Finansowa Dolina Śmierci – Jak sobie z nią radzić w rosnącym biznesie?

Finansowa Dolina Śmierci – Jak sobie z nią radzić w rosnącym biznesie?

Dzisiejszy temat to „finansowa dolina śmierci”. To etap w rozwoju firmy, który pojawia się zazwyczaj, gdy osiąga ona przychody między 10 a 30 milionów złotych. To szczególny moment, w którym firma przekształca się z małej w średnią. Zwiększa się skala działalności, zatrudnienie, a organizacja „wychodzi z garażu”, zaczynając grać w wyższych ligach. Jeżeli właśnie przechodzisz przez ten moment – jesteś we właściwym miejscu. Ten artykuł został napisany na podstawie 77. odcinka podcastu Finanse w Twojej Firmie:

Aby posłuchać nagrania w całości, skorzystaj z jednego z poniższych linków: 

Posłuchaj w Spotify | Posłuchaj w Apple Podcasts

Twoja firma rośnie? Za rogiem może czaić się więcej wyzwań.

na podstawie tego opisu, mogłoby się wydawać, że to w sumie świetna sytuacja, że oznacza to, że firmie się powodzi, że znalazła swoje miejsce na rynku i tak dalej – co oczywiście jest prawdą – ale z drugiej strony jest to też takie miejsce, w którym firma staje w zasadzie na rozdrożu – a co za tym idzie, stosunkowo łatwo jest popełnić błąd.

Bo to taki moment, w którym właściciele sami zauważają, że firma jest już za duża, żeby wszystkim zajmował się właściciel. Ale wciąż jest za mała, żeby zatrudniać profesjonalną kadrę kierowniczą. Jest za duża, żeby działać na podstawie Excela i bardzo prostych systemów księgowych — ale być może dalej jest za mała na system ERP. Że jest za duża na to, żeby mieć tylko pojedyncze osoby, które są w stanie rozwiązywać problemy w różnych obszarach takich jak na przykład IT, ale za mała, żeby budować dedykowane działy wsparcia. Więc faktycznie – firma jest na pewnym rozdrożu.

Zmiana roli właściciela

Ale też – rola właściciela firmy ulega często gigantycznej zmianie. Bo to już nie on zajmuje się wszystkim. Bo zazwyczaj do tego momentu zbuduje się taka struktura organizacyjna, że sam właściciel czy zarząd nie zna już z imienia i nazwiska każdej osoby, która pracuje w firmie.

Więc składając te wszystkie okoliczności w jeden obrazek – to nagle okazuje się, że firma na wielu frontach wymaga profesjonalizacji – czy to od strony inwestycji w ludzi, czy procesy, czy systemy, czy technologię – a nie zawsze jej przychody i zyski pozwalają na to, żeby to zrobić. I w krótkim czasie pojawia się cała masa wyzwań – które trzeba mieć pod kontrolą zarówno komunikacyjnie, jak i organizacyjnie. A często nie ma do tego chociażby kapitału ludzkiego.

Wyzwania finansowe firm na etapie finansowej doliny śmierci

Więc jeżeli Twoja firma jest akurat w takim miejscu – to ten odcinek powstaje właśnie z myślą o Tobie. Żeby chociaż trochę ułatwić Ci przejście przez ten okres suchą stopą.

Więc po pierwsze – chcielibyśmy omówić kilka typowych wyzwań finansowych, które pojawiają się na tym etapie – które pojawiają się często u przedsiębiorców, z którymi pracujemy w całym Plona Group – żebyś wiedział, na co szczególnie warto uważać od strony finansowej w tym okresie.

Wyzwanie #1 – Duża presja i zapotrzebowanie na gotówkę

Pierwsze wyzwanie finansowe to duża presja i zapotrzebowanie na gotówkę. Czyli firmy, które z małych stają się dużymi, bardzo często robią to – kolokwialnie mówiąc – łapiąc większe kontrakty. Czyli zamiast robić usługi za sto tysięcy złotych u danego klienta – robią na przykład usługi za milion. A to wymaga zazwyczaj dużo większego finansowania. Do tego dochodzi fakt, że w takich większych kontraktach terminy płatności także potrafią być różne. Zamiast czekać 30 dni na swoje sto tysięcy – firma czeka 60 dni na milion. To oczywiście pewien przykład – i nie w każdej firmie zwiększanie skali będzie polegać na zdobywaniu większych zleceń – ale nawet tam, gdzie skalę zyskuje się w inny sposób, zapotrzebowanie na gotówkę zazwyczaj jest większe. Więc nagle firma – z organizacji, która zawsze miała kasę, staje się firmą, w której kasy brakuje. I u firm, które są w tym okresie, bardzo często słyszymy zdanie w stylu: „Ile byśmy nie zarobili, to cały czas będzie za mało” albo „Niby tyle zarabiamy, ale tych pieniędzy na koncie nie widać”.

