naszej biznesowej drodze… ANI jedna osoba nie zaczynała swojego biznesu po to, żeby analizować jego finanse. Bo analizy finansowe dla nikogo z nas po prostu nie są celem samym w sobie.

Poniższy artykuł powstał na podstawie 91. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Finanse firmy to narzędzie do spełniania celów

Poukładane finanse firmy to narzędzie, które ma służyć realizacji Twoich najważniejszych celów w biznesie. Bo może jest to nieco filozoficzne pytanie – ale warto je sobie raz na jakiś czas zadać i o nim przypomnieć…

Po co w ogóle zakładałeś swój własny biznes?

I co do zasady bardzo często odpowiedź Przedsiębiorców, z którymi o tym temacie rozmawiamy, zawiera się w kilku najczęstszych obszarach:

Dlaczego Przedsiębiorcy zakładają firmy?

Po pierwsze – ambicje

Czyli chcesz budować coś dużego, chcesz coś udowodnić – czy to sobie, czy światu, czy może jakimś konkretnym osobom. I na przykład wiesz dobrze, że pracując na etacie nie mógłbyś tej ambicji realizować.

Po drugie – środowisko

Czyli na przykład chcesz mieć swobodę doboru swoich pracowników, współpracowników, osób, z którymi prowadzisz projekty. Może masz wspólnika czy wspólniczkę, z którymi od razu po poznaniu wiedziałeś, że chcesz coś robić razem. Być może w Twojej poprzedniej pracy irytował Cię szef. I dlatego teraz chcesz być Panem własnego środowiska zawodowego wokół Ciebie.

Po trzecie – pieniądze

Czyli po prostu chcesz zarabiać tyle, aby finansować swoje życie na jakimś określonym poziomie.

Jaka jest rola zarządzania finansami w spełnianiu osobistych celów?

Niezależnie od tego, co skłoniło Cię do założenia biznesu i dlaczego dalej go prowadzisz – zarządzanie finansami jest tym, co tak naprawdę Ci to umożliwia.

Bo jeżeli mówimy o ambicjach… Poukładane finanse pozwalają Ci rosnąć szybciej. Wiesz dokładnie, ile możesz inwestować, wiesz, czy możesz czy nie możesz inwestować w dalszy rozwój. Wiesz, na co Cię stać. Znasz granice. W skrócie – łatwiej Ci jest realizować Twoje ambicje dotyczące rozwoju firmy.

Z drugiej strony, środowisko – tutaj jest podobnie. Wiesz, ile możesz płacić ludziom. Wiesz, na co Cię stać. Co ważne – szczególnie jeżeli w Twojej firmie panuje nieco luźniejsza atmosfera i kultura – masz bardzo rzeczowe argumenty, żeby rozmawiać z Twoimi ludźmi i przekazywać im informację zwrotną, która w tym momencie po prostu nie jest Twoim widzimisię, a ma swoje uzasadnienie w danych.

No i pieniądze… Tego pewnie nie musimy tłumaczyć – ale co ciekawe, zadziwiająco często jednym z powodów, dla których zgłaszają się do nas Właściciele firm na bezpłatną konsultację, jest to, że po latach odmawiania sobie i niejako odejmowania sobie od ust i reinwestowania wszystkiego, co mogą, stwierdzają, że to wreszcie moment, żeby zacząć sobie porządnie płacić – i zastanawiają się, ile to „porządnie” może wynosić w ich przypadku, żeby nie spowodować problemów.

Jak nie tworzyć tabelek dla tabelek – czyli podejmować lepsze decyzje dzięki finansom?

Więc – skoro już wiesz, w jaki sposób poukładane finanse firmy mogą wpływać na Twoje najważniejsze biznesowe, ale wręcz powiedzielibyśmy, że osobiste, życiowe cele – to czas zastanowić się, jak wygląda sam PROCES, który Ci to umożliwi.

1. Dane

I teraz tak – na samym początku tego procesu są DANE. Czyli wszystkie informacje wsadowe, które później będziemy przetwarzać. I oczywiście – ich źródłem na potrzeby finansów jest najczęściej księgowość. I tutaj bardzo wyraźnie podkreślamy, że niezależnie od tego, w jakiej formie te dane są zbierane, przekazywane do księgowości czy wyciągane z księgowości, to muszą one spełniać przede wszystkim dwa kryteria.

Jakie powinny być Twoje dane finansowe?

Po pierwsze – muszą być WIARYGODNE – czyli oddawać rzeczywistość.

A po drugie muszą być DOSTĘPNE – czyli być dostępne szybko i wtedy, kiedy ich potrzeba.

Bo bez tych dwóch kryteriów wszystko inne po prostu nie ma sensu. Na marginesie – to pewnie wyjaśnia całkiem nieźle, dlaczego założyliśmy także Plona Accounting, czyli nasze biuro rachunkowe, które WIE doskonale, jak układać księgowość, żeby dane z niej były jak najbardziej użyteczne na potrzeby finansów. Bo jak możesz się domyślać, większość biur rachunkowych, z którymi pracowali nasi Klienci, po prostu tego nie dowozi.

2. Narzędzia

Mając wiarygodne i dostępne dane, przechodzimy do drugiego etapu procesu – czyli narzędzi. Bo mając takie „gołe dane”, niewiele z nich wynika. Więc czas teraz poukładać je w tabelki, raporty, zestawienia, które będą ułatwiać ich analizowanie. O narzędziach w podcaście mówiliśmy już nieraz – o tym, jakie narzędzia budować, jakie ONE powinny spełniać kryteria – dlatego jeżeli jesteś akurat na tym etapie, to zachęcamy do zapoznania się z poprzednimi odcinkami podcastu Finanse w Twojej Firmie.

