AI i automatyzacja w finansach firmy – jak z nich korzystać?

Automatyzacja i AI w finansach

Firmy, które chcą rosnąć, widzą, że nowoczesne narzędzia takie jak automatyzacja czy sztuczna inteligencja to ogromna dźwignia, która ma potencjał, żeby wspierać niemalże każdy obszar firmy. Więc dziś porozmawiamy o tym, jak ten potencjał wygląda w finansach. Materiał powstał na podstawie 75. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Wprowadzenie

Firmy, które chcą rosnąć, widzą, że nowoczesne narzędzia takie jak automatyzacja czy sztuczna inteligencja to ogromna dźwignia, która ma potencjał, żeby wspierać niemalże każdy obszar firmy. Więc dziś porozmawiamy o tym, jak ten potencjał wygląda w finansach. Zapraszamy.

Wykorzystanie sztucznej inteligencji i automatyzacji w finansach

I dziś porozmawiamy o wykorzystaniu sztucznej inteligencji i automatyzacji w finansach. Bo sami jesteśmy ogromnymi fanami tego tematu – a natomiast z drugiej strony, czyli od rynku, takiego entuzjazmu nie dostrzegamy.

Bo aktualnie, owszem, widzimy duże rynkowe zainteresowanie w ogóle tematem automatyzacji – ale dużo bardziej w obszarach takich jak sprzedaż, marketing czy operacje, gdzie Przedsiębiorcy na ogół widzą duży potencjał na zwiększanie efektywności. I zastanawialiśmy się ostatnio, z czego to wynika – i mamy na ten temat kilka tez – bo na przykład mamy wrażenie, że w dalszym ciągu wiele biur rachunkowych, z którymi pracują na przykład Klienci Plona Consulting, dalej nie wykorzystuje takich bardzo podstawowych funkcjonalności jak elektroniczny obieg dokumentów – a bez tego trudno jest ruszyć do czegokolwiek dalej. Bo to trochę jakby chcieć zacząć biegać, zanim nauczysz się chodzić.

A szkoda – bo z naszej perspektywy potencjał JEST. Nawet w automatyzowaniu takich prostych kwestii związanych na przykład z dekretacją czy rozrachunkami.

I w prawdzie mówimy, że jest to potencjał – ale z roku na rok, albo wręcz z miesiąca na miesiąc, jest to coraz mniej potencjał – a coraz bardziej konieczność. To coraz mniej nice-to-have, a coraz bardziej must-have. Bo to jest trochę jak z elektrycznością. Dzisiaj budowanie firmy bez elektryczności byłoby kompletną abstrakcją, bo taka firma będzie miała zerową konkurencyjność. I tak samo patrzymy na kwestie tych nowoczesnych technologii – że w długim okresie firmy, które poradzą sobie z na przykład sztuczną inteligencją, będą miały tak potężną przewagę technologiczną, że o firmie bez tych technologii będzie ciężko mówić.

Bo odnosząc to już do finansów – to mówimy chociażby o tym, że dostęp do swoich finansowych danych można mieć praktycznie w czasie rzeczywistym. Czyli wydatek pojawia się w systemie, od razu jest automatycznie odpowiednio przypisywany, automatycznie zaciąga się do rachunku wyników, jest automatycznie weryfikowany budżet – i w ten sposób mamy na bieżąco aktualne informacje o wynikach. Gdzie większość firm najpierw musiałaby ręcznie te dane ściągnąć, obrobić, to zajęłoby już trochę czasu, a co więcej, robienie tego ręcznie to już sytuacja, która wyklucza się z dostępem do danych na żywo.

A idąc jeszcze krok dalej, co aktualnie jeszcze nie jest aż tak oczywiste, można wykorzystać bardziej zaawansowane narzędzia, które na podstawie Twojej historii będą realizować dla Ciebie prognozy. Które ucząc się na podstawie Twoich danych, z czasem poprawiają swoją skuteczność.

Więc szanowny Przedsiębiorco – tutaj pytanie do Ciebie – czy wykorzystanie tych narzędzi w Twoim biznesie to must-have czy nice-to-have? Odpowiedź prawdopodobnie znasz.

