Finanse w firmie budowlanej w 2022
Właściciele firm budowlanych prawie na każdym kroku odczuwają dużą niestabilność biznesową. Zarządzanie firmą budowlaną staje się z miesiąca na miesiąc coraz bardziej wymagające, a finanse w firmie budowlanej coraz mocniej się komplikują. Aktualny stan gospodarki, wydarzenia ekonomiczne i kolejne doniesienia o prognozowanych podwyżkach cen energii i surowców, czy braku specjalistów do pracy w tej branży sprawiają, że coraz większa ilość Przedsiębiorców, którzy chcą rozwijać firmę budowlaną, zaczyna interesować się tematem profesjonalnego zarządzania firmowymi finansami.
Jak rozwijać firmę budowlaną, kontrolując jej finanse?
Wielu Właścicieli firm budowlanych zauważa, że w tak niepewnych czasach, zarządzanie firmą i jej pieniędzmi na podstawie własnej intuicji już nie wystarcza. Finanse w firmie budowlanej stają się trudne do zarządzania. Okazuje się więc, że aby firma budowlana mogła rosnąć w 2022 roku, potrzebne zaczynają być odpowiednie procesy i narzędzia, dzięki którym prowadzenie biznesu stanie się prostsze.
Finanse w firmie budowlanej mogą być Twoją przewagą nad konkurencją.
Jak zatem zacząć zarządzać finansami firmy budowlanej na podstawie twardych danych? Jak rozwijać firmę budowlaną przy obecnych warunkach rynkowych?
Finanse w firmie budowlanej – o jakie obszary musisz zadbać, aby firma była rentowna?
Nasze doświadczenie w pracy z klientami z branży budowlanej pokazuje, że istnieje zestaw obszarów, których poukładanie jest kluczem do rentowności firm budowlanych. Są to obszary, których absolutnie nie można zaniedbywać, niezależnie od sektora robót budowlanych, w jakim działa Twoja firma.
Poniżej opisaliśmy 8 obszarów, które są według nas kluczowe, aby Twoja firma mogła stać się bezpieczna i zyskowna. Ten artykuł pozwoli Ci sprawdzić, czy są one już odpowiednio poukładane w Twojej firmie.
1. Ustalanie korzystnych harmonogramów płatności
Praktycznie każdy Przedsiębiorca, który rozwija firmę, chce realizować coraz to większe kontrakty. Wyobraź sobie zatem, że dostajesz do realizacji bardzo duże zlecenie. Przychody z jego realizacji wyniosą 1,9 miliona PLN netto. Jego realizacja zajmie 6 miesięcy i będzie Cię kosztować około 1,1 miliona PLN netto. Brzmi dobrze?
Jest jednak pewien haczyk… Przelew na 1,9 miliona PLN otrzymasz dopiero 6 miesięcy po wykonaniu zlecenia. Do tego czasu, to Ty musisz pokryć wszystkie koszty. Przyjmiesz takie zlecenie?
Ten przykład pokazuje pewną bardzo istotną kwestię. Mianowicie to, jak ważne są harmonogramy płatności dla Twojego biznesu. Realizując projekt z powyższego przykładu, przez cały rok będziesz finansować firmę Twojego kontrahenta.
Dlaczego to tak istotne: Ze względu na warunki rynkowe, niektóre firmy będą musiały ubiegać się o realizowanie inwestycji w takiej lub podobnej formule finansowania. W tej sytuacji, szczególnie ważne jest, aby Twoja firma była w stanie z wyprzedzeniem określić, jak w przypadku akceptacji takiego zlecenia, będzie kształtować się jej płynność finansowa.
Firmy budowlane bardzo często biorą w stu procentach na siebie koszty pracy i materiałów niezbędnych do wykonania danego zlecenia. Niekorzystne harmonogramy płatności mogą bardzo łatwo wpędzić Twoją firmę w problemy z płynnością finansową. Firma, która jest chociaż chwilowo niewypłacalna, może bardzo szybko stracić cenną reputację kontrahentów i lojalnych pracowników.
Jak możesz o to zadbać: W każdym zleceniu, w którym tylko jest to możliwe, pobieraj zaliczki – w pierwszej kolejności na zakup materiałów, które są znacznie bardziej podatne na zmiany cen, aniżeli wynagrodzenia pracowników lub sprzęt. Będą stanowić one swoistą gwarancję cen.
Jeżeli to możliwe, zamiast pobierać całą sumę po zakończeniu projektu, rozbij ją dla Twojego Klienta na kilka rat, które będą opłacane chociaż częściowo, jeszcze w trakcie realizacji projektu.
