Automatyzacja finansów i optymalizacja kosztów rosnącego e-commerce | CASE STUDY współpracy z Mass-Zone

Zobacz jak dynamicznie rosnący sklep internetowy Mass-Zone zarządza finansami firmy na podstawie twardych danych!

O firmie Klienta:

Mass-Zone to sklep internetowy z suplementami diety, skierowany do ludzi aktywnych fizycznie, pragnących zadbać o swoje zdrowie. Firma prowadzi sprzedaż wielokanałową, obejmującą sklep internetowy, Allegro, eBay, Amazon i inne platformy.

Wyzwanie – dlaczego Klient zdecydował się z nami porozmawiać?

W momencie podjęcia współpracy, Mass-Zone dynamicznie rósł, jednak właściciele zaczęli zauważać problemy związane z zarządzaniem finansami. Kluczowe powody, dla których firma zdecydowała się na współpracę z Plona Consulting, były następujące:

Właściciele zaczęli zauważać problemy związane z zarządzaniem finansami. Pojawiły się trudności z kontrolą przepływów finansowych, co zaczęło budzić niepokój zarządu.

Firma prowadzi sprzedaż wielokanałową, a każdy z tych kanałów miał swoje specyficzne koszty, prowizje i charakterystykę sprzedaży, co znacznie utrudniało zarządzanie rentownością. Firma chciała dokładnie wiedzieć, które kanały są najbardziej opłacalne, a które generują straty.

Trudności z dokładnym rozliczaniem kosztów wysyłki, zwłaszcza w kontekście zmieniających się opłat paliwowych i innych opłat dodatkowych. Pojawiły się pytania, jak efektywnie zarządzać kosztami magazynowania, logistyki i wysyłek, aby nie generować niepotrzebnych strat.

Impulsem do nawiązania współpracy z Plona Consulting okazał się wywiad z Wojciechem Ploną na kanale Przygód Przedsiębiorców. Informacje przedstawione w wywiadzie skłoniły Mass-Zone do kontaktu z nami w celu omówienia możliwych rozwiązań problemów finansowych firmy.

Jak podeszliśmy do rozwiązania?

Współpracę zaczęliśmy od przeprowadzenia szczegółowej analizy stanu obecnego. Przeprowadziliśmy dogłębne wywiady z właścicielem oraz kluczowymi pracownikami firmy Mass-Zone. 

Podczas tych rozmów dowiedzieliśmy się o specyfice działalności firmy, wyzwaniach związanych z zarządzaniem finansami, oraz oczekiwaniach zarządu dotyczących poprawy sytuacji. 

Dokonaliśmy przeglądu wszystkich wykorzystywanych przez firmę źródeł danych finansowych, w tym raportów sprzedażowych, kosztów logistycznych i prowizji z poszczególnych kanałów sprzedaży. Przeanalizowaliśmy raporty z systemów takich jak Allegro, eBay, Amazon, a także dane z systemów logistycznych od różnych spedytorów. 

Przeanalizowaliśmy procesy związane z zarządzaniem finansami i zidentyfikowaliśmy obszary, w których możliwe było wprowadzenie automatyzacji. Było to kluczowe, ponieważ ręczna praca z danymi zajmowała dużo czasu i była podatna na błędy.

Efekty projektu

1. Precyzyjna kontrola rentowności poszczególnych kanałów sprzedaży:

Efektem analizy było m.in. stworzenie szczegółowej „mapy drogowej” rozwoju funkcji finansowej, czyli struktury raportowania, która umożliwiła łatwiejsze monitorowanie i kontrolowanie rentowności poszczególnych kanałów sprzedaży. Firma może teraz dokładnie monitorować, które kanały przynoszą zyski, a które generują straty. Na przykład, dzięki naszej analizie, firma zidentyfikowała, że niektóre kanały sprzedaży, mimo generowania wysokich przychodów, były mniej opłacalne z powodu wysokich kosztów związanych z prowizjami i logistyką.

2. Optymalizacja kosztów logistycznych

Analiza kosztów logistycznych pozwoliła firmie na dokładne śledzenie wydatków związanych z wysyłką towarów. Na przykład, firma zauważyła, że opłaty paliwowe wzrosły znacząco w wyniku wojny, co miało duży wpływ na koszty wysyłki. Dzięki regularnej aktualizacji danych i analizie trendów, firma była w stanie szybko dostosować ceny wysyłek, co pozwoliło na uniknięcie strat i zbilansowanie kosztów logistycznych.

3. Efektywne zarządzanie zapasami i magazynem

Wdrożone narzędzia pozwoliły na lepsze zarządzanie zapasami i pracą magazynu. Firma mogła teraz dokładnie przewidzieć, kiedy będzie potrzebna dodatkowa siła robocza w magazynie w zależności od liczby zamówień. Na przykład, klient zidentyfikował, że przy trzech magazynierach maksymalna liczba zamówień, jaką mogą obsłużyć, wynosi 7000 paczek miesięcznie, a firma dzięki temu mogła zaplanować zatrudnienie dodatkowych pracowników z wyprzedzeniem, co zapobiega opóźnieniom w realizacji zamówień.

4. Ulepszona struktura kosztów

Dzięki szczegółowej analizie kosztów firma była w stanie lepiej zrozumieć, gdzie powstają największe wydatki i jak można je optymalizować. Klient odkrył, że koszty związane z prowizjami od sprzedaży i opłatami abonamentowymi mogły być lepiej kontrolowane poprzez renegocjację warunków z dostawcami usług lub zmianę modelu sprzedaży z FBA (Fulfillment by Amazon) na FBM (Fulfillment by Merchant), co znacząco poprawiło rentowność sprzedaży na kanale Amazon.

5. Stworzenie budżetu i planowanie finansowe

W ramach projektu pomogliśmy firmie stworzyć budżet, który pozwala na długoterminowe planowanie finansowe. Mass-Zone może teraz prognozować przyszłe przychody i koszty, co umożliwia lepsze zarządzanie zasobami i inwestycjami. Na przykład, firma mogła przewidzieć, kiedy jej koszty logistyczne wzrosną do poziomu, który będzie wymagał dodatkowych inwestycji w infrastrukturę lub zatrudnienie.

Po wdrożeniu nowych narzędzi analitycznych, nasz Zewnętrzny Dyrektor Finansowy regularnie wspierał firmę w interpretacji wyników. Pomagał w identyfikacji trendów, ryzyk oraz obszarów, które wymagały reakcji zarządu. Dzięki temu firma mogła szybko reagować na zmiany rynkowe i optymalizować swoje działania.

Klient o współpracy

“Excel musi być Twoim przyjacielem”
Bartosz Suwald, Mass-Zone

Mass-Zone kontynuuje współpracę z Plona Consulting, wspierając dalszy rozwój funkcji finansowej oraz interpretację analiz. Życzymy firmie dalszych sukcesów oraz dynamicznego rozwoju!

Kliknij tutaj, aby dowiedzieć się więcej o Mass-Zone!

Dowiedz się, jak podobny projekt mógłby wyglądać w Twojej firmie!

Jeżeli powyższy opis projektu wydał Ci się interesujący i chcesz sprawdzić, jak podobne rozwiązanie mogłoby sprawdzić się w Twojej firmie , możesz zamówić bezpłatną konsultację. Podczas konsultacji porozmawiamy o Twojej firmie, na spokojnie opowiemy Ci o tym, jak wyglądają nasze usługi oraz chętnie odpowiemy na wszystkie pytania związane ze współpracą.

Porozmawiajmy!