7 najczęstszych błędów Przedsiębiorców w narzędziach finansowych

Poznaj najczęstsze błędy, które Przedsiębiorcy popełniają w swoich narzędziach finansowych.

Poniższy artykuł dotyczący błędów w analizach i narzędziach finansowych został napisany na podstawie 29. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Dlaczego niektóre narzędzia finansowe są lepsze od innych?

Jak zwykle, ten temat wynika z tego co widzimy na rynku – miesięcznie Przedsiębiorcy zamawiają u nas kilkadziesiąt bezpłatnych konsultacji, podczas których rozmawiamy bardzo często o ich narzędziach analitycznych.

Znaczna część osób, która chce z nami porozmawiać o wsparciu w finansach ma już pewne narzędzia finansowe, które najczęściej przyjmują funkcję arkuszy Excelu. Rozmawiając o tych narzędziach, bardzo często trafiamy na zestaw bardzo podobnych, często powtarzających się błędów albo rozwiązań, które po prostu nie są optymalne – i to właśnie one są tematem poniższego artykułu.

Co zrobić, jeżeli któreś z tych błędów dotyczą Twoich narzędzi?

Jeżeli któreś z błędów, o których piszemy w tym artykule, występują także w Twoich narzędziach, to spokojnie – nie chodzi o to, aby je oceniać, tylko pomóc Ci znaleźć obszary, w których mogą one sprawdzać się dla Ciebie jeszcze lepiej.

Jako firma widzieliśmy od środka kilkaset firm i ich narzędzia. I na tym etapie nasi Zewnętrzni Dyrektorzy Finansowi widzieli już chyba wszystko. Powody tych błędów są różne – często dzieje się tak, że firma rośnie takim tempem, że nie ma po prostu czasu, żeby zajmować się rozwojem narzędzi i analiz finansowych, więc zależy nam na tym aby podkreślić, że to rozumiemy.

Jakie są najczęstsze błędy w narzędziach finansowych?

Błąd #1 – Budowanie zbiorów danych zamiast narzędzi analitycznych

Czy Twoje narzędzia to coś więcej niż lista pozycji lub transakcji?

Część Przedsiębiorców, z którymi rozmawiamy w ramach bezpłatnej konsultacji, prowadzi wewnętrzne arkusze, w których mają zarejestrowane wszystkie zdarzenia finansowe, które wydarzyły się w ich firmie. Każdy przychód i każdy koszt. I na tym ich plik się kończy.

W naszym postrzeganiu, taki plik to jeszcze nie jest „plik controllingowy”, czy narzędzie do analiz. Na tym etapie są to jedynie zbiory danych, z których często mało co wynika. Są one dobrym fundamentem, ale póki co – tylko fundamentem.

Błąd #2 – Posiadanie kilku baz danych zawierających podobne informacje

Często także takich baz, w których są te same wartości, ale nieco się różniące, inaczej ujęte, przez co później nie wiadomo, z których danych mamy tak naprawdę korzystać. Na przykład, w jednej bazie danych mamy dane netto a w drugiej brutto.

Jaką formę często przyjmuje ten błąd?

Częstym przykładem tego błędu są wartości przychodów ze sprzedaży. Źródeł tych danych często jest wiele. Jedne pochodzą z systemu CRM, drugie z systemu księgowego, trzecie z zapisków dyrektora sprzedaży, czwarte z wewnętrznych „exceli” Prezesa. Często zdarza się, że pomiędzy tymi bazami danych są duże sprzeczności – data sprzedaży jest inna, wartość sprzedaży jest inna, ujęcie czasu jest inne – w jednej bazie przychody są per faktura, w innym są sumarycznie z nieopisanego okresu.

Co gorsza, często pomiędzy różnymi bazami danymi występują duże różnice w strukturach, co rodzi problem trzeci, a mianowicie…

Błąd #3 – Narzędzia wymagające dużej ilości przeklejania lub ręcznej pracy z danymi

Czasami zdarza się, że w firmie występują zbiory danych, które w różnorakich fragmentach są kopiowane i wklejane w różne miejsca, co tak naprawdę zabija automatyzacje, które moglibyśmy wprowadzić.

A co, jeśli te dane się zmienią? Trzeba powtarzać wszystkie procesy jeszcze raz, co jest czasochłonne i ma niską odporność na błędy.

Kilka razy podczas naszych projektów okazywało się, że Klienci mający super eksporty z księgowości w dobrej strukturze, ręcznie na kalkulatorze dodawali do siebie wyniki, żeby wpisać w swoje pliki tylko sumaryczne wartości.

Gdzie często występuje ten błąd?

Przykładem, w którym często zauważamy ten błąd, może być rozliczanie miesiąca. Proces, w którym na koniec miesiąca eksportowane są wszystkie dane, a następnie ręcznie są w częściach przeklejane w inny miejsca (np. 3 różne pliki), co zajmuje sporo czasu. Jedna z firm, która postanowiła rozpocząć z nami współpracę, rozliczała swój miesiąc w kilka dni przerzucając setki jak nie tysiące danych z kąta w kąt. Po wdrożeniu odpowiednich układów plików i analiz okazało się, że ta sama praca może być wykonywana wielokrotnie szybciej.

