8 sposobów na lepszą kontrolę finansów w firmie

Obejrzyj artykuł w formie video! – Kontrola finansów w firmie

Kontrola finansów w firmie – poniższy artykuł został napisany na podstawie naszego wywiadu w programie Przygody Przedsiębiorców, który możesz obejrzeć poniżej:

Tego artykułu możesz posłuchać także w formie audio, korzystając z linków poniżej:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts 

Skuteczna kontrola finansów w firmie pomaga podnosić jej rentowność, zwiększać marżę, obniżać koszty i zwiększać bezpieczeństwo finansowe. W firmach usługowych pozwala ona na przykład zarabiać więcej, realizując mniej projektów. Poniżej znajdziesz 8 konkretnych sposobów, które pomogą Ci lepiej kontrolować firmowe finanse.

Poniższy artykuł przyda się szczególnie tym Przedsiębiorcom, którzy dopiero zaczynają porządkować obszar firmowych finansów. Jeżeli natomiast Twoja firma jest większa, materiał możesz potraktować jako checklistę, aby upewnić się, że wspomniane obszary są odpowiednio zaopiekowane.

Kontrola finansów w firmie – na jakie obszary warto zwrócić uwagę?

Poniżej znajduje się opis 8 obszarów, na które warto zwrócić uwagę, porządkując firmowe finanse.

1. Przydzielenie odpowiedzialności

Pierwszym filarem poukładanych finansów jest przydzielenie odpowiedzialności. Jest to niezbędny zabieg, który pomoże Ci uniknąć zjawiska rozproszenia odpowiedzialności – sytuacji, w której nikt nie poczuwa się do podejmowania konkretnych kroków w tym obszarze.

Chodzi o to, aby odpowiedzialność za finanse spoczywała na jednej, konkretnej osobie, która będzie pilnować, aby odpowiednie procesy finansowe były realizowane. Jeżeli chcesz profesjonalnie zarządzać firmowymi finansami, musi być w Twojej firmie ktoś, kto będzie dbał o to, aby:

• odbywały się spotkania dotyczące finansów,
• aby pojawiały się na nich odpowiednie osoby,
• aby analizy finansowe były aktualne,
• i tak dalej…

Więcej o przydzielaniu odpowiedzialności możesz przeczytać w naszym artykule – Jak zarządzać finansami w firmie? 3 filary uporządkowanych finansów

2. Zadbanie o cykliczność

Na analizę finansową nie wystarczy spojrzeć raz, aby wyciągnąć z niej wnioski. Finanse mają to do siebie, że aby podejmować właściwe decyzje, musisz na bieżąco aktualizować swoją wiedzę i dane. Dlatego właśnie drugim filarem poukładanych finansów jest cykliczność.

W ramach inspiracji, możesz zastosować zasadę dzień-tydzień-miesiąc, czyli zadać sobie pytania:

• Na jakie dane powinienem patrzeć codziennie?
• Na jakie dane powinienem patrzeć raz w tygodniu?
• Na jakie dane powinienem patrzeć raz w miesiącu?

Pamiętaj, że jeżeli Twoja firma jest niewielka, to wciąż możesz organizować spotkania dotyczące finansów – nawet jeżeli masz „spotykać się” sam ze sobą. Istotne jest, aby takie spotkania miały konkretną agendę (plan) i odbywały się o wyznaczonych wcześniej porach.

Więcej o cykliczności możesz przeczytać w naszym artykule – Jak zarządzać finansami w firmie? 3 filary uporządkowanych finansów

3. Stworzenie narzędzi i analiz finansowych

Jeżeli prowadzisz firmę, prawdopodobnie nie masz czasu na „ręczne” przeliczanie danych, aby wyciągać z nich wnioski. Dlatego właśnie, Twoja firma potrzebuje analiz i narzędzi finansowych.

Do podstawowych narzędzi i analiz należą między innymi:

• Rachunek wyników,
• Narzędzia do analizy rentowności poszczególnych linii biznesowych,
• Narzędzia do kontroli działalności podstawowej,
• Budżet firmy
• Analizy płynności finansowej,

Więcej o analizach i narzędziach możesz przeczytać w naszym artykule – Analizy i narzędzia finansowe dla firm, które powinny znaleźć się w Twoim dashboardzie.

4. Zaprzestanie udzielania głupich rabatów

Udzielając rabatu pamiętaj o tym, że zawsze jest on pobierany z Twojego zysku. Jak zauważysz na poniższej grafice, istnieją sytuacje, kiedy 10% rabatu obniża Twój zysk o 50%.

