Prognoza cash flow na 13 tygodni. Jak zobaczyć brak gotówki, zanim faktycznie jej zabraknie

Większość właścicieli firm zna na pamięć swój wynik z zeszłego miesiąca, ale na pytanie o gotówkę za sześć tygodni potrafi jedynie wzruszyć ramionami. To nie jest powód do wstydu, bo nikt nie uczy przedsiębiorców rachunkowości zarządczej, a biuro rachunkowe dostarcza podatki, nie prognozy. Dzisiaj na warsztat trafia jedno konkretne narzędzie, które tę lukę zamyka: krocząca prognoza gotówki na 13 tygodni. I nie od strony teorii, tylko od strony gotowego arkusza, który można sobie otworzyć i klikać razem z nami.

Prognoza wyniku to nie prognoza gotówki

W finansach jest takie zdanie, które powtarza się do znudzenia: rentowność i płynność to dwie zupełnie różne rzeczy. Mają ze sobą powiązanie, ale to nie jest to samo. Można mieć świetny rok w rachunku wyników i w środku tego samego roku nie mieć czym zapłacić swoim ludziom. Dlatego prognoza na 13 tygodni nie odpowiada na pytanie ile firma zarabia. Odpowiada na jedno, znacznie bardziej praktyczne: kiedy może zabraknąć gotówki, zanim faktycznie jej zabraknie.

Dlaczego wynik i gotówka się rozjeżdżają? To żadna magia ani kreatywna księgowość. Wynik w rachunku to zdjęcie zrobione na koniec miesiąca albo roku, a cash flow to film, który pokazuje, co dzieje się pomiędzy klatkami. Wystawiasz dużą fakturę i w księgach masz przychód, prawdopodobnie masz zysk, tylko gotówka jeszcze nie przyszła. Przyjdzie za 30, 60, czasem 90 dni. A wypłaty, ZUS i dostawcy nie czekają, aż klient zapłaci. Ten zysk potrafi siedzieć zamrożony w kapitale obrotowym, w należnościach, w magazynie, w niezapłaconych fakturach, a na koncie dalej go nie ma.

Cała luka bierze się z terminów. Wpływy są nieregularne i opóźnione, bo klient płaci, kiedy chce, a nie kiedy ma napisane na fakturze. Wypływy są dokładnie odwrotne: regularne i nieubłagane. Dziesiątego wypłaty, do tego ZUS, dostawcy, raty, podatki. Kiedy te dwa strumienie rozjadą się w czasie, nawet zdrowa i zyskowna firma łapie zator. To jest moment, w którym z pozoru drobne nałożenie terminów zamienia się w realny problem z płynnością, choć wynik finansowy na papierze cały czas wygląda dobrze.

Dlaczego akurat 13 tygodni

To pytanie wraca często. 13 tygodni to horyzont kwartału. Na tyle daleko, żeby zdążyć cokolwiek zrobić: zadzwonić po swoją należność, dograć limit w banku, przesunąć jakiś wydatek. I na tyle blisko, żeby liczby były jeszcze wiarygodne, a nie stały się wróżeniem z fusów albo lizaniem palca i sprawdzaniem, w którą stronę wieje wiatr. Powyżej kwartału tygodniowa prognoza gotówki robi się zgadywanką.

To trochę jak z lampką rezerwy w aucie. Zapala się, zanim bak będzie pusty, właśnie po to, żebyś spokojnie zjechał na stację, a nie stanął na pasie awaryjnym i czekał na holowanie. Prognoza na 13 tygodni działa tak samo. Lampka zapala się wtedy, kiedy jeszcze masz czas zatankować. Bez niej o pustym baku dowiadujesz się w chwili, w której silnik gaśnie.

Druga rzecz, równie ważna jak sam horyzont: prognoza jest krocząca, czyli aktualizujesz ją co tydzień. W poniedziałek przesuwasz okno o tydzień do przodu, dopisujesz nowy trzynasty tydzień i poprawiasz to, co się zmieniło. Dzięki temu narzędzie nie starzeje się po dwóch tygodniach, tylko cały czas patrzy na pełny kwartał w przód.

Prognoza jest tak dobra, jak dane, które do niej wrzucisz

I tu pojawia się sedno. W Plona Consulting zasada jest prosta: najpierw proces, z procesu wiarygodne dane, z danych narzędzie, a dopiero z narzędzia wnioski i decyzje. Wszystko zaczyna się od danych i właśnie na danych większość przedsiębiorców się wykłada, zwłaszcza przy prognozie cash flow. Jeśli wrzucisz do arkusza bałagan, dostaniesz zwizualizowany bałagan, a z bałaganu nie podejmiesz dobrej decyzji.

