06 października 2021
Budżet firmy – dlaczego Twoja firma go potrzebuje?
Budżet firmy jest jednym z podstawowych narzędzi, które umożliwią Ci skuteczne zarządzanie finansami firmy. Mimo tego, małe firmy, wciąż często nie dbają o jego tworzenie i aktualizacje. Dowiedz się czym jest budżet, jak go zbudować i jakie korzyści płyną z jego prowadzenia.
Budżet firmy
Poniższy artykuł został napisany na podstawie 16 odcinka podcastu „Finanse w Twojej Firmie”!
Aby posłuchać nagrania w całości, możesz skorzystać z jednego z poniższych odnośników:
Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts
Jak małe firmy podchodzą do budżetowania?
Budżet firmy jest wciąż niewystarczająco często wykorzystywanym narzędziem. Jeżeli czytasz ten artykuł – nasze gratulacje. Należysz do 50% bardziej świadomych przedsiębiorców. Dlaczego? Ponieważ według najnowszych badań przeprowadzonych przez agencję Clutch, aż połowa małych firm nie prowadziła w 2020 roku budżetu, mimo, że budżet to narzędzie niezbędne do efektywnego prowadzenia biznesu.
50% małych firm nie prowadzi budżetu!
Z naszego doświadczenia wynika, że właściciele mniejszych firm nie budżetują głównie ze względu na dwa powody. Boją się, że budżet ograniczy ich elastyczność lub nie wiedzą jak zabrać się za tworzenie budżetu.
To samo badanie pokazuje, że im mniejsza jest firma, tym mniejsze jest prawdopodobieństwo, że posiada ona spisany, sformalizowany budżet. Im większy jest biznes, tym więcej pojawia się w nim kosztów i przychodów, które coraz trudniej jest śledzić jedynie w pamięci i tym częściej Przedsiębiorcy zdają sobie sprawę z potrzeby wdrożenia budżetu.
Jeżeli czujesz, że Twoja firma jest obecnie w momencie, w którym potrzebujesz budżetu, aby przestać działać jedynie na podstawie intuicji i chciałbyś zacząć zarządzać na podstawie twardych danych, ten artykuł jest właśnie dla Ciebie. Po przeczytaniu poniższego artykułu dowiesz się czym jest budżet i jakie korzyści zapewnia prowadzenie go.
Budżet firmy – czym jest?
Budżet firmy to najprościej mówiąc zestawienie przewidywanych przychodów z przewidywanymi kosztami. Jest to plan finansowy, który pokazuje jakie firma będzie uzyskiwać przychody i jakie będzie ponosić koszty w danym okresie. Dobrze skonstruowany budżet zapewnia Ci wiele korzyści i odblokowuje nowe możliwości.
Przykładowo, jeżeli wiesz dokładnie, jakie koszty będzie ponosić Twoja firma, możesz ustalić cele handlowe, które pozwolą Twojej firmie zarabiać. Jeżeli wiesz jakie będziesz osiągać przychody i marżę, możesz łatwo zweryfikować, czy stać Cię na daną inwestycję. Przykłady zastosowań budżetu można by mnożyć.
Jakie korzyści zapewnia prowadzenie budżetu firmowego?
Jeżeli szukasz odpowiedzi na pytanie dlaczego Twoja firma potrzebuje budżetu, oto ona:
Zaplanujesz ile zarobisz
Zestawiając nadchodzące przychody z kosztami, możesz zaplanować ile zarobi Twoja firma w danym okresie. Dzięki dobremu budżetowi, możesz sprawdzić też, jak zmiana danego kosztu lub osiągnięcie większych przychodów, wpłynie na zysk firmy.
Zoptymalizujesz koszty
Pomyśl, o ile łatwiej jest obniżać koszty, kiedy znasz je z dużym wyprzedzeniem. Prowadzenie budżetu pozwala Ci na określenie struktury nadchodzących kosztów, która pokazuje na co Twoja firma będzie wydawać pieniądze w nadchodzącym okresie. Ta wiedza jest bardzo pomocna przy optymalizacji kosztów.