Korzyści z wykorzystania nowoczesnych technologii w finansach

Jeżeli chodzi o stan aktualny, to dzisiaj, patrząc przez pryzmat naszych doświadczeń, małe i średnie firmy widzą z tych narzędzi korzyści rozumiane na dwa sposoby: po pierwsze, wspomniany już szybszy dostęp do danych. Bo jeżeli porównamy na przykład firmę A i firmę B, z których firma A zamyka miesiąc drugiego czy trzeciego dnia miesiąca (bo ku zaskoczeniu niektórych mamy w Plona Consulting takich Klientów i tak naprawdę się da), a firma B zamyka miesiąc na przykład 25. dnia miesiąca, to realnie są pomiędzy nimi aż trzy tygodnie różnicy w dostępie do danych. Całe trzy tygodnie.

Czyli trzy tygodnie szybciej Właściciel wie, jak poszedł ostatni miesiąc. Trzy tygodnie szybciej może podjąć działania korygujące. Trzy tygodnie szybciej ma informacje dotyczące najważniejszego obszaru biznesu – czyli finansów. Ale te trzy tygodnie to wierzchołek góry lodowej. Bo powiedzmy, trzymając się przykładu, że firma A ma te wiarygodne informacje drugiego dnia miesiąca. I jej właściciel, który trzyma rękę na pulsie, jeszcze w tym samym tygodniu wprowadza jakieś zmiany, które mają poprawić kolejny miesiąc. To kolejny raz, kiedy przyjdzie drugi dzień miesiąca, będzie miał już informację o tym, czy te zmiany faktycznie zadziałały. A firma B, w której informacje o finansach są dwudziestego piątego – jeżeli nawet tego samego dnia zacznie wprowadzać zmiany, to żeby zobaczyć ich wpływ, będzie czekać nie do następnego 25. dnia miesiąca, bo do końca miesiąca zostało ostatnio parę dni – a jeszcze do kolejnego 25. dnia. I tak od momentu, kiedy wyniki były gorsze, mijają trzy miesiące, a Właściciel dopiero dowiaduje się na twardych danych, czy jego działania przynoszą dobre rezultaty. To jest naprawdę różnica jak między dniem a nocą.

Więc to pierwsza korzyść – szybszy dostęp do danych. A druga korzyść to oszczędność czasu. I tu przychodzi nam do głowy jeden dość jaskrawy przykład, gdzie jeden z naszych Klientów miał zatrudnionego takiego pełnoetatowego specjalistę odpowiedzialnego za wprowadzanie dokumentów i za całą część administracyjną, związaną z procesem obiegu dokumentów. I w jego przypadku udało się obniżyć czas związany z realizacją tych procesów do około jednej czwartej etatu. Czyli ponad 100 godzin zostało odzyskanych tylko na jednym stanowisku – dzięki między innymi kwestiom takim jak zaczytywanie czy kategoryzowanie faktur, czy nawet robienie przelewów w dużej mierze zostało usprawnione. Bo różnica w tym, jaki czas trzeba poświęcić na przykład na wklepywanie przelewów, a tylko na sprawdzanie, czy automat właściwie zaciągnął dane, jest ogromna, jeżeli firma robi tych przelewów miesięcznie tysiące.

I często widzimy w firmach, że jest taka część pracy przy finansach, która nie wymaga myślenia, a którą po prostu trzeba zrobić. Która jest powtarzalna, stosunkowo prosta, ale uciążliwa dla ludzi, którzy muszą ją robić. I to jest dobry obszar, żeby o tej automatyzacji myśleć. Więc na przykład proste automatyzacje skonfigurowane tak, żeby nie trzeba było przeklejać danych pomiędzy jednymi Excelami a drugimi, potrafią znacząco przyspieszyć pracę – ale co może ważniejsze, sprawić, że ludzie, którzy odpowiadają za dany obszar, zamiast bawić się z danymi, mogą poświęcić więcej czasu i uwagi temu, żeby wyciągać z nich wnioski.

