Przejdź do treści

26 kwietnia 2022

Mierzenie czasu pracy pracowników – co powinieneś o nim wiedzieć?

Czy warto mierzyć czas pracy Twoich pracowników? W jaki sposób do tego podejść? Co warto mierzyć i z jakich narzędzi korzystać?

Wprowadzenie do pomiaru czasu pracy pracowników

Co to jest mierzenie czasu pracy?

Mierzenie czasu pracy to proces gromadzenia szczegółowych informacji dotyczących czasu pracy pracowników. Obejmuje to rejestrowanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, przerw, dni wolnych oraz urlopów. Dzięki temu procesowi, firmy mogą efektywnie zarządzać czasem pracy swoich pracowników, a także zapewnić zgodność z przepisami prawa pracy. Mierzenie czasu pracy pracowników pozwala na dokładne monitorowanie ich aktywności, co jest kluczowe dla optymalizacji procesów i zwiększenia efektywności pracy.

Mierzenie czasu pracy pracowników – jak do niego podejść?

Mierzenie czasu pracy pracowników wymaga odpowiedniego podejścia, aby było skuteczne i nie wywoływało negatywnych reakcji w zespole. Kluczowym elementem jest wybór odpowiedniego systemu rejestracji czasu pracy, który będzie dostosowany do specyficznych potrzeb Twojej firmy. Może to być prosty arkusz Excel, formularz online, dedykowane oprogramowanie lub funkcje w narzędziach do zarządzania projektami. Ważne jest, aby system był intuicyjny i łatwy w użyciu dla pracowników. Ponadto, mierzenie czasu pracy powinno być prowadzone w sposób transparentny i zgodny z przepisami prawa pracy. Pracownicy powinni być świadomi, dlaczego wprowadzane są takie rozwiązania i jakie korzyści przyniosą one zarówno firmie, jak i im samym.

„Mierzenie czasu pracy pracowników – poniższy artykuł został napisany na podstawie ósmego odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts | Posłuchaj w Google Podcasts

Temat mierzenia czasu pracy pracowników jest dość elektryzujący. Z jednej strony bardzo przydatny dla Właścicieli firm, a z drugiej często bardzo nielubiany przez ich pracowników. Z poniższego artykułu dowiesz się czy warto wdrożyć do Twojej firmy raportowanie czasu pracy, co należy mierzyć, z jakich narzędzi i metod raportowania czasu pracy pracowników warto korzystać oraz jak wdrożyć raportowanie czasu pracy bez wywołania „buntu na pokładzie”. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu do timetrackingu możesz zwiększyć efektywność pracy, uzyskując dokładniejsze informacje o procesach, co pozwala na identyfikację mocnych i słabych stron oraz optymalizację działań w firmie.

Jak mierzyć czas pracy Twoich pracowników?

Jeżeli chodzi o raportowanie czasu pracy, można stosować dwa podejścia.

Podejście pierwsze – raportowanie czasu co do minuty.

To podejście jest dużo bardziej dokładne i pozwoli Ci weryfikować czas pracy pracowników z bardzo wysoką dokładnością. Jeżeli np. będziesz weryfikować poprzez ten sposób proces sprzedaży, możesz przykładowo uzyskać następujące informacje:

  • Wstępna rozmowa – 9 minut
  • Pierwsze spotkanie handlowe – 1h 23 minuty
  • Pisanie oferty – 41 minut
  • Negocjacje lub precyzowanie warunków – 12 minut
  • Spisywanie umowy – 55 minut
  • Pozostały kontakt z klientem – 19 minut

Dzięki danym uzyskiwanym w czasie rzeczywistym, możliwa jest optymalizacja organizacji pracy, co prowadzi do efektywniejszego zarządzania zadaniami i uwolnienia dużej ilości czasu dla liderów i pracowników.

Musisz jednak pamiętać, że to podejście ma jednak pewien koszt. Jest to koszt administracyjny. Twoi pracownicy spędzają czas na „przełączaniu” się pomiędzy zadaniami, bardziej szczegółowo planują swój dzień, rozpisują zadania na podzadania itd.. Przez ten fakt, ich efektywność może w umiarkowany sposób zmaleć.

Podejście drugie – raportowanie czasu w zaokrągleniu.

Podejście drugie polega na stosowaniu uproszczeń i zaokrągleń. Np. pracownicy raportują swoje zadania z dokładnością co do 30 lub 60 minut. W tym przypadku, dane które otrzymasz będą dużo bardziej ogólne. Np. analizując proces sprzedaży, zamiast szczegółowych danych (jak powyżej), w sprawozdaniu czasu pracy może widnieć pozycja „Procesowanie szansy sprzedaży – klient X; 4h”.

