09 czerwca 2021
Optymalizacja kosztów w firmie – jak mądrze optymalizować koszty?
Koszty firmy, które wymykają się spod kontroli, w zależności od skali, mogą stanowić ogromne zagrożenie dla funkcjonowania firmy. Dlatego ważne jest, aby świadomie dążyć do jak największej kontroli nad kosztami i ich minimalizacji. Optymalizacja kosztów w firmie jest procesem, który pomaga właśnie w tym.
Optymalizacja kosztów w firmie
Hasło „Optymalizacja kosztów w firmie” jest obecnie na językach. Według raportu Deloitte, Polska jest na czele krajów, w których kierownicy przedsiębiorstw chcą zmniejszać koszty. Polskie firmy chcą dzięki temu uzyskać przewagę konkurencyjną na rynku, polepszyć swoje ceny oraz zyskać środki na dalszy rozwój firmy. Posiadanie wiedzy o sposobach optymalizacji kosztów jest zatem coraz bardziej istotne.
Skuteczne zarządzanie finansami Twojej firmy, w tym także odpowiednie podejście do optymalizacji kosztów w firmie jest ogromną dźwignią. To jeden z czynników, który najmocniej decyduje o tym, czy firma odniesie sukces.
Nawet przedsiębiorstwo, które osiąga ogromne przychody może zostać bankrutem, jeżeli jego koszty wymkną się spod kontroli. Kadra zarządzająca musi zatem przywiązywać dużą uwagę do kwestii płynności finansowej, poziomu kosztów, marży i osiąganych wyników finansowych.
Czym jest optymalizacja kosztów w firmie?
Optymalizacja kosztów nic innego, jak ciągłe i systematyczne dążenie do obniżania kosztów funkcjonowania firmy, przy utrzymaniu pożądanych czynników.
Optymalizując koszty, należy zatem mieć na uwadze, jak ich obniżenie wpłynie na jakość produktów i usług, czy zadowolenie klientów i pracowników.
Optymalizacja kosztów w firmie może odbywać się na parę sposobów – przykładowo poprzez szukanie dostawców oferujących najniższe ceny kupowanych produktów lub usług, optymalizację procesów biznesowych lub automatyzowanie powtarzalnych zadań.
Nadwyżki finansowe, które pojawiają się w firmie dzięki właściwie przeprowadzonej optymalizacji kosztów, można wykorzystać na przykład do zatrudniania kolejnych osób lub finansowania inwestycji. Mądrze przeprowadzona optymalizacja potrafi sprawić, że firma, która jest na krawędzi rentowności, staje się rentowna i zaczyna generować zyski.
Dlaczego warto optymalizować koszty w firmie?
Optymalizacja kosztów w firmie prowadzi bezpośrednio do obniżenia kosztów funkcjonowania. A jak na pewno wiesz, im niższe są koszty, tym niższe jest ryzyko, a tym większe są możliwości. Dzięki większej ilości gotówki w firmie, możesz chociażby zwiększać nakłady przeznaczane na rozwój.
Dzięki niższym kosztom, zmniejsza się tzw. Burn rate, czyli tempo, w jakim Twoja firma „przepala” swoje pieniądze. Dzięki temu, możesz w znacznie prostszy sposób budować finansową poduszkę bezpieczeństwa, która znacznie redukuje ryzyko na biznesowym oraz osobistym poziomie.
Niższe koszty pozwalają także zdobyć przewagę nad konkurencją. Przykładowo niższe koszty produkcji sprawiają, że możesz obniżyć finalną cenę produktu, utrzymując wysoki poziom marży. Będzie to szczególnie ważne w branżach, w których nabywcy charakteryzują się dużą wrażliwością cenową.
Obniżenie kosztów funkcjonowania firmy daje ogromne możliwości dotyczące inwestycji i skalowania firmy. Wyobraź sobie, że nie zwiększając zupełnie obecnego poziomu sprzedaży, możesz zatrudnić dodatkowych ludzi lub więcej inwestować – na przykład w budżet reklamowy czy nowe maszyny.
