„Wezmę się za finanse po sezonie”. Dlaczego ten tydzień nigdy nie przychodzi i ile Cię to kosztuje

Odkładanie finansów na „po sezonie” to jedno z tych postanowień, które brzmi konkretnie, a dzisiaj nie kosztuje nic. Otwórz kalendarz i znajdź tydzień, w którym nic się nie dzieje. Nie ma takiego? No właśnie. I dokładnie na ten tydzień, ten, który nie istnieje, odkładasz zrobienie porządku w firmowych finansach.

Odkładanie finansów to nie jest lenistwo, tylko konstrukcja biznesu

Zacznijmy od zdjęcia ciężaru. Odkładanie finansów nie jest cechą słabych firm ani wygody właścicieli. Kiedyś właściciel firmy gastronomicznej i to wcale nie takiej małej, powiedział nam, że to już trzeci rok, kiedy obiecuje sobie, że weźmie się za finanse porządnie. I zawsze było coś ważniejszego. Business first, zawsze.

Paradoks polega na tym, że ta pętla najmocniej zacieśnia się nie w firmach słabych, tylko w tych, które rosną i mają mocne fundamenty. Bo tam ciągle jest coś ważniejszego na stole: nowy kontrakt, nowy klient, nowa rekrutacja. Jeżeli rozpoznajesz w tym siebie, jesteś w bardzo licznym towarzystwie: 9 na 10 właścicieli firm w przedziale 10-50 milionów złotych przychodu ze sprzedaży prowadzi finanse na czuja i przez lata to działa, bo instynkt biznesowy naprawdę dowozi. Do pewnej skali.

Cztery powody, dla których finanse zawsze przegrywają z tym, co dzwoni

Żaden z tych powodów nie brzmi szczególnie dumnie, ale każdy jest ludzki i każdy widzimy w praktyce. Pierwszy to strach przed tym, co pokażą dane. Gdzieś z tyłu głowy siedzi myśl, że jak porządnie policzysz, to może się okazać, że flagowy projekt dokłada do interesu, albo że największy klient jest nierentowny. Dopóki nie policzysz, formalnie nic się nie stało.

Drugi to zwykła bieżączka operacyjna. Klient dzwoni, dostawca dzwoni, pracownik przychodzi z problemem. Finanse nie dzwonią, chyba że pustką na koncie, a w firmie wygrywa to, co faktycznie do Ciebie dzwoni. Trzeci powód to „jakoś to działa, jakoś to będzie”. Firma stoi, wypłaty chodzą, przelewy przychodzą, więc po co to ruszać. Czwarty to wstyd: obawa przed oceną i przed pokazaniem komuś z zewnątrz, na jakim poziomie zaawansowania są dziś Twoje finanse. Nie oszukujmy się, ten czwarty jest najczęściej najsilniejszy, choć wypowiada go najmniej osób.

Dlaczego odkładanie finansów zamienia się w pętlę, a nie w zwykłe zaległe zadanie

To jest sedno, bo zaległe zadanie po prostu czeka, a pętla z każdym obrotem robi się ciaśniejsza. Im dłużej odkładasz, tym większy robi się bałagan w danych i tym większy dług narasta w systemie finansowym firmy. Nie w gotówce, tylko w procesach, opisach kosztów, kluczach podziałowych i sposobie, w jaki księgowość opisuje rzeczywistość. Im większy bałagan, tym większy wydaje się projekt naprawczy. A im większy projekt, tym łatwiej go odłożyć. Kółko się zamyka i każdy obrót podnosi próg wejścia.

Mamy na to obrazek z dzieciństwa. Idziesz sobie ulicą i kopiesz kamień. Odkopnąłeś, zrobiłeś parę kroków, znowu doszedłeś do tego samego kamienia i znowu go kopnąłeś. Tak wygląda większość podejść do firmowych finansów: problem się pojawia, odkopujesz go najszybciej jak się da, wraca za kwartał. Sytuacja się nie zmienia, zmienia się tylko Twoje zmęczenie tym tematem. A bałagan w finansach ma swoje koszty także tam, gdzie ich nie widać w tabelce.

„Po sezonie” to najwygodniejsza obietnica świata

Już mówię dlaczego. Brzmi konkretnie, a dzisiaj nie kosztuje nic. Sumienie masz czyste, kalendarz nietknięty. Tylko że po sezonie przychodzi rozliczenie sezonu, potem urlopy, potem przygotowanie kolejnego sezonu, po drodze nowy kontrakt, nowy pożar, nowy rok. Znamy te obietnice także z naszych rozmów: „wolałbym zacząć od stycznia”, „w nowym roku się odezwę”. To nie jest kwestia charakteru, tylko konstrukcji biznesu, bo w firmie zawsze jest kolejny sezon i zawsze jest kolejny pożar, który akurat Ty musisz ugasić.