Po co mierzyć czas pracy pracowników?

Raportowanie czasu pracy często nie jest lubiane przez pracowników i potrafi generować problemy. Po co zatem mierzyć czas pracy pracowników? Oto kilka najczęściej zauważanych korzyści:

1. Świadomość tego, czym powinniśmy się zajmować

Raportowanie czasu pracy poprzez zewnętrzne aplikacje, w pewien sposób „wymusza” planowanie. Samo tworzenie zadań czy kategorii sprawia, że możemy zastanowić się, czym tak naprawdę powinniśmy się zajmować.

2. Wiedza o tym jakie czynności wykonujemy i ile zajmują nam czasu

Patrząc na swoje poprzednie raporty czasu pracy będziesz wiedział czym dokładnie się zajmowałeś i na co poświęcałeś swój czas. Jest to szczególnie istotne w przypadku Przedsiębiorców, którzy dzięki temu mogą w łatwy sposób sprawdzić, które zadania warto byłoby oddelegować lub zautomatyzować.

3. Łatwiejsze określanie rentowności projektów

Jeżeli działasz w branży usługowej, dobrze wiesz, że rentowność Twojej firmy zależy od tego, ile pracy wkładają w projekty Twoi ludzie. Jeżeli zatem w odpowiedni sposób mierzysz czas pracy Twoich pracowników, będzie Ci dużo łatwiej wyliczyć rentowność poszczególnych projektów. Jeżeli wiesz, że na danym projekcie, Twój pracownik spędził 11 godzin i znasz jego stawkę, w prosty sposób możesz wyliczyć koszty pracy.

4. Weryfikacja pracy pracowników

Dzięki mierzeniu czasu pracy pracowników, możesz sprawdzić, którzy z pracownicy realizują ile działań. Takie dane możesz wykorzystać np. do sprawdzenia, czy Twoi pracownicy mają jeszcze czas na dodatkowe projekty, czy są już przepracowani.

5. Możliwości tworzenia lepszych wycen

Jeżeli masz dostęp do danych mówiących „czarno na białym” o tym, ile czasu zajmowało Twoim pracownikom wykonanie projektów danego typu, dużo łatwiej będzie Ci dokonać poprawnej wyceny.

6. Możliwość optymalizacji procesów

Jeżeli mierzysz czas na poszczególnych etapach danego procesu (np. procesu sprzedaży) możesz dużo łatwiej go zoptymalizować. Na przykład, jeżeli zauważasz, że nieproporcjonalnie dużo czasu w procesie sprzedaży zajmuje przygotowanie oferty, możesz stworzyć szablon. Następnie możesz zweryfikować na twardych danych, czy proces faktycznie skrócił się.

7. Lepszy podział pracy w zespole

Twoi pracownicy są różni – i w różnym tempie wykonują różne zadania. Dzięki mierzeniu czasu pracy możesz porównać, ile czasu zajmuje kilku różnym pracownikom wykonanie tego samego zadania, aby skuteczniej podzielić pracę kolejnym razem lub sprawdzić na jakim poziomie jest dany pracownik.

W jakich firmach warto wdrożyć raportowanie czasu pracy?

W prosty sposób możemy napisać… we wszystkich. Przykładowo…

  • W firmach usługowych – do lepszego kontrolowania marży i realizacji projektów
  • W firmach produkcyjnych – do lepszego kontrolowania czasu etapów procesu produkcyjnego
  • W firmach handlowych – do lepszego kontrolowania procesu sprzedaży czy administracji

W każdej firmie można wdrożyć raportowanie czasu pracy. Ale nie w każdej firmie trzeba. Zanim zaczniesz wdrażać mierzenie czasu pracy pracowników, zadaj sobie pytania – „Do czego w zasadzie jest mi to potrzebne?”„W jaki sposób wykorzystam te dane?”.

Co warto mierzyć podczas rejestracji czasu pracy?

Jak już wspomnieliśmy, rejestrowanie czasu pracy ma sens wyłącznie, jeżeli chcesz w ten czy inny sposób wykorzystać zbierane dane. Jeżeli planujesz wdrożyć mierzenie czasu pracy w firmie, warto skorzystać z rozwiązań, które pomogą Ci zmierzyć:

  • Utylizację pracowników – czyli to, ile Twoi pracownicy operacyjni przeznaczyli czasu na działania, za które płacą Twoi klienci,
  • Poszczególne etapy procesów – czyli to, ile czasu obecnie przeznacza się na dany element procesu – np. stworzenie oferty, przygotowanie umowy dla klienta itd.

