Pasywa a aktywa. Jak czytać dwie strony bilansu

Bilans dostajesz raz w roku, razem z resztą sprawozdania. Zwykle ląduje w segregatorze bez czytania. Trudno się dziwić, bo wygląda jak dwie długie kolumny cyfr, które w dodatku zawsze się sumują do tej samej liczby. Tymczasem te dwie kolumny odpowiadają na dwa zupełnie różne pytania o Twoją firmę i dopiero zestawione ze sobą pokazują coś, czego rachunek wyników nie powie: czym majątek firmy jest sfinansowany i czy to finansowanie nie ucieknie w najgorszym momencie.

Pasywa a aktywa: dwa pytania o tę samą firmę

Aktywa odpowiadają na pytanie, co firma ma. Ustawa o rachunkowości definiuje je w art. 3 ust. 1 pkt 12 jako kontrolowane przez jednostkę zasoby majątkowe o wiarygodnie określonej wartości, powstałe w wyniku przeszłych zdarzeń, które spowodują w przyszłości wpływ korzyści ekonomicznych. Mówiąc po ludzku: hala, maszyny, towar na magazynie, pieniądze na koncie i faktury, za które klienci jeszcze nie zapłacili.

Pasywa odpowiadają na pytanie, skąd firma ma to, co ma, oraz czyje to właściwie jest. Ciekawostka: ustawa nigdzie nie definiuje słowa „pasywa”, choć posługuje się nim w tytule całego rozdziału o wycenie i w przepisie o bilansie. Definiuje natomiast zobowiązania, w art. 3 ust. 1 pkt 20, jako wynikający z przeszłych zdarzeń obowiązek wykonania świadczeń, które spowodują wykorzystanie aktywów jednostki.

Stąd bierze się cała logika bilansu. Aktywa to majątek, pasywa to jego źródła finansowania. Ten sam samochód dostawczy w aktywach jest wartością, a w pasywach zostawia ślad w postaci kredytu, leasingu albo zysku, z którego został kupiony.

Co siedzi w aktywach

Strona aktywów dzieli się na dwie główne grupy i podział nie jest przypadkowy. Aktywa trwałe to wszystko, co zostaje w firmie dłużej niż rok: wartości niematerialne i prawne, rzeczowe aktywa trwałe, należności długoterminowe, inwestycje długoterminowe oraz długoterminowe rozliczenia międzyokresowe. Aktywa obrotowe to majątek w ruchu: zapasy, należności krótkoterminowe, inwestycje krótkoterminowe, w tym gotówka, oraz krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe.

Do tego dochodzą dwie pozycje, o których mało kto pamięta: należne wpłaty na kapitał podstawowy oraz udziały albo akcje własne. Warto wiedzieć, że przed nowelizacją z 2015 roku siedziały one po stronie pasywów jako wielkości ujemne. Jeśli więc czytasz starszy komentarz albo starszą tabelę, możesz się na tym potknąć. Samo rozbicie na te grupy wynika z planu kont, o którym więcej jest we wpisie o tym, co skrywa pełna księgowość.

Praktyczna uwaga na tej skali: im więcej majątku w aktywach obrotowych, tym więcej gotówki firma ma zamrożone w bieżącej działalności. Zapasy i należności to nie są pieniądze, tylko obietnica pieniędzy, a rachunek przepływów pieniężnych pokazuje dopiero, ile z tej obietnicy faktycznie się zmaterializowało.

Co siedzi w pasywach

Ta strona ma tylko dwie grupy główne. Pierwsza to kapitał własny, z siedmioma pozycjami: kapitał podstawowy, kapitał zapasowy, kapitał z aktualizacji wyceny, pozostałe kapitały rezerwowe, zysk lub strata z lat ubiegłych, zysk lub strata netto oraz odpisy z zysku netto w ciągu roku obrotowego. W skrócie: to, co właściciele wnieśli, plus to, co firma zarobiła i zostawiła u siebie.

