Zasada Pareto w finansach – 20% działań daje 80% wyników

Być może słyszałeś kiedyś o zasadzie Pareto. I jeżeli trochę o niej poczytałeś, to pewnie nie zdziwi Cię, że w finansach także ma ona zastosowanie. I dziś będziemy omawiać te metaforyczne 20% obszarów w finansach, które dadzą Ci 80% finansowych rezultatów.

Poniższy artykuł powstał na podstawie 87. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Wprowadzenie do zasady Pareto w finansach

W finansach, podobnie jak w innych obszarach, bardzo łatwo jest skupiać swoją uwagę na niewłaściwych kwestiach. Bo jeżeli prowadzisz firmę od pewnego czasu i zatrudniasz te minimum 10 czy 15 osób, to pewnie doskonale wiesz, jak prosto jest wpaść w tryb potrójnej weryfikacji i kwestionowania wszystkiego, co robią Twoi ludzie. Albo z drugiej strony – wielu Przedsiębiorców ma w sobie taki mechanizm, że kiedy poczują, że ich sytuacja finansowa jest trochę gorsza – to przechodzą w tryb “zaciskania pasa”. I starają się na siłę optymalizować wszystkie koszty, które wpadną im w ręce…  Nawet jeżeli nie ma to wielkiego sensu, ze względu na ich istotność. A takie “mikrooptymalizacje” – i szukanie oszczędności na wszystkich najmniejszych pierdołach – to jedna z rzeczy o najniższym wpływie na wynik, jaką w finansach może robić właściciel. Jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy widzieliśmy od środka setki firm – i możesz nam uwierzyć, że jeszcze nikt nie został bogaty oszczędzając na materiałach biurowych.

Jako Przedsiębiorca MUSISZ skupiać się na tym, gdzie Twój czas będzie najlepiej wykorzystany.

Patrząc szeroko, nasze emocje, samopoczucie, czy ego, mogą bardzo łatwo przykryć naszą logikę w biznesie. Dlatego musisz pamiętać, że jako Właściciel, Twój czas jest niesamowicie cenny. I to, w które miejsca i rejony Twojej firmy go kierujesz, na czym skupiasz swoją uwagę, ma GIGANTYCZNE znaczenie i wpływ na to, jakie rezultaty będziesz generować. A żeby generować najlepsze możliwe efekty w finansach, musisz dbać o te trzy obszary i poświęcać im jak najwięcej uwagi:

Marża – pierwszy kluczowy obszar według zasady Pareto w finansach

I zaczynamy od największej bomby… I obszaru, na który Przedsiębiorcy powinni z naszej perspektywy zwracać nieproporcjonalnie dużą uwagę – czyli MARŻY. Bo tak naprawdę, na zdrowy rozsądek biorąc temat, okazuje się, że trudno jest znaleźć coś ważniejszego w finansach niż to, ile zostaje pieniędzy w Twojej firmie z jej przychodu. Bo co oczywiste, wyższa marża oznacza, że faktycznie jest czym zarządzać. W myśl zasady „z pustego to i Salomon nie naleje”.

Jeżeli znasz swoją marżę, to mamy do Ciebie prośbę. Zastanów się proszę, co by było, gdyby nagle wzrosła ona o jeden punkt procentowy? Jeżeli znasz tę marżę, to dość prosto możesz wyliczyć, ile by to dla Ciebie znaczyło wprost pod kątem finansowym – czyli jaka byłaby to kwota. Jeżeli jest ona imponująca, to jest to jeden z powodów, dla których o marżę warto jest dbać. A jeżeli chodzi o to JAK o nią dbać, to podstawą jest oczywiście kontrola. Dużo o tym w prawdzie w podcaście już mówiliśmy, ale faktycznie kontrola marży per produkt, per usługa, per Klient czy per linia biznesowa to jest podstawa, bo bez tego trudno w ogóle oceniać, czy Twoje dalsze działania faktycznie coś dają.