2. Bieżąca kontrola projektów
Kiedy Twoja firma budowlana rośnie, nierzadko szybko mnoży się ilość wykonywanych przez nią projektów. Problemy z ich kontrolą są szczególnie mocno odczuwalne, jeżeli Twoja firma realizuje kilka lub kilkanaście projektów jednocześnie. Dla Właściciela bardzo trudne staje się trzymanie ręki na pulsie we wszystkich ważnych aspektach każdego projektu. Bieżące kontrolowanie przebiegu, kosztów i terminów projektów dotychczasowymi metodami, zaczyna być zajęciem, wymagającym więcej, niż 24 godziny pracy w ciągu doby.
Dlaczego to tak istotne: Jeżeli terminy i koszty projektu wymykają Ci się spod kontroli, Twoja firma może ponieść duże konsekwencje. Kary umowne związane z opóźnieniami potrafią być naprawdę dotkliwe. Idąc dalej, brak odpowiedniej kontroli kosztów oznacza często znaczne różnice między tym, co było planowane, a faktyczną realizacją. W takiej sytuacji trudno także określić sektory Twojej firmy, które w danym okresie mogą przynosić straty. Brak bieżącej kontroli projektów sprawia, że Twojej firmie po prostu uciekają zyski.
Jak możesz o to zadbać: Aby móc kontrolować na bieżąco wszystkie projekty Twojej firmy, nie wystarczy już intuicja albo kartka papieru. Potrzebne będzie Ci narzędzie, które wiele analiz będzie wykonywać automatycznie – na przykład profesjonalny plik controllingowy. Jeżeli chcesz stworzyć takie narzędzie dla Twojej firmy, możesz rozważyć wynajęcie doświadczonego Zewnętrznego Dyrektora Finansowego, który pokaże Ci, w jaki sposób możesz szybko kontrolować koszty, terminy i realizacje wielu projektów jednocześnie. Kliknij tutaj, aby zamówić bezpłatną konsultację.
3. Czas płatności faktur i windykacja
Jak być może słyszałeś, co drugi Właściciel małej firmy deklaruje, że jego klientom zdarza się spóźniać z płatnościami, za to co trzeci sam ma problemy z opłacaniem faktur, przez spóźnione płatności od swoich klientów. Zjawisko spóźnionych płatności jest wyjątkowo powszechne w branży budowlanej. Zatory płatnicze, obejmują swoim zasięgiem często nawet kilkanaście firm.
Dlaczego to tak istotne: To, że nie dostałeś przelewu od Twojego klienta nie sprawi, że Twoi kontrahenci lub pracownicy będą z uśmiechem na ustach czekać na przelewy i wypłaty. Jeden „spóźnialski” klient, prawdopodobnie nie sprawi, że Twoja firma stanie się niewypłacalna, ale jeżeli taka sytuacja będzie nagminna, ryzyko utraty płynności lub innych problemów finansowych szybko staje się nad wyraz wysokie.
Jak możesz o to zadbać: Przede wszystkim, zacznij sprawdzać, czy Twoi klienci opłacają faktury w terminie. Możesz wdrożyć do Twojej firmy proces windykacji, czyli zespół standardowych kroków, które będą podejmowane wobec tych „spóźnialskich” klientów. Dodatkowo, warto opracować także politykę windykacji – kto, kiedy i w jaki sposób będzie egzekwować kary umowne za opóźnienia płatnicze.
4. Koszty materiałów
Koszty materiałów i surowców nieustannie się zmieniają. W większości przypadków, rentowność i finanse w firmie budowlanej są od nich uzależnione. Jeżeli realizujesz długie kontrakty, cena niektórych surowców może urosnąć w czasie ich realizacji nawet o kilkadziesiąt procent. Ten fakt znacząco odbije się na marży Twojej firmy, a w konsekwencji także na Twoich zyskach.
Dlaczego to tak istotne: Warunki rynkowe w 2022 roku są niesamowicie zmienne. Zmieniające się ceny surowców mogą bardzo szybko sprawić, że dobrze wyceniony i realizowany zgodnie z planem projekt, stanie się nierentowny i przyniesie Twojej firmie niepotrzebną stratę.
Jak możesz o to zadbać: Przygotowanie odpowiednich narzędzi finansowych pozwoli Ci szybko ocenić, jak wzrost cen towarów, czy usług wpłynie na wynik Twojej firmy lub danego projektu. Ta informacja pomoże Ci określić, czy Twoja firma może ryzykować podejmowania się długoterminowych projektów w czasie, kiedy ceny surowców na rynku szybko rosną.
Dodatkowo, jeżeli to możliwe, konstruuj umowy w taki sposób, który pozwoli Ci dostosowywać sumę kontraktu, w zależności od cen surowców i materiałów niezbędnych do wykonania zlecenia. W ten sposób, przenieść część ryzyka finansowego na zamawiającego.