Jak mądrze optymalizować koszty?
Przede wszystkim, redukcja kosztów powinna wynikać z rzetelnie przygotowanych analiz finansowych. Intuicja bywa zawodna, a działanie wyłącznie na jej podstawie może być katastrofalne w skutkach. Redukowanie niewłaściwych kosztów, może prowadzić do znacznego obniżenia jakości produktów lub usług, spadku sprzedaży lub zmniejszenia poziomu zadowolenia własnych pracowników. Błędnie przeprowadzona optymalizacja kosztów może być zatem hamulcem w rozwoju Twojej firmy.
Aby przeprowadzić proces optymalizacji kosztów, nie hamując tym samym rozwoju, w pierwszej kolejności trzeba dobrze zrozumieć obecną sytuację finansową firmy oraz czynniki takie jak:
- Struktura kosztów,
- Obecny poziom marży pierwszego, drugiego i trzeciego stopnia,
- Stan zapasów pod względem ich wielkości i wartości,
- Analiza kluczowych dostawców pod względem stawek i warunków umowy,
- Potencjalne obszary marnotrawstwa (np. niewłaściwa organizacja czasu pracy)
Optymalizacja kosztów w firmie nie polega jedynie na szukaniu tańszych dostawców.
Chcesz obniżyć koszty prowadzenia Twojej firmy i zwiększyć zyski? Możesz zamówić bezpłatną konsultację, aby dowiedzieć się, jak to zrobić w Twojej branży.
Może ona obejmować, w zależności od specyfiki danej branży, wiele różnych czynności. Dla firma handlowych może oznaczać ona uwolnienie kapitału zamrożonego w zapasach, dla firm usługowych właściwą organizację pracy podwładnych. Podejście do optymalizacji powinno być zależne od obecnej sytuacji Twojej firmy.
Zobacz także: Jak oszczędzać w firmie? 10 praktycznych wskazówek.
Na co należy uważać przy optymalizacji kosztów w firmie?
Optymalizacja kosztów, która nie jest popierana odpowiednimi analizami finansowymi i wiedzą, może dać wynik odwrotny do zmierzonego.
Przykładowo – jeżeli przez optymalizację kosztów produkcji, jakość Twoich produktów znacząco spadnie, Twoi wierni klienci mogą przestać je u Ciebie kupować. To zaś, wiąże się ze spadkiem sprzedaży.
Jeżeli redukcja kosztów, będzie odbijać się na Twoich pracownikach (np. skomplikuje ich pracę lub znacząco obniży komfort ich pracy), może zwiększyć się wskaźnik rotacji pracowników, czyli w uproszczeniu, odsetek pracowników, którzy odchodzą z Twojej firmy. To zaś, niesie za sobą wysokie koszty w postaci rekrutacji, szkolenia nowych osób itd.
Warto pamiętać też, że stawka to nie wszystko – tańszy dostawca może oferować na przykład dużo krótsze terminy płatności faktur, które negatywnie wpłyną na Twoją płynność finansową.
Podsumowanie
Właściwie przeprowadzona optymalizacja kosztów w firmie potrafi zmienić firmę z walczącej o przetrwanie, w firmę, która prężnie się rozwija i przynosi Właścicielowi zadowalające zyski. Trzeba jednak pamiętać o tym, że dobra redukcja kosztów nigdy nie jest dziełem przypadku. Powinna być ona przeprowadzana na podstawie twardych danych i analiz finansowych.
Przed zabraniem się do optymalizacji kosztów w Twojej firmie, warto zasięgnąć rady u doświadczonego konsultanta. Jeżeli masz pytania lub chciałbyś, aby ktoś z zewnątrz zerknął na Twoje finanse i pokazał Ci obszary do optymalizacji, zamów bezpłatną konsultację z ekspertem, klikając
>> Zamawiam bezpłatną konsultację
Czym różni się optymalizacja kosztów od redukcji kosztów w firmie?
