Jak oszczędzać w firmie? 10 praktycznych wskazówek

Jak oszczędzać w firmie?

Jak oszczędzać pieniądze w firmie? – to pytanie, które często słyszymy od Klientów. Stwierdziliśmy więc, że warto będzie na nie odpowiedzieć w formie artykułu, który pomoże przedsiębiorcom w optymalizacji kosztów i zwiększaniu marży.

Wydatki lubią się szybko nawarstwiać – zwłaszcza, kiedy firma szybko rośnie. Wysokie koszty funkcjonowania firmy mają wiele negatywnych skutków – sprawiają, że nie możesz budować poduszki finansowej, znacznie obniżają marżę, mogą prowadzić do problemów z płynnością finansową, a w rezultacie nawet do bankructwa. Regularna optymalizacja kosztów sprawia, że Twój biznes staje się dużo bardziej przewidywalny i bezpieczny.

Co więcej, jeżeli chcesz zwiększać marżowość firmy, obniżanie kosztów jest nierzadko prostsze niż zwiększanie sprzedaży.

Jak skutecznie optymalizować koszty przedsiębiorstwa?

Na ten temat napisaliśmy oddzielny artykuł: Optymalizacja kosztów w firmie – jak mądrze optymalizować koszty?

Mądre obniżanie kosztów w firmie nigdy nie jest dziełem przypadku. Powinno być ono przeprowadzone w sposób przemyślany. W przeciwnym wypadku może ono prowadzić do obniżenia jakości Twoich produktów lub usług, spadku sprzedaży, pogorszenia poziomu zadowolenia Twoich pracowników, a nawet pojawieniem się chaosu w firmie.

Nasze doświadczenie pokazuje, że nic nie zastąpi optymalizacji poprzedzonej odpowiednimi analizami finansowymi – to właśnie one przynoszą naszym klientom najlepsze rezultaty.

Aby skutecznie optymalizować koszty, musisz między innymi dowiedzieć się, co generuje w Twojej firmie nieproporcjonalnie wysokie wydatki. Czy to administracja? A może nieefektywny marketing? Wynagrodzenia pracowników? Jeżeli tak, to których pracowników? Produkcja? W znalezieniu odpowiedzi na to pytanie może Ci pomóc struktura kosztów – przedstawiony procentowo udział poszczególnych kategorii we wszystkich kosztach.

Takie narzędzie pozwoli Ci gołym okiem zobaczyć, które koszty warto zmniejszyć w pierwszej kolejności.

Jak oszczędzać w praktyce?

To, jakie działania warto podjąć, zawsze zależy od specyfiki Twojej firmy oraz branży. Nie ma dwóch firm, które ponoszą identyczne koszty. W związku z tym, nie istnieje niestety jedna, uniwersalna odpowiedź na pytanie „Jak oszczędzać w firmie?„.

W dalszej części artykułu przedstawiamy kilka praktycznych wskazówek, które mogą pokazać Ci niektóre z możliwości optymalizacji i zainspirować Cię do działania w Twojej firmie.

1. Stwórz i przeglądaj budżet

Podstawą dobrego zarządzania finansami firmy jest racjonalne zarządzanie budżetem, które obejmuje stworzenie budżetu określającego Twoje przyszłe wydatki. Dzięki spojrzeniu w budżet będziesz wiedział z wyprzedzeniem, jakie koszty będzie ponosić Twoja firma. Dzięki temu unikniesz impulsywnych wydatków, a każdy koszt będzie dobrze przemyślany.

Zobacz także: BUDŻET FIRMY – dlaczego Twoja firma go potrzebuje?

Kiedy będziesz miał gotowy budżet, przynajmniej raz w miesiącu przeglądaj go i przemyśl, w jaki sposób możesz obniżać poszczególne koszty.

2. Korzystaj z darmowego oprogramowania

Oprogramowanie komputerowe pojawia się obecnie w prawie każdej firmie. Skuteczne wykorzystywanie technologii potrafi niesamowicie usprawnić działanie całej organizacji. Zanim jednak kupisz kosztowną licencję, warto sprawdzić, czy nie ma dla niego darmowych alternatyw. Część firm sprzedających oprogramowanie oferuje bezpłatne wersje, które zawierają podstawowe funkcje.

Jeżeli zdecydujesz się kupić dany program, upewnij się, że plan, który chcesz wybrać, nie przerasta potrzeb Twojej firmy. Jeżeli nie jesteś pewny, którą wersję wybrać, zacznij od zakupu niższego planu i w razie potrzeby przejdź na wyższy plan w kolejnym okresie.

