Tych błędów nie popełniaj przy rocznym planowaniu Twojej firmy

Błędy, których warto unikać przy rocznym planowaniu

Już niedługo biznes zacznie przygotowywać się do realizacji podsumowań oraz przygotowywania planów na kolejny rok. A przy takim planowaniu, jako Przedsiębiorca, łatwo jest popełnić błędy. Dlatego w tym artykule znajdziesz typowe błędy z obszaru stawiania celów, prognozowania oraz finansów, których warto unikać. Artykuł został napisany na podstawie 98. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Błąd #1 – Planowanie roczne w biznesach, w których nie ma to sensu

Pierwszy błąd to robienie rocznych planów w biznesach, w których takie plany mają niewiele sensu. Bo w zależności od skali Twojego biznesu, od tego na ile jest przewidywalny – ale także od na przykład długości cykli sprzedaży w tym biznesie – warto sobie już na samym początku zadać pytanie – czy w moim biznesie ROCZNE plany mają w ogóle sens? Czy ROK to jest aby na pewno dobry okres, na który warto planować. A później drugie pytanie – jaka jest realnie szansa, że za rok będziemy w ogóle blisko tych planów? I jeżeli ta szansa jest niewielka – to być może nie warto tracić Twojego czasu, którego i tak masz już za mało, na robienie wielkich planów, które po dwóch miesiącach będą kompletnie rozjechane z rzeczywistością. Bo być może w Twoim biznesie, ze względu na jego skalę, specyfikę czy przewidywalność, lepiej byłoby chociażby planować kwartalnie.

A jeżeli po przeczytaniu powyższego fragmentu stwierdzasz, że planowanie roczne w Twoim biznesie potencjalnie ma sens – to wchodzimy w obszar ustalania celów – który na potrzeby rocznego planowania jest szalenie ważny, ponieważ finanse firmy są pochodną jej celów i strategii…

Błąd #2 – Planowanie na zasadzie „wynik z poprzedniego roku +10%”

I jednym z częstych błędów, które często zauważamy u Przedsiębiorców jest podejście pod tytułem “Ostatni rok + 10%” albo jeżeli firma jest na wcześniejszym etapie rozwoju – “Ostatni rok +30%”. Bez absolutnie żadnej koncepcji na to, jak ten wzrost wypracować. W oderwaniu od rynku, bez żadnych planów operacyjnych – bez pomysłu na to skąd ten wzrost będzie się brać.

W dużych firmach, takie podejście może wynikać z tego, że te duże firmy działają na bazie mocno powtarzalnych procesów – ale w małej firmie, to zazwyczaj w ten sposób nie działa. Więc skoro planujesz wzrost, to pytanie, co ma być jego źródłem? Bo to, że my chcielibyśmy, żeby firma urosła o X%, nie sprawi niestety w magiczny sposób, że faktycznie o tyle urośnie.

Błąd #3 – Planowanie roczne w biznesach, w których nie ma to sensu

Kolejny błąd to stawianie wysokich celów, bez cashu na ich sfinansowanie. Bo czasami Właściciele firmy mówią na przykład, że chcą, żeby ich firma w tym roku urosła o 100% – zapominając, że wzrost kosztuje. I to niemało. Bo żeby obsłużyć taki wzrost mogą być Ci potrzebne nowe maszyny, nowi ludzie, nowe działy, może większy magazyn, może większe biuro i tym podobne. Co więcej, trzeba liczyć się z tym, że zazwyczaj im większa jest organizacja, tym bardziej potrafi tąpnąć jej efektywność, kiedy tak szybko rośnie – nie wspominając już o tym, że żeby taki wzrost obsłużyć to najpierw trzeba go wygenerować. A to znów wymaga kolejnych nakładów – na sprzedaż, na marketing, na reklamy, kampanie i inne takie worki bez dna.

Kluczowe pytanie: czy jeżeli masz w tym roku ambitne plany, to czy faktycznie jesteś w stanie je obsłużyć od strony cashu – i czy po prostu masz je jak sfinansować?

Błąd #4 – ustalanie celów tylko na przychód (a nie na zysk)

A skoro mówimy o ambitnych celach, to warto wspomnieć także o ustalaniu ambitnych celów przychodowych, bez celów dotyczących rentowności. W Plona Consulting Uwierzcie widzieliśmy setki planów rocznych – i zazwyczaj w MŚP spotykamy się z tym, że cele dotyczą właśnie wzrostu przychodów.