Błąd #4 – Brak weryfikacji wiarygodności danych

Ten punkt dotyczy dbałości o czystość danych – nie tylko w finansach, ale też w całej organizacji. Bo tak naprawdę często chodzi o brak weryfikacji pomiędzy różnymi systemami i źródłami danych.

Często spotykamy się z sytuacją, gdzie błędnie analizowane są wynagrodzenia i stawki. W takich przypadkach okazuje się, że wynagrodzenia z księgowości mają inną wartość niż te wynagrodzenia, które były przeliczone po stawkach i liczbie godzin.  Gdzieś w trakcie przeliczeń pojawia się błąd, który niesprawdzony bardzo często się powiela i wpływa na kompletny brak wiarygodności wyników.

Więcej o weryfikacji danych mówiliśmy tutaj: Twarde dane finansowe – jakim danym finansowym warto ufać?

Pamiętaj – warto cyklicznie przeprowadzać sprawdzenie, które pomoże określić, czy dane wyniki z wewnętrznych analiz są faktycznie wiarygodne (np. w odniesieniu do księgowości).

Błąd #5 – Tworzenie narzędzi „bo tak powinno być”

Odpowiedz sobie na pytanie – czy Twoje narzędzia pozwalają Ci w prosty sposób poznać kluczowe KPI finansowe, które rządzą Twoim biznesem? Jeżeli Twoja odpowiedź brzmi „Nie” – prawdopodobnie cierpisz na ten błąd.

Narzędzia robione w zgodzie z podpatrzoną skądś strukturą są często są po prostu mało użyteczne – co wiążę się z tym, że później nie są one aktualizowane, bo Właściciel firmy czy osoba odpowiedzialna za tworzenie tych narzędzi nie widzi w nich wartości.

Często spotykamy Przedsiębiorców, którzy na przykład analizując rachunek wyników patrzą na niego w danym układzie, bo na przykład:

• tak robi ich znajomy,
• ktoś podpowiedział na jakimś szkoleniu,
• taka struktura była opisana w ostatnio czytanej książce,

Zdarza się też sytuacja, że pewna osoba w firmie po prostu wymyśliła daną strukturę i ją pokazywała, a nikt inny nie miał odwagi powiedzieć, że jest ona mało użyteczne, że ich nie rozumie, że te analizy nie do końca oddają biznes, jego skalę, czy odpowiednią perspektywę.

Cały sens tworzenia i aktualizowania narzędzi finansowych polega na tym, żeby miały one dla Ciebie konkretną wartość i pożytek. Dlatego każde narzędzie powinno być dostosowane do Ciebie, do Twojej firmy, do Twojej branży i tak dalej. Bo przecież nie ma drugiej takiej firmy jak Twoja.

Jeżeli prowadzisz narzędzia „zgodnie ze sztuką”, to pamiętaj, że w tej sztuce nie możesz zgubić faktu, że to narzędzie jest przede wszystkim dla Ciebie i to Tobie ma ono służyć.

Błąd #6 – Brak instrukcji

Czyli jest w firmie jedna osoba, która wie jak wypełniać te tabelki, skąd brać dane i jak je interpretować i jeżeli jej zabraknie, to cały plik staje się niefunckjonalny.

Do takich sytuacji nie warto dopuszczać, bo nie warto kusić losu. Pamiętaj, że nawet najlepszy finansista może umrzeć.

Jeżeli masz w firmie fajny i dobrze sprawdzający się plik, zadbaj o to, żeby powstały chociaż krótkie opisy tego jak on działa, na wypadek, gdyby osoba, która dziś go wypełnia nie mogła tego dalej robić. Jeżeli dziś to Ty odpowiadasz za uzupełnianie pliku – zrób instrukcję, abyś mógł to zadanie łatwiej oddelegować.

Błąd #7 – Brak omawiania narzędzi (brak procesu)

W tym miejscu dochodzimy do kluczowego błędu. Ponieważ jeżeli masz narzędzie, które zgodne z punktami:

• ma funkcje analityczne,
• ma jedną bazę danych,
• działa w większości automatycznie i nie jest uzupełniane ręcznie,
• ma sprawdzone, wiarygodne dane,
• ma strukturę dopasowaną do Twojej firmy i Twoich potrzeb informacyjnych,
• zawiera instrukcje…

…to zostaje najważniejsza część. Omawianie go. I to uwaga – cykliczne i świadome.

Spotkanie dotyczące omówienia analiz finansowych, to często najważniejsze spotkanie, którego nie odbywają Przedsiębiorcy w swoich firmach.

Jak rozwiązywać powyższe błędy?

Jeżeli chcesz rozwiązać powyższe błędy, warto poszerzyć swoją finansową perspektywę. Poznać możliwości, dobre praktyki i przykłady właściwych narzędzi.

Żeby przybliżyć Ci to, jak może wyglądać dobra funkcja zarządzania finansami w małej i średniej firmie, prowadzimy podcast Finanse w Twojej Firmie, w którym raz na dwa tygodnie dzielimy się konkretną wiedzą finansową kierowaną głównie do Przedsiębiorców.

Jego odcinki raz na dwa tygodnie pomagają Ci lepiej zrozumieć finanse oraz na własną rękę wprowadzić do firmy dobre narzędzia, które usprawnią Twoje analizy.

Jeżeli chcesz zostać na bieżąco, skorzystaj z poniższego przycisku!

Poznaj Podcast