4 przyczyny problemów z płynnością finansową

Przyczyny problemów z płynnością finansową

Problemy z płynnością finansową zaczynają się, kiedy nie możesz zapłacić swoim dostawcom i pracownikom. Każda firma, która chce się dynamicznie rozwijać i odnosić sukcesy musi zadbać o wystarczającą ilość gotówki i odpowiednie procesy, które pozwolą na jej przypływ do firmy. Bez tego rozwój Twojej firmy będzie wiązał się z gigantycznym ryzykiem – dlatego ważne jest, abyś znał przyczyny powstawania problemów z płynnością finansową i wiedział jak się przed nimi zabezpieczyć.

Jak pokazują statystyki, przez problemy z płynnością finansową upada aż 82% małych firm. Nie musisz być częścią tej statystyki. Świadome podejście do zarządzania płynnością finansową, na pewno pozwoli Ci przewidywać, ograniczać lub nawet wyeliminować takie problemy w Twojej firmie.

Aby ułatwić Ci to zadanie, przeanalizowaliśmy firmy naszych klientów. Okazało się, że znaczna część problemów z płynnością finansową, które pojawiały się zanim weszliśmy we współpracę, miała 4 główne źródła. W dalszej części artykułu przedstawiamy Ci najczęstsze powody problemów z płynnością finansową i jak sobie z nimi poradzić.

Dlaczego masz problemy z płynnością finansową?

1. Klienci za długo Ci płacą.

Jak do tej pory najczęstsza przyczyny powstawania problemów z płynnością finansową w firmach naszych klientów, są spóźnione płatności od ich klientów. Badania pokazują, że 60% faktur jest opłacanych po upływie terminu.

Jeżeli płacisz wszystkim, zanim inni zapłacą Tobie, bardzo łatwo będzie Twojej firmie stracić płynność.

Jeżeli jest to problem, który widzisz w Twojej firmie, być może warto oferować Twoim klientom możliwość płatności w transzach. W ten sposób możesz znacząco poprawić płynność finansową firmy.

Jak rozwiązać ten problem?

• Sprawdzaj czy faktura została opłacona i wysyłaj przypomnienia do klienta o zbliżającym się terminie,
• weryfikuj swoich kontrahentów biznesowych pod względem długów jeszcze przed wejściem we współpracę,
• zweryfikuj możliwość faktoringu, a jego koszt przenieś na kontrahenta,
• zacznij pobierać płatność (chociaż częściowo) z góry,
• zbadaj możliwość otrzymywania płatności w transzach,
• ustal krótsze terminy płatności.

Jeżeli nie wiesz, czym jest cykl konwersji gotówki, pora także odrobić tę lekcję.

2. Musisz lepiej poznać wydatki firmy.

Wiele problemów z płynnością finansową bierze się z nieprzewidywalnych wydatków – np. z nagłej potrzeby przeprowadzenia kosztownej naprawy. Są jednak przypadki, kiedy koszty, które ponosisz są w 100% przewidywalne, a mimo tego rujnują Twoją płynność finansową. Wielu Właścicieli firm po prostu nie zna wystarczająco dokładnie ponoszonych przez ich firmę kosztów.

W tym drugim przypadku, rozwiązanie problemów oznacza, że będziesz musiał dokładnie przeanalizować strukturę kosztów. Jeżeli zauważyłeś, że koszty które ponosisz są zbyt wysokie, najwyższa pora dobrze się im przyjrzeć.

Jeżeli nie będziesz kontrolować swoich kosztów stałych, możesz mieć pewność, że zaczną się one piętrzyć.

Jak rozwiązać ten problem?

• Stwórz i na bieżąco aktualizuj strukturę kosztów,
• szukaj w strukturze kosztów pola do optymalizacji kosztów,
• weryfikuj każdy wychodzący przelew,
• niech koszty będą widoczne w Twoich dashboardach finansowych i zarządczych,
• badaj budżet firmy z perspektywy roku, zamiast miesiąca – to da Ci szersze spojrzenie na przychody i koszty.

3. Nie prognozujesz płynności finansowej.

Często zauważamy, że Właściciele (zwłaszcza w małych firmach) są tak mocno zaangażowani w codzienne życie firmy, że nie poświęcają czasu na tworzenie prognoz finansowych.

Ciągłe utrzymywanie dobrego poziomu płynności finansowej wymaga jednak spojrzenia w przyszłość. Właściciele firm, którzy chcą przestać martwić się o to, czy jutro będą mieli za co zapłacić faktury, powinni obrać za priorytet stworzenie wiarygodnych prognoz płynności dla swojej firmy.

Prognozy płynności finansowej, które tworzymy dla naszych klientów pokazują ile Twoja firma będzie miała faktycznie pieniędzy na koncie każdego dnia przez najbliższe 6 miesięcy. Takie prognozy uwzględniają opóźnienia w płatnościach, a nawet sezonowe zmiany przychodów.

Dzięki zastosowaniu struktury kosztów i prognoz płynności finansowej, rozwiązaliśmy problemy z płynnością w gdańskim software house. Zobacz jakie były efekty tego projektu.

Case study

4. Nie masz wdrożonego procesu ściągania długów.

Niezależnie od tego jak dobrze weryfikujesz swoich klientów lub z jak prestiżowymi organizacjami pracujesz, część z nich będzie Ci zalegać z płatnością. Twoim kontrahentom również mogą zdarzyć się problemy z płynnością.

Wielu Właścicieli firm po prostu nie wie co zrobić w takiej sytuacji. Według nas ważne jest, aby mieć w firmie jasno wyznaczony standard, który reguluje to kiedy i jak zaczynasz ściągać należności od „spóźnialskich”.

Być może Twój kontrahent nie ma żadnych problemów, a jedynie zapomniał o fakturze? Albo ta faktura zalega na jego biurku pod stosem innych dokumentów? Zanim zaczniesz podejmować drastyczne kroki, warto zacząć od zwykłego przypomnienia.

Przykładowy proces ściągania należności:

Standardowy termin płatności – 14 dni.

• 2 dni do terminu płatności – email z przypomnieniem o płatności.
• Dzień upływu terminu – telefon z przypomnieniem o płatności.
• 2 dni po upływie terminu płatności – email z informacją o upływie terminu.
• 3 dni po upływie terminu płatności – telefon z informacją o upływie terminu.
• 7 dni po upływie terminu płatności – telefon z informacją o upływie terminu.

Pamiętaj, że ten proces możesz zautomatyzować lub oddelegować. Aktualnie jest to możliwe bez problemu przy pomocy prostych narzędzi do automatyzacji lub AI.

Jak rozwiązywać problemy z płynnością finansową?

Zasada jest prosta – lepiej zapobiegać niż leczyć. Najlepszy problem to przecież taki, który u Ciebie nie występuje. W związku z tym przedstawione przez nas rozwiązania służą głównie prewencji.

Zaimplementowanie analiz finansowych (takich jak struktura kosztów czy prognozy płynności finansowej), pomaga Ci się upewnić, że problemy z płynnością w Twojej firmie będą pojawiać się rzadziej lub nawet całkowicie znikną.