Poduszka finansowa firmy – jak ją świadomie budować?

Poduszka finansowa firmy

„Poduszka finansowa firmy” – poniższy artykuł został napisany na podstawie 18. odcinka podcastu Finanse w Twojej firmie.

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Kontekst, czyli dlaczego piszemy o poduszce finansowej firmy?

Aby ten artykuł nie zdezaktualizował się zbyt szybko, na jego wstępie opiszemy kontekst wydarzeń, które są aktualne w czasie jego nagrania.

Co mówi rynek?

W momencie tworzenia 18 odcinka podcastu i pisania poniższego artykułu, praktycznie z każdej strony słyszy się sygnały o tym, że czasy są wyjątkowo niepewne. Że nadchodzi kryzys gospodarczy, że mamy bardzo wysoką inflację i że ceny surowców i energii pną się w górę. Pod hasłem „inflacja” w samym Pulsie Biznesu pojawia się przynajmniej kilka artykułów tygodniowo.

Gdyby tego było mało, wiele źródeł mówi, że zaraz ma być jeszcze gorzej.

W momencie, kiedy świat tak naprawdę zaczynał wracać do siebie po pandemii, wybuchła wojna , która również przyniosła do Polski swoje skutki gospodarcze. W takiej sytuacji posiadanie poduszki finansowej na niespodziewane wydatki, jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa finansowego.

Co zauważamy w Plona Consulting?

Nasze doświadczenia jako firmy doradczej zdają się potwierdzać tę tezę. Skąd mamy mandat, aby się o tym wypowiadać?

Po pierwsze – jako firma, pomagamy naszym klientom w lepszym zarządzaniu firmowymi finansami. I w związku z tym, że przygotowujemy dla nich często narzędzia i analizy finansowe, mamy na co dzień styczność z wynikami finansowymi dziesiątek polskich MŚP.

Po drugie – rozmawiamy każdego miesiąca w ramach bezpłatnych konsultacji z wieloma przedsiębiorcami prowadzącymi biznesy w przeróżnych branżach – od firm produkcyjnych, na przykład takich, które zajmują się obróbką stali, czy tworzeniem mebli, przez firmy handlowe, czy e-commerce – handlujące przeróżnymi artykułami, aż po firmy typowo usługowe – zarówno takie, które realizują swoje usługi dla biznesów, jak i dla osób indywidualnych. Jak widzisz, przekrój branż jest naprawdę szeroki.

I w naszym zespole zauważyliśmy parę kwestii. Między innymi to, że rynkowo czuć bardzo dużą niepewność:

• Bardzo wielu przedsiębiorców skarży się ostatnio na spowolnienie biznesu,
• Znaczna część firm faktycznie zaliczyła widoczny spadek marży,
• Wiele firm z branż, które jak dotąd bardzo szybko rosły, nagle czuje, że musi zacząć liczyć finanse – co zaobserwowaliśmy mocno w branży fotowoltaicznej,
• Cały czas w kółko słyszymy zdanie, że „nie wiadomo co to będzie za pół roku”,

Co mówią twarde dane marketingowe?

Kilka dni temu analizowaliśmy też to, jak wygląda ruch na naszej stronie internetowej i co wpisują w Google osoby, które do nas trafiają. Okazało się, że w ciągu 3 ostatnich miesięcy o kilkaset procent urósł ruch przez hasła pytające o to, jak oszczędzać w firmie i gdzie szukać oszczędności.

Porozmawiajmy o poduszce finansowej

Naszym celem w podsumowywaniu informacji nie jest sianie paniki, a raczej podzielenie się tym, co widzimy na rynku.

Stwierdziliśmy, że najlepsze co możemy zrobić w tej sytuacji to wyjść tej niepewności naprzeciw i opowiedzieć o czymś, co realnie może zrobić różnicę dla firmy działającej w takich warunkach rynkowych – czyli właśnie o poduszce finansowej. Bo jeżeli Twoja firma jeszcze nie buduje poduszki, uważamy, że przy obecnych warunkach naprawdę warto zacząć to robić.

Czym jest poduszka finansowa dla firmy?

Poduszka finansowa to najprościej mówiąc „pieniądze na czarną godzinę”. To wszystkie te środki, które gromadzi firma na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń lub trudnych sytuacji.

