09 czerwca 2021
Optymalizacja kosztów w firmie – jak mądrze optymalizować koszty?
Koszty firmy, które wymykają się spod kontroli, w zależności od skali, mogą stanowić ogromne zagrożenie dla funkcjonowania firmy. Dlatego ważne jest, aby świadomie dążyć do jak największej kontroli nad kosztami i ich minimalizacji. Optymalizacja kosztów w firmie jest procesem, który pomaga właśnie w tym.
Optymalizacja kosztów w firmie
Hasło „Optymalizacja kosztów w firmie” jest obecnie na językach. Według raportu Deloitte, Polska jest na czele krajów, w których kierownicy przedsiębiorstw chcą zmniejszać koszty. Polskie firmy chcą dzięki temu uzyskać przewagę konkurencyjną na rynku, polepszyć swoje ceny oraz zyskać środki na dalszy rozwój firmy. Posiadanie wiedzy o sposobach optymalizacji kosztów jest zatem coraz bardziej istotne.
Skuteczne zarządzanie finansami Twojej firmy, w tym także odpowiednie podejście do optymalizacji kosztów w firmie jest ogromną dźwignią. To jeden z czynników, który najmocniej decyduje o tym, czy firma odniesie sukces.
Nawet przedsiębiorstwo, które osiąga ogromne przychody może zostać bankrutem, jeżeli jego koszty wymkną się spod kontroli. Kadra zarządzająca musi zatem przywiązywać dużą uwagę do kwestii płynności finansowej, poziomu kosztów, marży i osiąganych wyników finansowych.
Czym jest optymalizacja kosztów w firmie?
Optymalizacja kosztów nic innego, jak ciągłe i systematyczne dążenie do obniżania kosztów funkcjonowania firmy, przy utrzymaniu pożądanych czynników.
Optymalizując koszty, należy zatem mieć na uwadze, jak ich obniżenie wpłynie na jakość produktów i usług, czy zadowolenie klientów i pracowników.
Optymalizacja kosztów w firmie może odbywać się na parę sposobów – przykładowo poprzez szukanie dostawców oferujących najniższe ceny kupowanych produktów lub usług, optymalizację procesów biznesowych lub automatyzowanie powtarzalnych zadań.
Nadwyżki finansowe, które pojawiają się w firmie dzięki właściwie przeprowadzonej optymalizacji kosztów, można wykorzystać na przykład do zatrudniania kolejnych osób lub finansowania inwestycji. Mądrze przeprowadzona optymalizacja potrafi sprawić, że firma, która jest na krawędzi rentowności, staje się rentowna i zaczyna generować zyski.
Dlaczego warto optymalizować koszty w firmie?
Optymalizacja kosztów w firmie prowadzi bezpośrednio do obniżenia kosztów funkcjonowania. A jak na pewno wiesz, im niższe są koszty, tym niższe jest ryzyko, a tym większe są możliwości. Dzięki większej ilości gotówki w firmie, możesz chociażby zwiększać nakłady przeznaczane na rozwój.
Dzięki niższym kosztom, zmniejsza się tzw. Burn rate, czyli tempo, w jakim Twoja firma „przepala” swoje pieniądze. Dzięki temu, możesz w znacznie prostszy sposób budować finansową poduszkę bezpieczeństwa, która znacznie redukuje ryzyko na biznesowym oraz osobistym poziomie.
Niższe koszty pozwalają także zdobyć przewagę nad konkurencją. Przykładowo niższe koszty produkcji sprawiają, że możesz obniżyć finalną cenę produktu, utrzymując wysoki poziom marży. Będzie to szczególnie ważne w branżach, w których nabywcy charakteryzują się dużą wrażliwością cenową.
Obniżenie kosztów funkcjonowania firmy daje ogromne możliwości dotyczące inwestycji i skalowania firmy. Wyobraź sobie, że nie zwiększając zupełnie obecnego poziomu sprzedaży, możesz zatrudnić dodatkowych ludzi lub więcej inwestować – na przykład w budżet reklamowy czy nowe maszyny.