Metody mierzenia czasu pracy pracowników

Jeżeli chodzi o metody mierzenia czasu pracy pracowników, możemy podejść do tego na cztery sposoby:

  1. Stworzenie prostego arkusza Excel lub Google Sheets, w którym będziemy umieszczać to, ile czasu przeznaczyliśmy na jakie zadania
  2. Stworzenie formularza online do raportowania czasu pracy (np. przez Microsoft Forms lub Google Forms)
  3. Wykorzystanie dedykowanego oprogramowania takiego jak Everhour czy Harvest.
  4. Wykorzystanie funkcji raportowania czasu pracy w oprogramowaniu do zarządzania projektami.

Jak wdrożyć system raportowania czasu pracy, aby nie wywołać buntu na pokładzie?

Kluczem do wdrożenia systemu do pomiaru czasu pracy bez wywołania buntu jest odpowiednia komunikacja wewnątrz zespołu. Twój zespół często będzie się po prostu bał tego typu zmiany. „Raportowanie czasu pracy” często kojarzy się ludziom z inwigilacją, czy brakiem zaufania.

W komunikacji, rekomendujemy podejście nastawione na rozwój i cele – a więc opowiedzenie o tym, dlaczego wdrażamy taki system, jaki mamy w tym cel i w jaki sposób będziemy wykorzystywać te dane, a do czego nie będziemy ich używać.

System rejestracji czasu pracy oferuje rozwiązania do efektywnego monitorowania czasu pracy pracowników, co ułatwia zarządzanie danymi o pracy, zgodność z przepisami prawa oraz dostęp do ewidencji czasu pracy z różnych urządzeń.

Podsumowanie

Monitorowanie czasu pracy ma całą masę korzyści. Od zwiększania efektywności zespołu, poprzez lepsze wycenianie projektów, podnoszenie marży, a kończąc na świadomości tego, jak wygląda codzienna praca Twoja i Twoich ludzi. I chociażby z tego powodu warto zweryfikować, czy powinieneś mierzyć czas pracy Twoich pracowników.

Jeżeli chcesz wykorzystać raporty czasu pracy Twojego zespołu do zwiększania efektywności Twojego zespołu, oraz rentowności Twojej firmy, a także tworzenia lepszych wycen, warto skorzystać w tym zakresie ze wsparcia. Chętnie z Tobą o tym porozmawiamy.

Plona Consulting pomaga Przedsiębiorcom w zarządzaniu finansami ich firm na podstawie twardych danych. Dzięki nam wiesz wszystko co powinieneś wiedzieć o marżowości, rentowności, płynności i wynikach finansowych Twojego biznesu.

Jeżeli chcesz sprawdzić, jak moglibyśmy pomóc Ci zwiększyć rentowność i bezpieczeństwo Twojej firmy, możesz zamówić bezpłatną konsultację, korzystając z poniższego przycisku.
Zamawiam bezpłatną konsultację

Wojciech Plona

Przedsiębiorca i ekspert w zarządzaniu finansami małych i średnich firm. Jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy (CFO) w Plona Consulting wspiera właścicieli firm w skutecznym zarządzaniu rentownością, płynnością i wynikami finansowymi. Jego firma zrealizowała ponad 450 projektów doradczych, dostarczając przedsiębiorcom kluczowe dane do podejmowania trafnych decyzji biznesowych.

Wojciech także właścicielem Plona Accounting, twórcą podcastu „Finanse w Twojej Firmie” – pierwszego w Polsce formatu w pełni poświęconego zarządzaniu finansami przedsiębiorstw – oraz organizatorem konferencji o tej samej nazwie.

Kieruje się zasadą: „Dobre decyzje biznesowe zaczynają się od twardych danych”. Prywatnie pasjonat Formuły 1 i piłki nożnej.

>> Umów się na spotkanie i skonsultuj bezpłatnie dowolny temat finansowy

 

Podobne wpisy które mogą Cię zainteresować

Wojciech Plona
16 kwietnia 2025

Modele biznesowe – teoria vs praktyka

W dynamicznym środowisku biznesowym odpowiedni model biznesowy stanowi klucz do sukcesu lub porażki przedsiębiorstwa. Często obserwujemy, jak firmy walczą z dostosowaniem teorii do rzeczywistych warunków rynkowych. Różnica między teorią a praktyką bywa przepaścią trudną do pokonania. Model biznesowy – definicja Model biznesowy to fundamentalna koncepcja określająca, w jaki sposób przedsiębiorstwo tworzy i dostarcza wartość oraz czerpie z niej zyski. Innymi słowy jest to opis tego, jak firma […]

Więcej
Wojciech Plona
09 kwietnia 2025

Gdzie tracisz czas analizując finanse firmy?