Druga grupa to zobowiązania i rezerwy na zobowiązania, w czterech pozycjach: rezerwy na zobowiązania, zobowiązania długoterminowe, zobowiązania krótkoterminowe oraz rozliczenia międzyokresowe. Tu siedzą kredyty, leasingi, faktury od dostawców, podatki i składki do zapłacenia. Rezerwy są w tym zestawie ciekawe, bo ustawa definiuje je jako zobowiązania, których termin wymagalności albo kwota nie są pewne, czyli coś, o czym wiemy, że zapłacimy, tylko nie wiemy dokładnie ile ani kiedy.

Podział na kapitał własny i zobowiązania to najkrótsza odpowiedź na pytanie, czyj jest majątek firmy. Jeśli kapitał własny jest niewielkim ułamkiem sumy bilansowej, to znaczy, że firma pracuje głównie na cudzych pieniądzach, a to zmienia wszystko: od kosztu finansowania po to, jak bank patrzy na kolejny wniosek.

Skoro obie strony bilansu są już rozłożone, warto zobaczyć je w kontekście całego sprawozdania, razem z rachunkiem wyników i przepływami. O tym jest czterdziesty odcinek podcastu, a poniżej można go odsłuchać od razu.

Pasywa a aktywa: dlaczego obie strony zawsze się równają

Suma aktywów zawsze równa się sumie pasywów. Warto jednak wiedzieć, że nie wynika to z jednego przepisu, który by tak stanowił, tylko z konstrukcji całego systemu. Podstawą jest zasada podwójnego zapisu z art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości, wzór bilansu wymagający pozycji „Aktywa razem” i „Pasywa razem” oraz definicja aktywów netto z art. 3 ust. 1 pkt 29, która wprost mówi, że aktywa pomniejszone o zobowiązania odpowiadają wartościowo kapitałowi własnemu.

Na marginesie: w internecie krąży twierdzenie, że równowagę bilansową nakazuje art. 16 ustawy. To nieprawda, art. 16 dotyczy kont ksiąg pomocniczych. Jeśli ktoś się na niego powołuje, warto to sprawdzić, bo to dobry sygnał, że reszta tekstu też może być przepisana z drugiej ręki.

Praktyczna konsekwencja tej równości jest taka, że każda decyzja majątkowa zostawia ślad po obu stronach. Kupujesz maszynę za kredyt: aktywa trwałe rosną, zobowiązania długoterminowe rosną. Klient płaci fakturę: należności spadają, gotówka rośnie, a pasywa nie drgną. Wypłacasz sobie dywidendę: gotówka spada, kapitał własny spada.

Co struktura bilansu mówi o Twojej firmie

Tu zaczyna się część, dla której w ogóle warto ten bilans otworzyć. Weź firmę produkcyjną o skali 24 milionów złotych przychodu ze sprzedaży, z sumą bilansową 14 milionów. Aktywa trwałe to 6 milionów, obrotowe 8 milionów, z czego 3 miliony w zapasach, 4,5 miliona w należnościach i pół miliona gotówki. Po stronie pasywów kapitał własny 5 milionów, zobowiązania długoterminowe 3 miliony i krótkoterminowe 6 milionów.

Pierwsza rzecz do sprawdzenia: czy majątek trwały jest sfinansowany długoterminowo. Tutaj 6 milionów aktywów trwałych stoi na kapitale własnym i długim kredycie, czyli na 8 milionach źródeł długoterminowych. Jest zapas i to jest zdrowy układ. Gdyby ta sama hala była sfinansowana kredytem obrotowym odnawianym co rok, firma byłaby o jedną decyzję banku od poważnego kłopotu. Ten mechanizm widać dobrze w projekcie w firmie budowlanej, gdzie majątek pracował w kontraktach, a rozliczenie tych kontraktów nikomu się nie zgadzało.