Jak mądrze optymalizować koszty?
Przede wszystkim, redukcja kosztów powinna wynikać z rzetelnie przygotowanych analiz finansowych. Intuicja bywa zawodna, a działanie wyłącznie na jej podstawie może być katastrofalne w skutkach. Redukowanie niewłaściwych kosztów, może prowadzić do znacznego obniżenia jakości produktów lub usług, spadku sprzedaży lub zmniejszenia poziomu zadowolenia własnych pracowników. Błędnie przeprowadzona optymalizacja kosztów może być zatem hamulcem w rozwoju Twojej firmy.
Aby przeprowadzić proces optymalizacji kosztów, nie hamując tym samym rozwoju, w pierwszej kolejności trzeba dobrze zrozumieć obecną sytuację finansową firmy oraz czynniki takie jak:
- Struktura kosztów,
- Obecny poziom marży pierwszego, drugiego i trzeciego stopnia,
- Stan zapasów pod względem ich wielkości i wartości,
- Analiza kluczowych dostawców pod względem stawek i warunków umowy,
- Potencjalne obszary marnotrawstwa (np. niewłaściwa organizacja czasu pracy)
Optymalizacja kosztów w firmie nie polega jedynie na szukaniu tańszych dostawców.
Chcesz obniżyć koszty prowadzenia Twojej firmy i zwiększyć zyski? Możesz zamówić bezpłatną konsultację, aby dowiedzieć się, jak to zrobić w Twojej branży.
Może ona obejmować, w zależności od specyfiki danej branży, wiele różnych czynności. Dla firma handlowych może oznaczać ona uwolnienie kapitału zamrożonego w zapasach, dla firm usługowych właściwą organizację pracy podwładnych. Podejście do optymalizacji powinno być zależne od obecnej sytuacji Twojej firmy.
Zobacz także: Jak oszczędzać w firmie? 10 praktycznych wskazówek.
Na co należy uważać przy optymalizacji kosztów w firmie?
Optymalizacja kosztów, która nie jest popierana odpowiednimi analizami finansowymi i wiedzą, może dać wynik odwrotny do zmierzonego.
Przykładowo – jeżeli przez optymalizację kosztów produkcji, jakość Twoich produktów znacząco spadnie, Twoi wierni klienci mogą przestać je u Ciebie kupować. To zaś, wiąże się ze spadkiem sprzedaży.
Jeżeli redukcja kosztów, będzie odbijać się na Twoich pracownikach (np. skomplikuje ich pracę lub znacząco obniży komfort ich pracy), może zwiększyć się wskaźnik rotacji pracowników, czyli w uproszczeniu, odsetek pracowników, którzy odchodzą z Twojej firmy. To zaś, niesie za sobą wysokie koszty w postaci rekrutacji, szkolenia nowych osób itd.
Warto pamiętać też, że stawka to nie wszystko – tańszy dostawca może oferować na przykład dużo krótsze terminy płatności faktur, które negatywnie wpłyną na Twoją płynność finansową.
Podsumowanie
Właściwie przeprowadzona optymalizacja kosztów w firmie potrafi zmienić firmę z walczącej o przetrwanie, w firmę, która prężnie się rozwija i przynosi Właścicielowi zadowalające zyski. Trzeba jednak pamiętać o tym, że dobra redukcja kosztów nigdy nie jest dziełem przypadku. Powinna być ona przeprowadzana na podstawie twardych danych i analiz finansowych.
Przed zabraniem się do optymalizacji kosztów w Twojej firmie, warto zasięgnąć rady u doświadczonego konsultanta. Jeżeli masz pytania lub chciałbyś, aby ktoś z zewnątrz zerknął na Twoje finanse i pokazał Ci obszary do optymalizacji, zamów bezpłatną konsultację z ekspertem, klikając
>> Zamawiam bezpłatną konsultację
Czym różni się optymalizacja kosztów od redukcji kosztów w firmie?
