10 objawów chaosu w finansach firmy

Objawy chaosu w finansach firmy

Tematem poniższego odcinka podcastu są objawy niepoukładanych finansów. Czyli sygnały, które informują Cię o tym, że prawdopodobnie warto zejść głębiej w finansach i przemyśleć to, jak warto je poukładać w inny sposób niż obecnie.

Poniższy artykuł został napisany na podstawie 38. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie. Przesłuchaj całości korzystając z linków poniżej:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków:

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Sprawdź, czy świecą się w Twoich finansach lampki ostrzegawcze

Na wstępie warto podkreślić, że zarządzanie finansami w firmie nie jest zero-jedynkowe. Poniższe objawy mogą wskazywać, że faktycznie coś jest do zmiany w funkcji finansowej. Ale są też przypadki, gdzie część z tych kwestii może występować ze względu na jakieś zewnętrzne przyczyny.

Czyli jeżeli będziemy wchodzić w kwestię płynności finansowej, to nieuczciwy kontrahent, który nie zapłaci Ci za duży projekt może spowodować chwilowe problemy w tym obszarze, co niekoniecznie znaczy, że funkcja finansowa wymaga jakichś zmian. Ale pomijając tego typu czarne łabędzie, występowanie tych objawów w Twojej firmie powinno zapalać u Ciebie czerwoną lampkę.

Są to kwestie ważne kwestie, takie które stresują Przedsiębiorców, generują ryzyko dla firm i które często – po prostu odbierają frajdę z prowadzenia biznesu. Co dla nas jest wystarczającym powodem, żeby mocniej się im przyjrzeć.

Poniżej znajdziesz listę 10 objawów chaosu w finansach. W ten sposób sprawdzisz, na jakim etapie jesteś i czy warto mocniej zagłębiać się w finanse.

Objaw #1 – subiektywne poczucie braku kontroli.

Pierwszym objawem niepoukładanych finansów jest subiektywne poczucie braku kontroli nad finansami. Czyli absolutnie najprostsza miara, którą możesz do tego obszaru przyłożyć.

Czy dzisiaj czujesz, że masz kontrolę nad firmowymi finansami? Czy dzisiaj masz takie poczucie, że wiesz jaką masz marżę na poszczególnych produktach i usługach? Czy masz gdzieś spisane jak będą wyglądać przychody i koszty przez najbliższe 2 – 3 miesiące? Prowadzisz prognozy finansowe? I inne tego typu kwestie.

Wielu Przedsiębiorców narzeka chociażby na to, że nie wie jakie KPI finansowe powinni kontrolować, przez co nie czują, że skutecznie zarządzają finansami.

Jeżeli Ty sam dzisiaj słuchając tych pytań albo myśląc o Twojej firmie, masz poczucie braku kontroli nad finansami – to jest duży znak, że warto głębiej zejść w ten obszar. Szczególnie jeżeli w Twojej organizacji nie ma innej osoby, która zajmuje się tym obszarem.

Objaw #2 – bywasz zaskakiwany tym, że musisz za coś zapłacić.

Drugim częstym objawem tego, że warto głębiej wejść w finanse jest to, że bywasz zaskakiwany tym, że musisz coś zapłacić.

Rozwijając – chodzi o to, że występują w Twojej firmie takie momenty, kiedy nagle okazuje się, że musisz za coś zapłacić, a kompletnie nie uwzględniałeś tego w swoim codziennym funkcjonowaniu – i działałeś tak, jakby tego wydatku czy kosztu nie było. Co często wynika z faktu, że brakuje konkretnego narzędzia, które pomogłoby w takiej kontroli. Przez to zarządzasz w oparciu o swoją pamięć.

Pół biedy, jeżeli chodzi o jakieś niewielkie kwoty, ale znamy z doświadczenia całą masę przypadków, kiedy Przedsiębiorcy nagle zostali informowani o tym, że muszą zapłacić dziesiątki czy setki tysięcy złotych – chociażby podatku. Co bardzo mocno wpływało na to, jak długo i jak dobrze spali oni przez kolejne pare miesięcy.