Sprawdzisz, czy i ile możesz inwestować
Wiedza o tym, jakie koszty będziesz ponosić w przyszłości i jaką uzyskasz marżę, pomoże Ci sprawdzić, czy stać Twoją firmę na kolejne inwestycje. Dzięki budżetowaniu, możesz określić także bezpieczny poziom kosztów inwestycyjnych, które możesz ponieść.
Wyznaczysz cele dla działów
Jeżeli znasz swoją marżę i wiesz jakie będziesz ponosić koszty, będziesz w stanie wyliczyć dokładnie, jakie przychody musi osiągnąć Twoja firma, aby zarobić określoną ilość pieniędzy. Znajomość budżetu pozwoli Ci prawidłowo określać cele dla poszczególnych działów, m.in. sprzedaży, marketingu, produkcji, projektów itd.
Jednocześnie, wiarygodny budżet jest podstawą dla wyceniania projektów i wyznaczania stawek swojego zespołu. Znając przychody, koszty i marżę, możesz wyliczyć o ile trzeba podnieś stawki, aby przy planowanym wolumenie sprzedaży zarobić tyle ile chcesz zarobić.
Zabezpieczysz cash flow
Jeżeli oznaczasz w swoim budżecie rzeczywiste daty wpływów i wypływów, jesteś w stanie zaprognozować jak będzie wyglądać płynność finansowa Twojej firmy. Więcej informacji o prognozach finansowych uzyskasz z artykułu „Prognozy finansowe – 3 powody, dla których Twoja firma ich potrzebuje”.
Prowadzenie i zaglądanie do budżetu sprawi jednocześnie, że nie zapomnisz o rzadko ponoszonych kosztach, takich jak opłata za hosting i domenę strony WWW, oprogramowanie, za które rozliczasz się raz w roku, czy ubezpieczenia.
Skupisz się na tym co ważne
Tworzenie budżetu wymaga określenia priorytetów firmy. Często dopiero przy budżetowaniu pojawiają się ważne pytania, takie jak:
- Ile powinienem wydać na marketing?
- O ile muszą wzrosnąć moje przychody, jeżeli będę chciał zatrudnić dodatkowe osoby do firmy?
- Kiedy będę chciał otwierać kolejny punkt stacjonarny?
- Czy będę wypłacać pod koniec roku premie uznaniowe?
Jak zbudować budżet dla Twojej firmy?
Jeżeli chcesz zbudować budżet firmy, ale nie wiesz jak się za to zabrać, możesz skorzystać z bezpłatnej konsultacji z naszym ekspertem, który podpowie Ci jak zbudować budżet dla firmy w Twojej branży.
Tak jak wspominaliśmy, budżet to zestawienie przyszłych przychodów z przyszłymi kosztami. Oznacza to, że budżet musi uwzględniać właśnie te 2 elementy.
Jeżeli chodzi o przyszłe przychody, podejść jest kilka. Możesz bazować między innymi na:
- danych historycznych,
- prognozach sprzedaży,
- pewnych zyskach (podpisanych umowach).
W kwestii kosztów, rekomendujemy rozpisanie wszystkich swoich kosztów, zaczynając od kosztów stałych, idąc przez koszty zmienne i kończąc na kosztach jednorazowych.
Następnym krokiem jest badanie odchyleń od budżetu (plan vs realizacja) i korygowanie go na bieżąco tak, aby jak najbliżej oddawał rzeczywistość.
Aby budżet był użyteczny, muszą zostać spełnione 3 konkretne warunki. Budżet powinien być:
- wiarygodny,
- powinno się działać na jego podstawie,
- ktoś powinien być za niego odpowiedzialny.
Jeżeli w przeszłości próbowałeś budżetować, ale to narzędzie nie weszło na stałe do życia firmy, to możesz potraktować powyższe 4 punkty jako listę kontrolną.