3. Korzystaj z… płatnego oprogramowania

Zgadza się, ten punkt wyklucza się z poprzednim, ale „w tym szaleństwie jest metoda”. Darmowe oprogramowanie ma w prawdzie wiele zalet, ale fakt, że jest bezpłatne, pociąga za sobą także odpowiednie ograniczenia. Płatne oprogramowanie generuje koszty, ale często pozwala jednocześnie zaoszczędzić czas – Twój oraz Twoich pracowników. A jak dobrze wiesz, czas to pieniądz.

PRZYKŁAD: W jednym z naszych projektów dla małej firmy IT okazało się, że zakup oprogramowania, którego koszt wynosił 5000 zł rocznie, oszczędził 80 godzin pracy zespołu w ciągu miesiąca. To z kolei przełożyło się na oszczędność prawie 50 000 PLN w skali roku.

4. Korzystaj z outsourcingu

Outsourcing to delegowanie pewnych zadań „na zewnątrz” firmy. Zamiast zatrudniać pracowników, możesz skorzystać z usług zewnętrznej firmy, która specjalizuje się w tym konkretnym zadaniu.

Jeżeli zastanawiasz się jak oszczędzać w firmie, outsourcing może Ci się opłacić, bo pozwala uniknąć kosztów zatrudnienia wysokiej klasy specjalistów. Zaoszczędzisz także na zakupie sprzętu, licencji i szkoleniu pracowników. Co więcej, w przypadku kiedy Twoja firma szybko rośnie, nie będziesz musiał tak szybko zwiększać swojej przestrzeni biurowej.

PRZYKŁAD: Zatrudnienie dyrektora finansowego będzie Cię kosztować przynajmniej 120 000 PLN rocznie. Z drugiej strony koszty Zewnętrznego Dyrektora Finansowego zaczynają się już od 2 000 PLN miesięcznie. Jak widzisz, różnica potrafi być ogromna.

Do obszarów, które możesz zlecić zewnętrznej firmie, należą między innymi:

• Marketing
• Księgowość
• IT
• Administracja
• Rekrutacja i sprawy kadrowe
• Transport i logistyka
• Tworzenie grafik lub szablonów
• Szkolenia
• Audyty
• Zarządzanie finansami

5. Negocjuj warunki umów z kontrahentami

W zależności od prowadzonej przez Ciebie działalności, zewnętrzne firmy lub podwykonawcy mogą pełnić dla Ciebie różne funkcje. Być może korzystać z usług firm sprzątających, agencji marketingowych, drukarni, kancelarii prawniczych itd.

Warto cyklicznie przeglądać swoją bazę umów i sprawdzać jak stawki, które przyjęliśmy i płacimy, mają się do stawek rynkowych (na przykład porównując je z ofertą konkurencji).

Kiedy pomagamy naszym klientom obniżać koszty, często spotykamy sytuację, w której płacą oni dwa, trzy czy nawet cztery razy więcej niż faktycznie powinni. W rekordowych firmach zmiana tylko jednego kontrahenta pozwoliła zaoszczędzić ponad 15 000 PLN w skali miesiąca.

Najczęstszymi powodami przepłacania są:

• Brak znajomości cen ani oferty firm konkurencyjnych,
• Duże koszty zmiany obecnego kontrahenta,
• Relacja między Tobą a kontrahentem,
• Kupowanie usług, których firma wcale nie potrzebuje lub nawet nie używa,
• Uzależnienie od jednego dostawcy

6. Kupuj używany sprzęt

„Używany” wcale nie znaczy „gorszy”. W wielu przypadkach używany sprzęt jest świetny jakościowo, jest wciąż objęty gwarancją, a dodatkowo pozwala obniżyć koszty niektórych inwestycji.
Jeżeli planujesz na przykład zatrudnienie pracownika i chcesz kupić dla niego służbowy komputer lub telefon, możesz poszukać dla niego sprzętów używanych, co jest doskonałym sposobem aby szukać oszczędności.

Szukasz oszczędności? Masz pytania? Możemy o tym porozmawiać podczas bezpłatnej konsultacji o finansach Twojej firmy.

Przykłady sprzętu, który możesz kupić jako używany:

• Meble do biura lub magazynu (np. regały, szafki)
• Wyposażenie biura (drukarki, skanery)
• Komputery
• Telefony
• Samochody
• Narzędzia
• Sprzęt komputerowy (głośniki, monitory)

7. Przyjrzyj się spotkaniom

Każde spotkanie, które odbywa się w Twojej firmie, generuje koszty. Oczywiście, niektóre ze spotkań są niezbędne, ale badania i statystyki są szokujące.