5. Poduszka finansowa
Jak doskonale wiesz, w biznesie często zdarzają się nieprzewidywalne sytuacje. Poduszka finansowa to wszystkie zgromadzone przez firmę oszczędności, które pomogą Ci, jeżeli w Twojej firmie pojawią się nieprzewidziane wydatki lub niższe niż przewidywane przychody. Jeżeli nie możesz przewidzieć i zapobiec takiej sytuacji, to warto w miarę swoich możliwości przygotować się na jej wystąpienie.
Ponadto poduszka finansowa będzie dla Ciebie użyteczna w przypadku wystąpienia zatorów płatniczych, konieczności zapłacenia za nowy sprzęt i tym podobnych.
Dlaczego to tak istotne: To, jak ważne jest posiadanie poduszki finansowej w małych i średnich firmach, pokazała między innymi pandemia COVID-19. Duża część firm z niezależnych od nich przyczyn, spotkała się z mocno obniżonymi przychodami. Te firmy, które nie miały zabezpieczonej odpowiedniej poduszki finansowej, po prostu upadły. Spośród firm, którym spadły przychody, na rynku utrzymały się jedynie te, które o poduszkę finansową zadbały zawczasu.
Jak możesz o to zadbać: Twoja poduszka finansowa powinna być w stanie pokryć koszty stałe Twojej firmy przez przynajmniej 3 miesiące, w przypadku zupełnego braku przychodów. Dodatkowo, Twoje narzędzia finansowe powinny wyraźnie pokazywać Ci, kiedy Twoja poduszka finansowa się skończy. Taka sytuacja pomoże Ci uniknąć podejmowania pochopnych decyzji, wywołanych poczuciem „noża na gardle”.
6. Ustalanie stawek i cen jednostkowych
Jeżeli zadajesz sobie często pytanie „Po jakich stawkach powinni pracować moi ludzie dla naszego Klienta?”, to jest to kolejny obszar, który warto ustandaryzować, aby móc bezpiecznie rozwijać Twoją firmę. Nasze doświadczenie sugeruje, aby unikać bardzo popularnego sposobu ustalania stawek za robociznę, materiały i sprzęt w małych i średnich firmach – metody „na oko” lub w oparciu o stawki konkurencji. Zamiast tego, stawki powinny być dokładnie skalkulowane, uwzględniając wszystkie koszty prowadzenia Twojej działalności, w taki sposób, żeby wykonywanie robót Ci się po prostu opłacało.
Musisz pamiętać, że stawki oraz ceny jednostkowe muszą „zarobić” na funkcjonowanie całej firmy, a nie tylko na pokrycie kosztów sprzętu, materiałów i pracy niezbędnych do zrealizowania konkretnego zamówienia. Stawki powinny uwzględniać także koszty pośrednie – w tym między innymi:
- Wynajem biura,
- Leasingi,
- Nowy sprzęt i maszyny,
- Transport,
- Wynagrodzenia pracowników administracyjnych,
- Szkolenia,
- Marketing,
- Wynagrodzenie Właściciela,
- I wiele więcej…
Dlaczego to tak istotne: Nieuwzględnienie w stawkach i kosztach jednostkowych kosztów pośrednich, zakładanej marży oraz własnego wynagrodzenia może sprawić, że zysk osiągany z projektów nie wystarczy na działanie całej firmy.
Jak możesz o to zadbać: Zamiast wyznaczać stawkę „na oko”, możesz ją bardzo precyzyjnie skalkulować, uwzględniając w niej wszystkie koszty funkcjonowania Twojej firmy, a także to, ile faktycznie chciałbyś zarabiać. Dzięki temu, odkryjesz drogę, która zaprowadzi Cię nie tylko do rentowności firmy, ale także do osiągania takich zarobków, na jakie zasługujesz.
7. Wyceny projektów
Kiedy masz już odpowiednio skalkulowane stawki, przyszedł czas na całościowe wycenianie projektów. To kolejny obszar, który często sprawia, że Właścicielom firm budowlanych drastycznie spadają zyski. Lekceważenie zysku z projektów może mieć natomiast dotkliwe konsekwencje. Obliczenia oraz założenia wykonane bez należytej staranności oraz wiedzy na temat finansów firmy oraz rynku budowlanego mogą szybko sprawić że koszty na danym zadaniu szybko przewyższą przychody.
To właśnie wyceny są elementem, w którym wszystkie powyższe obszary należy zebrać w jedną, spójną całość. Pamiętaj, aby podczas wyceniania projektów wziąć pod uwagę stawki, ilość prac, ceny surowców i materiałów, sprzęt, poziom skomplikowania, zakładaną marżę, harmonogram prac i odpowiedni margines błędu.
