Pełna księgowość – co warto o niej wiedzieć i co skrywa?

Pełna księgowość – co warto o niej wiedzieć?

„Pełna księgowość – co warto o niej wiedzieć i co skrywa?” – poniższy artykuł został napisany na podstawie 19. odcinka podcastu Finanse w Twojej firmie.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

Co na temat pełnej księgowości zauważamy w naszej działalności?

Tematem  19 odcinka podcastu jest księgowość – a konkretnie, co kryje pełna księgowość, a o czym często przedsiębiorcy często nie mają pojęcia. Temat dzisiejszego odcinka, jak zwykle, jest wynikiem tego, co widzimy w naszej codziennej działalności.

Jako firma, która świadczy usługę Zewnętrznego Dyrektora Finansowego, często słyszymy od Przedsiębiorców prowadzących spółkę z o.o., że nie do końca wiedzą, jak mogą rozmawiać z księgowością, aby wyciągać z niej więcej informacji lub wartości dla swojej firmy. Nie znają możliwości, nie wiedzą o co mogą zapytać lub jak mogliby tę współpracę usprawnić. Nie wiedzą co tak naprawdę kryje się w księgowości.

A z drugiej strony, rzadko które biuro rachunkowe samo wyjdzie z inicjatywą, aby porozmawiać o nowych możliwościach, czy rozwiązaniach ze swoimi klientami. Bardzo szanujemy pracę księgowych i to, czym się zajmują – absolutnie nie chodzi o to, że wina leży po ich stronie. Bo przecież gdyby księgowi mieli rozmawiać z każdym swoim klientem o tym, jak działa księgowość i jakie są możliwości, to mieliby bardzo mało czasu na poprawne księgowanie.

W efekcie, często zdarza się sytuacja, w której wewnętrzna księgowość lub biuro rachunkowe, które obsługuje daną firmę, działa od dawna w pewien określony sposób. Sposób do którego wszyscy są przyzwyczajeni, bo „tak to po prostu jest” i tak już się utarło.

Dlaczego wspominamy o pełnej księgowości?

W Plona Consulting bardzo mocno wierzymy w podważanie statusu quo. Dlatego właśnie dzisiejszy odcinek podcastu finanse w Twojej firmie oraz artykuł zawierają listę kwestii, które skrywa pełna księgowość spółki z o.o., aby podzielić się z Tobą tym, jakie masz możliwości.

W poniższym materialne przejdziemy też przez kilka pojęć księgowych, które warto lepiej poznać i mocniej rozwinąć. Naszym celem jest  zwiększanie świadomości w tym temacie. Bo pomimo tego, że w naszej firmie nie zajmujemy się stricte księgowością, to wiemy, że jeżeli chcesz dobrze zrozumieć finanse Twojej firmy, musisz chociaż w podstawowym zakresie rozumieć księgowość.

Pełna księgowość a KPiR – jakie są różnice?

Nasz artykuł oraz podcast dotyczą firm działających w oparciu o pełną księgowość. Różnica pomiędzy księgowością w jednoosobowej działalności, a księgowością w spółce z o.o. często polega na tym, jak księgowana jest firma, czyli jakie i w jaki sposób zbierane są informacje finansowe.

Spółka z o.o. musi korzystać z pełnej księgowości, która znacząco różni się od książki przychodów i rozchodów, w oparciu o którą działa większość jednoosobowych działalności.

Pełna księgowość charakteryzuje się tym, że rejestruje wszystkie zdarzenia, które pozwalają na odzwierciedlenie tego, co dzieje się w firmie, zapewnia przejrzystość transakcji, ale też, co bardzo ważne, daje możliwość prowadzenia rozszerzonych analiz finansowych.

Plan kont w pełnej księgowości

Wszystko co się dzieje w firmie powinno być rejestrowane przy pomocy dokumentów księgowych. Następnie – każdy dokument, który trafia do księgowości, jest przypisywany do kont księgowych – które w uproszczeniu, dzielą dokumenty na kategorie. Konta księgowe są poukładane zgodnie z tak zwanym planem kont.

Wyobraź sobie że masz kuwetkę na dokumenty. Każda kuwetka ma też swoją półkę. Plan kont to taka struktura kuwetek i półek.

Jeżeli masz odpowiednio opisane i uporządkowane to informacje, których poszukujesz jesteś w stanie znaleźć bardzo szybko, jeżeli nie masz odpowiedniego porządku i struktury szukając odpowiednich danych i liczb musisz przebić się przez stosy dokumentów, które nie są w tej chwili ważne.

Struktura planu kont

Poniżej opisana została najczęściej spotykana przez nas struktura planu kont i zespołów kont. Pamiętaj jednak, że taki plan kont nie musi występować w każdej działalności w dokładnie takiej samej strukturze.