• Około 71% pracowników traci czas przez zbędne, nieefektywne lub odwołane spotkania.
• Prawie połowa pracowników biur zgłasza, że przez spotkania brakuje im czasu na wykonywanie swoich obowiązków
• 47% osób uważa, że najwięcej czasu w pracy marnuje podczas spotkań.

Jeff Bezos, prezes Amazona, który zdecydowanie wie jak oszczędzać w firmie, ma pewną zasadę dotyczącą spotkań.

W Amazonie nie powinny odbywać się spotkania, podczas których 2 pizze nie wystarczą, aby nakarmić wszystkich.

Bezos uważa, że dzięki temu, spotkania w jego firmie są efektywne i wspierają jej działanie.

Pamiętaj, że dobre spotkania:

• Mają jasno wyznaczone cele
• zaczynają się punktualnie,
• mają ustaloną wcześniej agendę (program),
• wymagają obecności tylko niezbędnych osób.

8. Optymalizuj koszty zatrudnienia

Wynagrodzenia pracowników stanowią w większości firm jeden z największych ponoszonych kosztów. Jako właściciel firmy, możesz zatrudniać pracowników w oparciu o różnorodne umowy. W zależności od tego, na którą formę współpracy się zdecydujesz, koszty zatrudnienia także ulegną zmianie. Jako przedsiębiorca, warto znać aktualne koszty zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę, umowy o staż, umowy zlecenie, umowy o dzieło oraz umowy B2B.

Forma zatrudnienia pozwala na elastyczność – warto się zastanowić czy zawsze jedynym wyjściem jest umowa o pracę. Efektywne zarządzanie finansami w firmie, szczególnie w kontekście optymalizacji umów zatrudnienia, może znacząco poprawić sytuację finansową przedsiębiorstwa.

Jedną z częstych form optymalizacji w tym zakresie jest zatrudnianie studentów. Współpraca ze studentem niesie za sobą pewne korzyści finansowe – w przypadku umowy zlecenia, pracodawca nie musi odprowadzać za studenta składki ZUS. Dzięki temu, ambitnego studenta można zatrudnić i wyszkolić przy niższych kosztach.

9. Korzystaj z dofinansowań na szkolenia lub doradztwo

W ostatnich latach prężnie działają programy dofinansowań. Jako pracodawca możesz występować do wielu instytucji z wnioskiem o środki. Przykładowo dzięki Krajowemu Funduszowi Szkoleniowemu, możesz uzyskać od 80 do 100% dofinansowania na szkolenia dla Twoich pracowników.

Warto zatem poświęcić czas na zapoznanie się z aktualnymi programami dofinansowań w Twoim województwie.

10. Zmniejsz stany magazynowe

Częstą radą, której udzielają niektórzy trenerzy, jest to, aby kupować wszystko hurtem. Ma to pomóc w oszczędzaniu pieniędzy przy zakupie. Takie podejście jest jednak czasami krótkowzroczne.

Większe zapasy generują większe koszty.

• Twoi pracownicy pracują dłużej, aby przyjąć i rozładować dostawy.
• Więcej towaru lub materiałów psuje się w transporcie lub w Twoim magazynie.
• Zamrożona gotówka nie pracuje na Twoją korzyść.
• Do ich przechowywania potrzebujesz większej powierzchni magazynowej,
• Część Twoich niesprzedanych zapasów może po czasie przestać nadawać się do sprzedaży

Zamrażanie dużej ilości środków jako stany magazynowe może prowadzić również do problemów z płynnością finansową.

Chcesz wiedzieć jak oszczędzać w Twojej firmie? Porozmawiajmy!

Zachęcamy do odpowiedzialnego podejścia w kwestii optymalizacji kosztów. Poświęcanie jakości lub zadowolenia pracowników na rzecz oszczędności może okazać się fatalne w skutkach.

Mając to na uwadze, szukanie oszczędności w firmie potrafi jak szukanie igły w stogu siana. Często patrzysz na Twoje koszty i nie widzisz ani jednej pozycji, którą mógłbyś obniżyć bez tracenia na jakości lub zadowoleniu klientów czy pracowników?

W takiej sytuacji warto zasięgnąć rady doświadczonego konsultanta finansowego.

Plona Consulting wspiera małe firmy w zakresie finansów – w tym także optymalizacji kosztów.

Jeżeli chcesz optymalizować koszty lub masz inne pytania dotyczące finansów firmy, zachęcamy do zamówienia niezobowiązującej bezpłatnej konsultacji z naszym ekspertem finansowym, korzystając z poniższego przycisku.