Mierzenie czasu pracy pracowników – co powinieneś o nim wiedzieć?

Mierzenie czasu pracy pracowników – jak do niego podejść?

„Mierzenie czasu pracy pracowników – poniższy artykuł został napisany na podstawie ósmego odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

Mierzenie czasu pracy pracowników

Temat mierzenia czasu pracy pracowników jest dość elektryzujący. Z jednej strony bardzo przydatny dla Właścicieli firm, a z drugiej często bardzo nielubiany przez ich pracowników. Z poniższego artykułu dowiesz się czy warto wdrożyć do Twojej firmy raportowanie czasu pracy, co należy mierzyć, z jakich narzędzi i metod raportowania czasu pracy pracowników warto korzystać oraz jak wdrożyć raportowanie czasu pracy bez wywołania „buntu na pokładzie”.

Jak mierzyć czas pracy Twoich pracowników?

Jeżeli chodzi o raportowanie czasu pracy, można stosować dwa podejścia.

Podejście pierwsze – raportowanie czasu co do minuty.

To podejście jest dużo bardziej dokładne i pozwoli Ci weryfikować czas pracy pracowników z bardzo wysoką dokładnością. Jeżeli np. będziesz weryfikować poprzez ten sposób proces sprzedaży, możesz przykładowo uzyskać następujące informacje:

• Wstępna rozmowa – 9 minut
• Pierwsze spotkanie handlowe – 1h 23 minuty
• Pisanie oferty – 41 minut
• Negocjacje lub precyzowanie warunków – 12 minut
• Spisywanie umowy – 55 minut
• Pozostały kontakt z klientem – 19 minut

Musisz jednak pamiętać, że to podejście ma jednak pewien koszt. Jest to koszt administracyjny. Twoi pracownicy spędzają czas na „przełączaniu” się pomiędzy zadaniami, bardziej szczegółowo planują swój dzień, rozpisują zadania na podzadania itd.. Przez ten fakt, ich efektywność może w umiarkowany sposób zmaleć.

Podejście drugie – raportowanie czasu w zaokrągleniu.

Podejście drugie polega na stosowaniu uproszczeń i zaokrągleń. Np. pracownicy raportują swoje zadania z dokładnością co do 30 lub 60 minut. W tym przypadku, dane które otrzymasz będą dużo bardziej ogólne. Np. analizując proces sprzedaży, zamiast szczegółowych danych (jak powyżej), w sprawozdaniu czasu pracy może widnieć pozycja „Procesowanie szansy sprzedaży – klient X; 4h”.

Po co mierzyć czas pracy pracowników?

Raportowanie czasu pracy często nie jest lubiane przez pracowników i potrafi generować problemy. Po co zatem mierzyć czas pracy pracowników? Oto kilka najczęściej zauważanych korzyści:

1. Świadomość tego, czym powinniśmy się zajmować

Raportowanie czasu pracy poprzez zewnętrzne aplikacje, w pewien sposób „wymusza” planowanie. Samo tworzenie zadań czy kategorii sprawia, że możemy zastanowić się, czym tak naprawdę powinniśmy się zajmować.

2. Wiedza o tym jakie czynności wykonujemy i ile zajmują nam czasu

Patrząc na swoje poprzednie raporty czasu pracy będziesz wiedział czym dokładnie się zajmowałeś i na co poświęcałeś swój czas. Jest to szczególnie istotne w przypadku Przedsiębiorców, którzy dzięki temu mogą w łatwy sposób sprawdzić, które zadania warto byłoby oddelegować lub zautomatyzować.

3. Łatwiejsze określanie rentowności projektów

Jeżeli działasz w branży usługowej, dobrze wiesz, że rentowność Twojej firmy zależy od tego, ile pracy wkładają w projekty Twoi ludzie. Jeżeli zatem w odpowiedni sposób mierzysz czas pracy Twoich pracowników, będzie Ci dużo łatwiej wyliczyć rentowność poszczególnych projektów. Jeżeli wiesz, że na danym projekcie, Twój pracownik spędził 11 godzin i znasz jego stawkę, w prosty sposób możesz wyliczyć koszty pracy.

4. Weryfikacja pracy pracowników

Dzięki mierzeniu czasu pracy pracowników, możesz sprawdzić, którzy z pracownicy realizują ile działań. Takie dane możesz wykorzystać np. do sprawdzenia, czy Twoi pracownicy mają jeszcze czas na dodatkowe projekty, czy są już przepracowani.

5. Możliwości tworzenia lepszych wycen

Jeżeli masz dostęp do danych mówiących „czarno na białym” o tym, ile czasu zajmowało Twoim pracownikom wykonanie projektów danego typu, dużo łatwiej będzie Ci dokonać poprawnej wyceny.