Wyzwanie #2 – Rosnące zapotrzebowanie na wykwalifikowaną kadrę

Drugie wyzwanie – to rosnące zapotrzebowanie na wykwalifikowanych ludzi, ze względu na to, jaką mają odpowiedzialność. Na przykład specjalista od reklam na Facebooku w firmie nie dysponuje już budżetem rzędu trzech tysięcy złotych miesięcznie – a trzydziestu tysięcy złotych miesięcznie. Kary za opóźnienie projektu nie wynoszą już pięćdziesiąt tysięcy złotych – a pół miliona. Jeden dzień awarii Internetu w biurze nie sprawia już, że 5 osób nie może realizować swoich zadań – tylko pięćdziesiąt. Więc firma potrzebuje coraz lepszych ludzi – którzy naturalnie będą mieli wyższe poziomy wynagrodzeń. I jeżeli firma nie dostosuje sposobu wycen do tego, że pojawiają się nowe, dużo wyższe niż poprzednio koszty zarządzania projektami, to jest to łatwa droga do obniżenia rentowności.

Wyzwanie #3 – Pojawienie się nowych, nierozpoznanych obszarów w firmie

Potrzeba zatrudniania nowych, bardziej wykwalifikowanych ludzi nie wynika wyłącznie z wyższej odpowiedzialności w dotychczasowych obszarach – bo pojawia się też wyzwanie trzecie – czyli pojawianie się nowych obszarów w firmie, na których właściciel do tej pory kompletnie nie musiał się znać. Na przykład wcześniej kwestie prawne, finansowe czy księgowe wystarczyło w pełni outsource’ować, a nagle okazuje się, że firma w tych tematach ma tyle potrzeb, że zaczyna wymagać wewnętrznego działu. I o ile na przykład kwestia budowania działu sprzedaży, marketingu czy operacji to coś, z czym właściciel musiał się mierzyć wcześniej – to nagle budowa działu controllingu czy wdrożenie wewnętrznego dyrektora finansowego to kompletnie nowe tematy.

Wyzwanie #4 – Dylematy inwestycyjne

Czwartym wyzwaniem są wszelkie inne dylematy inwestycyjne. Inwestować można w naprawdę różne obszary – czy to w ludzi, automatyzację, maszyny, czy infrastrukturę. Możliwości są nieograniczone, ale dostępny kapitał jest ograniczony. Wstrzymanie takich inwestycji – pozornie najbezpieczniejszy wybór – może sprawić, że firma stanie się mniej konkurencyjna.

Przy tym wszystkim pojawia się kwestia, że cały czas trzeba inwestować w swoje produkty czy usługi – czyli na przykład rozwijać istniejącą ofertę, wprowadzać do oferty nowe pozycje, testować rynek – żeby cały czas być jak najbardziej konkurencyjnym. I teraz mając te dylematy inwestycyjne dotyczące optymalizacji, dotyczące rozwoju produktów i usług, dotyczące rozwoju infrastruktury, dotyczące automatyzacji – to pojawia się pytanie, na ile firma jest w stanie to finansować sama. Czasami pojawia się konieczność finansowania z innych źródeł – a zazwyczaj firmy znajdujące się w tej finansowej dolinie śmierci, są jeszcze za małe, żeby korzystać z taniego finansowania korporacyjnego. Więc muszą tutaj dokonywać trudnych wyborów.

Typowe błędy popełniane przez firmy na tym etapie

Mając przed sobą te wyzwania, o których wspomnieliśmy – czyli rosnące zapotrzebowanie na gotówkę, rosnące zapotrzebowanie na wykwalifikowanych ludzi, pojawiające się w firmie nowe obszary, o których właściciel czasami w ogóle nie ma pojęcia, i dylematy inwestycyjne – naprawdę łatwo jest popełnić błędy.

Popularny błąd #1 – zbyt szybka ekspansja

Pierwszy typowy błąd to ignorowanie tych wszystkich wyzwań i jazda na całego do przodu. Czyli zbyt szybka ekspansja – bez odpowiedniego zaplecza. Rynek wydaje się chłonny, przychody rosną, a firma zwiększa skalę działalności, nie oglądając się za siebie. Na przykład firmy z branży e-commerce sprzedają na potęgę, po czym zderzają się ze ścianą w postaci zaplecza magazynowego, które nie nadąża za sprzedażą. Firmy usługowe sprzedają projekty i orientują się, że nie ma ich kto realizować, co odbija się na jakości. Firmy produkcyjne muszą nagle zwiększyć produkcję, ale brakuje wyszkolonych ludzi czy miejsca na składowanie zapasów.

Popularny błąd #2 – niedoszacowanie kosztów profesjonalizacji

Drugi błąd to niedoszacowanie kosztów profesjonalizacji. Właściciele zakładają, że koszty będą wyglądały symetrycznie do poprzednich etapów, nie uwzględniając nieefektywności wynikającej z budowy struktur, wdrażania nowych pracowników czy nowych inwestycji.

