Finansowe „quick-winy” dla firm produkcyjnych

Czy w finansach firm produkcyjnych istnieją nisko wiszące owoce?

Zmiany na produkcji to niekończące się koszty. Nawet najmniejsza zmiana w procesie produkcyjnym potrafi kosztować majątek. Dlatego dziś – patrząc od drugiej strony – przeczytasz o nisko wiszących owocach, które mogą stosunkowo szybko zmienić Twoją sytuację na lepsze w produkcji. Artykuł został napisany na podstawie 94. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Czym są finansowe quick-winy?

W naszej definicji „quick-win” to coś, co:

• po pierwsze, można wdrożyć w ciągu kilku dni lub tygodnia,
• po drugie, nie jest przesadnie skomplikowane i nie wymaga dużych zmian w organizacji – a co za tym idzie, ryzyko takich przedsięwzięć jest stosunkowo nieduże,
• po trzecie wymaga niewielkich zasobów do wdrożenia
• po czwarte przynosi zauważalne, pozytywne efekty dla firmy.

Więc oczywiście – jest to swego rodzaju święty gral – ale żeby nie było tak pięknie, to pewnie warto jeszcze podkreślić, że takie quick-winy same w sobie nie zmienią życia Twojej firmy o 180 stopni. Są one świetne dla firm, które sukcesywnie pracują nad swoimi finansami – i filary finansów mają dobrze poukładane. Natomiast same w sobie, tak potężnych rezultatów mogą już nie dać. Dlatego na przykład bardzo lubimy, kiedy nasi Zewnętrzni Dyrektorzy Finansowi szukają takich finansowych quick-winów u Klientów Plona Consulting. Bo wtedy, do tych dobrze poukładanych filarów, które same w sobie robią gigantyczną różnicę, dokładamy jeszcze bonusową wartość.

Quick-win #1 – Analiza strat materiałowych

Czyli analiza wszystkich etapów produkcji pod kątem strat materiałowych – a więc odpadów, braków albo nadmiernego zużycia. I bardzo często okazuje się, że takie nawet kilkudniowe poprzyglądanie się naszym procesom pod kątem strat materiałowych pozwala obniżyć koszty materiałowe – o wartość od trzech do siedmiu procent. Bo jeżeli uda nam się odkryć nawet jedno miejsce, gdzie aktualnie marnotrawimy zasoby – to bardzo często okaże się, że problemem wcale nie są braki technologiczne – a na przykład zwyczajne złe nawyki, które stosunkowo niewielkim nakładem pieniężnym możemy zmienić.

Z tym quick winem możemy także pójść o krok dalej – czyli stworzyć prosty system raportowania strat produkcyjnych – takich jak braki, przestoje, czy nadmierne zużycie materiałów, żeby móc zachowywać nad tym stałą kontrolę, a nie tylko doraźną. A to faktycznie pozwoli Ci ocenić skalę strat, które w wielu firmach są ukryte, rozproszone i po prostu niewidziane.

Quick-win #2 – Optymalizacja zużycia energii

Drugi z nisko wiszących owoców to przegląd i optymalizacja zużycia energii w produkcji. Tyle mówi się o tym, że prąd jest drogi – a jednak nasze doświadczenia pokazują, że wiele firm traktuje to jako zło konieczne. I nawet nie starają się szukać w swoich zakładach największych pożeraczy energii. Bo tutaj znów okazuje się, że nawet proste zmiany w harmonogramach pracy konkretnych maszyn, mogą realnie wpłynąć na obniżkę kosztów energii o kilka czy kilkanaście procent. Co przy energochłonnej produkcji może być już potężną kwotą.

A na marginesie – może okazać się, że dzięki takiej analizie znajdziesz maszynę, którą będziesz mógł w firmie wymienić… Za darmo. Bo w przypadku bardzo przestarzałych sprzętów może zdarzyć się tak, że nowszy model będzie zużywał o tyle mniej energii, że szybko się dzięki tej zmianie spłaci.