Więc jak widzisz, korzyści jest niemało. I z naszej perspektywy – zdecydowanie warto się temu obszarowi przyjrzeć. Szczególnie, jeżeli masz w Twojej firmie osoby, które zajmują się finansami czy tą bardziej administracyjną stroną – bo wówczas potencjał na odzyskanie ich czasu jest naprawdę duży.

15 obszarów wykorzystania automatyzacji i AI w finansach

Natomiast po rozmowach z Przedsiębiorcami o tej kwestii, widzimy jedną istotną kwestię – że nawet jeżeli jest wola zrobienia czegoś przy pomocy AI czy automatyzacji, to wielu Przedsiębiorców nie wie, co te technologie w finansach mogłyby dla nich robić. Dlatego oprócz tego, że chcieliśmy opowiedzieć Ci dziś trochę o tym, jak istotny jest to obszar, to mamy dziś dla Ciebie konkretną listę 15 obszarów, w których tych technologii możesz użyć. Więc jeżeli masz czasem poczucie, że chciałbyś zacząć w to inwestować, ale nie wiesz od czego zacząć, to myślimy, że co najmniej jeden z tych 15 obszarów będzie dla Ciebie niezłą inspiracją. Więc zacznijmy od automatyzacji.

1. Wystawianie faktur

Obszar pierwszy to wystawianie faktur – i zaczynamy od tego, bo to dla wielu firm uciążliwy obszar, który często można całkiem szybko zautomatyzować. Jeżeli na przykład pracujesz z Klientami cyklicznie, to możliwe, że nic nie stoi na przeszkodzie, żeby faktury były wystawiane w ten sam dzień każdego miesiąca. A już szczególnie, jeżeli sprzedajesz online – to spięcie Twojego systemu do sprzedaży z prostym systemem do wystawiania faktur to dzisiaj już praktycznie standard.

2. Proces windykacji

Drugi obszar do wykorzystania automatyzacji to proces windykacji. I tutaj mamy na myśli na przykład automatyczne przypominanie o terminach faktur. Czyli jeżeli w systemie jest informacja, że dany Klient nie zapłacił za fakturę, a jutro mija termin płatności, to automatycznie, na przykład o dziewiątej rano, wysyła się informacja o terminie faktury. Później automatycznie może wysyłać się informacja o przeterminowanej fakturze – a z kolei do Twojego zespołu może być wysyłane powiadomienie, na przykład na firmowym komunikatorze, żeby chwytać za telefon.

3. Wykorzystanie OCR

Następnie mamy obszar trzeci, czyli wykorzystanie OCR – technologii do rozpoznawania znaków, która pomoże w skanowaniu i kategoryzowaniu dokumentów. Jeżeli Twoja firma działa wciąż w oparciu o dużo papierowych dokumentów, to szczególnie polecamy zacząć od tego obszaru. Bo później, w prosty sposób te papierowe dokumenty możesz zeskanować i dalej już automatycznie przypiszą się one w odpowiednie miejsce.

4. Automatyczne przypisywanie kont księgowych

Obszar czwarty to automatyczne przypisywanie kodów lub kont księgowych. Czyli możliwość zlecenia systemowi księgowania wydatków zgodnie z ustalonymi regułami. Co, szczególnie jeżeli masz dość mocno powtarzalny biznes, potrafi zaoszczędzić dużo powtarzalnej i nudnej pracy związanej z przypisywaniem dokumentów do kont.

5. Automatyczne rozliczanie rozrachunków

Idąc dalej, mamy piąty obszar, czyli automatyczne rozliczanie rozrachunków księgowych. Czyli na przykład automatyczne łączenie transakcji z dokumentami. Dzięki czemu na przykład ten stan rozliczeń jest dla Ciebie dostępny na bieżąco, a dodatkowo, patrząc przez nasze doświadczenia, pomaga uniknąć wielu ludzkich błędów.