Objaw #3 – gubione dokumenty.

Trzecim widoczny,mobjawem chaosu w finansach są gubione dokumenty. Czyli że ktoś (Ty, Twój asystent, księgowość) musi się bawić w szukanie faktur. Czasem na biurku prezesa, czasem w samochodzie, czasem „ścigając” pracowników i tak dalej.

Ten obaj może mieć źródło w różnych miejscach, które zbiorczo można określić po prostu tym, jak wygląda w organizacji obieg dokumentów – czyli jakie są przyzwyczajenia ludzi, jakie są procedury, procesy i z jakich korzystasz systemów.

Jeżeli ten obszar jest to dla Ciebie problematyczny, kiedy masz na pokładzie 10 czy 20 ludzi, to wyobraź sobie co będzie, kiedy ta struktura stanie się 2, 3 czy 5 razy większa. Im szybciej będzie to poukładane tym lepiej.

Objaw #4 – brak wiedzy o potencjalnych zagrożeniach

Czwartym sygnałem ostrzegawczym jest brak wiedzy o potencjalnych zagrożeniach, które często łączy się z poczuciem niepokoju – że nie do końca wiesz na czym stoisz i jakie zagrożenia mogą siedzieć w Twoich finansach.

Przykładowo – jeżeli nie śledzisz trendów, jak zmienia się marża miesiąc do miesiąca czy kwartał do kwartału, to nie widzisz, jak zmiany, które wprowadzasz na przykład w strukturze organizacyjnej, przekładają się na Twoje zyski.

Nieraz widzieliśmy firmę, która w pewnym momencie dobrze sobie radziła i bez swojej wiedzy sukcesywnie obniżała swoją rentowność – bo dawała spore podwyżki czy premię, przychody rosły, więc przestawało się aż tak mocno zwracać uwagę na warunki współpracy z dostawcami, bo było takie przekonanie, że tak czy siak zarobimy – i koniec końców okazywało się, że miesiąc do miesiąca przez kilka miesięcy z rzędu marża spadała o 2 – 3%.

Inne zagrożenia mogą dotyczyć też tego, jak powinno się rozkładać inwestycje – czyli trudno jest Ci określić, czy wejście teraz w jakąś inwestycję generuje czy nie generuje zagrożenia.

Objaw #5 – poczucie, że gdzieś uciekają Ci pieniądze.

Piątym objawem niepoukładanych finansów jest natomiast poczucie, że gdzieś uciekają Ci pieniądze.

Często mówimy pół-żartem, że wielu Przedsiębiorców zarabia miliony na etapie ofertowania, tysiące na etapie negocjacji umowy i grosze na realizacji. I faktycznie wielu Przedsiębiorców zauważa to w swoich firmach.

Czyli skrupulatnie dokonują wycen, ale potem nie mają w firmie żadnych narzędzi, które pozwalałyby im na kontrolowanie realizacji.

Przykładowo w firmach usługowych nie ma często informacji o tym, czy dany projekt jest w budżecie, czy budżet został już przekroczony. Firmy produkcyjne często także problem z określeniem choćby tego, ile zarobiły na danym zamówieniu.

Objaw #6 – niższy niż spodziewany zysk.

Szóstym objawem, który jest podobny do poprzedniego punktu jest niższy niż spodziewany zysk.

Podczas każdej udzielanej przez nas bezpłatnej konsultacji, zadajemy pytanie dotyczące tego, jak dzisiaj wygląda zarządzanie finansami i na podstawie jakich danych podejmowane są decyzję. I wielu Przedsiębiorców, którzy zamawiają konsultację mówi, że jedyne dane finansowe na jakie patrzą to raz do roku roczne sprawozdanie z księgowości. I tam często pojawia się właśnie motyw zbyt niskiego zysku.

Czyli raz do roku siadamy do sprawozdania jak do otwierania prezentów spod choinki. Spodziewamy się, że zysk w tym roku wyniósł milion złotych, a tam… smutne 300 tysięcy.

Jeden z naszych Klientów, kiedy podczas spotkania pokazaliśmy mu wyniki finansowe realizowanych projektów, zarzekał się, że jest przekonany, że jest jakiś błąd w prezentowanych danych, bo to nie może tak wyglądać. Co się okazało, błędu niestety nie było. I faktycznie większość jego projektów w poprzednim roku po uwzględnieniu kosztów pośrednich była nierentowna. Tak naprawdę te kilkanaście dołków zasypały dwa większe projekty, które pomogły firmie ostatecznie wyjść na plus. I u tego Klienta w firmie to był duży zapalnik do zmiany tego, jak wnikliwie kontrolowane były w firmie wyniki projektów. Co ciekawe – w przyszłym roku wyniki były już znacznie lepsze.

Objaw #7 – zaskakująco wysokie koszty.

Siódmy objaw to zaskakująca Cię wysokość kosztów.

Czyli analogicznie – że zdarzają się sytuacje, że zaskakuje Cię wysokość jakichś kosztów. Na przykład przeglądając rachunek zysków i strat zdarza się, że masz wrażenie, że księgowość musi coś źle księgować, bo to niemożliwe, że Twoje koszty są aż tak wysokie. Albo że raz na jakiś czas zaglądasz do jakiejś tabelki czy zestawienia i Twoje realne koszty są daleko od tego co masz na co dzień w głowie.

To, co mamy w głowie wpływa niesamowicie mocno na to, jak podejmujemy decyzje. Czy finansowy software na podstawie którego działamy jest aktualny? Jeżeli często działasz na podstawie błędnych danych – bo na przykład swoje koszty ostatni raz analizowałeś 6 miesięcy temu a od tej pory zmieniłeś biuro na dwa razy większe, otworzyłeś nowy punkt stacjonarny i zatrudniłeś 8 nowych osób, to Twoje decyzje są obarczone bardzo dużym ryzykiem błędu. Dlatego tak istotny jest controlling finansowy.

Więc jeżeli zdarza się, że zaskakują Cię koszty – warto zejść głębiej w finanse – na przykład to, w jaki sposób omawiasz finanse. Czy wystarczająco często patrzysz jako Właściciel firmy na liczby? A może w ogóle nie odbywasz takich spotkań?

Zachęcamy do zapoznania się z artykułem pt. „Najważniejsze spotkanie, którego nie odbywasz. Jak omawiać firmowe finanse?„.

Objaw #8 – zatory płatnicze.

Objaw ósmy to zatory w płatnościach. Tak popularne problemy z płynnością finansową. Sytuacje, kiedy musisz odwlekać płatność jakiejś faktury, bo po prostu nie masz pieniędzy.

Jak wszyscy doskonale zdajemy sobie sprawę, takie rzeczy mocno niosą się po rynku. I nagle zaprzyjaźnione firmy nie chcą dawać nam towaru na termin płatności albo wymagają zmian w zapisach o karach za opóźnienia. Co tym bardziej potęguje kłopoty, więc jak widzisz, bardzo łatwo w tej sytuacji wpaść w spiralę.

Ten punkt to jeden z takich, które uznajemy za bardziej krytyczne. Więc jeżeli zauważasz, że musisz czasem przesuwać płatności albo są takie momenty, że jesteś blisko jej utraty – to koniecznie o to zadbaj.

W tym temacie zachęcamy do zapoznania się z artykułem pt. „Brak płynności finansowej w firmie – co możesz z tym zrobić?„

Objaw #9 – brak pieniędzy na wypłaty dla pracowników.

Dziewiąty objaw to brak pieniędzy na wypłaty dla pracowników. To jest chyba najbardziej ekstremalny objaw. A podczas naszych rozmów z Przedsiębiorcami okazuje się, że to często jest praktycznie największy koszmar wielu z nich.

Jest to sytuacja, w której Twoi pracownicy tracą poczucie bezpieczeństwa i stabilnego gruntu pod nogami. I siłą rzeczy, jak dobrej nie miałbyś organizacji, to po takim incydencie pracownicy zaczynają się mocno rozglądać za zmianą. Co gorsza – zwłaszcza najlepsi pracownicy, którzy po prostu nie muszą czegoś takiego znosić.

Nie wspominając o reputacji, która cierpi do tego stopnia, że jeden ze słuchaczy podcastu opowiadał nam podczas konferencji, na której ostatnio byliśmy z zespołem Plona Consulting, że kandydaci do pracy potrafili zrezygnować z udziału w procesie rekrutacji przez kilka negatywnych opinii na jednym z portali – właśnie o opóźnieniach w wypłatach.

Objaw #10 – brak pieniędzy na wynagrodzenie Właściciela.

Kolejny objaw – brak pieniędzy na wypłatę. Ale tym razem na Twoją wypłatę. Wynagrodzenie Właściciela firmy.

Czyli że są takie miesiące, kiedy wypłacasz sobie mniej niż zakładałeś, bo inaczej sytuacja byłaby kiepska. Co, jak na pewno nie trzeba Ci tłumaczyć, nie jest idealnym scenariuszem.

Częstym wytłumaczeniem jest to, że „kiedyś sobie odbiję”, albo „jeszcze przyjdą lepsze czasy”. Ale czy na pewno?

Prowadząc doradztwo finansowe dla firm często spotykamy się z Przedsiębiorcami, którzy w ramach naszego projektu chcą ustalić, jakie wynagrodzenie mogą sobie wypłacać i czy nie spowoduje to zagrożenia dla firmy. Jeżęli dziś nie masz takiej pewności, warto zgłębić obszar planowania i budżetu firmy.

Ile kosztuje Cię bałagan w finansach?

Jeżeli zauważasz w swojej firmie tego typu objawy – możesz spróbować odpowiedzieć sobie na pytanie – ile kosztuje Cię bałagan w finansach firmy? Jeżeli chcesz głębić ten temat – i zastanowić się czy warto zmieniać obecny stan rzeczy, możesz zobaczyć ten film, w którym Wojciech Plona opowiada o tym, jakie są rodzaje kosztów, które niesie za sobą chaos w finansach – finansowe i emocjonalne to tylko te najbardziej oczywiste.

Przeczytaj więcej: Ile kosztuje Cię bałagan w firmowych finansach?

Podsumowanie

Za nami lista dziesięciu objawów, które mówią, że czas zająć się finansami. A były to dla przypomnienia:

1. Subiektywne poczucie braku kontroli,
2. Bywasz zaskakiwany tym, że musisz coś zapłacić,
3. Zdarza Ci się gubić dokumenty,
4. Brakuje Ci wiedzy o potencjalnych zagrożeniach,
5. Masz poczucie, że gdzieś uciekają Ci pieniądze,
6. Zaskakuje Cię niski zysk,
7. Zaskakuje Cię wysokość kosztów,
8. Musisz przeciągać czas płatności faktur,
9. Nie możesz terminowo wypłacić wynagrodzenia,
10. Nie możesz wypłacić sobie pełnego wynagrodzenia. CTA

Jak poradzić sobie z chaosem w finansach? Poznaj podcast Finanse w Twojej Firmie

Jeżeli chcesz rozwiązać powyższe problemy, możesz sprawdzić podcast Finanse w Twojej Firmie, który jest pierwszym w Polsce podcastem przeznaczonym dla Przedsiębiorców, którzy chcą uporządkować finanse w swojej firmie.

Sprawdzam podcast o finansach

Dodatkowo warto sprawdzić także, jak wygląda możliwość otrzymania zewnętrznego, merytorycznego wsparcia w tym zakresie. Zobacz przewodnik po usłudze Zewnetrznego Dyrektora Finansowego.