Kto powinien zajmować się finansami firmy?

Przedsiębiorcy, którzy mają już w firmie wiarygodne analizy i narzędzia finansowe, często zastanawiają się nad tym, jak omawiać finanse, aby było to najbardziej efektywne. Dokładnie o tym temacie opowiada Wojciech Plona w 36. odcinku podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

Delegowanie w finansach

Kontekst, w jakim najczęściej zadawane jest pytanie o to, komu można oddać w firmie finanse jest taki, że jest w firmie Właściciel, który obecnie w finansach zajmuje się wszystkim i zauważył, że wraz z rozwojem firmy on ma czasu coraz mniej, a ta funkcja staje się dla niego coraz bardziej wymagająca czasowo.

W końcu w życiu firmy przychodzi taki moment, że Właściciel zauważa, że sama bieżąca praca związana z finansami – czyli wykonywanie przelewów, czy przekazywanie faktur zajmuje mu w trakcie miesiąca kilka dni. Jeżeli zatem jesteś w podobnej sytuacji i czujesz, że te finanse są dla Ciebie zbyt absorbujące czasowo i chciałbyś je komuś oddać i szukasz na to koncepcji, to ten artykuł jest właśnie dla Ciebie.

Zacznij od procesu, a nie od człowieka

Jak być może kojarzysz z poprzednich odcinków podcastu biznesowego – Finanse w Twojej Firmie, do tego zagadnienia rekomendujemy podejść ze strony procesu. Co to znaczy w praktyce?

Zamiast wychodzić od tego, co to może być za osoba, której oddelegujesz finanse, warto zacząć od pomyślenia o tym, co w naszych finansach musi się dziać i jakie są do tego potrzebne kompetencje.

Co musi odbywać się w finansach Twojej firmy?

Finanse to taki system, który składa się z dwóch obszarów.

Po pierwsze – pracy operacyjnej, czyli tego, że ktoś musi faktycznie dbać o obieg dokumentów, wykonywać przelewy i zajmować się tego typu kwestiami.

A po drugie – części analitycznej. Którą dalej można rozbić na:

• Ewidencję danych – czyli to jak dane finansowe są zbierane?
• Przetwarzanie – czyli skąd i w jakiej formie my te dane będziemy brać?
• Analizowanie – czyli co będziemy robić z tymi danymi po zebraniu, co chcemy z nich wyciągać i jak to zrobimy,
• Wizualizację – czyli jak pokażemy wizualnie wyniki analiz?
• Wyciąganie wniosków – czyli kto i w jakim cyklu będzie przeglądał analizy oraz wyciągać z nich wnioski?
• Podejmowanie decyzji – czyli kto będzie na ich podstawie podejmować decyzje w biznesie.

W ramach tego systemu w różnych momentach są wymagane różne umiejętności i kompetencje.

Przykładowo, nie możemy założyć, że nasza asystentka będzie w stanie stworzyć dobre, wiarygodne Excele. Niektóre asystentki, które miały z tym styczność pewnie lepiej lub gorzej sobie z tym poradzą, natomiast z mojej perspektywy jest to tak istotna kwestia, że podrzucanie jej do zrobienia osobie bez wiedzy finansowej jest dużym ryzykiem.

Co i jak możesz delegować w Twoich finansach?

W dalszej części artykułu przejdziemy przez poszczególne etapy systemu finansowego i opiszemy, jak można je organizować i co warto w nich delegować.

Delegowanie ewidencji danych

Ewidencja – czyli jak dane finansowe są zbierane. To jest ten etap, kiedy trzeba wrzucić fakturę do systemu obiegu dokumentów.

Na tym etapie kompetencje finansowe są niezbędne do ułożenia tych procesów. Czyli na przykład określenia z jakiego systemu będziemy korzystać, kiedy i jak dokumenty mają tam trafiać, jak mamy je opisać. To są kluczowe rzeczy, od których później zależy powodzenie wszystkich dalszych etapów.

Natomiast później, do samej realizacji tych procesów wystarczy najczęściej podstawowe przeszkolenie z okazjonalnym wsparciem merytorycznym.

Delegowanie przetwarzania danych

Przetwarzanie to ten etap, kiedy na przykład dokonujemy eksportów do baz danych i zbieramy je w jednym miejscu i sprawdzamy, czy są opisane, czy nie są podwójne, czy zgadzają się z księgowością.

Tutaj podobnie jak poprzednio – wiedza finansowa jest niezbędna na przykład do budowania takiego modelu finansowego, do którego będziemy podklejać dane oraz tworzenia procesów – na przykład jak weryfikować ich poprawność. A potem na etapie realizacji ta zaawansowana wiedza finansowa znów nie jest warunkiem koniecznym.