Czy zmniejszenie kosztów w firmie zawsze oznacza cięcie wydatków?
Cięcie kosztów w firmie czy podnoszenie cen: co daje szybszy efekt?
Czy optymalizacja wydatków to to samo co optymalizacja podatkowa?
Jak zmierzyć efekt optymalizacji kosztów?
Przedsiębiorca i ekspert w zarządzaniu finansami małych i średnich firm. Jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy (CFO) w Plona Consulting wspiera właścicieli firm w skutecznym zarządzaniu rentownością, płynnością i wynikami finansowymi. Jego firma zrealizowała ponad 450 projektów doradczych, dostarczając przedsiębiorcom kluczowe dane do podejmowania trafnych decyzji biznesowych.
Wojciech także właścicielem Plona Accounting, twórcą podcastu „Finanse w Twojej Firmie” – pierwszego w Polsce formatu w pełni poświęconego zarządzaniu finansami przedsiębiorstw – oraz organizatorem konferencji o tej samej nazwie.
Kieruje się zasadą: „Dobre decyzje biznesowe zaczynają się od twardych danych”. Prywatnie pasjonat Formuły 1 i piłki nożnej.
>> Umów się na spotkanie i skonsultuj bezpłatnie dowolny temat finansowy
Podobne wpisy które mogą Cię zainteresować
9 na 10 architektów nie wie, ile zarabia na projekcie. Trzy błędy w finansach pracowni architektonicznej
9 na 10 architektów nie powie od ręki, ile zarobiło na ostatnim projekcie. W środku: 3 błędy, które za to odpowiadają, policzone na liczbach: godzina asystenta za 114 zł zamiast 50, wycena za metr rozjeżdżająca stawkę efektywną prawie sześciokrotnie oraz 4 miejsca, w których godziny wyciekają poza projekt. Do tego pracownia z fakturą na 120 tys. i kosztem 159 tys. oraz abonament, który z obecnych klientów robi ponad 100 tys. zł rocznie.
Kiedy zatrudnić Dyrektora Finansowego. Cztery opcje i pięć obszarów, w których widać zwrot
Cztery opcje zarządzania finansami w firmie o skali 10-50 milionów złotych przychodu ze sprzedaży rocznie: księgowa, Dyrektor Finansowy na etacie, analityk, model zewnętrzny. Ile realnie kosztuje każda z nich oraz 5 obszarów, w których widać czy ta decyzja się zwróciła: czas właściciela liczony w dniach miesięcznie, 180 tysięcy rocznie z przeglądu umów z dostawcami, 2 miliony gotówki, których nie trzeba było nagle szukać, 450 tysięcy więcej z kontraktów po wprowadzeniu minimalnych marż i licencja zamiast budowania całego łańcucha dostaw. Do tego 4 sygnały, że to już czas i 2 momenty, w których jeszcze nie.
Należności a zobowiązania. Ile dni kredytujesz klientów
Należność to pieniądze, które ktoś jest winien Tobie. Zobowiązanie to pieniądze, które Ty jesteś winien komuś. W środku: dlaczego faktura sprzed dwóch lat nadal siedzi w należnościach krótkoterminowych, jak liczyć rotację jednych i drugich, dlaczego porównywanie swojego wskaźnika z benchmarkiem branżowym nie ma sensu, pułapka VAT zawyżająca wynik o 13 dni oraz ile dni wolno wpisać w umowę, żeby zapis był skuteczny.
Czy Twoja firma przetrwa, jeśli urośnie dwa razy? Trzy rzeczy, które właściciel musi widzieć sam
Jedno pytanie sprawdza firmę szybciej niż analiza: gdyby urosła 2 razy, wytrzyma czy pęknie? We wpisie 3 filary, na których stoi odpowiedź. Wiarygodne dane, czyli księgowość, której prawie nikt nie weryfikuje. Marża i koszty, gdzie 1 punkt procentowy wyniku przy skali 20 milionów to 200 tysięcy złotych. Płynność, która po podwojeniu skali przy 60 dniach płatności zamraża w należnościach dodatkowe 3,3 miliona. Do tego test AI na 10 zestawach danych finansowych i mapa kosztów, od której zaczyna się optymalizacja.