6. Automatyczne generowanie raportów

Kolejnym, szóstym obszarem, jest automatyczne generowanie raportów. Czyli jeżeli masz „zapiętą” infrastrukturę, która sprawia, że dane są dostępne na bieżąco, możesz skonfigurować automatyzację w taki sposób, że na przykład w każdy poniedziałek rano na Twojego maila będzie przychodzić raport z podsumowaniem stanu Twoich finansów, umożliwiający szybki update stanu wiedzy o Twoich finansach.

7. Generowanie paczek przelewów

Następnie mamy obszar siódmy, czyli generowanie paczek przelewów. Czyli jak wspominaliśmy, zamiast wklepywać przelewy, osoba odpowiedzialna za ten obszar może jedynie weryfikować ich poprawność. Więc na przykład na podstawie listy płac możesz przygotować w systemie przelewy na wynagrodzenia wszystkich pracowników. I zrobić to przy pomocy kilku kliknięć, zamiast spędzać na tym kilka godzin, jak dalej wygląda to w wielu firmach.

8. Integracje systemów

I kolejny, ósmy obszar, tym samym zamykający temat automatyzacji, to integracje programów księgowych z programami magazynowymi czy sprzedażowymi, gdzie następuje automatyczna wymiana danych. Czyli na przykład – zmiany w stanach magazynowych automatycznie aktualizują się w księgowości, na przykład po dokonaniu sprzedaży. Albo możliwość wystawiania faktur na podstawie opisu transakcji z CRM-u, żeby nie trzeba było tej samej informacji umieszczać kilka razy w różnych systemach.

Zastosowania sztucznej inteligencji w finansach

Przechodząc do zastosowań AI:

9. Generowanie prognoz finansowych

Pierwsze z nich to generowanie prognoz finansowych. Czyli taka sztuczna inteligencja, na podstawie Twoich danych historycznych, może prognozować przyszłe wyniki finansowe czy cashflow. Oczywiście takie prognozy trzeba weryfikować i zderzać z planami, ale AI ma w tym zakresie jedną ciekawą właściwość – czyli z dużą dozą prawdopodobieństwa będzie ono bardziej obiektywne niż Ty.

10. Analiza zdarzeń na koncie

Idąc dalej, obszar dziesiąty – czyli analiza zdarzeń na koncie i wychwytywanie problemów czy niezgodności. Czyli sztuczna inteligencja w tym przypadku może analizować to, co dzieje się na koncie firmowym i identyfikować jakieś nietypowe zdarzenia, które odstają od normy.

11. Analiza kontrahentów

Następnie, obszar jedenasty, analiza kontrahentów na podstawie historii i ocena ryzyka z nimi związanego. Szczególnie jeżeli Twoja firma realizuje mniej projektów, ale o wyższych wartościach, to sugerowalibyśmy zainteresowanie się tym punktem. Bo na przykład – AI może pomóc Ci w weryfikacji tego, jak wygląda historia danej spółki, jak wyglądają jej wyniki finansowe i czy wygląda ona na spółkę godną zaufania, czy też nie – znów – w sposób bardziej obiektywny niż na podstawie krótkiej rozmowy.

12. Chatboty finansowe

Kolejny, dwunasty obszar to chatboty, które mają dostęp do informacji odnośnie faktur i płatności. Czyli jeżeli zastanawiasz się na przykład, jakie są trzy największe nieopłacone faktury przez Twoich Klientów, to zamiast szukać tego po systemach, możesz po prostu zapytać o to chatbota. W ten sposób wielu Przedsiębiorców mogłoby skrócić czas uzyskiwania odpowiedzi na tego typu pytania.

13. Wykrywanie anomalii i trendów

Idąc dalej, mamy obszar trzynasty – czyli wykrywanie anomalii i trendów w danych finansowych. Bo mając dostęp do dużych zbiorów danych, AI może świetnie pomagać Ci w wyłapywaniu wzorców i zdarzeń, które od tych wzorców odstają – czyli na przykład prosta informacja, że spodziewane koszty wynagrodzeń w listopadzie wynosiły milion złotych, a rzeczywista kwota wynagrodzeń była o 30% wyższa.

