Optymalizacja kosztów w firmie – jak mądrze optymalizować koszty?

Optymalizacja kosztów w firmie

Hasło „Optymalizacja kosztów w firmie” jest obecnie na językach. Według raportu Deloitte, Polska jest na czele krajów, w których kierownicy przedsiębiorstw chcą zmniejszać koszty. Polskie firmy chcą dzięki temu uzyskać przewagę konkurencyjną na rynku, polepszyć swoje ceny oraz zyskać środki na dalszy rozwój firmy. Posiadanie wiedzy o sposobach optymalizacji kosztów jest zatem coraz bardziej istotne.

Skuteczne zarządzanie finansami Twojej firmy, w tym także odpowiednie podejście do optymalizacji kosztów w firmie jest ogromną dźwignią. To jeden z czynników, który najmocniej decyduje o tym, czy firma odniesie sukces.

Nawet przedsiębiorstwo, które osiąga ogromne przychody może zostać bankrutem, jeżeli jego koszty wymkną się spod kontroli. Kadra zarządzająca musi zatem przywiązywać dużą uwagę do kwestii płynności finansowej, poziomu kosztów, marży i osiąganych wyników finansowych.

Czym jest optymalizacja kosztów w firmie?

Optymalizacja kosztów nic innego, jak ciągłe i systematyczne dążenie do obniżania kosztów funkcjonowania firmy, przy utrzymaniu pożądanych czynników.

Optymalizując koszty, należy zatem mieć na uwadze, jak ich obniżenie wpłynie na jakość produktów i usług, czy zadowolenie klientów i pracowników.

Optymalizacja kosztów w firmie może odbywać się na parę sposobów – przykładowo poprzez szukanie dostawców oferujących najniższe ceny kupowanych produktów lub usług, optymalizację procesów biznesowych lub automatyzowanie powtarzalnych zadań.

Nadwyżki finansowe, które pojawiają się w firmie dzięki właściwie przeprowadzonej optymalizacji kosztów, można wykorzystać na przykład do zatrudniania kolejnych osób lub finansowania inwestycji. Mądrze przeprowadzona optymalizacja potrafi sprawić, że firma, która jest na krawędzi rentowności, staje się rentowna i zaczyna generować zyski.

Dlaczego warto optymalizować koszty w firmie?

Optymalizacja kosztów w firmie prowadzi bezpośrednio do obniżenia kosztów funkcjonowania. A jak na pewno wiesz, im niższe są koszty, tym niższe jest ryzyko, a tym większe są możliwości. Dzięki większej ilości gotówki w firmie, możesz chociażby zwiększać nakłady przeznaczane na rozwój.

Dzięki niższym kosztom, zmniejsza się tzw. Burn rate, czyli tempo, w jakim Twoja firma „przepala” swoje pieniądze. Dzięki temu, możesz w znacznie prostszy sposób budować finansową poduszkę bezpieczeństwa, która znacznie redukuje ryzyko na biznesowym oraz osobistym poziomie.

Niższe koszty pozwalają także zdobyć przewagę nad konkurencją. Przykładowo niższe koszty produkcji sprawiają, że możesz obniżyć finalną cenę produktu, utrzymując wysoki poziom marży. Będzie to szczególnie ważne w branżach, w których nabywcy charakteryzują się dużą wrażliwością cenową.

Obniżenie kosztów funkcjonowania firmy daje ogromne możliwości dotyczące inwestycji i skalowania firmy. Wyobraź sobie, że nie zwiększając zupełnie obecnego poziomu sprzedaży, możesz zatrudnić dodatkowych ludzi lub więcej inwestować – na przykład w budżet reklamowy czy nowe maszyny.

Jak mądrze optymalizować koszty?

Przede wszystkim, redukcja kosztów powinna wynikać z rzetelnie przygotowanych analiz finansowych. Intuicja bywa zawodna, a działanie wyłącznie na jej podstawie może być katastrofalne w skutkach. Redukowanie niewłaściwych kosztów, może prowadzić do znacznego obniżenia jakości produktów lub usług, spadku sprzedaży lub zmniejszenia poziomu zadowolenia własnych pracowników. Błędnie przeprowadzona optymalizacja kosztów może być zatem hamulcem w rozwoju Twojej firmy.

Aby przeprowadzić proces optymalizacji kosztów, nie hamując tym samym rozwoju, w pierwszej kolejności trzeba dobrze zrozumieć obecną sytuację finansową firmy oraz czynniki takie jak:

• Struktura kosztów,
• Obecny poziom marży pierwszego, drugiego i trzeciego stopnia,
• Stan zapasów pod względem ich wielkości i wartości,
• Analiza kluczowych dostawców pod względem stawek i warunków umowy,
• Potencjalne obszary marnotrawstwa (np. niewłaściwa organizacja czasu pracy)

Optymalizacja kosztów w firmie nie polega jedynie na szukaniu tańszych dostawców.

Może ona obejmować, w zależności od specyfiki danej branży, wiele różnych czynności. Dla firma handlowych może oznaczać ona uwolnienie kapitału zamrożonego w zapasach, dla firm usługowych właściwą organizację pracy podwładnych. Podejście do optymalizacji powinno być zależne od obecnej sytuacji Twojej firmy.

Zobacz także: Jak oszczędzać w firmie? 10 praktycznych wskazówek.

Na co należy uważać przy optymalizacji kosztów w firmie?

Optymalizacja kosztów, która nie jest popierana odpowiednimi analizami finansowymi i wiedzą, może dać wynik odwrotny do zmierzonego.

Przykładowo – jeżeli przez optymalizację kosztów produkcji, jakość Twoich produktów znacząco spadnie, Twoi wierni klienci mogą przestać je u Ciebie kupować. To zaś, wiąże się ze spadkiem sprzedaży.

Jeżeli redukcja kosztów, będzie odbijać się na Twoich pracownikach (np. skomplikuje ich pracę lub znacząco obniży komfort ich pracy), może zwiększyć się wskaźnik rotacji pracowników, czyli w uproszczeniu, odsetek pracowników, którzy odchodzą z Twojej firmy. To zaś, niesie za sobą wysokie koszty w postaci rekrutacji, szkolenia nowych osób itd.

Warto pamiętać też, że stawka to nie wszystko – tańszy dostawca może oferować na przykład dużo krótsze terminy płatności faktur, które negatywnie wpłyną na Twoją płynność finansową.

Podsumowanie

Właściwie przeprowadzona optymalizacja kosztów w firmie potrafi zmienić firmę z walczącej o przetrwanie, w firmę, która prężnie się rozwija i przynosi Właścicielowi zadowalające zyski. Trzeba jednak pamiętać o tym, że dobra redukcja kosztów nigdy nie jest dziełem przypadku. Powinna być ona przeprowadzana na podstawie twardych danych i analiz finansowych.

Przed zabraniem się do optymalizacji kosztów w Twojej firmie, warto zasięgnąć rady u doświadczonego konsultanta. Jeżeli masz pytania lub chciałbyś, aby ktoś z zewnątrz zerknął na Twoje finanse i pokazał Ci obszary do optymalizacji, zamów bezpłatną konsultację z ekspertem, klikając

>> Zamawiam bezpłatną konsultację