Ile kosztuje Cię bałagan w firmowych finansach?

Ile kosztuje Cię bałagan w firmowych finansach?

Artykuł został napisany na podstawie pierwszego odcinka Serii Eksperckiej z Wojciechem Ploną na kanale Przygody Przedsiębiorców. Poniżej znajduje się pełna wersja materiału w formie video!

Czy chodzi tylko o pieniądze?

Sprawa wygląda na oczywistą. Bałagan w firmowych finansach kosztuje Cię tyle, ile pieniędzy mógłbyś zaoszczędzić, gdybyś miał porządek w tym obszarze… Prawda? Nie do końca.

Wprost utracone zyski to tylko jeden, najbardziej oczywisty rodzaj kosztów. Wojciech Plona w wywiadzie z Adrianem Gorzyckim z programu Przygody Przedsiębiorców naliczył aż 5 różnych rodzajów kosztów, które niesie za sobą bałagan w firmowych finansach. I o nich właśnie jest ten artykuł.

Obszar 1 – Uciekające zyski

Pierwszy, wspomniany już rodzaj kosztów to wyrażone wprost uciekające zyski. Czyli tracisz te pieniądze, które mogłyby być na Twoim koncie, gdybyś miał firmowe finanse pod kontrolą.

Źródła uciekających zysków są różne, ale do dwóch kluczowych zaliczamy:

Brak świadomości o rentowności projektów, usług lub produktów.

Jeżeli nie masz wystarczającej wiedzy o rentowności, zachodzi spore prawdopodobieństwo tego, że istnieją w Twojej firmie nierentowne grupy produktów czy usług. W takiej sytuacji Twoja firma traci już na etapie sprzedaży. Nie wspominając o tym, co dzieje się kiedy do tego doliczymy koszty pośrednie.

To samo wyzwanie pojawia się w przypadku inwestycji – jeżeli masz już dobrze prosperujący biznes i decydujesz się sfinansować jego kosztem nowe przedsięwzięcie, nie możesz zapomnieć o przeliczaniu jego rentowności względem inwestycji.

Więcej informacji o badaniu rentowności znajdziesz w naszym artykule pt. „KPI finansowe – 9 przykładów KPI finansowych, które powinieneś mierzyć w Twojej firmie„.

Brak świadomości o kosztach.

Z drugiej zaś strony, jeżeli Twoja sprzedaż jest rentowna, Twoje zyski mogą być znacząco obniżane przez zbyt wysokie koszty. Nie wystarczy bowiem wygenerować zysku na sprzedaży, aby firma była rentowna. W zweryfikowaniu Twoich kosztów pomoże Ci kontrola firmy pod względem finansowym.

A o optymalizacji kosztów w firmie przeczytasz więcej w naszym artykule pt. „Optymalizacja kosztów w firmie – jak mądrze optymalizować koszty?„. 

Obszar 2 – Koszty utraconego rozwoju

Często jest tak, że przez brak narzędzi, w firmie nie ma konkretnej, określonej liczbowo informacji o tym, ile firma może maksymalnie wydawać na rozwój, aby było to bezpieczne.

U jednego z naszych klientów, zanim wdrożyliśmy odpowiednie narzędzia i analizy finansowe, budżet marketingowy był wydawany metodą „na czuja”. Wydawany budżet był zależny głównie od obecnego stanu gotówki na koncie. Doszło więc do sytuacji, w której ten przedsiębiorca nie wiedział , czy powinien wydawać na marketing mniej czy więcej pieniędzy. Z jednej strony chciał on skalować firmę tak szybko jak to możliwe, ale z drugiej strony, nie chciał generować w firmie dodatkowego ryzyka związanego z brakiem płynności finansowej spowodowanego przeinwestowaniem.

Po stworzeniu wiarygodnych prognoz finansowych, dostał on konkretną, maksymalną kwotę, którą mógł bezpiecznie wydawać na inwestycję w marketing. Okazało się, że na reklamy w tej firmie można było wydawać ok 3x więcej niż było to wcześniej zakładane przez Właściciela, co znacząco zwiększyło tempo wzrostu i ilość sprzedawanych projektów.

Bez tej informacji, przedsiębiorca jeszcze długo ponosiłby koszty utraconego rozwoju – ponieważ rósłby wolniej, aniżeli mógłby.

Obszar 3 – Tracisz reputację i wiarygodność

W firmie, w której nie funkcjonuje controlling finansowy, zarządzanie finansami to najczęściej po prostu pochodna intuicji Właściciela. Właściciele tego typu firm wydają najczęściej pieniądze bazując na obecnym stanie konta, nie widząc jak będą wyglądać wpływy i wypływy w ciągu najbliższych tygodni. Taka sytuacja może powodować problemy z płynnością finansową.