Praktyka pokazuje jedno: „od stycznia” prawie zawsze znaczy „nigdy”. Kalendarz przedsiębiorcy nie ma pustego kwartału i nigdy mieć nie będzie. Jeżeli czekasz na moment, w którym nic się nie dzieje, to czekasz na moment, który nie istnieje. „Po sezonie” nie jest datą. To jest kierunek, w którym odsuwa się temat.

Pierwszy koszt: rzeczy, które krwawią w ciszy

Ta pętla ma swój cennik, tylko nikt go nigdy nie wywiesił. Weźmy firmę na poziomie 18 milionów złotych przychodu ze sprzedaży. W diagnozach naprawdę często widzimy, że część projektów albo klientów pracuje pod kreską, więc policzmy prosty wariant: 15% przychodu siedzi w projektach lub klientach pod kreską, ze średnią stratą rzędu 6% ich wartości. To jest około 160 tysięcy złotych rocznie, czyli okrągłe 40 tysięcy na każdy kwartał zwłoki. Nie za błędy. Za samo to, że tego nie wiesz.

Teraz możesz powiedzieć, że przecież wiesz, czy projekty na siebie zarabiają. Jasna sprawa, na pierwszym poziomie wiesz, bo przychód minus koszt bezpośredni policzy każdy. Ale drugi poziom, czyli czy ten projekt realnie zwraca koszty ogólne firmy, jest już zupełnie inną historią i tam właśnie odkłada się to 40 tysięcy kwartalnie. Bez sensownych kluczy podziałowych kosztów i bez drugiego progu rentowności projekt potrafi wyglądać przyzwoicie i jednocześnie zjadać marżę wypracowaną gdzie indziej.

Drugi koszt: decyzje i tak zapadają, tylko podejmujesz je na czuja

Pętla nie wstrzymuje decyzji. To jest rzecz, którą najłatwiej przeoczyć. Cennik na przyszły rok, podwyżki dla zespołu, nowa maszyna, nowy lokal, większy magazyn: to wszystko dzieje się w międzyczasie, niezależnie od tego, czy masz liczby, czy nie. Stawki wyznaczasz tak czy inaczej, tylko raz na podstawie danych, a raz na podstawie przeczucia i zeszłorocznego cennika z niewielką korektą w górę.

Czyli odkładając finanse, nie odkładasz decyzji. Odkładasz wyłącznie wiedzę, na której te decyzje powinny stać. Firma i tak podejmie ich w tym roku kilkadziesiąt, a część z nich będzie kosztowała po kilkaset tysięcy. Pytanie brzmi tylko, czy podejmiesz je z liczbami, czy bez.

Trzeci koszt: czerwona lampka zapala się dopiero wtedy, gdy jest za późno

Z mojej perspektywy ten jest najboleśniejszy. W aucie kontrolka rezerwy zapala się wtedy, kiedy jeszcze spokojnie dojedziesz do stacji. W firmie, która patrzy tylko na saldo konta, lampka zapala się wtedy, kiedy problem trwa od miesięcy. Saldo długo potrafi wyglądać przyzwoicie, kiedy marża już dawno siadła.

Mieliśmy klienta, u którego wyglądało to dokładnie tak. Prowadził biznesy w branży nieruchomości: kilka spółek i kilka działalności, najem krótkoterminowy, najem długoterminowy, flipy, projekty inwestycyjne. Poziom skomplikowania urósł drastycznie i sam przestał wiedzieć, ile co zarabia, gdzie ma udzielone pożyczki, z jakiego finansowania korzysta i jaka jest wartość majątku, który realnie pracuje. Czerwoną lampką było pierwsze „nie” od banku. I to tego banku, który zawsze finansował mu inwestycje.

To „nie” nie było pojedynczym zdarzeniem, tylko efektem motyla, który zapoczątkował całą falę problemów do uniknięcia. I wtedy porządkowanie finansów robi się naprawdę drogie, bo robi się je w stresie, pod presją i czasem dosłownie na wejściu do banku. Dużo taniej wygląda ta sama praca zrobiona wcześniej, razem z normalnym przygotowaniem do rozmowy o finansowaniu.

Wielki projekt zawsze przegra z sezonem. Rytm nie przegra

Tu dochodzimy do sedna. Ta pętla żyje z tego, że zabranie się za finanse wygląda w Twojej głowie jak wielki projekt: audyt, drążenie, pół roku pracy, ktoś chodzi po firmie i zadaje pytania. Wielki projekt zawsze przegra z sezonem i zawsze przegra z bieżączką. Zawsze. Więc odwróćmy to: nie projekt, tylko rytm.