Wiecie jak w tym roku moglibyście zbudować firmę handlową, która będzie miała potężne przychody? Kupować meble od Ikei i sprzedawać je nowe za 50% ceny. Gwarantujemy Wam, że znajdziecie w ten sposób mnóstwo Klientów.

To oczywiście żart, ale fakt jest taki, że całe mnóstwo firm pyta „jak możemy podwoić w tym roku przychody?” – ale już mało kto zastanawia się, co robić, żeby zdwukrotnić zyski. A z naszej perspektywy, jeżeli Twoja firma osiąga już te kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt milionów złotych rocznego przychodu – to będzie lepsze pytanie.

Błąd #5 – Brak ustalania celów osobistych Właściciela

Tak często bywa, że chcąc budować coś dużego, Przedsiębiorcy mają tendencję do zapominania, że to firma jest dla nich – a nie oni dla firmy. I dlatego w Plona Consulting gorąco zachęcamy, żeby przy okazji tego szerszego, rocznego spojrzenia, zaplanować także to, co Ty chcesz wyciągać w tym roku z Twojej firmy.

Jeżeli firma ma w tym roku urosnąć o 30% – to może warto zaplanować także, że Twoje wynagrodzenie jako Właściciela urośnie o 30%. Bardzo gorąco zachęcamy, żeby trochę pomyśleć w tym czasie także o sobie.

Błąd #6 – Planowanie „obok” rynku

Pora omówic kwestię prognozowania – i błąd, od którego możemy zacząć w tym obszarze to, jak to czasem nazywamy, „planowanie obok rynku”. Czyli ignorowanie zmian rynkowych, pewnych trendów – i hurra optymizm oraz myślenie, że rynek sobie, a my sobie. I co tam, że w naszej branży jest kryzys? My planujemy duże wzrosty.

Pamiętaj, że nawet, jeżeli Twoja organizacja będzie niesamowicie wydajna i będzie działać jak dobrze naoliwiona maszyna – to jeżeli inne firmy z Twojej branży są w kryzysie, mogą one zmieniać zasady gry. A to już bez wątpienia wpłynie na Ciebie.

Pewien z naszych Klientów zastanawiał się, jak to możliwe, że jego konkurent sprzedaje pewien towar taniej, niż nasz Klient go w ogóle kupował. Po czym okazało się, że tamta firma była w tak złej sytuacji, że musiała szybko odbudować cashflow, żeby mieć fundusze na wynagrodzenia dla pracowników. I w takiej sytuacji, kryzys innej firmy, mocno wpłynął także na naszego Klienta. Więc jeżeli prowadzisz rosnącą firmę, to uważaj, bo może Cię zaskoczyć jak duży wpływ mogą mieć w tym roku na Twoją firmę większe rynkowe trendy i zmiany.

Błąd #7 – nieprognozowanie sezonowości

Będąc w obszarze prognozowania i szacowania, warto zwrócić uwagę na błąd, którym jest niezakładanie sezonowości. Bo oczywiście – jeżeli sprzedajesz gofry nad morzem, to z dużą dozą prawdopodobieństwa założysz sobie, kiedy chcesz zarobić najwięcej – ale już na przykład wiele firm B2B prognozuje równe wzrosty sprzedaży z miesiąca na miesiąc, przez najbliższe 12 miesięcy.

No a tu można by chociażby zapytać – co z wakacjami? Czy w Twoim biznesie to jest równie dobry okres, gdzie równie mocno Twoja sprzedaż będzie rosła? I pytanie – jak to wyglądało u Ciebie w poprzednich latach? Czy faktycznie wszystkie miesiące są w miarę równe, czy jednak występuje jakaś sezonowość, której po prostu nie dostrzegałeś?

Błąd #8 – niedoszacowywanie wzrostu kosztów

I zostając jeszcze przy prognozowaniu – trzeba wspomnieć o chyba największym błędzie z tego obszaru, z którym się spotykamy – czyli niedoszacowaniu wzrostu kosztów.

Wszyscy chcą zakładać wzrosty przychodów, ale co do kosztów, to często wydaje się, że tam już nic rosnąć nie musi. A jednak – sam wzrost potrafi nieźle kosztować. A nawet i bez wzrostu – prawdopodobnie możesz spodziewać się, że chociażby Twoi dostawcy będą mieli podwyżki cen. Być może kolejny raz wzrośnie stawka minimalna? Być może planujesz podwyżki dla Twojego zespołu… Albo jeżeli nie – to być może powinieneś to zrobić, żeby zatrzymać u Ciebie najlepszych ludzi? A może będziesz musiał zainwestować w lepsze benefity dla zespołu? Przykłady można by mnożyć.