3. Analiza, wnioski i rekomendacje

A kiedy masz już narzędzia… to nie wystarczy ich MIEĆ. Bo takie „tabelki dla tabelek” to po prostu za mało. Więc w dalszym kroku pora jest na to, żeby je przeanalizować – albo może raczej ANALIZOWAĆ – bo najlepiej jest to oczywiście robić cyklicznie. I efektem tego analizowania powinny być DWIE rzeczy:

• Po pierwsze – wnioski. Czyli CO widać w danych i z czego to wynika? Co się dzieje w naszych finansach? Czy jest dobrze, czy nie i dlaczego?
• A po drugie – REKOMENDACJE. Czyli CO powinniśmy zrobić, biorąc pod uwagę wnioski.

Praktyczny przykład decyzji opartej o dane finansowe

Prosty przykład: Sprawdzasz dane. Okazuje się, że w przeciągu ostatnich trzech miesięcy Twoja marża spadła o na przykład trzy procent. Wchodzisz głębiej – sprawdzasz, z czego to wynika. Okazuje się, że przychody są na podobnym poziomie – ale okazało się, że wzrosły u Ciebie na przykład koszty zamawianych materiałów. I teraz – zamiast zatrzymywać się tylko na tej informacji – MUSISZ pójść dalej i zadać pytanie – co możesz z tym zrobić? Jaka będzie Twoja reakcja na to? Czyli żebyś miał konkretną rekomendację, co musi wydarzyć się dalej, żeby na to odpowiedzieć.

4. Działania i ramy

Więc w trzecim kroku analizujesz, wyciągasz wnioski i wydajesz lub dostajesz rekomendacje. Bo wielu Klientów, tak jak mówiliśmy, wspiera się w tym zakresie wiedzą i doświadczeniem naszych Dyrektorów. Natomiast mając już te rekomendacje – kolejny krok to właśnie konkretne działania. Czyli wykonywanie, wdrażanie tych rekomendacji.

Bo znów – wiedzieć, że powinieneś chodzić na siłownię trzy razy w tygodniu, mieć rozpisaną dietę i plan ćwiczeń to jedno – ale jeżeli nie będziesz tam chodzić, to po prostu nie możesz spodziewać się żadnych efektów. I dokładnie tak samo jest w finansach. Więc na tym etapie – wdrażasz rekomendacje i wykonujesz konkretne działania.

A w ostatnim punkcie – wdrażasz do organizacji pewne powtarzalne ramy, które pomogą Ci wycisnąć jeszcze więcej z tych rekomendacji. Czyli przykładowo – jeżeli widzisz, że rosną Ci koszty – to pewnie nie wystarczy raz zastanowić się nad tym, jak je ściąć w danym momencie – a może zamiast tego będziesz musiał poświęcić czas, żeby wdrożyć w całej firmie jakieś procedury zakupowe.

5. Cykliczność

A później? Później oczywiście wracamy do punktu pierwszego. I całe to ćwiczenie powtarzamy w kółko, cyklicznie. I w ten właśnie sposób przechodzi się jako Przedsiębiorca od danych finansowych – do pewnych biznesowych decyzji. Na papierze brzmi to prosto – ale oczywiście życie weryfikuje to, że wdrażanie tego w swojej firmie już takie proste nie jest.

Samodiagnoza poziomów

Jeżeli chcesz sprawdzić, na jakim etapie finansów jesteś, przygotowaliśmy dla Ciebie proste ćwiczenie, które pomoże Ci samemu się zdiagnozować.

Jeżeli dzisiaj NIE WIESZ lub NIE JESTEŚ PEWIEN, czy Twoje dane z księgowości są wiarygodne – albo z jakiegokolwiek powodu nie masz do nich szybkiego dostępu – to niezależnie od tego, co z nimi dalej robisz, jesteś na poziomie pierwszym.

Jeżeli jesteś pewny tego, że Twoje dane z księgowości są wiarygodne i masz do nich dostęp, ale nic z nimi dalej nie robisz – witamy Cię na poziomie drugim.

Jeżeli masz dobre dane z księgowości i robisz na ich podstawie tabelki, zestawienia, dashboardy i poświęcasz im miesięcznie mniej niż godzinę czasu – jesteś na poziomie trzecim.

Jeżeli masz te wiarygodne analizy i poświęcasz im minimum godzinę w miesiącu – to jesteś na poziomie czwartym.

Jeżeli dodatkowo masz gdzieś rozpisany proces na to, jak masz analizować te tabelki oraz zapisujesz Twoje wnioski i decyzje, które podejmujesz na ich podstawie – to jesteś na poziomie piątym, czyli na potrzeby tego ćwiczenia najwyższym.

I ta samodiagnoza całkiem nieźle pokazuje, jaki powinien być Twój kolejny krok w układaniu finansów Twojej firmy – bo jeżeli jesteś dziś na poziomie pierwszym – to naturalnie Twoim pierwszym krokiem powinno być wejście na poziom drugi.

Chcesz wynieść finanse Twojej firmy na wyższy poziom? Zamów bezpłatną konsultację.

Wszystkie firmy z poziomu od pierwszego do czwartego gorąco zachęcamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji – bo usługa Zewnętrznego Dyrektora Finansowego to coś, co było tworzone DOKŁADNIE z myślą o takich firmach jak Twoja. Bo jak widzisz – w dochodzeniu do pewnych decyzji finansowych są po prostu poziomy – a Plona Consulting to firma, która pomaga wejść na kolejny z nich, w dosłownie najszybszy możliwy sposób.

>> Zamawiam bezpłatną konsultację