Podsumowanie
Budżet firmowy to jedno z najbardziej podstawowych, a zarazem najważniejszych narzędzi finansowych, z których powinien korzystać właściciel każdej firmy. Prowadzenie budżetu zapewnia szereg korzyści. Ogólnie rzecz biorąc to narzędzie ułatwia prowadzenie biznesu i pozwala szybciej skalować swoją firmę.
Wdrażanie budżetowania do swojej firmy potrafi być przytłaczające, a jego prowadzenie może przysporzyć (zwłaszcza na początku) niemało problemów. Jeżeli podczas wdrażania lub prowadzenia budżetu, napotykasz na problemy, zachęcamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji, czyli 30 minut, podczas których możesz zadać nam dowolne pytanie dotyczące finansów firmy.
Przedsiębiorca i ekspert w zarządzaniu finansami małych i średnich firm. Jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy (CFO) w Plona Consulting wspiera właścicieli firm w skutecznym zarządzaniu rentownością, płynnością i wynikami finansowymi. Jego firma zrealizowała ponad 450 projektów doradczych, dostarczając przedsiębiorcom kluczowe dane do podejmowania trafnych decyzji biznesowych.
Wojciech także właścicielem Plona Accounting, twórcą podcastu „Finanse w Twojej Firmie” – pierwszego w Polsce formatu w pełni poświęconego zarządzaniu finansami przedsiębiorstw – oraz organizatorem konferencji o tej samej nazwie.
Kieruje się zasadą: „Dobre decyzje biznesowe zaczynają się od twardych danych”. Prywatnie pasjonat Formuły 1 i piłki nożnej.
>> Umów się na spotkanie i skonsultuj bezpłatnie dowolny temat finansowy
Podobne wpisy które mogą Cię zainteresować
9 na 10 architektów nie wie, ile zarabia na projekcie. Trzy błędy w finansach pracowni architektonicznej
9 na 10 architektów nie powie od ręki, ile zarobiło na ostatnim projekcie. W środku: 3 błędy, które za to odpowiadają, policzone na liczbach: godzina asystenta za 114 zł zamiast 50, wycena za metr rozjeżdżająca stawkę efektywną prawie sześciokrotnie oraz 4 miejsca, w których godziny wyciekają poza projekt. Do tego pracownia z fakturą na 120 tys. i kosztem 159 tys. oraz abonament, który z obecnych klientów robi ponad 100 tys. zł rocznie.
Kiedy zatrudnić Dyrektora Finansowego. Cztery opcje i pięć obszarów, w których widać zwrot
Cztery opcje zarządzania finansami w firmie o skali 10-50 milionów złotych przychodu ze sprzedaży rocznie: księgowa, Dyrektor Finansowy na etacie, analityk, model zewnętrzny. Ile realnie kosztuje każda z nich oraz 5 obszarów, w których widać czy ta decyzja się zwróciła: czas właściciela liczony w dniach miesięcznie, 180 tysięcy rocznie z przeglądu umów z dostawcami, 2 miliony gotówki, których nie trzeba było nagle szukać, 450 tysięcy więcej z kontraktów po wprowadzeniu minimalnych marż i licencja zamiast budowania całego łańcucha dostaw. Do tego 4 sygnały, że to już czas i 2 momenty, w których jeszcze nie.
Należności a zobowiązania. Ile dni kredytujesz klientów
Należność to pieniądze, które ktoś jest winien Tobie. Zobowiązanie to pieniądze, które Ty jesteś winien komuś. W środku: dlaczego faktura sprzed dwóch lat nadal siedzi w należnościach krótkoterminowych, jak liczyć rotację jednych i drugich, dlaczego porównywanie swojego wskaźnika z benchmarkiem branżowym nie ma sensu, pułapka VAT zawyżająca wynik o 13 dni oraz ile dni wolno wpisać w umowę, żeby zapis był skuteczny.