Druga rzecz: różnica między aktywami obrotowymi a zobowiązaniami krótkoterminowymi, czyli 8 minus 6, daje 2 miliony kapitału obrotowego. To bufor, z którego firma finansuje bieżącą działalność i jeśli topnieje z roku na rok przy rosnącej sprzedaży, to jest jeden z najczęstszych mechanizmów utraty płynności. Trzecia rzecz: pół miliona gotówki przy 4,5 miliona w należnościach mówi, że pieniądze firmy są u klientów, więc sposób upominania się o nie przestaje być kwestią charakteru i staje się kwestią procedury.

Najpoważniejszy sygnał to ujemny kapitał własny, czyli sytuacja, w której skumulowane straty przejadły to, co właściciele wnieśli. W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością nie jest to wyłącznie problem księgowy. Art. 233 Kodeksu spółek handlowych nakazuje zarządowi niezwłocznie zwołać zgromadzenie wspólników w celu powzięcia uchwały o dalszym istnieniu spółki, jeżeli bilans wykaże stratę przewyższającą sumę kapitałów zapasowego i rezerwowych oraz połowę kapitału zakładowego. To moment, w którym rozmowa przenosi się z księgowości do obszaru prawa spółek.

Pasywa a aktywa w bilansie jednostki małej

Firma z przychodami między 10 a 50 milionów złotych przychodu ze sprzedaży jest w rozumieniu ustawy jednostką małą, więc może sporządzać bilans w wersji uproszczonej, według załącznika nr 5. Decyzję o skorzystaniu z tego uproszczenia podejmuje organ zatwierdzający sprawozdanie, na podstawie art. 46 ust. 5 pkt 5 w związku z art. 49c ust. 1 pkt 2. To nie działa automatycznie, potrzebna jest uchwała.

Co się przy tym gubi? Mniej, niż się zwykle sądzi. Szkielet zostaje ten sam, wszystkie pozycje rzymskie po obu stronach są na miejscu. Wypadają poziomy niższe, arabskie i literowe, zastąpione pojedynczymi wyszczególnieniami „w tym”, oraz osobny podział na jednostki powiązane. Dopiero bilans jednostki mikro, z załącznika nr 4, jest naprawdę okrojony i tam aktywa trwałe są jedną linijką bez rozbicia.

Wniosek praktyczny jest jednak inny niż podpowiada intuicja. Nawet pełny bilans z załącznika nr 1 nie odpowie Ci na pytanie, który produkt zarabia i który klient dokłada, bo nie taka jest jego rola. Bilans jest sprawozdaniem dla otoczenia firmy, a nie narzędziem do zarządzania i dlatego obok niego stawiamy zarządczy rachunek wyników oraz prognozę gotówki. Jeśli miesiąc zamyka się z dużym opóźnieniem, najpierw trzeba ustalić, czego właściwie możesz wymagać od księgowości, bo bilans sprzed pięciu miesięcy jest ciekawostką historyczną.

Podsumowanie, najkrócej jak się da

Pasywa a aktywa to dwa spojrzenia na ten sam majątek: co firma ma i skąd to ma. Obie strony zawsze się równają, bo tak działa podwójny zapis, ale wartość tego zestawienia nie leży w samej sumie. Leży w strukturze: czy majątek trwały stoi na finansowaniu długoterminowym, ile zostaje kapitału obrotowego i jaka część firmy należy do właścicieli, a jaka do banków i dostawców.

To trzy pytania, na które można odpowiedzieć w kwadrans, mając bilans pod ręką. Warto je sobie zadać przed rozmową o kredycie, a nie po niej.

Inne materiały, które mogą Ci się przydać

• Sprawozdanie finansowe. Co powinien wiedzieć o nim każdy Przedsiębiorca
• Płynność finansowa. Dlaczego 82% małych firm upada
• 7 dźwigni biznesu, które powinien znać każdy Przedsiębiorca
• Najbardziej przeceniane finansowe wskaźniki
• Poduszka finansowa firmy. Jak ją świadomie budować