Quick-win #3 – Kategoryzacja surowców i komponentów

Trzeci quick-win dla firm produkcyjnych to kategoryzacja surowców i komponentów według zasady ABC. Gdzie:

• kategoria A oznacza materiały i komponenty “kluczowe i kosztowne”,
• kategoria B oznacza “istotne, ale tańsze”,
• kategoria C oznacza “mało istotne i tanie”.

Zasada jest banalna – a okazuje się, że przypisanie każdego surowca czy komponentu do kategorii pozwala bardzo dobrze dobrać strategię zarządzania do każdej z tych kategorii – bo nie wszystkie materiały zasługują na to, żeby traktować je jednakowo. I co się okazuje – często firmom udaje się dzięki temu zmniejszyć KAPITAŁ, który jest zamrożony w zapasach – bez ryzyka dla ciągłości produkcji.

Quick-win #4 – Optymalizacja przestrzeni magazynowej

Czwarty nisko wiszący owoc to optymalizacja przestrzeni magazynowej. Zdajemy sobie sprawę, że takie przedsięwzięcie może wydawać się gigantycznym projektem, a nie żadnym nisko wiszącym owocem – ale często nawet małe zmiany, takie jak zamienienie ze sobą miejscami dwóch materiałów, tak, aby te, które są używane częste były łatwo dostępne, a te, które są używane rzadziej były umieszczone na przykład gdzieś dalej, potrafi działać jak zbawienie. A czasami w magazynie warto kierować się też zasadą “mniej znaczy więcej” – i na przykład usunąć z magazynu zbędne przedmioty. I już taka zmiana sprawi, że te właściwe będzie łatwiej odnaleźć. Takie proste rzeczy bardzo często działają cuda – bo nawet zwykłe wprowadzenie oznaczeń potrafi często kilkukrotnie usprawnić pracę i eliminować zbędne ruchy naszej załogi.

Quick-win #5 – Analiza zbędnego transportu

Kolejny, piąty już quick-win dla produkcji to analiza zbędnego transportu wewnątrz Twojej firmy. Czyli chociażby – prześledzenie ruchu materiałów i półproduktów w hali produkcyjnej, identyfikacja zbędnych przemieszczeń i reorganizacja stanowisk pracy tak, aby uniknąć niepotrzebnego przenoszenia i transportu. Bo transport ma to do siebie, że to właśnie w transporcie często zdarzają się uszkodzenia i wypadki. I z jednej strony – jeżeli transportu nie będzie, to wypadków w transporcie także z automatu nie będzie – ale idąc o krok dalej, uwolnimy także czas naszych pracowników związany z przenoszeniem materiałów z miejsca na miejsce, bez większej potrzeby.

Quick-win #6 – Wdrożenie procedur przezbrajania maszyn

Szóstym quick-winem na liście jest wdrożenie procedury szybkiego przezbrajania maszyn. Pozdrawiamy z tego miejsca serdecznie fanów formuły 1 – bo Wam zapewne szczególnie bliskie jest porównanie tego quick-wina do pit-stopu. Przezbrajanie maszyn – tak samo jak i pit-stop – to niezbędna czynność… Ale taka, która powinna trwać jak najkrócej. I zespoły Formuły 1 rozumieją to doskonale. Natomiast firmy produkcyjne często aż tak poważnie tego procesu nie traktują. Co za tym idzie, wiele firm mogłoby skrócić ten proces o 50 czy 70% — znów, bez gigantycznych nakładów — a jedynie dzięki lepszemu przygotowaniu, szkoleniom i organizacji. A w niektórych przypadkach – szczególnie, jeżeli produkujemy dużo zamówień niestandardowych – będzie miało to bardzo duży wpływ na naszą rentowność.

Quick-win #7 – Analiza najczęstszych wad produktów

Nisko wiszący owoc numer siedem to analiza najczęstszych wad produktów. Spisywanie nawet przez TYDZIEŃ czy dwa wszystkich WAD naszych produktów, to już będzie konkretne źródło danych, które powie nam o tym, jakiego rodzaju wady mają nasze produkty. I co ciekawe – mając taką listę bardzo możliwe, że będziemy w stanie posortować je od najbardziej kosztownych – do najmniej kosztownych. I od tego momentu właściwie poukładamy swoje priorytety w ich redukcji. Bo już stamtąd droga jest zazwyczaj dość jasna – szczególnie, jeżeli będziemy mieli przed sobą dane na temat tego, ile dane wady nas kosztowały. A mniej wad to oczywiście niższe koszty poprawek i reklamacji, wyższa satysfakcja Klientów, mniej zwrotów – i pewnie jeszcze szereg innych korzyści, o których doskonale zdajesz sobie sprawę.