Czy zmniejszenie kosztów w firmie zawsze oznacza cięcie wydatków?
Cięcie kosztów w firmie czy podnoszenie cen: co daje szybszy efekt?
Czy optymalizacja wydatków to to samo co optymalizacja podatkowa?
Jak zmierzyć efekt optymalizacji kosztów?
Przedsiębiorca i ekspert w zarządzaniu finansami małych i średnich firm. Jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy (CFO) w Plona Consulting wspiera właścicieli firm w skutecznym zarządzaniu rentownością, płynnością i wynikami finansowymi. Jego firma zrealizowała ponad 450 projektów doradczych, dostarczając przedsiębiorcom kluczowe dane do podejmowania trafnych decyzji biznesowych.
Wojciech także właścicielem Plona Accounting, twórcą podcastu „Finanse w Twojej Firmie” – pierwszego w Polsce formatu w pełni poświęconego zarządzaniu finansami przedsiębiorstw – oraz organizatorem konferencji o tej samej nazwie.
Kieruje się zasadą: „Dobre decyzje biznesowe zaczynają się od twardych danych”. Prywatnie pasjonat Formuły 1 i piłki nożnej.
>> Umów się na spotkanie i skonsultuj bezpłatnie dowolny temat finansowy
Podobne wpisy które mogą Cię zainteresować
80 miliardów dolarów straty? Anthropic wchodzi na giełdę. Dlaczego cały świat się myli
80 miliardów dolarów straty w pół roku, a jednocześnie dodatni wynik operacyjny od kwietnia do czerwca. W środku znajdziesz: skąd w prospekcie Anthropic wzięły się 72 miliardy straty bez wydania gotówki, co mówi marża operacyjna 8% po roku na minusie 152%, dlaczego 5 największych klientów to połowiczny sukces, gdzie leży prawdziwe ryzyko tej firmy oraz 3 pytania, na które odpowiada sprawozdanie finansowe Twojej firmy.
Kontrakt zjada gotówkę. Skąd wziąć pieniądze na realizację dużego kontraktu?
Duży kontrakt potrafi zjeść gotówkę szybciej, niż przyniesie zysk, a rachunek za to wystawia kapitał obrotowy. W środku znajdziesz: kontrakt za 6 milionów złotych rozpisany miesiąc po miesiącu, moment, w którym firma ma wyłożone 1,8 miliona, powód, dla którego zysk w wynikach nie wystarcza na dywidendę, 3 pytania do zadania przed podpisaniem umowy oraz wyliczenie, ile daje skrócenie terminu płatności z 60 do 30 dni.
Ile naprawdę kosztuje Cię godzina pracy pracownika? Sprawdź w kalkulatorze
Koszt godziny pracy specjalisty z pensją 9000 zł brutto to w głowie właściciela około 54 zł, a w pełnym rachunku prawie 175 zł. W środku znajdziesz: skąd bierze się ta różnica, wynik przy 75% sprzedanego czasu zamiast 60%, próg 900 godzin w porównaniu etatu z podwykonawcą, sposób liczenia stawki przy ryczałcie oraz kalkulator, w którym sprawdzisz koszt godziny pracy na liczbach własnej firmy.
Marża a narzut. Jaka jest różnica i ile kosztuje pomyłka w cenniku
Marża a narzut to ta sama złotówka podzielona przez co innego. W środku znajdziesz: obie definicje na przykładzie paczki karmy za 100 zł, wzory i tabelę przeliczeń narzutu na marżę, rabat, który przy 25% narzutu zjada cały zysk, powód, dla którego marża nie może przekroczyć 100%, a także zasadę, która porządkuje ceny w całej firmie.