Więcej o tym, dlaczego udzielanie rabatów jest tak niebezpieczne przeczytasz w naszym artykule: Dziesięć błędów w firmowych finansach, które mogą Cię słono kosztować

5. Ustalanie harmonogramów płatności i branie zaliczek

Jeżeli chcesz szybko poprawić bezpieczeństwo finansowe Twojej firmy – możesz zacząć brać zaliczki i ustalać bardziej korzystne harmonogramy płatności.

Wyobraź sobie sytuację, w której przyjmujesz zlecenie, którego realizacja potrwa ok. 6 miesięcy. Pieniądze za jego wykonanie otrzymasz dopiero miesiąc po zakończeniu prac. W międzyczasie musisz z pieniędzy firmy finansować między innymi:

• biuro,
• pracowników,
• leasingi,
• oprogramowanie,
• materiały,
• marketing,
• usługi obce.

A co stanie się, jeżeli realizacja usługi będzie się przeciągać? Albo jeżeli klient będzie opóźniał płatność? Jak sam widzisz, branie pieniędzy „z dołu” to duże ryzyko, a w przypadku większych projektów może szybko zaprowadzić Cię do występowania problemów z płynnością finansową.

6. Dbanie o poduszkę finansową

Biznes bywa pełen niespodzianek. I to nie zawsze tych pozytywnych. W Plona Consulting wychodzimy z założenia, że jeżeli pojawa się ryzyko, to trzeba nim zarządzać. I właśnie tym jest poduszka finansowa dla mniejszych firm – sposobem zabezpieczenia przed nieprzewidzianymi sytuacjami losowymi, które mogą zaburzyć Twoje możliwości pozyskiwania nowych kontraktów. To jak istotne jest posiadanie poduszki finansowej pokazała między innymi pandemia.

W mniejszych firmach rekomendujemy wprowadzenie systemu trzech świateł cash flow:

• Czerwone światło – jeżeli Twoja firma ma prognozowaną płynność do 3 miesięcy
• Żółte światło – jeżeli Twoja firma ma prognozowaną płynność od 3 do 6 miesięcy
• Zielone światło – jeżeli Twoja firma ma prognozowaną płynność powyżej 6 miesięcy

Wysokość poduszki finansowej to jeden z KPI finansowych, które rekomendujemy śledzić w każdej firmie.

7. Mierzenie efektywności pracowników

W firmach usługowych kluczem do osiągania rentowności jest często efektywność zespołu. Im bardziej efektywni są Twoi ludzie, tym więcej Twoja firma będzie mogła dzięki nim zarobić. Efektywnością pracowników powinieneś zarządzać – a żeby nią zarządzać, musisz ją najpierw zmierzyć.

Często okazuje się, że biorąc pod uwagę urlopy, zwolnienia, przerwy, czy wszelkiego rodzaju rozpraszacze, pracownicy w firmach usługowych pracują efektywnie mniej niż 50% czasu.

Do mierzenia efektywności pracowników możesz wykorzystać między innymi programów do raportowania czasu pracy takich jak Everhour. Więcej o mierzeniu czasu pracy możesz przeczytać tutaj.

8. Właściwe wyznaczanie stawek pracowników

Wyznaczając stawki po których Twój zespół będzie pracować dla Twoich klientów musisz pamiętać o dwóch kwestiach:

• Po pierwsze – o punkcie siódmym – czyli, że Twoi pracownicy nie są wydajni w 100% i nie spędzają całego swojego czasu pracując dla Twoich klientów,
• Po drugie – że ich stawka musi nie tylko sprawić, że dany projekt wyjdzie „na zero”, ale także, że pokryje on część kosztów pośrednich – administracji, marketingu, wynajmu biura itd.

NIE powinieneś natomiast opierać Twoich stawek wyłącznie w oparciu o intuicję, czy stawki konkurencji.

Kontrola finansów w firmie – jak możemy Ci w tym pomóc?

Plona Consulting to spółka, która pomaga Właścicielom małych i średnich firm skutecznie zarządzać finansami. Dzięki nam wiesz wszystko co powinieneś wiedzieć o marżowości, rentowności, płynności i wynikach finansowych Twojego biznesu.

Jeżeli chciałbyś lepiej zarządzać finansami firmy lub masz dowolne pytanie na temat płynności, prognoz lub analiz dla Twojej firmy, skorzystaj z poniższego przycisku i umów się na rozmowę z naszym ekspertem.