Dlaczego to tak istotne: Nawet, jeżeli pobierzesz właściwą sumę za sprzęt i materiały, a Twoja stawka będzie poprawnie wyznaczona, możesz dalej sprzedać projekt ze stratą, jeżeli nie doszacujesz chociażby ilości pracy, którą będzie musiał wykonać Twój zespół.
Jak możesz o to zadbać: Prowadząc firmę ze wsparciem pliku controllingowego w stosunkowo szybki sposób uzyskujemy dane na temat swojego przedsiębiorstwa określające koszty wykonywania poszczególnych prac. W ten sposób, przeprowadzając wycenę, możemy kształtować zysk w zależności od warunków na rynku w stosunkowo bezpieczny sposób.
Pamiętaj, aby przy wycenach, brać pod uwagę także Twoje doświadczenie z podobnych projektów. Jeżeli w trzech ostatnich zleceniach tego samego typu zakładałeś 50 godzin pracy, a we wszystkich przypadkach wyszło ich 80 – warto wyciągnąć z tego nauczkę.
8. Zestawianie planów z realizacją
Jeżeli właściwie wyceniasz projekty, rentowność w Twojej firmie sprowadza się w gruncie rzeczy do ostatniej kwestii – czy realizacja zleceń zgadza się z wcześniejszymi planami. Każdy z projektów powinien być dokładnie weryfikowany, chociażby pod względem tego, jak duże były różnice między wyceną i faktycznymi kosztami.
Dzięki takim analizom będziesz w stanie określić, czy są w Twojej firmie projekty, które są bardziej i mniej rentowne. Bardzo często zdarza się, że jedne projekty firmy są niezwykle rentowne, podczas kiedy inne generują straty. Nawet, jeżeli Twoja firma jest dziś w ogólnym rozrachunku zyskowna, wyłapanie takich kwestii może wynieść Twoje zyski na kompletnie inny poziom.
Być może okaże się, że pewna grupa Twoich projektów prawie zawsze przynosi Twojej firmie stratę, ponieważ nie uwzględniasz w niej jakiejś konkretnej grupy kosztów. Takie odkrycia mogą błyskawicznie podnieść zyskowność Twojej firmy.
Dlaczego to tak istotne: Zestawianie planów z realizacją zapewnia Ci wiedzę, która pomoże Ci znaleźć miejsca, gdzie Twojej firmie uciekają zyski i sporządzać lepsze, bardziej dokładne wyceny. Jeżeli nie zestawiasz ze sobą planowanych i faktycznie poniesionych kosztów, nie będziesz wiedzieć, czy projekty Twojej firmy są rentowne.
Jak możesz o to zadbać: Jeżeli na ten moment pracujesz wyłącznie z biurem rachunkowym lub księgową i nie masz dostępu do danych o rentowności poszczególnych projektów, zacznij prowadzić bardziej zaawansowane analizy finansowe. Aby przeprowadzić takie analizy w Twojej firmie, możesz bezpłatnie porozmawiać z Zewnętrznym Dyrektorem Finansowym, który chętnie doradzi Ci w tej kwestii. Kliknij tutaj, aby zamówić bezpłatną konsultację.
Co zrobić, aby szybko uporządkować finanse w firmie budowlanej?
Mamy nadzieję, że powyższy artykuł okazał się dla Ciebie pomocny. Jeżeli szukasz więcej wiedzy o tym jak rozwijać firmę i zarządzać jej finansami, możesz sprawdzić także inne z naszych tekstów – np. „Jak zarządzać finansami w firmie? 3 filary poukładanych finansów”.
Wskazówki z tego artykułu to swego rodzaju ABC finansów w firmie budowlanej. Liczymy na to, że ułatwią Ci one zarządzanie Twoim biznesem. Jeżeli zainteresować Cię nasz artykuł i chcesz lepiej zarządzać finansami firmy, chętnie z Tobą porozmawiamy.
Nasza firma pozwala Właścicielom firm, także budowlanych, zarządzać finansami na podstawie twardych danych, dzięki tworzeniu profesjonalnych analiz finansowych i przekładaniu języka księgowości i finansów na język biznesu. W prosty sposób pokazujemy „co w trawie piszczy” i jakie są konkretne kroki, które możesz postawić, aby zwiększyć bezpieczeństwo i rentowność.
Jeżeli chcesz sprawdzić, jak możemy Cię wesprzeć, możesz zamówić bezpłatną konsultację. To niezobowiązujące 30 minutowe spotkanie, które możesz poświęcić na skonsultowanie dowolnego tematu związanego z firmowymi finansami lub sprawdzenie naszych kompetencji.
To prawdopodobnie najszybszy i najbardziej skuteczny sposób, aby zacząć porządkować firmowe finanse, podnosić rentowność i zwiększać bezpieczeństwo firmy.