LTV. Ile naprawdę jest wart Twój klient i dlaczego liczy się go na marży
LTV to wartość klienta przez cały okres współpracy, liczona na marży. W środku znajdziesz: wzór dla firm bez subskrypcji, oparty na odsetku klientów odchodzących co roku, błąd, przez który LTV wychodzi ponad 5 razy za wysokie, relację LTV do kosztu pozyskania klienta i to, skąd wzięła się reguła 3 do 1, segment małych klientów, którzy ledwo zwracają koszt pozyskania, a także różnicę między LTV a rentownością klienta w tym roku.
Cashflow operacyjny a inwestycyjny. Jak czytać je razem i ile z gotówki zjadają inwestycje
Cashflow operacyjny a inwestycyjny pokazuje, czy firma sama finansuje swój rozwój. W środku znajdziesz: pozycje, które lądują w zaskakujących miejscach rachunku przepływów, 10 ciągników sfinansowanych na 3 sposoby i różnicę 1,56 miliona w przepływach operacyjnych, prostą miarę tego, ile pieniędzy z bieżącej działalności zjadają inwestycje, policzoną na 3 latach firmy produkcyjnej, a także powód, dla którego inwestycji nie ocenia się po pierwszym roku.
Czym jest opex. Kupić czy wynająć i co ta decyzja robi z EBITDA
Opex to wydatki bieżące, które od razu trafiają w koszty. W środku znajdziesz: 2 różne definicje opeksu i pytanie, które warto zadać przed porównaniem liczb, zakup systemu zestawiony z abonamentem w horyzoncie 5 lat, powód, dla którego przejście na abonament obniża EBITDA 5 razy mocniej niż zysk przed opodatkowaniem, sytuacje, w których opex wygrywa z zakupem, a także sposób na koszty bieżące rosnące szybciej niż przychody.
Jak podnieść ceny stałym klientom?
Podwyżka cen może oznaczać jednocześnie mniej klientów i więcej zysku, jeśli przed decyzją policzysz marżę pokrycia. W środku znajdziesz: wyniki analizy 2463 firm, w której 1% wyższej ceny dawał 11,1% więcej zysku operacyjnego, firmę o skali 27 milionów, która po podwyżce o 8% traci 2 klientów i zarabia ponad 1,5 miliona złotych więcej, 3 grupy klientów zamiast jednej stawki dla wszystkich, miesiące, w których klient może jeszcze wpisać nową cenę do budżetu oraz odpowiedź na „stara cena albo odchodzę”.
Bank odmówił kredytu firmie: co sprawdza i dlaczego?
Bank mówi „nie” i rzadko tłumaczy dlaczego, a odmowa kredytu ma swoje źródło w liczbach z poprzednich lat. W środku znajdziesz: 3 miejsca w sprawozdaniu, z których bank czyta ryzyko, przykład firmy o skali 18 milionów złotych, która chce 3 miliony kredytu na 5 lat, wyjaśnienie, dlaczego udział kapitału własnego bywa ważniejszy niż sam zysk, historię miliona w kasie, którego nie było na koncie oraz kowenanty, które trzeba pilnować już po podpisaniu umowy.
Czym jest capex. Dlaczego inwestycję ledwo widać w wyniku, a od razu na koncie
Capex to pieniądze wydane na majątek, który pracuje dłużej niż rok. W środku znajdziesz: gdzie szukać capeksu w bilansie i w rachunku przepływów, dlaczego maszyna warta miliony obciąża wynik co roku tylko ułamkiem swojej ceny, 2 sposoby sfinansowania tej samej inwestycji, z których jeden zostawia firmie mniej niż tydzień gotówki, najnowsze dane GUS o inwestycjach firm oraz sygnał, że firma od lat zjada własny majątek.
Zacznij zarządzać firmowymi finansami
Chciałbyś szybciej analizować finanse Twojej firmy i wyciągać z nich więcej informacji? Zamów bezpłatną, 45 minutową konsultację i sprawdź, o ile prostszy może stać się Twój biznes dzięki profesjonalnym analizom finansowym!