Nie jestem finansistą, jestem inżynierem. Trzy logiczne decyzje, które wywracają firmę
Trzy pułapki, w które techniczna głowa wpada w finansach, policzone na liczbach: rabat 3%, który zabiera połowę zysku z kontraktu, wzrost o 30% zamrażający milion złotych w należnościach oraz arkusz, który nigdy nie będzie skończony. W środku także specyfikacja minimalna, czyli 3 parametry do kontrolowania osobiście i jeden zakład z dwoma pytaniami na start.
Kapitał własny. Z czego się składa i ile z niego możesz wyjąć
Kapitał własny to nie worek z gotówką, tylko wynik odejmowania. W środku: dlaczego ustawa o rachunkowości nie definiuje go wprost, z jakich siedmiu pozycji się składa, czym różni się obowiązek tworzenia kapitału zapasowego w spółce akcyjnej i w spółce z o.o., ile realnie wolno wypłacić wspólnikom według art. 192 KSH policzone na przykładzie oraz dlaczego ujemny kapitał własny nie jest tym samym co niewypłacalność.
Pasywa a aktywa. Jak czytać dwie strony bilansu
Aktywa mówią, co firma ma. Pasywa mówią, skąd to ma i czyje to właściwie jest. W środku: co dokładnie siedzi w każdej pozycji obu stron bilansu, dlaczego zawsze się równają i z czego to naprawdę wynika, trzy rzeczy do sprawdzenia w strukturze bilansu policzone na firmie o skali 24 milionów oraz co się gubi w uproszczonym bilansie jednostki małej.
Sześć wstydliwych pytań o finanse. Odpowiedz szczerze i sprawdź, czy firma naprawdę zarabia
Sześć pytań z pierwszego odcinka serii eksperckiej dla Przygód Przedsiębiorców: o wiarygodność danych, rentowność per klient, gotówkę za 13 tygodni, wynik za kwartał, procesy po wejściu KSeF i duże decyzje inwestycyjne. Do tego test za sto tysięcy złotych i progi przychodowe, od których te pytania przestają być teorią.
Windykacja bez psucia relacji. Jak upomnieć się o swoje pieniądze
Co ustawić przed sprzedażą, żeby w ogóle nie dojść do trudnej rozmowy: weryfikacja kontrahenta, limit kupiecki i warunki, które da się później wyegzekwować. Do tego proces po terminie krok po kroku, od maila trzy dni przed płatnością po blokadę dostaw, odpowiedź na pytanie, kto w firmie powinien wykonywać te telefony (podpowiedź: nie właściciel), oraz prosty rachunek pokazujący, ile gotówki uwalnia trzynaście dni krótszego spływu należności.
Czym jest EBITDA. Jak ją policzyć i czego nie pokazuje
EBITDA nie jest zdefiniowana w żadnym przepisie, a i tak od niej zależy Twoja zdolność kredytowa i cena, jaką ktoś zapłaci za Twoją firmę. W środku: jak policzyć ją w obu wariantach polskiego rachunku wyników, gdzie szukać amortyzacji, kiedy nie widać jej wprost, dlaczego zysk operacyjny to nie EBIT, ile z Twojej EBITDA zjada leasing i czego ta liczba nie pokazuje, choć i tak za to zapłacisz.
Zacznij zarządzać firmowymi finansami
Chciałbyś szybciej analizować finanse Twojej firmy i wyciągać z nich więcej informacji? Zamów bezpłatną, 45 minutową konsultację i sprawdź, o ile prostszy może stać się Twój biznes dzięki profesjonalnym analizom finansowym!