Nad marżą musisz pracować systematycznie

Marża ma natomiast to do siebie, że raczej nie ma magicznej pigułki, która pozwoliłaby ją podnieść. Gdybyśmy mieli jej szukać to pewnie powiedzielibyśmy, że dla wielu firm takim czymś mogą okazać się eksperymenty pricingowe – ale co do zasady drogi na skróty nie ma. Bo pomijając właśnie młode firmy, które wciąż eksperymentują, są bardzo zwinne i innowacyjne – zwiększanie marży jest raczej wypadkową wielu małych ruchów, które z czasem zaczynają się na siebie wzajemnie nakładać.

Przykładowo – w firmie usługowej wdrażanie i realizowanie powtarzalnych procesów jest jedną z takich rzeczy – to znaczy żaden proces w odosobnieniu nie zwiększy Twojej marży o 5 czy 10%. Ale już działanie wszystkich ludzi na pokładzie zgodnie z jedną metodyką i bazą procesów? No czemu nie!

Obszar drugi: Efektywność zespołu

Drugi obszar, na którym warto się skupiać, który daje często nieproporcjonalnie dobre wyniki biznesowe, czyli EFEKTYWNOŚĆ Twojego zespołu. A dlaczego na tym obszarze warto się skupiać? No między innymi dlatego, że jest bardzo związany z pierwszym, czyli z marżą.

Praktyczny przykład

Wyobraź sobie, że prowadzisz firmę usługową – dajmy na to, agencję marketingową. I wyobraź sobie, że masz do zrobienia projekt, który zajmie Ci 200 godzin. I powiedzmy na potrzeby tego przykładu, że Twoi ludzie, średnio, pracują wydajnie w ciągu dnia po 4 godziny. Oznacza to, że w ciągu jednego miesiąca, w którym będzie 20 dni roboczych, jeden pracownik zapewni Ci około 80 wydajnych godzin. Więc do zrobienia 200 godzin w miesiącu, potrzebujesz dwie i pół osoby. Ale gdyby Twoi pracownicy zamiast czterech wydajnych godzin dziennie byli w stanie dać z siebie 5 – to zamiast dwóch i pół etatów, potrzebowałbyś dwa. I w ten sposób marża wystrzela w kosmos.

To prosty przykład – ale bardzo obrazowy. Oczywiście nie inaczej jest w produkcji czy w handlu – bo we wszystkich tych wariantach bardziej wydajny zespół oznacza, że do zrobienia tej samej pracy potrzebujesz mniejszego zespołu – lub alternatywnie, że takim samym zespołem możesz zrealizować więcej pracy.

„Wynagrodzenia” to zazwyczaj wysoka kategoria kosztowa

A u mnóstwa Klientów Plona Consulting ludzie to właśnie najwyższa kategoria kosztowa, jaka występuje. I już nawet ten fakt powinien skłonić część osób do refleksji – bo to, że jest to najwyższa kategoria kosztowa, można interpretować jako fakt, że ma ona najwyższy potencjał, jeżeli chodzi o optymalizację.

Znegocjowanie 50% wartości faktury o wysokości 5000 złotych, jest dużo niższą wartością, niż zrobienie jednego procenta różnicy przy milionie złotych. Więc pamiętaj – ponieważ jesteś Właścicielem firmy, a Twój czas jest Twoim największym ograniczeniem – to istotność jest ponad wszystko. I jeżeli miałbyś z tego artykułu wynieść jedną rzecz – to niech to będzie właśnie to. Żebyś pamiętał, że Twój czas powinieneś przykładać tam, gdzie ma on potencjał na wygenerowanie nieproporcjonalnie dużego zwrotu.

I właśnie dlatego obszar drugi, na którym warto się skupiać, żeby osiągać finansowe efekty, to efektywność Twojego zespołu. Który znów – jest sumą setek, jeżeli nie tysięcy małych składowych – ale też przede wszystkim tego, jak Twoi ludzie pracują na co dzień i jaką kulturę kultywujesz. Bo uwierz nam, że prostym szkoleniem z zarządzania czasem, efektywności zespołu nie podniesiesz. Albo przynajmniej nie na długo.