Brak płynności oznacza, że firma nie może terminowo spłacić swoich zobowiązań i zaczyna przekraczać terminy płatności. Co sprawia, że dostawcy mniej chętnie udzielają jej rabatów i ogólnie dobrych warunków. Szczególnie trudna jest sytuacja, w której firmę nie jest stać na wypłacenie wynagrodzenia dla pracowników. Bo dobrzy pracownicy wcale nie muszą takiej sytuacji tolerować.

Wieści o braku płynności i opóźnieniach płatniczych potrafią bardzo szybko rozchodzić się po rynku, co z kolei ciągnie za sobą całą masę konsekwencji. Rekrutacja staje się droższa, bo potencjalni kandydaci po przeczytaniu opinii o spóźnionych wypłatach mniej chętnie składają CV. Dostawczy zaczynają żądać płatności z góry. Sytuacja może szybko stać się bardzo niewygodna.

A to wszystko za sprawą bałaganu w finansach.

Obszar 4 – Trudniej będzie Ci pozyskać inwestorów

Inwestor, który zastanawia się nad dokonaniem inwestycji w daną firmę najczęściej chce niejako „od zaplecza” poznać całą firmę przed dokonaniem ostatecznej decyzji. Jednym z kluczowych obszarów, które weryfikują inwestorzy są właśnie finanse. A jeżeli finanse są niepoukładane to proces weryfikacji często bardzo długo trwa.

Inwestor zauważający na etapie weryfikacji finansów duże niespójności (np. rozbieżności między controllingiem a księgowością) często straci zaufanie do firmy. To z kolei spowoduje bardziej dogłębną i dłuższą kontrolę lub kompletne jego wycofanie się z inwestycji.

Obszar 5 – Spalasz się emocjonalnie i energetycznie

Kolejną, ostatnią kategorią kosztów są koszty emocjonalne.

Podobno 70% przedsiębiorców przynajmniej raz nie mogło spać w nocy, ponieważ martwiło się u płynność finansową. A płynność to przecież tylko jeden aspekt firmowych finansów. Nerwy spowodowane niepewnością, która wynika z bałaganu w finansach potrafią naprawdę spalać emocjonalnie i energetycznie Właściciela firmy.

Poza oczywistą sytuacją, w której trzeba tłumaczyć się ze spóźnionych płatności, być może najbardziej wypalająca emocjonalnie w finansach jest niepewność.

Przedsiębiorca, który co krok zastanawia się, czy będzie miał jak zapłacić za nadchodzące dostawy lub czy jego ostatnia decyzja nie zachwieje bezpieczeństwem finansowym firmy to przedsiębiorca, który nie ma w swoim dniu przestrzeni na myślenie o rozwoju biznesu. Taka osoba staje się rozkojarzona, a wraz z rozwojem firmy ma ona coraz więcej na głowie.

Niepewność może dotyczyć m.in. sposobu wycen, rentowności (lub jej braku), wpływu wydatków lub większego zatrudnienia na płynność finansową, inwestycji i dziesiątek innych kwestii. Długofalowy stres związany z niepewnością może natomiast prowadzić do poważnych problemów, takich jak wypalenie zawodowe.

Podsumowanie

Jak widzisz, bałagan w firmowych finansach generuje koszty na wielu płaszczyznach. Nie tylko obniża on wyniki finansowe, ale także spowalnia rozwój firmy, psuje reputację wśród dostawców i pracowników, utrudnia znalezienie inwestorów oraz wypala emocjonalnie Właściciela.

W naszym odczuciu, wymienione powyżej 5 rodzajów kosztów sprawia, że warto uporządkować firmowe finanse. Co istotne – niekoniecznie z naszą firmą. Możesz zrobić to także samodzielnie. Jeżeli szukasz inspiracji w tym zakresie, możesz posłuchać podcastu pt. „Finanse w Twojej Firmie”. 

Sposobów na porządkowanie finansów jest przynajmniej kilka. Jednym z nich jest profesjonalne wsparcie i doradztwo finansowe dla firm. Nasza firma, jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy, wspiera Właścicieli MŚP w skutecznym zarządzaniu finansami na podstawie twardych danych. Jeżeli temat porządkowania firmowych finansów jest dla Ciebie interesujący, możesz zamówić bezpłatną konsultację z naszym zespołem!

Zamawiam bezpłatną konsultację