Jak NIE tracić czasu w finansach? Są dwie rzeczy, których nie cierpią Przedsiębiorcy: tracenie pieniędzy i tracenie czasu. Pytanie tylko – czego bardziej? W ostatnich 80+ odcinkach podcastu Finanse w Twojej Firmie opowiadaliśmy o tym, jak nie tracić pieniędzy. Dziś przyszła więc pora na CZAS. Poniższy artykuł został napisany na podstawie 86. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts […]

Więcej
Wojciech Plona
27 marca 2025

Przeczytaj to to, jeżeli Twoje analizy finansowe są mało wiarygodne

Czy analizy Twojej firmy są wiarygodne? W życiu każdego Przedsiębiorcy, który dba o swoje finanse, przychodzi taki moment, w którym patrzy on w swoje finansowe tabelki – i nagle orientuje się, że coś w nich nie gra. I dziś porozmawiamy o tym, co zrobić w takiej sytuacji. Na podstawie 85. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie; Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts Działanie bez danych jest złe. Działanie z błędnymi […]

Więcej
2025-03-11-Podcast 84
Wojciech Plona
12 marca 2025

Jak SZYBCIEJ analizować firmowe finanse?

Analizuj finanse SZYBCIEJ i wyciągaj z nich maksimum wniosków – z tymi ośmioma poradami.

Więcej
Wojciech Plona
12 lutego 2025

Firmy rodzinne: Jakie są ich wyzwania w finansach?

Podobno z rodziną najlepiej wychodzi się na zdjęciach… Ale pomimo tego powiedzenia, wiele firm rodzinnych w Polsce świetnie sobie radzi. Jakie są wyzwania firm rodzinnych w finansach? Posłuchaj 82. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Więcej
Wojciech Plona
29 stycznia 2025

Finanse Twojej Firmy NIE muszą być nowoczense

Finanse Twojej Firmy NIE muszą być nowoczesne W ciągu ostatnich kilku miesięcy dosłownie nie dało się uciec od zalewu informacji związanych z nowoczesnymi technologiami – czy to AI czy automatyzacją, czy uczeniem maszynowym… Ale dziś przychodzę z nieco innym komunikatem. Mianowicie – wcale nie potrzebujesz nowoczesnych narzędzi w finansach. A ten artykuł, który wyjaśnia dlaczego, został napisany na podstawie 81. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  […]

Więcej
Wojciech Plona
15 stycznia 2025

Próg rentowności – jak i po co z niego korzystać w biznesie?

„Kiedy firma zaczyna zarabiać na siebie? O tym, jak w prosty sposób obliczyć próg rentowności i wykorzystać go do podejmowania mądrych decyzji, opowiada 80 odcinek podcastu Finanse w Twojej Firmie.

Więcej
Wojciech Plona
02 stycznia 2025

Jak przygotować się do inwestycji w Twojej firmie?

Czy inwestycja o wartości pół miliona złotych może kosztować Cię półtora miliona? Może. Więc o tym, jak przygotować się do inwestycji z punktu widzenia CFO przeczytasz w poniższym artykule.

Więcej
Wojciech Plona
18 grudnia 2024

TYCH błędów unikaj przy budowaniu wewnętrznego działu finansów

TYCH błędów unikaj przy budowaniu wewnętrznego działu finansów Dzisiejszy temat to błędy przy budowie wewnętrznego działu finansowego. Ten artykuł został napisany na podstawie 78. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie: Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:  Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts Najczęstsze błędy przy budowaniu działu finansowego Mamy czasami takie wrażenie, że Przedsiębiorcy stosunkowo późno orientują się, […]

Więcej
Wojciech Plona
04 grudnia 2024

Finansowa Dolina Śmierci – Jak sobie z nią radzić w rosnącym biznesie?

Jak przejść przez Finansową Dolinę Śmierci… Nie ocierając się o śmierć. Na podstawie 77. odcinka podcastu Finanse W Twojej Firmie.

Więcej

Zacznij zarządzać firmowymi finansami

Chciałbyś szybciej analizować finanse Twojej firmy i wyciągać z nich więcej informacji? Zamów bezpłatną, 45 minutową konsultację i sprawdź, o ile prostszy może stać się Twój biznes dzięki profesjonalnym analizom finansowym!