Zbudowanie poduszki finansowej nie tylko zapewnia zabezpieczenie na nieprzewidziane wydatki, ale również przyczynia się do zmniejszenia codziennego stresu i większej swobody finansowej dając poczucie bezpieczeństwa. Poduszka finansowa często może stać się odpowiedzią przedsiębiorstwa na pytanie „co by było gdyby…”. Pomimo, że często jest ona tworzona z myślą o czarnych scenariuszach, jej istnienie często ułatwia także codzienne funkcjonowanie firmy.

Jakie firmy powinny budować swoją poduszkę finansową?

Najprostszą odpowiedzią jest… wszystkie. Każda firma, niezależnie od swoich rozmiarów, powinna budować własną poduszkę finansową, aby zyskać elastyczność w podejmowaniu decyzji oraz komfort w trudnych sytuacjach życiowych.

Warto jednak mieć na uwadze, że firmy z sektora MŚP będą do tego tematu podchodzić nieco inaczej, aniżeli większe organizacje. Większe firmy dzięki wypracowanym relacjom często nie potrzebują pokaźnych zasobów gotówki ulokowanej na koncie ze względu na dużą dostępność finansowania. Zewnętrzne finansowanie nie jest natomiast zawsze łatwo i szybko dostępne dla mniejszych firm.

Na co możesz wydawać poduszkę finansową?

Jak już wspomnieliśmy, poduszka finansowa to pieniądze na „czarną godzinę” przeznaczone na niespodziewane wydatki. Nie jest to więc z pewnością kapitał na nowy leasing samochodu prezesa czy kwestie inwestycyjne.

Poduszka finansowa powinna być zachowywana na trudne czasy i uruchamiana do zaopiekowania najbardziej newralgicznych obszarów działalności. Warto wówczas podzielić koszty Twojej firmy na 3 grupy:

1. niezbędne do prowadzenia biznesu, bez których nie możemy funkcjonować – tutaj mogą być często nasi pracownicy,
2. ważne z punktu widzenia biznesu, ale przekroczenia terminów nie spowodują przerwania procesów biznesowych
3. mało istotne, które nie wpływają bezpośrednio na działalność podstawową.

Warto jednak podkreślić, że powyższa kategoryzacja dotyczy trudnych, kryzysowych sytuacji.

Dlaczego małe i średnie firmy powinny budować poduszkę finansową?

Najbardziej oczywistym powodem, z którym większości osób kojarzy się poduszka finansowa firmy jest oczywiście zabezpieczenie finansowe, czyli możliwość pokrycia niespodziewanych wydatków. Istnieje natomiast także argumentacja, która rzadko pojawia się u Przedsiębiorców w pierwszym odruchu. Poniżej wymieniliśmy więc powody, dla których warto budować firmową poduszkę finansową:

• Jesteś przygotowany na nieprzewidziane wydatki – co może uchronić Cię przed trudną sytuacją lub bankructwem. Takie sytuacje to na przykład jak awaria kluczowej maszyny na produkcji i konieczność kupienia drogiej części lub podzlecenia po wyższych stawkach niż oferowałeś, lub też choroba naszego pracownika lub podwykonawcy i konieczność zastąpienia go.
• Możesz załatać dziury w płynności finansowej – wywołane na przykład w momencie, kiedy powstał „zator płatniczy”, Twój klient ma problemy finansowe i chwilowo nie płaci Ci za wykonaną pracę, albo Twój klient lub kontrahent Cię oszukał.
• Masz lepszą pozycję negocjacyjną – nie musisz godzić się na zaniżone wyceny i pracować z klientami, którzy Cię wykorzystują, bo poduszka zapewnia Ci większą pewność, że będziesz miał czas na znalezienie innych klientów.
• Zwiększysz swoje poczucie bezpieczeństwa – nie musisz tu i teraz walczyć o każdy grosz, możesz zwolnić, zweryfikować biznes, zobaczyć czy idzie w dobrym kierunku, a miesiąc czy dwa gorszych wyników nie spowoduje problemów finansowych.
• Będziesz mieć możliwość przeczekania pewnych sytuacji rynkowych przykładowo wówczas, kiedy ceny szaleją na rynku.

Jaka powinna wysokość poduszki finansowej firmy?

To pytanie, z którym często się spotykamy. W praktyce na to pytanie nie ma jednej poprawnej odpowiedzi, ponieważ jest to kwestia decyzji Właściciela.

Istotny jest natomiast punkt odniesienia, który opiszemy nieco dokładniej. Aby łatwiej było Ci podjąć decyzję o wysokości poduszki finansowej, możesz:

• odwołać się do klasycznej analizy finansowej i wskaźników płynności finansowej,
• odnieść wysokość poduszki finansowej do wysokości kosztów stałych i wprowadzić „system świateł”.