14. Analiza błędów w pracy człowieka

Obszar czternasty to analiza błędów w pracy człowieka. Czyli w tym przedostatnim obszarze nieco odwracamy sposób wykorzystywania – i zamiast oddawać pracę do AI, prosimy, żeby AI pomógł sprawdzić pracę człowieka. Bo jednak co dwie głowy to nie jedna – no a już szczególnie jeżeli ta jedna głowa jest robotyczna i nie popełnia ludzkich błędów takich jak pomylenie cyferek na klawiaturze.

15. Analiza zgodności z przepisami

I ostatni obszar, czyli obszar piętnasty, to analizowanie transakcji pod kątem zgodności z przepisami. I znów – nie sugerujemy, żeby w ten sposób starać się zastąpić prawników, doradców podatkowych czy inny wykwalifikowany personel, ale znów – mieć w pewnym sensie drugą parę oczu. Taką podwójną weryfikację.

Podsumowanie

I w taki sposób przeszliśmy przez nasze 15 obszarów. I o ile każdy z osobna jest interesujący, o tyle myślimy, że ich połączenie to jest to, co firmom da ogromną przewagę.

Bo wyobraź sobie sytuację, w której jeden z Twoich pracowników tankuje samochód. Na dystrybutorze skanuje kod QR, przy pomocy podłączonej do służbowego telefonu karty płaci – i odjeżdża. A w tym czasie do systemu ląduje faktura, która jest od razu sczytywana, przypisywana do odpowiedniej kategorii wydatków i pracownika i na przykład weryfikowana z budżetem – i pojawia się prosta informacja dla pracownika o tym, jak wygląda realizacja jego budżetu, a gdyby został on przekroczony, to jego przełożony dostanie o tym informację. Do tego od razu informacja o tej fakturze pojawia się w rachunku wyników i w rzeczywistym czasie na przykład właściciel firmy ma informację o aktualnym stanie przychodów i kosztów z danego miesiąca. Czyli jedna akcja – zeskanowanie takiego kodu QR, generuje później mnóstwo działań, których nie robi człowiek, a które pomagają całej firmie zostawać na bieżąco z najważniejszymi informacjami. I to są absolutnie rzeczy, które są możliwe już dziś.

A wiemy to, bo jako Plona Group działamy na kilku poziomach – zaczynając od Plona Accounting, które często wdraża na przykład elektroniczny obieg dokumentów czy automatyzuje kwestie wystawiania faktur dla Klientów, aż po Plona Consulting, które automatyzuje kwestie obróbki danych i wizualizacji danych, żeby nasi Klienci mogli skupiać się przede wszystkim na analizie i interpretacji. Ale trzeba pamiętać, że podstawą działania tego całego systemu jest zawsze wysoka jakość danych wsadowych. Bo bez tego wszystkie dalsze kroki tracą sens.

Słowem podsumowania i dodania temu tematowi przeciwwagi – oczywiście trzeba też pamiętać, że wdrażanie automatyzacji czy sztucznej inteligencji to nie jest bułka z masłem i że ma to też swoje zagrożenia. Bo im mniej jest w tym całym systemie ludzkiej pracy, tym mniej jest przestrzeni na to, że ktoś wyłapie błąd zaszyty w technologii – więc człowiek po czasie może nie być w stanie dobrze skontrolować działania tych wszystkich systemów, co może doprowadzić do sytuacji, w której przez na przykład mikro błędy, te automatycznie generowane raporty nie będą do końca oddawać rzeczywistości. Więc o tym warto też pamiętać.

I na dziś to byłoby na tyle. Serdecznie dziękujemy za poświęcenie czasu na przeczytanie tego artykułu. Mamy nadzieję, że nasza dzisiejsza lista pokazała Ci kilka nowych możliwości i zainspirowała Cię do zmian.

A gdybyś chciał porozmawiać o tym, w jaki sposób można zaoszczędzić trochę czasu u Ciebie przy pomocy tych nowoczesnych narzędzi, z kimś, kto zna się na finansach, to zachęcamy do zamówienia bezpłatnej konsultacji na www.plonaconsulting.pl.

Dziękujemy raz jeszcze i do usłyszenia już za dwa tygodnie. Cześć!