Część danych da się zaciągnąć wprost z systemu, z księgowości, z ERP, z banku. Faktury sprzedażowe i ich terminy, salda kont, historia wpływów i wypływów, harmonogram rat i leasingów. To często solidny fundament. Problem w tym, że jest też druga połowa danych, której w żadnym systemie po prostu nie ma, bo nikt ich tam nie wpisał, a to one decydują o tym, czy prognoza jest prawdziwa. Planowane zaliczki z umów, które już podpisałeś, ale jeszcze nie zafakturowałeś. Prognozy nowej sprzedaży, której nie ma jeszcze nigdzie w systemie. Jednorazowe wypływy (jak większa inwestycja), premia roczna czy podatek raz w roku. I realne terminy płatności, nie te z faktury. Masz na fakturze 14 dni, a konkretny klient od trzech lat płaci po 60. System pokaże 14, Ty wiesz, że prawdą jest te 60.

I tu zwykle pada stwierdzenie: przecież mam księgową, ona mi to da. Da Ci wyniki, tyle że często dopiero po 20. dniu miesiąca, czyli o tym, co działo się w marcu, dowiesz się w drugiej połowie kwietnia. To świetne do rozliczenia z urzędem i bezużyteczne do decyzji o gotówce na najbliższe tygodnie. Księgowość patrzy w tył, prognoza gotówki patrzy w przód. To nie jest zarzut do księgowej, tylko po prostu dwie różne prace, a sporo pytań o gotówkę wykracza poza to, czym zajmuje się księgowość. Stąd prosty wniosek: prognozy gotówki nie da się wyklikać jednym przyciskiem, bo łączysz dane z systemu z tym, co masz w głowie, w mailach i potrzebujesz jednego miejsca, w którym jedno i drugie się spotka.

Excel jako pierwszy hub na dane

Tym miejscem na start jest Excel. Pełni rolę huba, takiej małej hurtowni danych, która spina wszystko w jedno. Owszem, istnieją prognozy, które aktualizują się same, ale żadna z nich nie powstała w tydzień czy dwa, tylko po wielu miesiącach układania procesu. Dlatego warto najpierw zrobić ten pierwszy krok dobrze, zamiast czekać na rozwiązanie idealne.

W Plona Consulting obowiązuje przy tym jedna zasada: Excel ma stać na formułach, jako narzędzie do prototypowania, a nie na makrach i ręcznym sklejaniu co tydzień od zera. Postawisz go źle raz, a potem płacisz dwa razy: za rozbiórkę i za postawienie od nowa. Docelowo, kiedy proces dojrzeje, prognoza powinna zejść do jednego źródła prawdy albo działać na ustalonych, powtarzalnych warunkach. Ale na początek dobry arkusz w zupełności wystarcza. Pytanie, czy Excel wystarczy w firmowych finansach, ma więc prostą odpowiedź: na tym etapie tak, pod warunkiem że jest zbudowany z głową.

Bo prawda jest taka, że lepszy prosty arkusz, który faktycznie prowadzisz, niż piękny system, którego nikt nie aktualizuje. Jeżeli w prostym pliku zobaczysz coś, co zmieni Twoje działania i sprawi, że będziesz miał gotówkę, to w dużym uproszczeniu już osiągnąłeś efekt. A skomplikowany system potrafi się wdrażać miesiąc, dwa, trzy i dalej go nie ma.

Pół miliona, które widać dziewięć tygodni wcześniej

Najlepiej widać to na konkretnym przykładzie. W jednym z projektów Plona Consulting trafiła się firma transportowa gdzieś na poziomie 20–30 mln przychodu ze sprzedaży. Wyniki z księgowości spływały u nich dopiero po 15–20 dniu miesiąca, więc o gotówce decydowali w zasadzie na oko, a wszystko niby się spinało. Kiedy konsultanci PC usiedli i zbudowali prognozę na te kilkanaście tygodni, na horyzoncie pokazała się luka rzędu pół miliona złotych.