6. Możliwość optymalizacji procesów

Jeżeli mierzysz czas na poszczególnych etapach danego procesu (np. procesu sprzedaży) możesz dużo łatwiej go zoptymalizować. Na przykład, jeżeli zauważasz, że nieproporcjonalnie dużo czasu w procesie sprzedaży zajmuje przygotowanie oferty, możesz stworzyć szablon. Następnie możesz zweryfikować na twardych danych, czy proces faktycznie skrócił się.

7. Lepszy podział pracy w zespole

Twoi pracownicy są różni – i w różnym tempie wykonują różne zadania. Dzięki mierzeniu czasu pracy możesz porównać, ile czasu zajmuje kilku różnym pracownikom wykonanie tego samego zadania, aby skuteczniej podzielić pracę kolejnym razem lub sprawdzić na jakim poziomie jest dany pracownik.

W jakich firmach warto wdrożyć raportowanie czasu pracy?

W prosty sposób możemy napisać… we wszystkich. Przykładowo…

• W firmach usługowych – do lepszego kontrolowania marży i realizacji projektów
• W firmach produkcyjnych – do lepszego kontrolowania czasu etapów procesu produkcyjnego
• W firmach handlowych – do lepszego kontrolowania procesu sprzedaży czy administracji

W każdej firmie można wdrożyć raportowanie czasu pracy. Ale nie w każdej firmie trzeba. Zanim zaczniesz wdrażać mierzenie czasu pracy pracowników, zadaj sobie pytania – „Do czego w zasadzie jest mi to potrzebne?” i „W jaki sposób wykorzystam te dane?”.

Co warto mierzyć?

Jak już wspomnieliśmy, wdrożenie czasu pracy ma sens wyłącznie, jeżeli chcesz w ten czy inny sposób wykorzystać zbierane dane. Jeżeli planujesz wdrożyć mierzenie czasu pracy w firmie, warto skorzystać z rozwiązań, które pomogą Ci zmierzyć:

• Utylizację pracowników – czyli to, ile Twoi pracownicy operacyjni przeznaczyli czasu na działania, za które płacą Twoi klienci,
• Poszczególne etapy procesów – czyli to, ile czasu obecnie przeznacza się na dany element procesu – np. stworzenie oferty, przygotowanie umowy dla klienta itd.

Metody mierzenia czasu pracy pracowników

Jeżeli chodzi o metody mierzenia czasu pracy pracowników, możemy podejść do tego na cztery sposoby:

1. Stworzenie prostego arkusza Excel lub Google Sheets, w którym będziemy umieszczać to, ile czasu przeznaczyliśmy na jakie zadania
2. Stworzenie formularza online do raportowania czasu pracy (np. przez Microsoft Forms lub Google Forms)
3. Wykorzystanie dedykowanego oprogramowania takiego jak Everhour czy Harvest.
4. Wykorzystanie funkcji raportowania czasu pracy w oprogramowaniu do zarządzania projektami.

Jak wdrożyć system raportowania czasu pracy, aby nie wywołać buntu na pokładzie?

Kluczem do wdrożenia systemu do pomiaru czasu pracy bez wywołania buntu jest odpowiednia komunikacja wewnątrz zespołu. Twój zespół często będzie się po prostu bał tego typu zmiany. „Raportowanie czasu pracy” często kojarzy się ludziom z inwigilacją, czy brakiem zaufania.

W komunikacji, rekomendujemy podejście nastawione na rozwój i cele – a więc opowiedzenie o tym, dlaczego wdrażamy taki system, jaki mamy w tym cel i w jaki sposób będziemy wykorzystywać te dane, a do czego nie będziemy ich używać.

Podsumowanie

Monitorowanie czasu pracy ma całą masę korzyści. Od zwiększania efektywności zespołu, poprzez lepsze wycenianie projektów, podnoszenie marży, a kończąc na świadomości tego, jak wygląda codzienna praca Twoja i Twoich ludzi. I chociażby z tego powodu warto zweryfikować, czy powinieneś mierzyć czas pracy Twoich pracowników.

Jeżeli chcesz wykorzystać raporty czasu pracy Twojego zespołu do zwiększania efektywności Twojego zespołu, oraz rentowności Twojej firmy, a także tworzenia lepszych wycen, warto skorzystać w tym zakresie ze wsparcia. Chętnie z Tobą o tym porozmawiamy.

Plona Consulting pomaga Przedsiębiorcom w zarządzaniu finansami ich firm na podstawie twardych danych. Dzięki nam wiesz wszystko co powinieneś wiedzieć o marżowości, rentowności, płynności i wynikach finansowych Twojego biznesu.

Jeżeli chcesz sprawdzić, jak moglibyśmy pomóc Ci zwiększyć rentowność i bezpieczeństwo Twojej firmy, możesz zamówić bezpłatną konsultację, korzystając z poniższego przycisku.
Zamawiam bezpłatną konsultację