Delegowanie analizowania danych

Idąć dalej mamy etap analizowania – czyli wyciąganie tej esencji z danych. Znów nie ma niespodzianki, bo jeżeli mamy zbudowany dobry model, czy dobre narzędzie, przykładowo arkusz w Excelu i właściwie określone KPI przez osobę, która zna finanse, to ten etap w dużej mierze odbywa się bez ingerencji użytkownika. Zakładając oczywiście, że w tym momencie nie chcemy na przykład dodać jakiejś dodatkowej analizy do naszego pliku, bo wtedy znów proste przeczytanie kilku wzorów w intrenecie prawdopodobnie nie wystarczy. • Następnie pojawia się etap wizualizacji – pokazywania wyników analiz w zrozumiały sposób. Co większość wykorzystywanych przez Was programów po jednorazowym ustawieniu będzie robić za Was. •

Delegowanie wyciągania wniosków i podejmowania decyzji

No i na końcu dwa etapy – czyli wyciąganie wniosków i podejmowanie decyzji. W których wiedza finansowa jest praktycznie niezbędna – chociaż na podstawowym poziomie.

I tutaj powiem Wam, że omawianie danych finansowych z Klientami w naszych projektach to jest zawsze jeden z najciekawszych etapów wszystkich projektów w formie Zewnętrznego Dyrektora Finansowego. Bo okazuje się, że bardzo wielu naszych Klientów przy pierwszych kilku spotkaniach z omówieniem danych widzi w tych samych danych i tych samych wykresach zupełnie inne informacje niż nasi CFO.

Dlaczego wiedza finansowa jest niezbędna do wyciągania wniosków?

Do tej pory prowadziliśmy dla naszych Klientów ponad 350 projektów doradczych. Nasi Zewnętrzni Dyrektorzy Finansowi często wspominają, że ich rozmowy z naszymi nowymi Klientami wyglądają mniej-więcej tak:

Klient: O, rosną nam przychody – czyli jednak nie jest tak źle jak sądziłem.

CFO: Faktycznie przychody rosną, ale proszę zwrócić uwagę, jak mocno spada marża.

Klient: Tak, ale moim celem nie jest wzrost marży tylko rozwój biznesu.

Klient wyciąga swoje wnioski nie wiedząc na przykład, że jest pewna granica marży, poniżej której rozwój firmy (który jest jego celem) będzie spowolniony. Bo na przykład nie będzie w firmie już tyle pieniędzy na skuteczne akcje marketingowe.

Co jeszcze możesz oddelegować?

Jak widzisz, jest wiele obszarów analityki finansowej, gdzie po odpowiednim poukładaniu samego procesu, można je oddać osobie, która niekoniecznie ma zaawansowane finansowe kompetencje.

Do tego całego zestawu można jeszcze dodać te wszystkie kwestie operacyjne. Czyli fakturowanie, obsługę dokumentów, wykonywanie przelewów – całą tę część finansów, której Przedsiębiorcy zazwyczaj nie lubią. A okazuje się, że są ludzie, którym wykonywanie takich powtarzalnych czynności sprawia przyjemność.

Komu można oddelegować firmowe finanse?

I teraz pytanie – komu w takim razie można oddać te obszary, które nie wymagają wiedzy finansowej? Załóżmy sytuację, że masz już dobre procesy oraz użyteczne, wiarygodne narzędzia, które są w miarę proste do uzupełniania zbudowane czy to przez Ciebie, czy przez firmę doradczą, czy jeszcze innym sposobem i szukasz osoby, która ma te kilka obszarów przejąć. Kogo powinieneś do tego szukać?

Oczywiście nie ma na to pytanie jednej prostej odpowiedzi, natomiast ogólna zasada jest taka, że w mniejszych firmach może to być osoba, która ma już pewne inne obowiązki. Na przykład asystent, czy asystentka.

Znamy też firmy, które w tej kwestii wspierają się wirtualną asystentką.

Z drugiej strony może być to także specjalista czy specjalistka do spraw administracji, która oprócz finansów ma pod sobą na przykład kwestie takie jak zawieranie umów i dbanie o dokumentację.

Im większa jest firma, im więcej pojawia się tych dokumentów i im więcej transakcji, tym ten obszar będzie bardziej czasochłonny. Więc przychodzi taki moment, kiedy warto mieć do tego obszaru finansów dedykowaną osobę. Taką jak specjalista lub menedżer do spraw finansów.