Popularny błąd #3 – Brak systemów kontrolingowych

Trzeci błąd to zgubienie kontroli nad wzrostem – brak systemów kontrolingowych, które pozwalałyby monitorować kluczowe obszary działalności. Problemy w firmie mogą występować, ale właściciel nie ma narzędzi, które pozwoliłyby je wychwycić, patrząc na liczby. Dowiaduje się o nich dopiero, gdy sytuacja jest już kryzysowa i trzeba gasić pożary.

Utrzymanie systemu kontroli jest szczególnie trudne, bo finansowa dolina śmierci to moment, w którym przedsiębiorcy uczą się, co to znaczy „delegować”. Często pojawia się zbyt duże zaufanie do osób, którym delegują zadania. Na przykład osoba, która świetnie sprzedawała projekty, niekoniecznie będzie potrafiła zbudować i kontrolować dział sprzedaży.

Nasze rekomendacje dla firm w finansowej dolinie śmierci

Więc jak widzisz – to naprawdę nie jest prosty moment w firmie. Wielu osobom patrząc z boku wydaje się, że moment, kiedy firma „poderwie się z ziemi” to już moment, od kiedy przedsiębiorca ma z górki. A patrząc przez pryzmat naszych doświadczeń – jest to moment, kiedy po prostu jedne wyzwania zamieniają się w drugie.

Rekomendacje finansowe

Jeżeli czujesz, że przechodzisz akurat przez taki moment – to jako finansiści, na poziomie minimum możemy powiedzieć, że są cztery obszary finansów, o które warto szczególnie zadbać teraz:

1. Analiza kapitału obrotowego i cashflow – żeby gotówka nie uciekała. Żeby firma nie wpadła w spiralę niewypłacalności, która przypomina ruchome piaski – każdy kolejny ruch może zakopać ją głębiej.
2. Cykl konwersji gotówki – dbaj o to, żeby cykl konwersji gotówki nie wydłużał się z kwartału na kwartał.
3. Kontrola rentowności i trendów – regularnie sprawdzaj, czy efektywność organizacji na tym etapie nie ucieka za bardzo. Weryfikuj, czy wyceny wciąż pozwalają zarabiać.
4. Wysokość kosztów stałych – zaskakująco prosty wskaźnik, który sam w sobie zapewnia niezły poziom kontroli.

Rekomendacje biznesowe

Z perspektywy konsultantów biznesowych mamy 7 rad, które na przestrzeni lat bardzo pomagały naszym klientom w Plona Consulting:

1. Buduj zespół zanim będzie niezbędny – trzeba pamiętać, że wdrażanie nowych osób do organizacji, a szczególnie po raz pierwszy, wymaga czasu. Jeśli decyzja o zatrudnieniu zapadnie zbyt późno, wdrożenie nowej osoby może zająć nawet kilka miesięcy.
2. Buduj systemy zanim będą niezbędne – wdrażanie systemów, takich jak ERP, zawsze trwa dłużej, niż zakłada zarząd. Mamy klientów, którym projekty wdrożeniowe przedłużały się nawet o dwa lata.
3. Utrzymuj bufor finansowy – bufor finansowy na poziomie minimum trzech miesięcy kosztów stałych pomaga firmie przetrwać trudniejsze okresy, np. niespodziewane wydatki czy niewypłacalnych kontrahentów. Poduszka finansowa firmy potrafi w niejednej sytuacji uratować firmę z poważnych kłopotów.
4. Rozwijaj relacje z różnymi źródłami finansowania – poznawanie możliwości finansowania (np. banków, leasingów, faktorów) zanim będą potrzebne, pozwala uniknąć problemów w sytuacjach nagłej potrzeby.
5. Wprowadź regularne spotkania zarządcze – cotygodniowe spotkania operacyjne i comiesięczne przeglądy wyników pozwalają wyłapywać problemy z wyprzedzeniem.
6. Zadbaj o raportowanie finansowe – narzędzia do bieżącego monitorowania finansów firmy eliminują potrzebę ręcznego proszenia o dane w momencie, kiedy są one najbardziej potrzebne. Dobre dashboardy finansowe znacząco ułatwiają sprawę.
7. Nie zaniedbuj rozwoju kosztem operacji – bieżąca działalność zawsze wymaga uwagi, ale kluczowe jest świadome planowanie rozwoju produktów, usług i innowacji, aby nie stracić konkurencyjności.

Podsumowanie

Jeśli Twoja firma przechodzi właśnie przez okres finansowej doliny śmierci, trzymamy mocno kciuki za dalszy rozwój.

A gdybyś chciał, żeby ktoś wsparł Cię w stworzeniu narzędzi do kontroli wyników Twojej firmy w tym okresie – zapraszamy do skorzystania z bezpłatnej konsultacji z Zewnętrznym Dyrektorem Finansowy. Jako Zewnętrzny Dyrektor Finansowy pracujemy często właśnie z firmami pomiędzy 10 a 30 milionów obrotu – więc na pewno trafisz w dobre ręce.

Zamawiam bezpłatną konsultację