System trzech świateł cash-flow.

System świateł cashflow to umowny system, który odnosi wysokość poduszki finansowej do wysokości miesięcznych wydatków i kosztów stałych, pozwalając Ci bardzo szybko zweryfikować, czy ten stosunek jest właściwy.

Przykład systemu świateł cashflow może wyglądać następująco:

• Czerwone światło – jeżeli Twoja firma może pokryć koszty stałe przez 3 miesiące,
• Żółte światło – jeżeli Twoja firma może pokryć koszty stałe przez 4 – 6 miesięcy,
• Zielone światło – jeżeli Twoja firma może pokryć koszty stałe przez ponad 6 miesięcy,

Konkretne przedziały zależą mocno od charakteru biznesu i tego, jak wyglądają cykle sprzedażowe oraz cykl konwersji gotówki, a także – decyzji Właściciela. Stworzenie systemu świateł cashflow sprawi, że będziesz musiał świadomie podjąć decyzję -czy chcesz „jechać po bandzie”, czy jednak budować bezpieczną i stabilną organizację.

Więcej o systemie świateł cashflow opowiadał Wojciech Plona w jednym z wywiadów na kanale Przygody Przedsiębiorców:

Jak w praktyce budować poduszkę finansową?

Na wstępie pisaliśmy, że poduszka finansowa, to środki, które służą pokryciu nieprzewidzianych wydatków. Problem polega na tym, że jeżeli na dzień dzisiejszy w Twojej firmie nie jest prowadzony budżetu, to prawdopodobnie większość firmowych wydatków zalicza się do kategorii „nieprzewidzianych”. Dlatego właśnie zwracamy uwagę, że prowadzenie budżetu i podstawowych analiz finansowych znacząco ułatwi kwestię budowania poduszki finansowej.

Wracając jednak do tego, jak budować poduszkę finansową – istnieje pewien system , który jest banalnie prosty – co nie znaczy, że jest łatwy do zrealizowania. A oto jego kroki:

1. Określ światła cash-flow i pomyśl o tym, ile dla Ciebie wynosi optymalna wartość poduszki finansowej, biorąc pod uwagę skalę Twojego biznesu,
2. Określ horyzont czasowy – do kiedy chcesz wybudować własną poduszkę finansową
3. Podziel kwotę docelową wartości poduszki przez ilość miesięcy i zacznij cyklicznie, co miesiąc przelewać ten wynik na inne konto.

Pamiętaj, aby w swoim planie uwzględnić to, że jeżeli Twoja firma rośnie, to koszty stałe z dużym prawdopodobieństwem będą rosnąć razem z nią.

Jak „nie przehulać” poduszki finansowej?

Kluczowe wskazówki, które mogą pomóc Ci we właściwym zarządzaniu poduszką finansową :

• Prowadź budżet firmy i pilnuj się tego budżetu,
• Nie zarządzaj życzeniowo – nie daj się porywać impulsywnym zakupom na firmę,
• Jeżeli gotówka „parzy Cię w ręce” i masz ciągle z tyłu głowy, żeby zainwestować ją w rozwój – warto przemyśleć założenie konta w osobnym banku, do którego dostęp będzie znacznie trudniejszy niż do głównego,

Podsumowanie

Poduszka finansowa to środki, które posiada firma na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń. Posiadanie oszczędności jest kluczowe, ponieważ zapewnia spokój, lepszą pozycję negocjacyjną oraz pozwala łatwiej przejść trudne okresy.

Odpowiednia wysokość poduszki finansowej to przede wszystkim taka, z którą czujesz się bezpiecznie jako właściciel. Warto natomiast odnosić ją do wysokości kosztów stałych Twojej firmy.

Jak możemy Cię wesprzeć?

Jeżeli prowadzisz firmę i zauważasz, że temat budowania poduszki finansowej, tworzenia analiz finansowych i zarządzania firmowymi finansami rodzi w Twojej firmie wyzwania, chętnie z Tobą porozmawiamy. Nasza firma świadczy usługę Zewnętrznego Dyrektora Finansowego, który wspiera właścicieli małych i średnich firm w skutecznym zarządzaniu firmowymi finansami na podstawie twardych danych.

Jeżeli chcesz poznać szczegóły, możesz zamówić bezpłatną konsultację, podczas której lepiej poznamy Twój biznes i wspólnie sprawdzimy, jak moglibyśmy wesprzeć Twoją firmę.

Zamawiam bezpłatną konsultację