Trzeci kluczowy obszar: cash flow – czyli przepływy pieniężne w kontekście zasady Pareto

I tak dochodzimy do obszaru trzeciego – czyli zarządzania przepływami pieniężnymi. Znany i lubiany cash flow. Kiedyś wspominaliśmy, że nawet najwyższa marża Ci nie pomoże, jeśli w odpowiednim momencie zabraknie Ci w firmie gotówki. Bo mówiąc wprost: możesz mieć wysokie przychody, dobrze wyceniać swoje usługi czy produkty, mieć wydajny zespół i dobrą marżę – ale jeżeli Twój cykl konwersji gotówki jest zbyt długi, to nawet to wszystko, co wymieniliśmy przed chwilą, może nie mieć dużego znaczenia. I takie sytuacje zdarzają się namiętnie w polskich firmach… A szczególnie w kilku branżach, nazwijmy to, podwyższonego ryzyka, jak chociażby branża budowlana. Przychody i koszty w Excelu wyglądają pięknie – a tu nagle na koncie brakuje środków na terminowe opłacenie wypłat, podatków czy faktur od dostawców.

I tu pojawia się mnóstwo elementów do ułożenia. Po pierwsze, kwestia terminów płatności od klientów i do dostawców. Bo jeżeli Ty dajesz Klientowi termin 60‑dniowy, a dostawcom płacisz w ciągu 7 dni, to możesz się bardzo zdziwić, jak szybko ucieka Ci gotówka. Idąc dalej – stosunkowo prosty temat, który potrafi dać bardzo dobre rezultaty, to kwestia monitorowania przeterminowanych płatności i szybkiej reakcji. Bo nawet prosty i powiedzmy OCZYWISTY proces widnykacji – składający się choćby z maila i telefonu – jest już dużo lepszy niż jego brak. No i tutaj nie moglibyśmy nie wspomnieć o kwestii prognozowania cashflow – która dla wielu firm potrafi być kompletnym game‑changerem. Szczególnie, jeżeli z biegiem czasu zauważasz, że realizujesz coraz to większe projekty i pojawiają się u Ciebie trudności z liczeniem “na oko” tego, jakie warunki, jeżeli chodzi o stawki i terminy płatności, możesz zaakceptować, żeby nie przynieść własnej firmie więcej szkody niż pożytku. I w takiej sytuacji dobre prognozy finansowe, które umożliwiają symulacje, są naprawdę na wagę złota.

Podsumowanie – wdrażamy zasadę Pareto w finansach firmy

I tak właśnie omówiliśmy 3 kluczowe obszary, na których powinni być tak na dobrą sprawę zafiksowani właściciele firm, jeżeli chodzi o finanse:

• marża,
• efektywność zespołu,
• cashflow.

Bo tak naprawdę, jeżeli masz wysoką marżę, a do tego bardzo wydajny, efektywny, kompetentny zespół i umiesz utrzymać cash – to cała reszta finansów może stać się dla Ciebie tak na dobrą sprawę dodatkiem. Pytanie, czego Twoja firma od finansów może chcieć tak naprawdę więcej…

Zdajemy sobie oczywiście sprawę, że nie są to magiczne pigułki, które z dnia na dzień jesteś w stanie zmienić – ale to dobrze. Bo jeżeli naprawdę przyłożysz się do ich poprawy – i będziesz robić wszystko, co w Twojej mocy, żeby lepiej radzić sobie w tych trzech obszarach – to jest to przewaga, która wcale nie jest prosta do skopiowania przez konkurencję.

Zamów bezpłatną konsultację, aby wyciągać maksimów efektów finansowych w minimalnym czasie

A jeżeli chcesz, aby ktoś profesjonalnie wsparł Cię na drodze do osiągania lepszych wyników w finansach, koniecznie zamów bezpłatną konsultację finansową, podczas której dowiesz się, jak Zewnętrzny Dyrektor Finansowy może Cię w tym wesprzeć:

>> Zamawiam bezpłatną konsultację