Czy Twoja firma przetrwa, jeśli urośnie dwa razy? Trzy rzeczy, które właściciel musi widzieć sam
Jedno pytanie sprawdza firmę szybciej niż analiza: gdyby urosła 2 razy, wytrzyma czy pęknie? We wpisie 3 filary, na których stoi odpowiedź. Wiarygodne dane, czyli księgowość, której prawie nikt nie weryfikuje. Marża i koszty, gdzie 1 punkt procentowy wyniku przy skali 20 milionów to 200 tysięcy złotych. Płynność, która po podwojeniu skali przy 60 dniach płatności zamraża w należnościach dodatkowe 3,3 miliona. Do tego test AI na 10 zestawach danych finansowych i mapa kosztów, od której zaczyna się optymalizacja.
Nie jestem finansistą, jestem inżynierem. Trzy logiczne decyzje, które wywracają firmę
Trzy pułapki, w które techniczna głowa wpada w finansach, policzone na liczbach: rabat 3%, który zabiera połowę zysku z kontraktu, wzrost o 30% zamrażający milion złotych w należnościach oraz arkusz, który nigdy nie będzie skończony. W środku także specyfikacja minimalna, czyli 3 parametry do kontrolowania osobiście i jeden zakład z dwoma pytaniami na start.
Kapitał własny. Z czego się składa i ile z niego możesz wyjąć
Kapitał własny to nie worek z gotówką, tylko wynik odejmowania. W środku: dlaczego ustawa o rachunkowości nie definiuje go wprost, z jakich siedmiu pozycji się składa, czym różni się obowiązek tworzenia kapitału zapasowego w spółce akcyjnej i w spółce z o.o., ile realnie wolno wypłacić wspólnikom według art. 192 KSH policzone na przykładzie oraz dlaczego ujemny kapitał własny nie jest tym samym co niewypłacalność.
Pasywa a aktywa. Jak czytać dwie strony bilansu
Aktywa mówią, co firma ma. Pasywa mówią, skąd to ma i czyje to właściwie jest. W środku: co dokładnie siedzi w każdej pozycji obu stron bilansu, dlaczego zawsze się równają i z czego to naprawdę wynika, trzy rzeczy do sprawdzenia w strukturze bilansu policzone na firmie o skali 24 milionów oraz co się gubi w uproszczonym bilansie jednostki małej.
Sześć wstydliwych pytań o finanse. Odpowiedz szczerze i sprawdź, czy firma naprawdę zarabia
Sześć pytań z pierwszego odcinka serii eksperckiej dla Przygód Przedsiębiorców: o wiarygodność danych, rentowność per klient, gotówkę za 13 tygodni, wynik za kwartał, procesy po wejściu KSeF i duże decyzje inwestycyjne. Do tego test za sto tysięcy złotych i progi przychodowe, od których te pytania przestają być teorią.
Windykacja bez psucia relacji. Jak upomnieć się o swoje pieniądze
Co ustawić przed sprzedażą, żeby w ogóle nie dojść do trudnej rozmowy: weryfikacja kontrahenta, limit kupiecki i warunki, które da się później wyegzekwować. Do tego proces po terminie krok po kroku, od maila trzy dni przed płatnością po blokadę dostaw, odpowiedź na pytanie, kto w firmie powinien wykonywać te telefony (podpowiedź: nie właściciel), oraz prosty rachunek pokazujący, ile gotówki uwalnia trzynaście dni krótszego spływu należności.
Czym jest EBITDA. Jak ją policzyć i czego nie pokazuje
EBITDA nie jest zdefiniowana w żadnym przepisie, a i tak od niej zależy Twoja zdolność kredytowa i cena, jaką ktoś zapłaci za Twoją firmę. W środku: jak policzyć ją w obu wariantach polskiego rachunku wyników, gdzie szukać amortyzacji, kiedy nie widać jej wprost, dlaczego zysk operacyjny to nie EBIT, ile z Twojej EBITDA zjada leasing i czego ta liczba nie pokazuje, choć i tak za to zapłacisz.
Zacznij zarządzać firmowymi finansami
Chciałbyś szybciej analizować finanse Twojej firmy i wyciągać z nich więcej informacji? Zamów bezpłatną, 45 minutową konsultację i sprawdź, o ile prostszy może stać się Twój biznes dzięki profesjonalnym analizom finansowym!