Konta zespołu 0 – Aktywa trwałe – wartości niematerialne i prawne – znaki towarowe, patenty licencje, siedziba, samochody, prowadzone inwestycje.

Konta zespołu 1 – Środki pieniężne, rachunki bankowe oraz krótkoterminowe aktywa finansowe – z tego konta dowiesz się się ile jest pieniędzy w kasie, ile było na kontach firmowych. Jeżeli dobrze przeanalizujesz to konto, będziesz w stanie określić, jak zmieniała się płynność finansowa Twojej firmy.

Konta zespołu 2 – Rozrachunki i roszczenia – z tego konta dowiesz się komu musisz zapłacić, i ile inni muszą zapłacić Tobie. Nie tylko w układzie „klienci – dostawcy”, ale tez pracownicy, urzędy i inni.

Konta zespołu 3 – Materiały i towary – rozliczenia magazynu – wartość magazynu, czyli ile masz materiałów produkcyjnych, rozliczenia zakupów.

Konta zespołu 4 – Koszty według rodzajów i ich rozliczenie – wynagrodzenia, zużycie materiałów, usługi obce, pozostałe koszty rodzajowe, podatki, amortyzacja.

Konta zespołu 5 – Koszty według typów działalności i ich rozliczenie – koszty działalności podstawowe oraz wydziałowe – czyli koszty, które ciężko przyporządkować do jednej usługi lub produktu.

Konta zespołu 6 – Produkty i rozliczenia międzyokresowe – tu znajdziesz wyroby gotowe, półfabrykaty i produkcję, która jest niezakończona.

Konta zespołu 7 – Przychody i koszty związane z ich osiąganiem – przychody ze sprzedaży, koszty wytworzenia usług produktów – jeżeli księgowość jest sumiennie prowadzona to w firmach handlowych jesteś w stanie na podstawie tej grupy kont określić swoją marżę.

Konta zespołu 8 – Kapitały własne, fundusze specjalne, rezerwy i wynik finansowy – kapitały – inaczej finanse które spółka wypracowała przez lata funkcjonowania.

W jaki sposób możesz rozbudowywać plan kont przy pełnej księgowości?

Przy rozwoju planu kont w pełnej księgowości warto pamietać o tym, że

1. Możesz zbierać tam informacje o poszczególnych projektach lub grupach projektów,
2. Możesz określić, jaki jest koszt wytworzenia przypisując konta w określony sposób,
3. Możesz określić marżę na poszczególnych liniach biznesowych.

Kluczowa kwestia w rozbudowie planu kont, to odpowiedzenie sobie na pytanie „Jakich informacji finansowych potrzebuję, aby dobrze zarządzać firmą?” – a następnie dostosowanie planu kont tak, aby właśnie takie informacje móc z niego wyciągać.

Jak możesz lepiej poznać pełną księgowość w praktyce?

Przygotowaliśmy dla Ciebie krótki, gotowy do wdrożenia plan działań, który możesz wykonać w przeciągu najbliższego tygodnia, a który może być dla Ciebie przydatny do lepszego poznania księgowości. A oto on…

Po pierwsze poproś księgowość o obrotówkę i plan kont – zostanie przedstawione zestawienie z wartościami pieniężnymi, które pozwoli Ci określić to, jakie są wartości na poszczególnych kontach.

Po drugie sprawdź, czy plan kont odwzorowuje to, co chciałbyś wiedzieć w swojej firmie – w szczególności należy pochylić się nad zespołem kont oraz podziałem kosztów – na kontach 4 i 5. A jeżeli nie, to określ różnicę pomiędzy Twoimi potrzebami a stanem faktycznym.

Po trzecie sprawdź pozycje takie jak:

• Kasa,
• stan należności i zobowiązań,
• wartość magazynu i produktów gotowych,
• porównanie poziomów kosztów
• konto (rozrachunki z właścicielem

Zdarza się często, że księgowość nie dostaje od nas odpowiednich dokumentów i wrzuca to na rozliczenia z Właścicielem, a my często o tym nie wiemy.

Poznaj Plona Consulting.

Jeżeli szukasz informacji o tym, jak skutecznie zarządzać firmowymi finansami, poznaj Plona Consulting.

Inne nasze artykuły, które mogą Cię zainteresować to:

• Jak zarządzać finansami w firmie? 3 filary uporządkowanych finansów
• 8 pytań finansowych, na które nie odpowie Ci księgowa.
• Zewnętrzny Dyrektor Finansowy – przewodnik po usłudze
• Kontrola finansów w firmie – 8 sposobów jak lepiej kontrolować firmowe finanse

A dodatkowo, zachęcamy do sprawdzenia naszego podcastu – Finanse w Twojej Firmie. Czyli pierwszego w Polsce podcastu skupionego wyłącznie na zarządzaniu firmowymi finansami.

Sprawdzam podcast!