Błąd #9 – brak planów zatrudnienia

A propos wzrostu kosztów – to w tym obszarze warto wspomnieć także o braku planu zatrudnienia, który pomógłby określić jakie NOWE koszty pracownicze mogą pojawić się u Ciebie w kolejnym okresie. Bo skoro nie wiesz kogo będziesz chciał zatrudniać, to pewnie ciężko może być oszacować ile takiemu pracownikowi będziesz płacić. A chociażby nowy dyrektor w Twojej firmie, prawdopodobnie nie będzie zarabiać 5 czy 10 tysięcy złotych – a tyle, że w planie rocznym powinno być to jakoś odzwierciedlone.

Błąd #10 – mylenie kosztów stałych i zmiennych

Przed nami ostatnia kategoria, czyli błędy bardziej finansowe – i dotyczące faktycznie stricte planowania finansowego. Jednym z częstych błędów tej kategorii jest mylenie kosztów stałych i zmiennych. Bo pytanie – czym jest według Ciebie koszt stały a czym jest koszt zmienny?

I jeżeli odpowiedziałeś właśnie, że koszt stały to taki, który w ciągu roku się NIE ZMIENIA i po prostu stale go płacimy – a koszt zmienny to taki, który się zmienia z miesiąca na miesiąc… to mamy złe wieści. Bo to nie do końca tak.

Wiemy, że nazwa tak sugeruje, ale co do zasady koszty zmienne to takie, które są skorelowane z tak zwaną “wielkością produkcji” – czyli w uproszczeniu z obsługą tego, co sprzedajesz – a koszty stałe to te, które są od wielkości tej tak zwanej “produkcji” niezależne. O czym wielu Przedsiębiorców nie wie.

Błąd #11 – brak rezerwy na nieprzewidziane wydatki

Idąc dalej w kategorii finansowej, kolejnym błędem jest brak rezerwy na nieprzewidziane wydatki. I ten błąd mówi sam przez siebie – ale uwierz nam, ta kategoria nazywa się “nieprzewidziane wydatki” ponieważ są to wydatki NIEPRZEWIDZIANE.

Jeżeli zastanawiasz się teraz, co mogłoby być takim nieprzewidzianym wydatkiem w Twojej firmie i nic nie przychodzi Ci do głowy – to jest to najlepszy powód, żeby taką rezerwę przewidzieć. Zarówno w wyniku, jak i w cashflow.

Błąd #12 – brak uwzględnienia cashflow w rocznym planie

Co prowadzi nas prosto do kolejnego finansowego błędu – czyli właśnie braku uwzględnienia cashflow w planie rocznym. Bo wciąż wiele firm planuje tylko wyniki – ale nie planuje już gotówki – a co ciekawe, jeżeli firma rośnie, to jej zapotrzebowanie na gotówkę zazwyczaj też rośnie. I jeżeli to nie będzie uwzględnione przez Właściciela, to może to prowadzić do niemałych wyzwań. Więc gorąco zachęcamy do tego, żeby oprócz wyników, spróbować nawet w prosty sposób i nawet na dużych liczbach zaplanować cashflow.

Błąd #13 – brak weryfikacji poziomu zadłużenia przy planowaniu

A przy okazji planowania cashflow, warto wspomnieć też już o ostatnim na dziś błędzie – czyli braku weryfikacji poziomu zadłużenia przy planowaniu. Bo przy planowaniu cashflow czasem może okazać się, że Twoja firma może w pewnym momencie potrzebować dodatkowego finansowania – i pytanie, czy, skąd i na jakich warunkach będziesz je mógł dostać. A to zależy między innymi od tego, jaki jest poziom zadłużenia Twojej firmy – i jaki będzie po planowanym okresie. Więc szczególnie jeżeli planujesz duże wzrosty – a co za tym idzie potrzebujesz większego kapitału – to ten punkt jest właśnie o Tobie.

Szukasz wsparcia w rocznym planowaniu?

Jeżeli planowanie finansowego roku wydaje Ci się trudne – zachęcamy do zapoznania się z usługą Zewnętrznego Dyrektora Finansowego. Bo Zewnętrzny Dyrektor Finansowy po prostu wspiera naszych Klientów w rocznym planowaniu. Więc jeżeli szukasz “przewodnika” po tym obszarze, który pomoże Ci całościowo zaplanować rok, to na pewno taki Zewnętrzny CFO mógłby się nim dla Ciebie stać.

Jeżeli chcesz sprawdzić, jak taka współpraca mogłaby wyglądać, zamów bezpłatną konsultację finansową, korzystając z poniższego przycisku: