Brak czasu w biznesie
Czy masz czasami poczucie, że Twoja doba jest za krótka? Ciągle wyrabiasz nadgodziny, a wydaje się, jakbyś miał przed sobą coraz więcej pracy? Nie jesteś sam.
Moje doświadczenie w pracy z Właścicielami małych i średnich firm pokazuje, że chroniczny brak czasu w biznesie jest dużym problemem.
Według statystyk Przedsiębiorca w Polsce pracuje średnio 47 godzin tygodniowo. Aż 37% przedsiębiorców deklaruje, że pracuje „po godzinach”. Badania pokazują też, że prawie 60% Właścicieli i kierowników firm czuje, że jest w jakiś sposób połączona ze swoją pracą przez ponad 13 godzin dziennie, również w weekendy.
Dlaczego zatem Właściciele firm, skoro pracują tyle godzin, dalej tak często mają poczucie, że pracy w ogóle nie ubywa? Według mnie są trzy przyczyny takiego stanu rzeczy: planowanie, priorytety oraz delegowanie.
Po pierwsze – planowanie
Może to banał, ale podstawą skutecznego działania ZAWSZE jest dobry plan. Według mnie planowanie powinno odbywać się w firmie na każdym kroku. Zarówno w długim, jak i w krótkim okresie.
Planowanie w długim okresie to przede wszystkim wyznaczanie odpowiednich celów strategicznych dla całej organizacji. Jeżeli przez wiele miesięcy będziesz dążyć do realizacji pewnych dużych założeń, muszą być one istotne, Twoi pracownicy powinni je znać, a do ich realizacji musi dążyć każdy dział firmy. Oczywiście zawsze warto korzystać z popularnej metody SMART. Dzięki dobrze postawionym celom, nie będziesz tracić miesięcy (dosłownie) na realizowanie zadań, które nie przyczynią się w żaden sposób do rozwoju Twojej firmy.
Planowanie w krótkim okresie to przede wszystkim odpowiednie planowanie projektów w sposób, który pozwoli na oddanie go w terminie i unikanie poprawek. Zdarzyło Ci się kiedyś, że pracując nad projektem spędziłeś kilka, czy kilkanaście godzin na coś, co finalnie musiałeś i tak zrobić od nowa? To właśnie kwestia mało dokładnego planowania.
Kiedy masz już dobrze określone plany, musisz nadać im pewien porządek, kolejność realizacji. Tutaj pojawia się kwestia priorytetów, którą jeszcze mocniej rozwiniemy w punkcie 2.
Planowanie jest wszystkim, plan jest niczym.
W kontekście braku czasu warto zaplanować sobie priorytety na poziomie strategicznym – co jest ważne i co chce zrealizować, a następnie przekładać te kwestie na poszczególne miesiące i tygodnie. Zastanawiałeś się dlaczego postanowienia noworoczne rzadko doczekały się realizacji? Masz odpowiedź!
Podczas planowania jesteś w stanie określić co jest dla Ciebie ważne, a co chcesz oddelegowywać. Masz czas, aby w spokoju przemyśleć, jak powinien wyglądać Twój tydzień i na czym chcesz się skupić. Dlatego polecam to robić na koniec tygodnia (np. w piątek lub niedzielę wieczorem) lub na początek (poniedziałek rano).
Zwróć też uwagę, aby nie wrzucać na siebie zbyt wiele. Sam często wyznaczam sobie tylko 3 albo 4 rzeczy priorytetowe na cały tydzień. Co więcej rezerwuję sobie na to czas w kalendarzy, aby mój zespół wiedział, że wówczas nie jestem dostępny. W tym czasie mnie nie ma dla klientów ani pracowników. Po prostu robię rzeczy, które są ważne. Kiedy planujesz tydzień, zwróć uwagę, aby Twój kalendarz nie był zbyt mocno obładowany i zaplanowany na tzw. zakładkę. Pamiętaj, że musisz mieć czas na jedzenie, na dojazdy i przestrzeń na zebranie myśli między spotkaniami.
Po drugie – priorytety
Każda czynność, którą wykonujesz, ma w sobie ukryty tzw. koszt alternatywny – w czasie kiedy ją wykonujesz, nie możesz robić nic innego. Możesz wyrabiać nawet dwa etaty, ale jeżeli pracujesz nad realizowaniem niewłaściwych zadań, Twój czas idzie na marne…
Jest jedna rzecz, której nienawidzą wszyscy przedsiębiorcy – marnowanie czasu.
Twoja produktywność zależy od tego, jak dobrze wyznaczasz priorytety. I nie dotyczy to tylko Ciebie osobiście, ale także wszystkich pracowników Twojej firmy.
Poświęcasz Twój czas jedynie na rzeczy, które wydają Ci się istotne, ale mimo tego warto od czasu do czasu świadomie przyjrzeć się swojej pracy i uczciwie określić, które z realizowanych przez Ciebie działań faktycznie mają znacznie dla rozwoju Twojej firmy. Często, kiedy rozmawiam z Właścicielami firm, okazuje się, że poświęcają oni więcej czasu na zakup nowych krzeseł do biura niż na strategiczne, ważne sprawy ich spółki.
Czytałem ostatnio, że większość osób zarządzających poświęca powyżej 3 godzin dziennie na zajmowanie się sprawami administracyjnymi i mało istotnymi.
Pomyśl o Twoim ostatnim tygodniu pracy – ile godzin spędziłeś na:
- Umawianie i odbywanie spotkań, po których nie powstały żadne wnioski,
- „gaszenie pożarów” (sprawy pilne, ale mało ważne),
- odpisywanie na maile,
- wypełnianie dokumentów,
- inne czynności, które są czasochłonne, ale nie mają przełożenia na faktyczny biznes.
To wszystko przykłady czynności, które warto oddelegować, aby zająć się pożytecznymi czynnościami.
No właśnie…
Po trzecie – delegowanie
Jeżeli patrząc na Twoją firmę, stale masz poczucie, że „nikt nie zrobi tego lepiej ode mnie”, to mam dwie wiadomości. Jedną złą, a drugą dobrą.
Zła wiadomość: Musisz nauczyć się delegować obowiązki i odpowiedzialność.
Dobra wiadomość: Kiedy nauczysz się skutecznie delegować, będziesz mógł rozwijać swoją firmę szybciej niż kiedykolwiek wcześniej.
To bez sensu zatrudniać mądrych ludzi, aby potem mówić im, co mają robić. My zatrudniamy mądrych ludzi po to, aby to oni mówili nam co mamy robić.
~ Steve Jobs
To dla wielu przedsiębiorców naprawdę trudne do przełknięcia, ale… W pewnym momencie po prostu nie dasz rady robić wszystkiego samemu. I co więcej, nie powinieneś, ponieważ są ludzie, którzy większość Twoich obowiązków wykonają znaczenie lepiej od Ciebie!
To wcale nie znaczy, że jesteś niepotrzebny w firmie. Wręcz przeciwnie! Delegowanie pozwoli Ci po prostu poświęcać więcej czasu na czynności, które są dla Twojej firmy najważniejsze, a których nie zrobi za Ciebie nikt inny.
Zamiast pracować w swojej firmie, powinieneś pracować NAD swoją firmą.
Dlaczego warto delegować?
Delegowanie zapewnia Ci kilka korzyści:
- daje Ci czas na robienie istotnych rzeczy w firmie i osiąganie strategicznych celów,
- pozwala się rozwijać członkom Twojego zespołu,
- sprawia, że Twoi pracownicy częściej robią to, w czym czują się dobrzy,
- podnosi efektywność całej firmy,
- „oduzależnia” całą firmę od Ciebie.
Co delegować w firmie?
Skoro wiesz, że delegowanie pomoże Twojej firmie rosnąć, pewnie pojawia się w Twojej głowie pytanie: „Co tak naprawdę mogę oddelegować?”. Poniżej znajdziesz 3 propozycje ode mnie:
1. Wszystko, co kiedyś będziesz chciał oddelegować
Jeżeli chcesz, żeby ktoś inny niż Ty zajął się w przyszłości w Twojej firmie danym obszarem, warto zacząć delegować choć część zadań już teraz. Tylko w ten sposób Twój zespół nauczy się je dobrze realizować, zamiast oddasz mu za niego pełną odpowiedzialność.
A poza tym, uwierz mi – Twoi pracownicy są na ogół szczęśliwsi, kiedy przydzielasz im odpowiedzialne zadania.
2. Wszystko, czego musisz się uczyć od zera
Jesteś Właścicielem firmy – sam ten tytuł pewnie napawa Cię dumą. Jesteś świetny w wielu obszarach. Na tym właśnie powinieneś się skupiać. Rozwijanie swojej wiedzy i umiejętności w danej dziedzinie od zera, będzie Cię kosztować wiele czasu… Czasu, który jest niestety potrzebny w innych obszarach firmy.
Skuteczny szef nie może zajmować się w pojedynkę zarządzaniem firmą, marketingiem, logistyką, sprzedażą, obsługą klienta, składaniem zamówień i pakowaniem towaru.
Wielu naszych klientów próbowało, przed zgłoszeniem się do nas, na własną rękę wdrażać do firmy controlling lub analizy finansowe. Po kilku tygodniach lub miesiącach okazywało się jednak, że nabywanie od zera kompetencji w tym obszarze wiąże się ze zbyt dużą inwestycją czasową. Uważam, że właśnie dlatego tak dużą popularnością cieszy się usługa Zewnętrznego Dyrektora Finansowego.
3. Wszystko, co już dobrze działa
Jeżeli masz w danym obszarze firmy stworzone niezawodne procesy, staraj się w nie angażować Twoich podwładnych. Twórz listy kontrolne lub instrukcje, które przeprowadzą pracownika przez dany proces krok po kroku i oddawaj odpowiedzialność za tę czynność członkom zespołu – zwłaszcza jeżeli wiesz, że chcą się rozwijać w tym zakresie.
Jeżeli interesuje Cię tworzenie skutecznych procesów, które będziesz mógł oddelegować pracownikom, dużą wartość wyciągniesz z lektury Potęgi Checklisty.
Podsumowanie
Wiem – delegowanie jest trudne. Twoi pracownicy na pewno będą popełniać błędy i będzie Cię to po prostu wkurzać. Pamiętaj jednak, że w ten sposób ludzie uczą się najszybciej.
W ramach „pracy domowej” spisz wszystko, co robisz w ciągu swojego typowego dnia i pomyśl o tym, które z tych czynności możesz oddelegować.
Możesz spróbować także pracy z tzw. „macierzą odpowiedzialności” – wypisz kluczowe obszary firmy (marketing, sprzedaż, administracja, zarządzanie projektami itd.), a obok dopisz, kto jest za nie obecnie odpowiedzialny, a kto ma być za nie odpowiedzialny docelowo – takie spojrzenie na Twoją firmę może prowadzić do bardzo ciekawych wniosków!
Jeżeli po przeczytaniu powyższego artykułu masz pytania lub chcesz się ze mną podzielić swoimi przemyśleniami i spostrzeżeniami (albo przywitać!), skontaktuj się ze mną za pośrednictwem LinkedIn!