Zespoły F1 nie analizują danych dopiero po sezonie. Wyobrażasz sobie, co by się stało, gdyby po całym sezonie dopiero siedli i przejrzeli telemetrię? Dawno by przegrali. Robią to po każdym wyścigu, bo wtedy mogą poprawić samochód w trakcie gry. Firma działa identycznie. Jeśli liczby oglądasz dopiero po sezonie, to przez cały sezon jedziesz bez informacji zwrotnej o tym, gdzie leżą największe dźwignie do poprawy wyniku.

Na początku wystarczy stała godzina w tygodniu: ta sama pora, ten sam zestaw liczb. Jeśli firma jest spokojniejsza, może to być rytm miesięczny, ale nie „kiedyś”, tylko konkretny slot w kalendarzu, który możesz zarezerwować sobie dzisiaj. To jest zresztą najważniejsze spotkanie, którego prawdopodobnie nie odbywasz, i najtańsza rzecz w całym tym wpisie.

Ważne: nie musisz sam przygotowywać tych liczb. Od tego są ludzie, którzy robią to zawodowo, u nas jest to Zewnętrzny Dyrektor Finansowy. Twoja rola to usiąść do gotowych liczb i podjąć decyzje dotyczące marży, płynności, inwestycji i przyszłości. Rytm ma kosztować konkretną godzinę, a nie cały weekend zabrany rodzinie. Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce, rozpisaliśmy pierwsze 90 dni takiej współpracy miesiąc po miesiącu. Warunkiem wstępnym jest tylko to, żeby księgowość domykała miesiąc w rozsądnym terminie, bo z danych sprzed kwartału nie zbudujesz żadnego rytmu. W Plona Group mamy do tego Plona Accounting, czyli księgowość zaprojektowaną przez Dyrektorów Finansowych.

Ból jest skutecznym triggerem, tylko bardzo drogim

Większość firm zabiera się za finanse dopiero po incydencie. Zabrakło na wypłaty, bank odmówił, kontrakt okazał się stratą. Jedna z właścicielek ujęła to mniej więcej tak: „jeszcze mnie to nie boli, bo jeszcze nawet nie zaczęłam się temu przyglądać, ale chyba właśnie zaczyna boleć, więc chyba przyszedł ten czas rozliczenia”. Rozumiemy to i nikogo za to nie oceniamy, bo ból faktycznie jest najskuteczniejszym triggerem, jaki znamy.

Tylko że wtedy wszystko robi się w stresie i drożej. To jak z lekarzem: mało kto pamięta o badaniach profilaktycznych, a kiedy zaczyna boleć, trzeba badać się częściej, drożej i przy okazji traci się uwagę potrzebną gdzie indziej. Nie oszukujmy się, skoro doczytałeś do tego miejsca, to temat gdzieś w Tobie siedzi. To już jest sygnał. I to całkiem konkretny.

Prosty test na koniec. Kiedy ostatnio widziałeś marżę na swoim największym kliencie? Jeżeli odpowiedź brzmi „sprawdzę po sezonie”, właśnie usłyszałeś swój własny mechanizm. I żeby było jasne: biznes naprawdę jest first i to nie jest błąd, bo dzięki temu podejściu Twoja firma w ogóle powstała i urosła. Dziś „business first” znaczy po prostu jeszcze jedno: wiedzieć, ile ten biznes naprawdę zarabia.

Podsumowanie, najkrócej jak się da

„Po sezonie” nie jest datą w kalendarzu, tylko kierunkiem, w którym odsuwa się temat, a odkładanie finansów kosztuje po cichu, w projektach pod kreską, w decyzjach podejmowanych na czuja i w lampkach, które zapalają się o kilka miesięcy za późno. W firmie o skali 18 milionów złotych przychodu ze sprzedaży prosty rachunek daje około 40 tysięcy złotych na każdy kwartał zwłoki.

Pętlę przerywa rytm, nie zryw. Nie chodzi o to, żebyś został finansistą własnej firmy ani żebyś miał wszystkie liczby w głowie. Chodzi o to, żebyś dostawał gotowe liczby i miał stały moment na decyzje, dzięki czemu małymi krokami idziesz do przodu zamiast raz na trzy lata podchodzić do wielkiego projektu, który i tak przegra z sezonem.

Inne materiały, które mogą Ci się przydać

• Kiedy jest najlepszy moment, aby zacząć układać firmowe finanse?
• Objawy chaosu w firmowych finansach
• Prognoza cash flow na 13 tygodni. Jak zobaczyć brak gotówki, zanim jej zabraknie
• Gdzie tracisz czas, analizując finanse firmy
• Finanse w sezonowym biznesie. Jakie są podstawy