I uwaga, to nie był żaden dramat ani niczyja wina. Zwykłe nałożenie się terminów. Duża płatność od dużego klienta wpadała później, a wypłaty kierowców i raty leasingów wcześniej. Cała różnica polegała na tym, że właściciel zobaczył tę lukę dziewięć tygodni wcześniej i spokojnie zdążył ją rozegrać, zamiast gasić pożar w ostatni piątek miesiąca. To jest dokładnie ta przewaga, którą daje prognoza: nie likwiduje problemu za Ciebie, ale pokazuje go wtedy, kiedy masz jeszcze pole do reakcji.

Jak to wygląda w udostępnionym arkuszu

W praktyce arkusz jest prosty. W poziomie 13 tygodni, w pionie trzy rzeczy: saldo na start, wpływy i wypływy. Dla przykładu firma, która ma mniej więcej 20 kilka milionów złotych przychodu ze sprzedaży. Na start jest 110 tysięcy złotych. Pierwsze tygodnie idą na styk, ale na plusie, saldo trzyma się w okolicach dwustu kilkudziesięciu tysięcy.

I teraz spójrz na szósty tydzień. Wpadają wypłaty, a duża należność jeszcze nie przyszła, więc saldo schodzi pod kreskę, na -128 tysięcy. To jest ten moment z początku odcinka: za sześć tygodni nie masz na wypłaty. Tyle że widzisz to dzisiaj, a nie w ten konkretny piątek w przyszłości. Masz pełnych sześć tygodni, żeby pogonić należność, dograć limit albo przesunąć jeden wpływ. W siódmym tygodniu należność wreszcie wpada, saldo wraca na prostą, a reszta kwartału jest już spokojna.

Na dole arkusza siedzi mała diagnostyka, która od razu mówi to, co najważniejsze, bez żadnej wyższej matematyki. Określasz próg bezpieczeństwa, a arkusz pokazuje najniższy punkt, tutaj -128 tysięcy, w którym tygodniu wypada, czyli w szóstym, oraz przez ile tygodni firma jest pod progiem bezpieczeństwa, w tym wypadku przez cztery tygodnie. To wszystko, czego potrzebujesz, żeby podjąć decyzję odpowiednio wcześnie.

Przy okazji warto wyłapać kilka sygnałów ostrzegawczych, które ten sam arkusz pomaga zauważyć:

• czy masz dziś klienta, który odpowiada za ponad 30% wpływów, bo takie uzależnienie potrafi mocno chwiać całym biznesem,
• czy realne terminy płatności od klientów nie przekraczają 45 dni, a jeśli przekraczają, to czy małą kroplą drążysz skałę, żeby je skracać,
• czy nie przesuwasz w czasie własnego fakturowania, bo bywa, że za zrobioną robotę faktura wychodzi z miesięcznym opóźnieniem, a to wprost przesuwa wpływ gotówki.

Co ciekawe, po wdrożeniu prognozy trzynastotygodniowej dyscyplina finansowa w firmie wyraźnie rośnie. Pomijając właścicieli, którzy siedzą na dużej poduszce finansowej, nikt świadomie nie wybiera problemów z płynnością. A kiedy przedsiębiorca wchodzi w tryb „mam pieniądze i nie muszę się prosić ani kombinować”, zwykle chce w tym miejscu zostać. Jeśli ten wątek jest Ci bliski, w osobnym materiale jest rozłożone, skąd biorą się mało wiarygodne analizy i jak to naprawić u źródła.

Prognoza wyniku mówi, ile zarabiasz. Prognoza gotówki mówi, czy w ogóle dotrwasz do tego zarobku. Twój instynkt doprowadził firmę tam, gdzie jest dzisiaj, i to się nie zmienia. Krocząca prognoza na 13 tygodni po prostu dokłada do tego instynktu widok na cały kwartał w przód. Dla prostych biznesów zbudujesz ją ręcznie. Dla firmy, która ma już te parę milionów przychodu, lepiej nie wpisywać wszystkiego z palca, tylko poukładać źródła danych i połączyć je z informacjami, których w systemie nie ma. Tym właśnie zajmują się konsultanci Plona Consulting jako zewnętrzni dyrektorzy finansowi: ustawiają taką prognozę na realnych danych firmy.

Inne materiały, które mogą Ci się przydać

• 3 powody, dla których Twoja firma potrzebuje prognoz finansowych
• Poduszka finansowa firmy: jak ją świadomie budować
• Co zabija płynność finansową w małych i średnich firmach
• 4 przyczyny problemów z płynnością finansową
• Niższy zysk przy wyższych przychodach: z czego to wynika