Niezależnie od tego kto to ma być – istotne jest to, żeby ta osoba dobrze wiedziała co ma robić i jaka jest jej rola. I żebyś też Ty pamiętał o tym, co należy i nie należy do kompetencji tej osoby.

Jak wdrożyć pracownika do obszaru finansów? Kilka praktycznych wskazówek

Jeżeli planujesz oddelegować część obowiązków dotyczących finansów w Twojej firmie, to mamy kilka wskazówek, które mogą okazać się dla Ciebie użyteczne.

Wskazówka 1: Zadbaj o dobry proces wdrożenia

Przede wszystkim pamiętaj, że nowy pracownik nie nauczy się procesów przez osmozę. I to, że na przykład Twój asystent dostanie dostęp do systemu to nie znaczy, że sam chętnie nauczy się z niego korzystać. To Twoją rolą jest go wdrożyć, pokazać i nauczyć jak wykonywać te czynności, na których Ci należy.

Co może usprawnić wdrożenie?

To można oczywiście zrobić na wiele sposobów – ale jeżeli mówimy chociażby o uzupełnianiu modelu finansowego, można nagrać do takiego modelu instrukcję video, która ułatwi wdrożenie nowego pracownika do jego obsługi. Dodatkowo można sporządzić checklistę, która tym bardziej ułatwi pracownikowi sprawdzenie własnej pracy. Niezależnie od metody – kluczowe jest to, żeby wziąć odpowiedzialność za to, żeby wdorżyć pracownika w te działania.

Wskazówka 2: Pamiętaj, że delegujesz WYKONANIE procesu.

Po drugie – pamiętaj, że pracownik bez wiedzy finansowej odpowiada za wykonanie procesu, a nie jego układanie czy rozwój. Więc jeżeli potrzebujesz w swoim modelu finansowym nowej zakładki, to nie zakładaj, że specjalista ds. administracji poprawnie go wykona tylko dlatego, że dobrze zna ten model. Oczywiście może tak być, ale nie musi i najczęściej tego typu rozwiązania po prostu się nie sprawdzają.

Wskazówka 3: Jak radzić sobie z obawami przed delegowaniem w finansach?

Jest wielu Właściciel firm, którzy mają swoje obawy przed „oddawaniem” obszaru finansów innej osobie. Rozmawiając z Przedsiębiorcami słyszymy czasem, że ktoś nie chce, aby „była w firmie inna osoba, która wie wszystko, zna wynagrodzenia, zna koszty i zna na wylot całą sytuację finansową”.

Praktycznie jedyna rada, jaką możemy przekazać to… „Just do it”.

Niektórzy przemagają ten strach małymi kroczkami – na przykład zatrudniając najpierw kogoś bardzo zaufanego – jak bliskiego członka rodziny. Inni to outsource’ują – na przykład do wirtualnej asystentki, czy CFO na godziny, żeby nikt wewnątrz zespołu nie miał takich informacji. Niezależnie od wybranej metody, istotne jest to, że na koniec dnia to nie oni się tam zajmują, co odzyskuje im ogrom czasu.

Znamy firmy, w których pomimo naprawdę dużej skali, właśnie przez taki strach, to wciąż Właściciel zajmuje się zbieraniem dokumentów, dostarczaniem (czasem stacjonarnie) do księgowości, wykonywaniem setek przelewów i łącznie poświęca na to w miesiącu kilka dni. A kilka dni miesięcznie dla Przedsiębiorcy prowadzącego firmę, która ma kilkanaście milionów rocznego obrotu, to jest bezcenny zasób.

Czasem warto zadać sobie pytanie – ile realnie kosztuje Cię ten strach. Ile czasu, ile pieniędzy, ile zachodu i ile utraconych korzyści.

Czas ułożyć procesy?

Jeżeli chcesz skutecznie oddelegować zadania z obszaru firmowych finansów, możesz skorzystać ze wsparcia Zewnętrznego Dyrektora Finansowego.

To dedykowana Twojej firmie osoba, która wspiera Cię w skutecznym zarządzaniu finansami firmy – między innymi przygotowując pliki do analiz czy modele finansowe. Taki ekspert pomoże Ci ułożyć i opisać procesy finansowe oraz wdrożyć Twojego pracownika w realizację zadań finansowych.

Jeżeli chcesz sprawdzić, czy takie wsparcie jest dla Ciebie, możesz zamówić bezpłatną konsultację online, podczas której…

• Lepiej poznamy Twój biznes,
• Na spokojnie opowiemy Ci jak możemy wesprzeć Cię w kontroli rentowności,
• Odpowiemy na Twoje pytania.

Zamów konsultację, korzystając z linku poniżej:

Zamawiam bezpłatną konsultację