Quick-win #8 – Kalkulacja RZECZYWISTYCH kosztów produkcji

Ósmy quick-win to kalkulacja rzeczywistych kosztów produkcji. Nie ma chyba drugiego tak często błędnie liczonego albo szacowanego wskaźnika jak koszty produkcji.

Zaczynając od tego, że mnóstwo firm kieruje się wyłącznie szacunkami i przybliżeniami, które zazwyczaj mocno odbiegają od prawdy – to nawet, kiedy w firmie ten wskaźnik jest faktycznie liczony, bardzo często jego kalkulacja polega na tym, że bierzemy koszt materiałów potrzebnych do produkcji jednej sztuki – i ot mamy koszt produkcji. To trochę jakby powiedzieć, że jedynym kosztem jazdy samochodem jest kupno samochodu – zapominając o ubezpieczeniu, naprawach czy paliwie. Policzenie realnego kosztu produkcji, uwzględniającego także koszty pośrednie, to jest coś, co właściciele takich firm doceniają najbardziej we współpracy z Zewnętrznym Dyrektorem Finansowym z Plona Consulting.

Quick-win #9 – Aktualizacja wycen

Wyceny na produkcji to jest często taki obszar, który raz zostanie zrobiony – a później długimi miesiącami, a czasem nawet latami jest zostawiany bez aktualizacji. A w produkcji przecież czasami z tygodnia na tydzień albo z miesiąca na miesiąc zmienia się otoczenie – stawki godzinowe są inne, wydajność jest inna, narzuty są inne, koszty surowców są inne – i tak dalej. Więc jeżeli dłuższy czas nie aktualizowałeś parametrów do wycen – to prawdopodobnie najwyższa pora do tego przysiąść. Bo z jednej strony – zmniejszysz w ten sposób ryzyko wzięcia nieretnownego zamówienia – ale z drugiej strony, jest szansa, że przestaniesz tracić Klientów ze względu na zbyt wysokie wyceny. Bo oczywiście w czasie nie wszystkie koszty rosną.

Historyczne założenia mają to do siebie, że są HISTORYCZNE – a co za tym idzie, bardzo często po prostu nieaktualne.

Quick-win #10 – Identyfikacja nadprodukcji

I ostatni na dziś quick-win to identyfikacja i eliminacja nadprodukcji. Bo często nasi CFO w firmach zauważają – patrząc na analizę poziomów zapasów wyrobów gotowych – że są produkty, które systematycznie są produkowane w ilościach większych niż zamówienia. Powodów są oczywiście setki – ale słyszeliśmy na przykład o firmie meblowej, w której… po prostu do produkcji nie dotarła informacja, że danego rodzaju stołu już nie sprzedajemy. I tak przez pół roku, miesiąc w miesiąc produkowane było X sztuk stołów, które były później przerzucane na inny magazyn. A to oczywiście zamrożony kapitał – i para w gwizdek.

Pomysły może i niezłe – ale brakuje na nie czasu?

Sukcesywne układanie finansów i szukanie sposobów na dalszą optymalizację, to nie jest coś, na co łatwo jest właścicielowi firmy produkcyjnej wygospodarować czas. Dlatego jedną z naszych specjalizacji jako Zewnętrznego Dyrektora Finansowego są właśnie firmy produkcyjne. Dlatego jeżeli prowadzisz firmę produkcyjną – zeknij na zakładkę „Dla firm produkcyjnych”, gdzie znajdziesz zestaw przykładowych analiz dla Twojego typu firm.

A jeżeli chcesz od razu pójść o krok dalej i sprawdzić, czy Zewnętrzny Dyrektor Finansowy jest dla Ciebie – to zamów także bezpłatną konsultację, podczas której sprawdzimy, czy Twój biznes mógłby skorzystać na wsparciu z naszej strony.